Vakok és Gyengénlátók Baranya Megyei Egyesülete

Adatbázis kezelés

 Bevezetés

 Adatok. Hétköznapjainkra az információözön meghatározó szerepet játszik a társadalmi és a gazdasági életben. Egyre több információhoz jutunk hozzá, melyek egy része a hagyományos papír alapú hordozókon található, egyre nagyobb térhódítást nyer azonban az elektronikus eszközökből szerzett adat. Bár valószínű a papír még sokáig pótolhatatlan marad, az információ egyre nagyobb hányada kerül át számítógépekre. Az ezredforduló időszakát információs forradalomnak is szokták nevezni. Jó lenne tudni, hogy naponta mennyi információt rögzítenek szerte a világon, de ezt szinte lehetetlen felbecsülni. Egy adalék csupán ehhez; állítólag évente annyi új ismerettel bővül az emberiség „nagy lexikona” mint a kultúrák kezdetétől a XX. század utolsó negyedéig együttesen. Ennek a szédületes tempónak az információ technológia fejlődése az oka.

 A számítástechnika képezi az alapját mindezeknek. A számítógépek fejlődése maga után vonta és vonja ma is az adatok tárolásának és kezelésének széles körű alkalmazhatóságát. Már születéskor bekerülnek a személyi adatok egy rendszerbe, mely egy nagyobb rendszer részét képezheti (pl. népesség-nyilvántartás, egészségügyi rendszer). A munka világában magunk is használjuk az adatbázis rendszereket. Gondoljunk a raktározásra, könyvelésre, adózásra, bankszámlánkra (bár nem biztos, hogy jó rágondolni) és még sorolhatnánk. Az Interneten át adatokat gyűjthetünk a világ szinte valamennyi országából, újságokat és könyveket olvashatunk, vagy akár vásárolhatunk is. A folyamatot nem lehet kikerülni, hiszen ma már piacon csak olyan cégeknek van esélyük, amelyek részét képezik a rendszernek. Az információhoz való jutás kiszélesedett, demokratizálódott, a lemaradás súlyos pénzügyi nehézségekkel is járhat.

 Az adatokat tehát tárolni illetve feldolgozni, rendszerezni kell. Erre adatbázis-kezelő programokat használunk. Mit is kell tudnia egy ilyen programnak? Lehetővé kell tennie az adatok biztonságos tárolását, rendszerezését, szűrését, listázását, jelentések, kimutatások naprakész megjelenítésének lehetőségét, az adatok védelmét. Ez utóbbi fontos szerepet kap. Jelenti egyrészről azt, hogy ne lehessen adatokat meghamisítani, tévesen rögzíteni akár szándékosan akár véletlenül. Másrészt meg kell védeni az adatokat illetéktelen felhasználóktól is.

 Egy szoftver kiválasztásakor többféle szempontot kell figyelembe venni. Mekkora adatmennyiséggel dolgozunk. Hányan fognak vele dolgozni, hálózatos vagy egyfelhasználós rendszerben. Milyen operációs rendszer alatt folyik a feldolgozás és még sorolhatnánk.

 Jegyzetünkben a Microsoft, Access nevű adatbázis-kezelőjével fogunk megismerkedni. A program Windows rendszerek használatát igényli. Elsősorban a kis és közepes méretű adatbázisok feldolgozásában lehet jól használni. Nagy adatbázisok kezelésére (pl. országos vagy nemzetközi méretű) nem igazán alkalmas, nem is erre fejlesztették. Viszonylag gyorsan és könnyen lehet vele adatbázisokat létrehozni. Egyszerűen kezelhető, sokféle funkcióval rendelkezik, alap- és középszinten gyorsan elsajátítható. Készíthetők vele olyan programok, melyek segítségével azok is használhatják, akik nem rendelkeznek mélyebb számítástechnikai ismeretekkel, ehhez azonban már a Visual Basic programnyelv ismerete is szükséges. Erre a tananyagban nem térünk ki. Célunk az, hogy az adatbázis elkészítését a hozzá tartozó lekérdezésekkel, jelentésekkel, jól áttekinthető felhasználói felülettel, meg tudjuk oldani. Mivel az adatbázis-kezelő programok is sok tekintetben hasonlítanak egymásra, ezért az információk jelentős része, a cselekvési folyamatok bizonyos százaléka általános érvényű.

 Az adatbázis elkészítésének sikere és használhatósága nem csak a program ismeretén múlik. Döntő fontosságú a helyes megtervezés, a szakszerűség. Egy profi programozó sem tud használható raktárnyilvántartást készíteni, ha nincsenek ismeretei a raktározás szabályairól, a felhasználandó adatokról. Legkényesebbek ilyen szempontból talán azok az adatbázisok, melyekben gyakran változhatnak egyes összetevők. Ilyenek például a könyveléssel kapcsolatos adatbázisok, mert a vonatkozó jogszabályok gyakran módosulnak. Ezért gyakran kell korrekciót végrehajtani. Ha rosszul tervezett a program, akkor ezek végrehajtása nehézkes, sokszor okozhat futtatási gondokat stb.

 Az adatbázis készítését tehát tervezéssel „illik” kezdeni. Ehhez persze a konkrét tartalmi célkitűzéseken kívül néhány alapvető fogalommal is tisztában kell lenni, ezért a jegyzetet néhány általános ismerettel kezdjük, melyek nem minden esetben fognak izgalmi tüneteket okozni, nem is látványosak, viszont alapvetően fontosak.

 Fontos! Jegyzetünkben nem térünk ki a Windows felület kezelésére. Amennyiben ön most ül először számítógép elé feltétlenül tanulja meg először a Windows NT, vagy a Windows 95-98 operációs rendszer használatát. A jegyzet alapszintű ismereteket ad az adatbázis-kezelésből. A tanuláskor ne hagyatkozzon kizárólag erre, hanem mindenképpen használja hozzá a program súgóját, és nézze át az abban szereplő példákat is.

I. Az adatbázis

 A fejezet célja, hogy rövid elméleti áttekintést adjon az adatbázis fogalmáról a tervezés szempontjairól.

 Nevezzen meg olyan munkafolyamatokat, melyben elsősorban az adatok feldolgozása, az adatok rendszerezése és szűrése a cél!

 I. 1. Az adatbázis és az adatbázis-kezelés fogalma

 Az első amit tisztázni kell, magának az adatbázisnak a fogalma. Mit is jelent? Az valószínű teljesen egyértelmű, hogy adatokat tartalmaz. Az adatokat azonban az előre megtervezett szempontok alapján tárolja. Nem csupán a konkrét (számunkra konkrét) adatokat tartalmazza, hanem olyan információkat is, melyek biztosítják az adatok kezelésének hatékonyságát, védelmét. Ezeket az információkat segédinformációknak is szokták nevezni. Tulajdonképpen egy adatszerkezetet jelent. Adatbázis például egy raktárkészlet, egy kórházi betegnyilvántartás, vagy akár egy otthoni célokra készült könyvnyilvántartás. A teljesség kedvéért jegyezzük meg, hogy az adatbázis fogalma mint definíció, meglehetősen sokféle formában van jelen a szakirodalomban.

 Az adatbázis kezelésekor vagyis a program használatakor hozzuk létre magát az adatbázist vagy adatbázisokat. Nem csak azt határozzuk meg, hogy milyen adatokat tárolunk, hanem elkészítjük a lekérdezéseket, meghatározzuk a hozzáférési jogokat, az adatvédelmi eljárásokat, az adatok tárolását, tehát minden műveletet, mellyel az adatbázis használhatóvá válik anélkül, hogy a felhasználónak kellene ezeket megoldani. Tehát amikor valaki adatot visz be, vagy információt kér az adatbázisból, akkor használja azokat a programfolyamatokat, melyeket az adatbázis készítésekor meghatároztunk.

 Egy példával illusztrálva; készítettünk egy lekérdezést. A felhasználó – köszönhetően a felépített környezetnek – egy gombot lát, melyre ha egérrel rákattint akkor láthatóvá válik ennek eredménye, mert végrehajtódik az általunk meghatározott feltételekkel elkészített programrész.

 Mindezeket a műveleteket akkor is érdemes elkészíteni, ha csak magunk használjuk az adatbázist, mert így rengeteg időt takarítunk meg – nő az időhatékonyság -, illetve a véletlenszerű hibákat is elkerülhetjük, vagyis nő az adatbiztonság. Nagy illetve igen nagy adatbázisoknál el sem képzelhető más út, mert egy-egy felhasználó az adatbázisnak csak töredékével dolgozik, illetve egyszerre többen is használják ugyanazt a rendszert.

 Szakszerűen megfogalmazva az adatbázist az adatbázis-kezelő rendszer segítségével a felhasználó úgynevezett alkalmazói programokkal használja.

 Az Access-re vetítve mindezt, a programmal elkészítjük azt a munkafelületet (űrlapok), melynek segítségével egy programréteg fogja az adatbázist kezelni. Nekünk tehát az a feladatunk, hogy felépítsük a felhasználó által látható felületet az előle rejtve maradó programrészek segítségével. Bárhogy csűrjük, csavarjuk, tulajdonképpen a megtervezéstől a felhasználásig egy programot kell elkészíteni az adatbázis kezelő – DBMS, Database Management System – segítségével.

 Az Access egy relációs adatbázis-kezelő. A relációs adatmodellben az adatok táblákban helyezkednek el. Miből épül fel a tábla? Mezőkből és rekordokból. A mezők (Fields) határozzák meg, hogy milyen adatokat tudunk bevinni. Például név, személyi szám, születés dátuma, stb. Adott mezőbe csak a megfelelő adatok kerülhetnek. Az egy egyedhez tartozó adatok alkotják a rekordot. Tehát például egy személy neve, személyi száma stb. alkot egy rekordot. A táblák között kapcsolatok hozhatók létre az azonos mezők segítségével. Mivel a táblák között többféle kapcsolat lehetséges, ezért egész bonyolult kapcsolatrendszer hozható létre viszonylag egyszerűen és rugalmasan. Tulajdonképpen ez az adatmodell, valamint a hozzá kapcsolódó SQL (Structured Query Language) nyelv napjainkra uralkodóvá vált mind a PC-s mind a nagygépes adatbázis-kezelő rendszerekben.

 Régebbi adatmodell a hierarchikus modell, mely a gyakorlati életben jellemző hierarchiákat veszi alapul. Ebben a bonyolultabb nem hierarchikus kapcsolatok csak bonyolult módon oldhatók meg. A hierarchikus szerkezet viszont egyszerűen leírható vele. Napjainkra kiszorult.

 Másik adatmodell a hálós, mely már alkalmasabb bonyolult kapcsolatok ábrázolására. Nagygépes környezetben terjedtek el, mert a nagy adathalmazt gyorsabban dolgozta fel. Meglehetős bonyolultsága miatt azonban nem használták széles körben.

 Uralkodóvá vált tehát a relációs adatbázis-kezelés. Ennek fő képviselői az Access, a dBase, a Paradox, a Clipper. Nagyobb rendszerekhez használt az Oracle, az Informix, a DB2. A felsorolás természetesen korántsem teljes. Minőségi különbségeket nehéz tenni közöttük, hiszen ezeknél is érvényes, hogy a megszokás, a program alapos ismerete befolyásolja a használó véleményét. Inkább a célokhoz kell a megfelelő tudású és árú programot kiválasztani.

 I. 2. Adatbázis tervezése

 Mielőtt a géphez nyúlnánk először is meg kell tervezni az adatbázist. Fel kell mérni, hogy milyen adatok kerülnek az adatbázisba. Ez attól függ, hogy mely adatokat kell tárolni, milyen információkhoz lehessen hozzájutni, milyen jelentésbeli kötelezettségeknek kell eleget tennie, milyen tématerületekre tagolódik, milyen kapcsolatokat szükséges kiépíteni ezek között, kapcsolódik-e esetleg más adatbázishoz.

 Nézzük végig mindezt egy gyakorlati példán. Már előre felhívnánk a figyelmet arra, hogy az általunk felvázolt lehetőségek csak töredékét képezik a valósan felmerülhető igényeknek, számtalan egyéb szempontot is figyelembe lehetne venni.

 A feladat: adott egy építőanyag- és eszközraktár, melybe anyag érkezik. Az anyagot felhasználásra kiadják. A következő információkra van szükségünk:

* - a beérkezett áruk

* - a kiadott áruk

* - a pillanatnyi raktárkészlet

* - az anyagot felvevő személyek neve, beosztása, konkrét munkavégzésük helyszíne,

* - az anyagot szállító cégek adatai

* - a raktárkészlet értéke

 Ezek ismeretében nézzük, milyen tématerületeket tudunk felállítani?

* - anyagok és eszközök

* - szállítók

* - bevételezés a raktárba

* - kiadás a raktárból

* - alkalmazottak

* - helyszínek – ahol a munkák folynak –

 Vizsgáljuk meg, mely területek kapcsolódnak egymáshoz, vázoljuk fel ezt egy sematikus ábrára.

 A kapcsolódáskor meg kell találni azokat az adattulajdonságokat (mezőket), melyekkel össze tudjuk kapcsolni a területeket.

 Az Access tehát az adatokat táblákban (és csak ott) tárolja. Minden konkrét adatot táblába helyez, információkat is onnan nyerhetünk. Az információkérés leggyakoribb eszköze a lekérdezés. Nyomtatásban elsősorban jelentéseket készítünk. Az adatok beviteléhez, megtekintéséhez űrlapokat használunk. A munka automatizálását, hatékonyságát makrók és modulok készítésével tudjuk biztosítani. Programszinten tehát ezek alkotják az adatbázis elkészítését. A modulok kivételével – melyhez programozási ismeretek szükségesek – az összes elemet át fogjuk tekinteni. Tulajdonképpen a munka alapja így is egy program készítése, programnyelv ismerete nélkül.

 Ezek után határozzuk meg a készítendő elemeket.

 Táblák: az egyes tématerületek külön táblába kerülnek, és ezekről űrlap is készül.

 Lekérdezések: az adatbázisból különböző szempontok szerint kérünk listákat.

 Jelentések: a szükséges adatokat kinyomtatjuk.

 Makrók: bizonyos folyamtok automatizálásához

Most, hogy tisztáztuk a célokat, a rögzítendő adatokat, elkezdődhet a konkrét tervezés, vagyis a táblák lekérdezések stb. létrehozása. Ettől a pillanattól kezdve most használjuk a számítógépet. Nyilván, ha már több ismerete van a programról akkor a tervezés következő fázisait is meg lehet oldani gép nélkül. Ilyenek a mezőnevek, tulajdonságok, kapcsolódási pontok, lekérdezés tervek. A könnyebb érthetőség és persze a gyakorlás miatt, összevonva tekintjük át a szükséges ismereteket.

ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK

 1.  Milyen adatmodell rendszerű az Access?

 2.  Soroljon fel nagy adatbázisok kezelésére alkalmas programokat.

 3.  Mely elemekből épül fel az Access?

 4.  Mi a jelentősége a tervezésnek?

 5.  Hol tárolódnak a tényleges adatok a relációs modellben?

 Próbáljon megtervezni egy adatbázist. Döntse el, hogy milyen információkat szeretne belőle megtudni.

 A kérdések bár könnyűek, mégis fontos, hogy az alapvető fogalmakkal tisztában legyen, a további anyagrészek érthetősége miatt.

II. A program indítása általános felépítése

 Windows 95-98, és NT rendszerben a Start menü Programok almenüjében található a program indító ikonja. Természetesen a telepítéstől és az Ön egyéni beállításaitól függően máshonnan is elérhetővé tehető. Maga az ikon egy kulcsot szimbolizál. Jegyzetünkben a Microsoft Office 2000 csomagjában lévő verziót tárgyaljuk. Mivel az alapok szinte ugyanazok, így könnyen lehet átváltani más verziókra. Elterjedt az Office 97 csomagban lévő változat és a kettes verzió is. Ezek ugyanis már magyar nyelven is megjelentek. A program betöltésekor a kettes verzióban a kalauz jelentkezik be, a későbbiekben nem, hanem az Office Segédlet kínálja fel bevezető ismertetőjét. A kalauz tulajdonképpen egy rövid ismertetést ad, illetve segítséget nyújt a kezdeti lépesekben. Egy idő után minden bizonnyal önt is zavarni fogja. Az ablakában alul van egy „Jelöljük be, ha nem akarjuk, hogy ez a kártya újra megjelenjen” feliratú kapcsoló. Ha az előtte látható négyszögbe kattint – beikszeli – akkor a legközelebbi nyitáskor már nem jelentkezik be. Mivel a kalauzzal önállóan is egészen jól el lehet boldogulni, használatát e jegyzetben nem tárgyaljuk, olybá vesszük, hogy kikapcsolva van. A kalauz kikapcsolása után kérhetünk új adatbázist. Ugyanez mondható el az Office Segéd-ről is. A program első indításakor felajánlja közreműködését.

 Az Access 2000 nyitóablaka azonnal az Új adatbázis létrehozása, vagy az Létező adatbázis megnyitása lehetőségeket kínálja fel. Válassza az Üres adatbázis opciót. Ezután ugyanúgy a mentés következik mint minden más verzióban. Amikor önállóan ismerkedik a programmal, kipróbálhat egy-egy varázslóval létrehozott adatbázist elkészíteni. Bár íly módon rendkívül gyorsan hozható létre egy anyag, kevésbé valószínű, hogy ez pontosan fedni fogja az Ön elképzeléseit. A telepítéstől függően választhat például az alábbi automatikusan létrejövő adatbázisok közül:

 Mentés után a program az 1. ábrán látható megjelenéssel áll rendelkezésünkre.

 Mentse el az adatbázist! Jegyzetünkben az „epit” néven fogunk a mintafájlunkra hivatkozni. A program az .mdb kiterjesztést fűzi a fájl nevéhez.

 1. ábra – Az Access program felépítése

 Mint látható a fő ablak felépítése megegyezik a Windows-ban megszokottakkal. Az adatbázisablak viszont az Access-re (adatbázis-kezelőkre) jellemző. Ez tartalmazza az adatbázis elemeit – Objektumok -. Az Access 2-ben az egyes elemek kiválasztásához szükséges lapfülekre kell kattintani az ablak bal oldalán. („Óriási különbség!”)

 Mivel az Access talán bonyolultabb program mint a szövegszerkesztő, vagy a táblázatkezelő, valószínű jobban rá lesz szorulva a súgó használatára. A Súgó menü, vagy az F1 gomb segítségével tudja elérni. A súgó egészen jónak mondható. Érthető, sok példával tarkított, igazán hasznosan alkalmazható. Bíztatunk mindenkit a Súgó használatára még akkor is, ha eddig nem voltak ezzel a szolgáltatással szemben jó tapasztalatai.

 ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK

 A fejezet terjedelme és „nehézségi” foka nem teszi indokolttá kérdések feltevését!

III. Adatbázis készítése

 Ebben a fejezetben fogjuk áttekinteni az adatbázis elemeinek elkészítését. Az anyag feldolgozását egy példa segíti. Nem az adatok minőségére, hanem a műveletekre helyeztük a hangsúly. A fejezet elsajátítása után a makrók és a modulok kivételével a többi objektumot önállóan is meg tudja tervezni és létrehozni.

 Mit nevezünk mezőnek?

 Miért fontos a tervezés?

 Mit jelent a relációs „adatbázis-kezelő” kifejezés

 III. 1. Táblák létrehozása

 Első dolgunk a táblák elkészítése. A táblák létrehozásának három útja van (2. ábra).

 2. ábra: Tábla elkészítésének lehetőségei.

 A varázslók gyakori eszközök az Access-ben is. Ezek funkciója, hogy meggyorsítsák a munkát, egyszerűsítsék a felhasználó feladatait. Az esetek egy részében igen jól, máskor lényegesen kevésbé használhatók. Táblák elkészítésekor talán szerencsésebb kikerülni, és helyette a Tábla létrehozása tervező nézetben gomb használatával megkezdeni a feladatot.

 A telepítéstől függően nem biztos, hogy ezek a segédikonok benne vannak a Táblák ablakban. Az eszközsor Új gombjára kattintva viszont feltárulnak ezek a lehetőségek. A Tervező nézet választása után a tábla tervezését kezdhetjük meg. Ez annyit tesz, hogy létrehozzuk a szükséges mezőket, illetve meghatározzuk azok tulajdonságait. A nézetek között bármikor tetszés szerint tudunk váltani az eszközsorban elhelyezett gombok segítségével. A gombok közül a tervező nézet minden elemnél, az adatlap nézet a jelentést kivéve minden elemnél, a többi specifikusan látható a 3. ábra szerint.

 3. ábra: Nézetváltó gombok az Access-ben

 A tervező ablakban kell megadni a mező neveket, az adattípusokat, valamint megjegyzést is fűzhetünk hozzá, ami például hasznos lehet a program dokumentálásánál, mert röviden utalhatunk a mező jellemzőire, lásd 4. ábra. A mező nevét egyszerűen be kell gépelni. Az adattípust egy lehulló menüből tudjuk kiválasztani a következők közül:

* Szöveg - Szöveg és számok, mint például nevek és címek, telefonszámok és postai irányítószámok, valamint olyan mezők esetén, melyek szöveget (betűket) és számot egyaránt tartalmazhatnak. Legfeljebb 255 karaktert tartalmazhat, ennél hosszabb szöveg nem írható majd be az adatbevitelkor.

* Feljegyzés - Hosszabb szöveg és számok, mint megjegyzések vagy magyarázatok tárolására. Például olyan adatbázist készítünk melyben szemelvények, versek stb. is szerepelnek. Egy feljegyzés mező „legfeljebb” 64000 karaktert tartalmazhat. Ha ennél is többet szeretne írni, először gondoljon a szegény felhasználóra.

* Szám - Számok bevitelére, amelyek matematikai számításokhoz szolgálnak, a pénzügyi számítások kivételével. Persze nem követelmény, hogy a bevitt értékekkel mindenképpen számítást kell elvégezni.

* Dátum/idő – Dátum és idő bevitelekor ügyelni kell a helyes sorrend és szeparátor használatra. Adatbevitel előtt tehát nem árt látogatást tenni a Vezérlőpultban, ha nem tudja biztosan.

* Pénznem - Pénznem értékek. A szám adattípust ne használjuk pénzösszegekhez, mivel a számításokban megtörténhet a tizedesjeltől jobbra eső számok lefelé kerekítése. A pénznem adattípus a tizedesjeltől jobbra adott számú számjegyet megőriz.

* Számláló - Az értékeket adatbevitelkor be sem kell írni mert a program automatikusan növeli. A számlálás eggyel kezdődik. A számláló adattípus jó elsődleges kulcs mezőt szolgáltat, és átjárható a szám adattípussal, ha a Mezőméret tulajdonság Hosszú egészre van beállítva, erről a későbbiekben lesz szó.

* Igen/Nem - Olyan mező, ahol csak két érték egyike szerepelhet. Amolyan igaz-hamis típus.

* OLE objektum - Más windowsos programokban létrehozott objektumok (pl. egy rajz, vagy egy fénykép), amelyek egy űrlapon vagy jelentésen keresztül csatolhatók vagy beágyazhatók egy adatbázisba

* Keresés Varázsló - Olyan mezőt hoz létre, amely lehetővé teszi, hogy kombinált lista segítségével értéket válasszunk ki másik táblából vagy értékek listájából. Ha ezt a lehetőséget választjuk, akkor a definiáláshoz egy varázsló indul el.

* Hiperhivatkozás - Olyan mező, amely hiperhivatkozást tartalmaz. A hiperhivatkozás lehet UNC elérési út vagy URL cím.

 A mezőnév megadása és az adattípus meghatározása után az ablak alsó felében meghatározhatók a mezőtulajdonságok. Ezek a tulajdonságok természetesen függenek az adattípustól, hiszen például szöveges adat esetében értelmezhetetlen a tizedeshelyek száma, szerencsére a program nem is ajánl fel ilyesfajta buktatókat. (Éppen elég van benne e nélkül is.) Meghatározható tulajdonságok a következők:

* Mezőméret – Szöveg mezőnél egyszerűen a szöveg hosszúságát jelenti hosszúsága karakterekben. Takarékoskodunk az adatbázis méretével azzal is, ha nem használunk feleslegesen túl hosszú mezőméretet. (Pl. ha mértékegységet adunk meg, akkor a 10 – 15 karakternél hosszabbnevű mértékegység előfordulásának valószínűsége meglehetősen kicsi, hacsak nem „angol tengeri mérföld” a használt egység.)

Számok méreténél a következő lehetőségeket kínálja fel a program:   

Bájt - 0-255 közti számokat tárol (törteket nem). 1 bájtot foglal el.   

Egész - -32768 és 32767 közötti számokat tárol (törteket nem). 2 bájtot foglal el.

Hosszú egész - -2147483648 és 2147483647 közötti számokat tárol (törteket nem). 4 bájtot foglal el. 

Egyszeres - -3,402823E38 és 3,402823E38 közti számokat tárol, hat számjegyes pontossággal. 4 bájtot foglal el.  

Dupla – Alapértelmezésben ezt ajánlja fel a program, -1,79769313486232E308 és 1,79769313486232E308 közti számokat tárol, 10 számjegyes pontossággal. 8 bájtot foglal el.    

Mielőtt a méretet kiválasztjuk nem árt tisztában lenni (Tervezés!!!) a beírandó számok kiterjedésével. Ez azért fontos, mert az utólagos (adatbevitel utáni) méretmódosítás adatvesztéssel járhat, a program ugyanis az utólag beállított mérethez nem tudja „hozzászabni” a már beírt adatokat.

* Formátum – Az adatok megjelenését tudjuk meghatározni, analógiát lehet vonni az Excelben tanult számformázással, viszont a szöveges mezőknek is tudunk formátumot definiálni. Ehhez a következő jeleket kell ismerni: 

@ - Karakter vagy szóköz kötelező, pl. @@-@@@-@@@ megjelenése 93-555-333, természetesen begépelni a karaktereket folyamatosan kell. 

& - Karakter nem kötelező, ezt is akkor tudjuk használni ha fix hosszúságú az adat, de a maximuma van korlátozva, vagyis némi eltérés lehetséges    

< - Minden karakter kisbetűs lesz, pl. beíráskor Cement, megjelenése: cement.

> - Minden karakter nagybetűs lesz, pl. beíráskor tégla, megjelenéskor TÉGLA.

Számoknak a következő formátumokat tudjuk adni (Excelből már ismerős lehet):

Általános szám- A szám úgy jelenik meg, ahogy a begépeltük történt. 

Pénznem

Rögzített - Legalább egy jegyet megjelenít, a tizedeshelyek száma 2.    

Szabványos - Ezredes elválasztót tesz a számok közé 

Százalék - Az értéket ugyanúgy 100-zal szorozza, mint az Excel és hozzáfűz egy százalékjelet. Ebből következik, hogy ha 100%-t szeretnénk megjeleníteni akkor 1-t kell beírni, ha pl. 5%-t akkor 0,05-t.    

Tudományos – Nagyon nagy számok megjelenítéséhez tudományos megjelenítést használ.

* Tizedeshelyek – A tizedeshelyek számát határozhatjuk meg (ami ugye a tizedesvessző után van).

* Bemeneti Maszk – Hasonlóan a formátumhoz, az adatok megjelenítéséhez készíthetünk előre definiált formátumot úgy is, hogy még plusz karaktereket is hozzárendelünk. Használata a bemeneti maszk varázslóval könnyebben megtehető. A Súgóban is részletes leírást kap róla. Csak szöveges vagy Dátum/idő típusú mezőkhöz használhatjuk. Például ha a telefonszámot a következő módon visszük be 0630333111, de megjeleníteni így szeretnénk (06)-30 333-111, akkor bementi maszkot kell használnunk, ebből viszont következik, hogy a mezőnek szöveg típusúnak kell lennie még annak ellenére is, hogy csak számokat gépelünk be.

* Cím – Ha nem a mező nevét szeretné egy űrlapon látni hanem más szöveget, akkor azt a cím megadásával érheti el.

* Alapértelmezett Érték – Egy rekord létrehozásakor az alapértelmezett érték. Ha nem tölti ki a mezőt, akkor ez az érték marad benne

* Érvényességi szabály – Ennek segítségével szabályozható az adatbevitel helyessége, például le lehet tiltani a nulla (mint konkrét szám) bevitelét.

* Érvényesítési szöveg – Ide olyan szöveget írhatunk ami hibás adatbevitelkor megjelenik (automatikusan) és tájékoztatja a felhasználót a hiba okáról. (Ha lehet kerüljük az agresszív megnyilvánulásokat.)

* Kötelező – Ha Igent választunk akkor mindaddig nem lép tovább a rekordból a program, amíg adatot nem visz be. A hasonló jellegű beállításokkal megakadályozható a szabálytalan adatrögzítés, ugyanakkor vigyázni is kell arra, hogy mikor alkalmazzuk (megint csak a TERVEZÉS!!!) 

* Nulla hosszúság engedélyezése – Ha a Nulla hosszúság engedélyezése tulajdonságot Igenre állítjuk, egy nulla hosszúságú karakterlánc érvényes adatbevitel a mezőbe, függetlenül a Kötelező tulajdonság beállításától. Ha a Kötelező tulajdonságot Igenre állítjuk, de a Nulla hosszúság engedélyezése tulajdonságot Nemre, akkor mindig értéket kell írnunk a mezőbe, és egy nulla hosszúságú karakterlánc nem számít érvényes adatbevitelnek.

* Indexelt – Az indexelés egy olyan eljárás ami segít az adatok gyorsabb megtalálásában, rendezésében. Olyan mezőket kell indexelni, melyek fő szempontot jelentenek ezekben e műveletekben. Mivel a programot lassítják az indexek, ne essünk túlzásokba! Kétféle index lehetséges 

Igen, lehet azonos, vagyis indexelt mező, melyben lehetnek egyező értékek pl. egyforma nevű emberek, anyagok stb.   

Igen, nem lehet azonos, ekkor egy táblában nem lehetnek ugyanazon adatok a rekordok között, adott mezőben. Jól használható például azonosítók mint pl. személyi számok, adószámok illetve olyan adatok esetén, melyek csak egy rekordra lehetnek jellemzők.

 4. ábra: Táblázat létrehozása

 Kezdjük el a mezők létrehozását. Első táblánk legyen az „Alkalmazottak” nevű. A mező nevek és típusok:

* Azonosító     Szöveg

* Név       Szöveg

* Beosztás      Szöveg

* Helyszín AZ   Szám

 Az „Azonosító” lehetne TAJ szám, igazolvány szám stb. most a feladatunkban nem határoztuk meg konkrétan. Mivel nem tudjuk, hogy milyen típusú adat kerül bele, ezért a szöveg típust választottuk. Lévén egyedi azonosító legyen ez az elsődleges kulcs a táblában. Mit is jelent ez?

 Egy táblában minden egyes rekordot egyértelműen azonosít a tábla elsődleges kulcsa, amely egy mező vagy mezők kombinációja. Mint a tábla fő indexe táblák közti adatkapcsolatokhoz használatos. Ha egy tábla nem tartalmaz nyilvánvalóan elsődleges kulcsmezőt, akkor létrehozathatunk egy mezőt, amely minden egyes rekordhoz más számot rendel hozzá. Vagyis csak egyetlen egyszer szerepelhet egy adat. Ez kiküszöböli annak veszélyét, hogy pl. egy személyi számot, vagy egy TAJ számot más névhez is hozzárendeljük. Tulajdonképpen olyan indexelt mező, melynek értékei nem lehetnek azonosak. Érvényesíteni az elsődleges kulcsot úgy kell, hogy a mezőben „állva”, vagy azt kijelölve lenyomjuk az eszközsor elsődleges kulcs beállítása gombját , vagy ezt a parancsot a Szerkesztés menüből adjuk ki.

 Ugyancsak érdemes indexelni a Név mezőt, mert valószínű gyakran kell majd a nevek alapján rendezni, adatokat szűrni. Ez az indexelés viszont meg kell, hogy engedje az azonos rekordok bevitelét, mert egyforma nevű alkalmazott több lehet.

 Az elhangzott szempontok figyelembe vételével hozza létre a mezőket, állítsa be a mezőtulajdonságokat is. Mentse Anyagok néven és zárja be a táblát.

 Az AZ-re végződő mezők jelölhetnek azonosítót, vagy számlálót.

 A következő létrehozandó tábla az „Anyagok-eszközök” (mentéskor ezt a nevet használja). Mint jeleztük azért érdemes közös neveket használni, hogy a későbbiek során zökkenőmentesen tudja követni a feladatokat.

 Létrehozandó mezők:

* AnyagAZ           Számláló

* Anyag megnevezése Szöveg

* Cikkszám          Szöveg

* Mértékegység      Szöveg

* Egységár          Pénznem

 Elsődleges kulcs lehet az AnyagAZ. Érdemes indexelni az Anyag megnevezését is.

 A további paraméterezést Önre bízzuk. Fejezze be a tábla elkészítését.

 A továbbiakban csak az elsődleges kulcsot és az általunk fontosnak tartott indexet jelöljük.

 A megadott nevek alapján hozza létre a további táblákat.

 „Bevétel” tábla

* BevételAZ         Számláló        

* Anyag megnevezése Szöveg          index

* Mennyiség     Szám

* Dátum         Dátum/idő

* Szállító          Szöveg

 „Helyszínek” tábla

* HelyszínAZ        Szám            

* Helyszín neve     Szöveg          index

 „Kiadás” tábla

* KiadásAZ          Számláló        

* Anyag megnevezése Szöveg          index

* Mennyiség     Szám

* Dátum         Szöveg

* Felvevő           Szöveg          index

* Megjegyzés        Feljegyzés

 „Szállítók” tábla

* SzállítóAZ            Számláló        

* Cég neve          Szöveg          index

* Címe          Szöveg

* Telefonszáma      Szöveg

* Bankszámlaszáma   Szöveg

 A Szállítók tábla telefonszáma mezőjéhez készítsünk egy beviteli maszkot. Ennek menete a következő

* 1. Álljon a kurzorral a mezőre, a mezőtulajdonságoknál kattintson a Beviteli maszk keretbe.

* 2. A keret végén megjelenik egy gomb, melyen három pont látható. Kattintson a gombra.

* 3. Ennek következtében elindul a beviteli maszk varázslója.

* 4. Az első lépésben meghatározhatja a maszk típusát, sőt ki is próbálhatja egy adat beírása közben. A Telefonszám kiválasztása után kattintson a Következő feliratú gombra.

* 5. A Súgó használatával (F1 billentyű lenyomásával) készítsen egy bemeneti formát.

* 6. A Következő gomb hatására megjelenő ablakban választhat, hogy miként legyenek tárolva az adatok, tehát a jelölésekkel együtt, vagy csak a begépelt karakterek.

* 7. A következő lap már csak amolyan „ráadás”. Válassza a Befejezés gombot.

 E lépéseknek köszönhetően a begépelt telefonszám tagolva, jól áttekinthető módon fog megjelenni.

 Mentse el a változtatásokat!

 Tulajdonképpen ezzel a táblák létrehozása megtörtént. Mint láthatta, igyekeztünk kiküszöbölni azt, hogy bizonyos adatok több táblában is előforduljanak. Természetesen ezt teljesen kikerülni nem lehet, de például a raktárbevitelkor (Bevitel tábla) nem hoztunk létre Cikkszám mezőt, a Szállítónak is csak a neve szerepel egyéb adata nem. Ugyanakkor a Kiadás táblában nincs helyszín mező, pedig tervezéskor szempont volt, hogy nyomon tudjuk követni az anyagoknak egyes helyszínekre történő kiszállítását is. Teljesen felesleges azonban minden táblát feltölteni azokkal az adatokkal melyek másikban megtalálhatók. Ehelyett kapcsolatokat, relációkat hozunk létre az egyes táblák között.

 III. 2. Kapcsolatok

 A kapcsolatok biztosítják, hogy összefüggő adatokat egymáshoz tudjunk rendelni a lekérdezések során. Természetesen arra ügyelnünk kell, hogy megfelelő mezők legyenek összekapcsolva. A szaknyelv ezeket illeszkedő mezőknek nevezi. Ügyeljen arra, hogy kapcsolatoknál használjon azonos típusú mezőket. Ezt már tervezéskor is figyelembe kell venni. Bár kapcsolatokat létrehozhatunk a lekérdezések készítése során is, azonban jobban áttekinthető és gyorsabb módszer, ha mindezt külön tesszük meg. A kapcsolat lehet egy az egyhez, vagy egy a többhöz jellegű. Nézzük most a konkrét lépéseket. Mivel a kapcsolatok meglehetősen szerteágazó témakör, így jegyzetünkben a legfontosabb információkat ismertetjük.

 Győződjön meg róla, hogy a táblái be vannak-e zárva, majd válassza a Eszközök menü, Kapcsolatok parancsát.

 Első lépésként a program automatikusan a tábla hozzáadása párbeszédpanelt jeleníti meg. (Ha mégse tenné, elvégre ez számítástechnika, akkor a Kapcsolatok menü Tábla hozzáadása parancsot adja ki.) Ebben a tábla kijelölése után a Hozzáadás gombot kell lenyomni. Ügyeljen arra, hogy csak egyszer nyomja le, mert nincs akadálya annak, hogy egy tábla többször is hozzáadódjon. A háttérben lévő ablakban megjelennek a táblaneveket és mezőneveket tartalmazó kis ablakocskák.

 Adjon hozzá minden táblát majd a Bezárás gombra kattintson

 Feladatunk az, hogy létrehozzuk az 5. ábrán látható kapcsolatrendszert.

 5. ábra: Táblák közötti kapcsolatok

 A kapcsolat létrehozásának mechanizmusa egyszerű. Álljon az Alkalmazottak tábla HelyszínAZ mezőjére, majd az egérgomb lenyomva tartásával húzza át a Helyszínek tábla kapcsolódó mezőjére. Ezek után megjelenik a 6. ábrán látható dialógusablak, mellyel beállíthatjuk a kapcsolat jellemzőit.

 6. ábra: Kapcsolatok dialógusablak

 Az ablak felső részén látható a két tábla neve, illetve a kapcsolt mezők. Lehetőségünk van ebben egyszerre több kapcsolat meghatározására is, ehhez egyszerűen lefelé haladva a „cellákban” lehet a legördülő menüből mezőt választani. Az Illesztés típusa… gomb lenyomására megjelenő ablakban a következő három illesztési lehetőségből választhatunk – 7. ábra -.

 7. ábra: Illesztési tulajdonságok beállítása

 Az illesztési tulajdonság meghatározza a lekérdezésben megjelenő adatokat. A lekérdezés tervezése közben is módosítani tudjuk, mint ezt a későbbiek során látni fogjuk.

 Illesztési tulajdonságnak válassza az első lehetőséget, majd adjon OK-t!

 Ezután a program visszatér a kapcsolatok ablakba. Itt még a következő lehetőséget említenénk meg: Hivatkozási integritás megőrzése (6. ábra).

 Ez azokat a szabályokat jelenti, amelyeket követve a táblák között megadott hivatkozási kapcsolatok nem sérülnek új rekord felvételekor vagy régi rekord törlésekor. Ilyen esetben a programban nem lehet új rekordot hozzáadni a kapcsolódó másik táblához, ha az első táblában nincs megfelelő csatlakozó rekord nem lehet az első táblában adatot úgy módosítani, hogy árva rekord jöjjön létre a másik táblában, és nem lehet az első táblából olyan rekordot törölni, amelynek kapcsolódó rekordja van. Mikor használjuk? Elsősorban akkor, illetve olyan kapcsolatok esetében, ahol nem kerülhet úgy adat a rendszerbe, hogy előzőleg egy munkafázisban már fel ne vették volna.

 Kaszkádolással megoldható, hogy az adat törlése a táblából, automatikusan a kapcsolt táblában is adattörléssel jár.

 Ezt a beállítást csak akkor választhatjuk, ha az elsődleges tábla illeszkedő mezője elsődleges kulcs, vagy egyedi indexszel rendelkezik, a kapcsolt mezők ugyanazzal az adattípussal rendelkeznek, illetve mindkét táblát ugyanabban az adatbázisban (fájlban) tároljuk.

 Egy az egyhez a kapcsolat akkor, ha mindkét táblában egyszer fordul elő ugyanaz az adat. Egy a többhöz kapcsolatot hozunk létre akkor, ha a kapcsolt táblában többször is szerepelhet. Például ha egy személyi számnál használjuk, akkor egy olyan táblában, ahol ugyanaz a személy több rekordban is előfordul, akkor egy a többhöz kapcsolatot kell létrehozni. Egyébkény ez a gyakoribb típus. Az általunk készített adatbázisban a Kiadás táblában egy felvevő többször is szerepelhet, az Alkalmazottak táblában viszont csak egyszer. Nem tudunk viszont hivatkozási integritást megőrizni, mert az Alkalmazottak táblánk elsődleges kulcsú mezőjét nem tudjuk a Kiadás táblához hozzárendelni.

 Kattintson az OK gombra!

 Ennek következtében láthatóvá válik a kapcsolat oly módon, hogy a két tábla között egy vonal mutat a kapcsolt mezőkre. A kapcsolat módosítható, ha az egérrel duplán kattint a vonalra. Ekkor újra bejelentkezik a kapcsolatok ablak. Törölni is lehet a Del billentyűvel, ha előtte a vonalra kattint egyet, mitől is vastagabb megjelenésűvé válik.

 Hozza létre az 5. ábra alapján a táblák közötti kapcsolatokat, majd mentse el és zárja be a Kapcsolatok ablakot.

 Most, hogy a táblázatok és kapcsolatok is megvannak létrehozhatjuk az űrlapokat és a lekérdezéseket. Először az űrlapok létrehozásának lehetőségeit tekintjük át, hogy adatokkal tudjuk feltölteni a táblákat, így a lekérdezések készítésekor azonnal ellenőrizhetjük is munkánk helyességét.

 III. 3. Űrlapok létrehozása

 Az adatbevitelhez űrlapokat készítünk el. Ennek több oka van. Bár adatokat a táblázatba direkt is beírhatunk adatlap nézetben, az űrlapok használata többféle előnnyel jár. Mik ezek az előnyök?

 Az űrlapok jobban áttekinthetővé teszik a rekordokat. Leggyakrabban olyan űrlapot készítünk, ahol egyszerre csak egy rekord látható.

 Az űrlapokon a Windows-ból ismert, úgynevezett vezérlőelemeket helyezhetünk el, melyek felgyorsíthatják a munkát, kezelhetőbbé teszik a rendszert. Ilyenek például a parancsgombok, beviteli mezők, listák.

 Az adatokat az űrlapok is a táblákból veszik, és oda is helyezik. Lehet persze lekérdezésről is űrlapot készíteni, de a lekérdezés is a táblákról készül, így – bár közvetettebben – megint csak a táblákhoz jutunk vissza.

 Az űrlapok elkészítése szintén történhet teljesen egyéni készítéssel, vagy a varázslók használatával. Mi ez utóbbiak segítségével fogjuk elkészíteni űrlapjainkat, mert rendkívül gyorsan lehet vele dolgozni, és az elkészült űrlapokat bármikor tetszés szerint módosíthatjuk. Az űrlapok készítése közben is többször fogunk varázslókkal dolgozni. Mint említettük vannak jó és kevésbe jól használhatók, mivel azonban ennek megítélése elsősorban szubjektív tapasztalatokon alapul, ön tetszése szerint bátran próbálkozhat azokkal is, melyekre a jegyzet nem tér ki. Az Access 97-re ugyanígy igazak az elmondottak, a különbség elsősorban a gazdagabb formai választékban van, természetesen az újabb verzió javára.

 Nézzük lépésről lépésre az űrlapkészítés menetét. Váltson át az adatbázisablakban az űrlap elemre. Ezután az Új gombra kattintson. A megjelenő panelben választhatunk az Űrlap varázsló, vagy az Üres űrlap (Űrlap létrehozása tervező nézetben) lehetőségek között. (Hasonlóan a táblázatnál elmondottakkal.). Mielőtt az Űrlap varázsló gombra kattintana, az alatta lévő lehulló menüből ki kell választani a kívánt táblát vagy lekérdezést.

 Jelölje ki az Alkalmazottak táblát, majd kattintson az Űrlap varázsló gombra!

 Az első lépésben – 8. ábra – ki kell jelölnünk azokat a mezőket, amelyeket az űrlapon szeretnénk megjeleníteni. Ez első pillanatra logikátlannak tűnhet, de gondoljunk vissza az adatbázisunk tervezésére. Azt tudjuk, hogy például a számláló típusú mezőket a program automatikusan kitölti, így (ha csak informálisan nincs rá szükségünk) nem kell megjeleníteni sem az űrlapon. Lehetnek olyan mezők – Az alkalmazottak esetében a HelyszínAZ – melynek értékei már szerepelnek a Helyszínek táblában, érdemesebb tehát onnan átvenni az adatokat egy listából.

 8. ábra

 A kijelölt mezőt a > gombbal, vagy egyszerre az összest a >> jelű gombbal tudjuk átvinni a megjelenítendő mezők listájába. Ha „rossz” mezőt is átvittünk, akkor az ellenkező irányba mutató nyilakkal lehet kiemelni a listából.

 A HelyszínAZ kivételével vigyük át a mezőket a megjelenítendők listájába (a jobb oldali részbe)! Ezután a Következő feliratú gombra kattintsunk.

 A varázsló következő lépésében az űrlap típusát tudjuk meghatározni – 9. ábra -.

 9. ábra: Az űrlap típu-sának kiválasztása.

 Az oszlopos űrlap talán gyakoribb mert egyszerre egy rekordot jelenít meg, a táblázatos többet, de természetesen elsősorban az űrlap célja dönt el, hogy milyen típust igényel.

 Az adatlap tulajdonképpen a tábla adatbeviteli nézete. A sorkizárt pedig egy feszesebb elrendezést eredményez. (Ki kell próbálni mindegyiket!)

 Válassza az egyoszlopos varázslót, majd adjon ok-t! – Tovább -

 A következő lépésben lehet az űrlap fő formai jegyeit meghatározni – 10. ábra -. Az Access 2000-ben több a korábbi verziókban kevesebb formát ajánl fel a program. Természetesen a későbbiek során további formázási lehetőségek is vannak. A panel bal oldalán egy minta sablon mutatja a kijelölt formátum megjelenését.

 10. ábra

 Válasszon egy önnek tetsző formátumot, majd lépjen tovább – Tovább -.

 Az utolsó lépésben megjelenő ablakban – 11. ábra – adhatunk nevet az űrlapnak. Választhatunk, hogy az úrlap vagy a tervező nézetbe lépünk tovább. Űrlap nézetben az adatokat tudjuk bevinni, tehát a konkrét munkavégzés színtere. Tervező nézetben az űrlap módosítására nyílik lehetőségünk. A továbbiakban az űrlapok elkészítésének egyéb lehetőségeiről lesz szó, éppen ezért adjon nevet az űrlapjának, majd a „Űrlap tervének módosítása” lehetőséget válassza és kattintson a Befejezés gombra.

 11. ábra

 A program elkészíti az űrlaptervet, és megnyitja számunkra az űrlaptervező nézetet, melyet a 12. ábrán láthat. Az ön monitorán is hasonló lehet a látvány, eltérések persze lehetnek elsősorban a formázásból adódóan. Mint látható külön eszközsora is van az űrlapkészítésnek. Ennek helye a Windows-ban megszokott módon megváltoztatható.

 Az űrlap három egységből épül fel. Ezek az űrlapfej, a törzs és az űrlapláb. E tagolódásnak a formai szempontokon kívül az a jelentősége, hogy az űrlapon elhelyezett vezérlőelemeknek az elérhetőségét is meghatározza. Például ha a törzsön helyezünk el egy parancsgombot, akkor adatbevitelkor minden egyes rekordnál aktuálissá válik – lásd később -.

 12. ábra: Űrlaptervező nézet

 Az űrlap tagok mérete könnyen módosítható. Ha egérrel a „Törzs” választócsík felső részére áll, akkor az egérkurzor kétosztatú nyíllá alakul, és az egérgomb lenyomva tartásával megnövelheti, vagy csökkentheti az űrlapfejléc méretét. Ugyanez az eljárás az „Űrlapláb” jelölő esetén is, ennek felső széle a törzs, alsó széle az űrlapláb méretét változtatja meg. Ugyanígy széltében is megnövelhető az űrlap, ha az azt jelölő függőleges fekete vonalra áll.

 Ha rákattint egy mezőre akkor az kijelöltté válik, mint azt a körülötte megjelenő kijelölő négyszögek mutatják. Ekkor a kiadott parancsok a kijelölt részre lesznek érvényesek. Méretét a szokott módon tudjuk módosítani, vagyis ha rááll valamely kisméretű négyszögre, akkor az egérkurzor kétfelé mutató nyíllá alakul és az egérgomb lenyomva tartásával teheti meg. Mozgatni úgy lehet, hogy az egérgombot akkor nyomjuk le, mikor a kurzor egy emberi kezet szimbolizál, ekkor az objektumot tetszés szerinti helyre vontathatjuk. A mező címkéje és a beviteli kerete külön is vonszolható a nagyméretű négyszögek segítségével, ezt mutatja a 13. ábra is.

 13. ábra

 A kijelölt objektum betűformázása és az igazítások eszköztárból oldhatók meg. Erre vonatkozóan ugyanazok az általános szabályok, mint például szövegszerkesztéskor.

 Az objektum színösszetétele, jellege, a vonalak színe és vastagsága is az eszköztár segítségével határozható meg. Beállítási lehetőségeit mutatja be a 14. ábra.

 14. ábra: Az eszköztár eszközei

 Az űrlapon lévő bármely objektum, valamint az űrlap három fő részének színei, vonalai stb. beállíthatók. A kijelölésről ne feledkezzen el. A törzset például úgy tudja kijelölni, hogy rákattint az elválasztó csíkra miáltal az sötétté válik, mutatva, hogy maga a törzs vált kijelöltté. Több objektum együttes kijelöléséhez a Shift gombot kell nyomva tartani, míg egérrel a kívánt objektumokra kattintani.

 Az űrlap eszköztárban a Vonal és a Téglalap gombok révén rajzolhatunk is néhány vonalat az űrlapra.

 Formázza meg az űrlapját úgy, hogy többféle lehetőséget kipróbál. Ezúttal legyen másodlagos az esztétikum, a gyakoroláson legyen a hangsúly. Ne csak a mezőket, hanem az űrlap címét, az űrlaptagok színét is változtassa meg.

 Felmerülhet a kérdés, hogy fontos-e formázni. Természetesen igen. Egyrészt a jól formázott űrlap áttekinthetőbb. Másrészt törekedjünk arra, hogy ízléses megjelenésű, „öröm használni” formájú anyagot hozzunk létre.

 Miután a formázást befejeztük, váltsunk át a nézetváltó gombok segítségével, űrlap nézetbe, hogy „élesben lássuk” a beállítások eredményét. Ha megtekintettük ismét a tervező nézetbe térjünk vissza.

 A formázási lehetőségek megismerése után a vezérlőelemek elhelyezésének módjával és céljaival fogunk megismerkedni.

 Kezdjük a hiányzó mezővel. Az űrlapunkon nem szerepel a HelyszínAZ azzal az indoklással, hogy a Helyszínek táblában már úgy is rögzítésre került, tehát az adatokat egyszer már bevittük. Most az lenne a célunk, hogy abból a listából ki tudjuk választani a szükségeset, és azt tárolja a program ebben a táblában. Így nem lesz más dolga a felhasználónak, mint a listában rákattint a szükséges adatra, megtakarítva ezzel a gépelést, vagy egy papírra nyomtatott lista böngészését Ehhez a művelethez ismét varázslót fogunk használni. Ügyeljen arra, hogy az űrlap eszközsorban a Vezérlőelem Varázsló gomb lenyomva legyen , egyébként alapértelmezésben is bekapcsolt állapotban van.

 Az eljárás lépései a következők:

* 1. Kattintson a Kombinált lista gombra.

* 2. Ekkor az egérkurzor vékony keresztté alakul. Vigye a kurzort arra a helyre, ahová az elemet helyezni szeretné.

* 3. Ugyanúgy, mintha négyszöget rajzolna, jelölje ki az elem helyét.

* 4. Ezután elindul a varázsló, mely első lépésben két lehetőséget kínál fel. Természetesen válasszuk az első, miszerint a lista keresse ki az értékeket. Ezután a Tovább gombra kattintson.

* 5. A második lépésben jelölje ki a szükséges adatokat tartalmazó táblát, vagy lekérdezést (nekünk még ez utóbbi nincs). Válassza a Helyszínek táblát, majd Tovább.

* 6. Az újabb ablakban meg kell adni a listában megjelenítendő mezőt, vagy mezőket. Bár nekünk most csak a HelyszínAZ szükséges, célszerű a helyszín neve mezőt is megjeleníteni, mert könnyebb kiválasztani úgy a kódot, hogy a neve is mellé van írva. Ha megtörtént: Tovább.

* 7. Az újabb lépés a lista oszlopszélességének beállítása. Ezt ugyanúgy mint az Excelben, az oszlopazonosító jobb szélére állva az egérrel módosítani lehet. Tovább.

* 8. Mivel két mezőt jelöltünk ki az újabb ablakban kell kiválasztani azt, amelyben a számunkra szükséges adatok vannak. Ez természetesen a HelyszínAZ. Tovább.

* 9. Nagyon fontos, hogy mi legyen az adattal. Két lehetőség van. Emlékezzen az értékre későbbi felhasználás, vagy a kiválasztott értéket tároljuk egy mezőben. Mi nyilván ez utóbbit szeretnénk. A kiválasztó körre kattintás után a lehulló menüből a HelyszínAZ-t jelöljük ki. Mi is lesz ennek a következménye? A lista a Helyszínek tábla HelyszínAZ mező adatait kínálja fel, melyből választásunk után ugyanaz az adat az Alkalmazottak tábla kapcsolódó mezőjébe is bekerül. Tovább.

* 10. Az utolsó lépésben megadhatjuk a kombinált lista címét, vagyis azt a címkét, mely a listakeret előtt látszani fog. Adjuk ennek is a HelyszínAz nevet. Ezután a Befejezés parancsot kell csak kiadni, és űrlapunkon máris látható lesz a kombinált lista, melyet hozzáformázhatunk a többi mezőhöz.

 Váltson most át űrlap nézetbe, hogy meg tudja tekinteni munkája eredményét. Mint láthatja a HelyszínAZ mező végén egy legördítő nyilat talál. Ha arra rákattint akkor megnyílik a lista, és kiválaszthatja a szükséges adatot. Mivel még nem történt adatbevitel, így valószínű üres (hacsak az éj leple alatt fel nem töltötte az adatbázist). A Tab billentyű segítségével nézze végig, hogy adatbevitelkor milyen mezősorrendet használ az űrlap. Ez a sorrend ugyanis szintén módosítható. Térjünk vissza ehhez tervező nézetbe. Válasszuk a Nézet menü, Bejárási sorrend parancsát. A megjelenő ablakban az egyes űrlaprészeken szereplő mezők és vezérlőmenük sorrendjét határozhatjuk meg. Megoldási módszere a következő:

* 1. jelölje ki a mezőt úgy, hogy az előtte lévő szürke kis négyszögbe viszi a kurzort, amikor jobbra mutató nyíllá válik, kattint egyet.

* 2. Ezután a kijelölt mezőt az előtte lévő négyszög „megfogásával” (kurzor normál nyíl, egérgombot lenyomva tartva) a kívánt sorrendű helyre húzhatja, majd az OK gombbal érvényesítheti a parancsot.

 A következőkben ismét egy vezérlőelemet helyezünk el az űrlapon. Egy parancsgombot, melynek az lenne a feladata, hogy bezárja az űrlapot, ha már a felhasználó nem visz be több adatot. Bár ön nagyon jól tudja, hogy az ablakot másképp is be lehet zárni, egyrészt nem biztos, hogy az adatrögzítő is tudni fogja, másrészt kényelmesebb egy nagyméretű gomb használata. Ismét haladjunk közösen.

* 1. Az eszközök közül kattintson a Parancsgomb készítőre .

* 2. Egérrel jelölje ki a helyét, méghozzá az űrlapfejléc területén.

* 3. Ezután ismét a varázsló lesz a segítségünkre. Az első lépésben a kategóriák közt a művelet jellegét, a parancsok közt a konkrét műveletet tudjuk kiválasztani a 15. ábrán látható helye-ken. A feladata a gombnak az űrlap bezárása. Ennek megfe-lelően a kategória: Űrlap műveletek; a parancs: Űrlap bezárása. A kiválasztásuk után a már megszokott Tovább gombra kattintson.

 15. ábra: Parancsgomb varázsló

* 4. A következő lépésben a gomb jellege határozható meg, miszerint leget szöveges feliratú, vagy képet (ikont) ábrázoló. Ez utóbbi esetben nem árt, ha ugyanazt a parancsot végrehajtó gombokon ugyanazok a képek is szerepelnek, mert különben könnyen összezavarhatja a felhasználót, aki végül is ön is lehet. Az ablakot a 16. ábrán láthatja.

 16. ábra: Parancsgomb jellege

* 5. Az utolsó lépésben nevet adhat a gombnak. Bár ez a név nem jelenik meg az űrlapon, azonban ha később hivatkozna rá, akkor név alapján sokkal könnyebb azonosítani. Adjon tehát nevet, majd a Befejezés gombot nyomja le.

 Visszatérve az űrlapunkra látható a gomb, melynek mérete, a betű színe, típusa tovább változtatható a már említettek szerint.

 Mentse el az űrlapot „Alkalmazottak” néven, majd váltson át űrlap nézetbe. A formai különbözőségektől eltekintve a következő képet kell(ene) látnia.

 17. ábra: Egy kész űrlap

 Bár a 17. ábra címében a „kész” szó szerepel, még további módosításokat fogunk végrehajtani rajta. Először azonban egyéb dolgunk lesz. Próbálja ki, működik-e a Bezárás gomb. Ha igen, akkor az űrlap becsukódik, és ismét az adatbázis ablak válik láthatóvá. Ezután már a kijelölt űrlapot megnyithatjuk (Megnyitás), vagy tovább módosíthatjuk (Tervezés). Mint láthatta, különösebb gond nélkül tudunk tervező nézetből űrlapra váltani. A harmadik nézet az adatlap, mely nem más, mint a táblának az adatbeviteli (nem tervező) nézete. Ezt egyelőre még nem próbáltuk (legalábbis közösen nem), mert nem rejt kibírhatatlan izgalmakat egy üres tábla. Most viszont elérkezett az idő, hogy áttekintsük az adatbevitel szabályait.

 Az adatok fő beviteli módja az űrlapokkal történő adatbevitel. Azonban adatokat az adatlap nézetben is bevihetünk, módosíthatunk. Az adatlap felépítése leginkább az Excel táblához hasonlítható. A felső szürke sorában vannak a mezőnevek. Alatta az üres cellákba kell begépelni az információkat. Előnye, hogy egyszerre több rekord is áttekinthető. Hátránya a nehézkesebb adatbevitel (kevésbe felhasználóbarát, parancsgombok hiánya stb.), illetve a kisebb adatbiztonság. A kevésbé hozzáértő felhasználó ugyanis könnyebben tehet kárt az adatokban, mint az űrlapok használatával. Az adatlap nézetet éppen ezért sokkal inkább az operátor, a rendszergazda, vagy a programhoz értő felhasználó számára javasoljuk. Ha tehát az általunk készített adatbázist olyan felhasználó is alkalmazza, aki minimális számítástechnika ismeretekkel rendelkezik, akkor inkább tartsuk rejtve előtte, és az adatbevitelhez a segítséget jelenítsük meg az űrlapon akár szöveg, akár információs ablak formájában. Természetesen ez csak ajánlás, nem biztos, hogy mindenki egyetért állításunkkal. Mindazonáltal azok a tudnivalók, melyek az adatbevitelről, módosításról stb. elhangzanak, érvényesek az űrlapos rögzítés esetében is. Tekintsük át az adatlap részeit. Tetszés szerint válasszon ki egy táblát, majd kattintson az adatbázisablakban a Megnyitás gombra. Ekkor nem a tervező nézet, hanem az adatlap forma jelenik meg. Persze mint már tapasztalta, az eszközsor segítségével át tudunk váltani tervezésre is. Nézzük azonban az adatlapot.

 Az adatlap általános felépítése

 A tábla cellái között (a rekord mező között) a Tab az Enter és a kurzorbillentyűkkel tudunk mozogni. Lehet persze egérrel is, de ezt csak abban az esetben érdemes, ha egymástól távol eső cellákba (mezőkbe) szeretnénk váltani, mert egyébként lelassítja a folyamatos munkát. Legjobb az Entert és a Tab-ot használni, ekkor ugyanis mezőről - mezőre, rekordról – rekordra ugrik az aktuális kurzor. A számláló típusú mezőkbe nem kell adatot beírni, ezt ugyanis a program magától kitölti. Az Igen/Nem típusoknál a szóköz billentyűvel lehet a „kipipáltságot megjeleníteni, vagy eltüntetni. Jó persze az egér is erre a célra, de lassúbb. A rekord bevitele után (az utolsó rá vonatkozó adat beírása és Enter, vagy Tab leütése) automatikusan mentésre kerül az információ. A hibás adatot a Backspace vagy a Delete billentyűkkel törölhetjük. Ha utólag észrevesszük, hogy egy korábban beírt adat hibás de túl hosszú ahhoz, hogy „gazdaságos” legyen újraírása, térjen vissza a mezőre – Shift + Tab, kurzorbillentyű vagy egér -, majd az F2 billentyű lenyomása után az adat szerkeszthetővé válik. (Ez ugye az Excel-ből ismerős!?) Abban az esetben, ha a hibát még a mezőből való továbblépés előtt észrevesszük, akkor az ESC billentyű lenyomásával az addigi beírást érvényteleníthetjük. (Ugye sok dolog „visszaköszön” az Excel-ből!) Ha még egy ESC-t leütünk akkor a szerkesztett rekord is semmissé lesz. Ha az előző rekordot, ami már mentve lett, szintén érvényteleníteni akarjuk, akkor a Szerkesztés menü, Visszavonás: Mentett rekord parancsával tehetjük meg.

 A rekordok között gyorsan válthatunk az ablak alján látható rekordléptető gombok segítségével. Ha azt is tudjuk, hányadik rekordra szeretnénk ugrani, akkor azt be is írhatjuk, és az Enter után az lesz az aktuális. Persze használhatjuk a kurzorbillentyűket is. Az egérrel történő rekordváltás már gyorsíthatja a munkát.

 Az egérhasználat esetén vegye számba a következőt. Két szomszédos mező közti lépéshez elég egy billentyűt lenyomni. Egérrel ugyanez: megkeresi az egeret, ha megtalálta ráhelyezi valamelyik végtagját, pozícionál majd kattint. Ha rosszul célzott, újra pozícionál és kattint. Vagyis a túlzott egérhasználat lassítja a munkát. Ez két rekordnál nem számottevő, kétezernél már jelentős időveszteség lehet.

 Törléshez a mezőt, rekordot ki kell jelölni. A kijelöltséget itt is sötét háttér mutatja. Ha egy mezőt szeretne kijelölni, akkor Tabbal, Shift + Tabbal stb. lépjen rá. Egérrel álljon úgy a mező bal széléhez, hogy az egérkurzor egy jobbra dőlő, normál méretű nyíl legyen, majd kattintson. Ha ilyemkor az egérgombot lenyomva tartja, akkor egyszerre több mezőt is ki jelölhet akár vízszintesen, akár függőlegesen, vagyis rekordon belül, illetve rekordok között. Ezután a Del billentyű lenyomásával törlődnek az adatok. Talán ez az a pont, ahol az adatlap forma avatatlan kezek között meglehetősen veszélyessé válhat az adatokra nézve. Teljes rekord, vagy egy mező összes adata (teljes oszlop) szintén törölhető. Ilyenkor a rekordok előtti szürke gombra, illetve a mezőnévre kell állni az egérrel úgy, hogy az egérmutató jobbra vagy lefelé mutató vékonyabb fekete nyíllá alakuljon. Ekkor kattintással egy rekord vagy mező, lenyomva tartással több rekord vagy mező jelölhető ki. A törlést most is a Del billentyűvel kell kérni. Mivel ez a művelet nem vonható vissza, a program rákérdez, hogy valóban ez a szándékunk-e. Ha igen OK, ha nem akkor Mégsem gomb a továbblépés kulcsa.

 Ha már kijelölni is tudjuk a rekordokat, akkor a másolás, kivágás – beillesztés művelet is alkalmazható, melyet már a Windows rendszerben is megismert. A beillesztés parancs helyett használhatja a Hozzáfűzés utasítást is, mely akkor is elvégzi a rekord beillesztését, ha esetleg időközben olyan helyre álltunk a kurzorral, ahol a beillesztés parancs hibajelzést adna vissza. A Szerkesztés menü segítségével kijelölni is tudunk a Rekord kijelölése és az Összes rekord kijelölése parancsokkal.

 Bár az adatlap formázására korán sincs annyi lehetőségünk mint az űrlappal, azért három dolgot mégis lehet:

* Betűformázás: a Formátum menü, Betűtípus parancsával. A beállítás a teljes táblára, lekérdezésre érvényes lesz.

* Oszlopformázás: szintén használható a Formátum menü, egyszerűbb azonban az egérrel, az Excel-ben tanultakkal egyező módon.

* Sorformázás: ugyanaz érvényes mint az oszlop esetében.

 Készítse el az összes többi táblához szükséges űrlapokat, használja a kombinált listát, és minden űrlapon legyen ott a Bezárás gomb. Ezután az űrlapok segítségével töltse fel a táblákat legalább 10-10 rekorddal. A feltöltést a következő űrlapsorrendben végezze:

    Anyagok-eszközök

        Szállítók

        Helyszínek

        Alkalmazottak

        Bevétel majd a Kiadás

 Egyelőre ennyit az űrlapok készítéséről, miután új elemekkel bővítettük az adatbázisunkat, visszatérünk, hogy kibővítsük azokat.

 A továbbiakban a lekérdezések készítési módjaival fogunk megismerkedni.

 III. 4. Lekérdezések készítése

 A lekérdezések az adatgyűjtés, a szűrés, a válogatás legfontosabb eszközei. Amíg a táblák passzívan tárolják az adatokat, a lekérdezések a bennük megadott információk szerint jelenítik meg. Mindazok a lehetőségek, melyek agy adatbázis használhatóságát jelentik, tulajdonképpen nagyrészt a lekérdezéseken keresztül valósul meg. A táblák összekapcsolása révén képesek több helyről „összeszedni” az összefüggő adatokat. A továbbiakban áttekintjük azokat az alapvetően fontos eljárásokat, melyek segítségével lekérdezések készülhetnek.

 Mindenekelőtt elevenítsük fel, milyen információkat szeretnék megtudni az adatbázisból? Ezek a következők voltak:

* - a beérkezett áruk, értékük

* - a kiadott áruk

* - a pillanatnyi raktárkészlet

* - az anyagot felvevő személyek neve, beosztása, konkrét munkavégzésük helyszíne,

* - az anyagot szállító cégek adatai

* - a raktárkészlet értéke

 Elsőként nézzük a beérkezett árukat. Nyilván szeretnénk tudni, hogy egyes anyagokból összesen mennyi érkezett, illetve ezek mekkora értéket képvisel. Ehhez szükségünk lesz a Bevétel, valamint az Anyagok-eszközök táblára. Hasonlóan mint az űrlapkészítéskor, kattintsunk a Lekérdezés lapfülre vagy tálcára, majd az Új gombra. Ekkor ismét a Varázsló, vagy az Új kínálatból dönthetünk. Ezúttal az Új lekérdezést válasszuk. Ennek hatására megjelenik a Lekérdezés tervező ablak, előreugorva pedig a kapcsolatokból már ismert Tábla hozzáadása panel. Ebben jelölhetjük ki a felhasználni kívánt táblákat, lekérdezéseket, vagy mindkettőt. Lekérdezésről is készíthetünk további lekérdezést. Bonyolult, összetett listák elkészítését nem is tudnánk másképpen megoldani. Most a panelben adjuk hozzá a fent említett két táblánkat, majd zárjuk be a táblák hozzáadását.

 A tervező nézet címsorában látható, hogy jelenleg választó lekérdezést hozunk létre. Az ablak felső részén a táblák és a mezőnevek láthatók, a közöttük lévő kapcsolatokkal. A kapcsolat szoros illesztésű. Ez azt jelenti, hogy csak az azonos értékű mezőket illeszt egymáshoz. Ennek az lesz a következménye, hogy a lekérdezésben csak azon anyagok információ látszódnak, melyek neve mindkét táblában megtalálható. Ha előfordulhat, hogy olyan anyagok is bevételre kerültek, melyek nem szerepelnek az anyagok alaptáblában (Anyagok-eszközök), akkor meg kell változtatni a kapcsolat jellegét oly módon, hogy a bevétel tábla minden rekordját vegye figyelembe. Ehhez a jobb oldali egérgombbal kattintson a kapcsolatot jelző vonalra, majd az Illesztéstípus menüpontra. Ha ügyes akkor a vonalon történő duplakattintás is ezzel az eredménnyel jár. A bejelentkező ablakban (7. ábra) tudja az illesztési tulajdonságot megváltoztatni. Ha így tesz akkor a kapcsolatot jelző vonal nyílban fog végződni, jelölve laza illesztés irányát.

 Az ablak alsó részében készítjük el a lekérdezést. Ez a lekérdezéstábla (QTB) Ennek részeit mutatja be a 18. ábrán látható kép.

 18. ábra: A lekérdezés készítés elemei

 A lekérdezésben szereplő mezőt nagyon egyszerűen, húzással illeszthetjük be.

* 1. Álljon a Bevitel tábla Anyag megnevezése mezőjére.

* 2. Az egérgomb lenyomva tartása közben, vigye az első oszlopba a Mező keretbe.

* 3. Tegye ugyanezt a mennyiséggel a következő oszlopba.

* 4. Az Anyagok-eszközök tábla Mértékegység mezője kerüljön a harmadik oszlopba.

A tábla mezőnevei felett egy csillag (*) jel is látható. Ha ezt húzza egy oszlopba, akkor a lekérdezésben a tábla minden mezője szerepelni fog.

 Nézzük meg egy pillanatra, miként is áll a lekérdezés eredménye. Váltson át adatlap nézetre. Látható, hogy tételesen megjelennek az Anyagok nevei, mennyiségük, mértékegységük. Bár külön táblában vannak a mértékegységek, a kapcsolatok miatt a megfelelő egység a megfelelő anyaghoz illeszkedik. Váltsunk vissza tervező nézetbe. A lekérdezéseknél lehetőségünk van SQL nézetre is. A bátrabbak bele is nézhetnek, ebben az lekérdezésünk nem a „barátságos” tábla formában, hanem SQL programnyelvre fordítva látható. Mivel a lekérdezésünk még elég egyszerű, így SQL utasítás sincs sok benne.

 Finomítsuk a lekérdezésünket a rendezési lehetőségekkel, mely a (rendezés keretbe való kattintás után) lehulló menüből választható növekvő, vagy csökkenő lehet. Ha több mezőnél kérjük a rendezést, akkor az elsődleges rendezés az előbbre való oszlop alapján történik, majd a következő, és így tovább. Ha a példánkban mindhárom mező rendezett, akkor elsődlegesen az anyag neve alapján, egyező nevek esetében a mennyiségük, egyező mennyiség esetében a mértékegységük szolgál a rendezés alapjául. Ennek egy személyügyi adatbázisban nyilván nagyobb szerep jut, mint egy raktárkészletnél.

 Rendezni mindenféle adattípus alapján lehet.

 Ha a megjelenítést kikapcsoljuk (a beikszeltséget egy kattintással megszűntetjük) akkor a mező adatai nem láthatók a lekérdezésben függetlenül attól, hogy a lekérdezés eredményét a paraméterei alapján befolyásolja.

 Feltételeket is adhatunk, ami azt jelenti, hogy meghatározzuk a megjelenítendő adatok jellemző értékeit. PL. egyenlő, nagyobb vagy kisebb mint, stb.

 Konkrét példák feltételekre

* ”cement” – csak a cement tételek jelennek meg

* <”h” – a h betű előtt (abc sorrendben) szereplő értékek

* =#1998. 06. 11.# - csak az adott nap adatai

* ”*la” – a la-ra végződő tételek, a csillag és a ? ugyanúgy Joker karakterek, mint az operációs rendszerben.

 Mint látható ehhez használhatunk operátorokat (<, >, =, <>, <= stb. lásd Excel), valamint konkrét adatot is beírhatunk. A program automatikusan idézőjelbe teszi a szöveges adatot, kettős keresztek közé a dátumot. Ha mégsem, úgy erről sem feledkezzen meg. Egyszerre egy vagy több feltétel adható meg. Mint a lekérdezés táblában látható – 18. ábra -, egymás alá a „Vagy” lehetőségek adhatók meg. Ha „És” feltételt alkalmazunk, akkor az And parancsot kell az értékek között használni, pl.:

* >500 And <1000 – azaz nagyobb mint 500 és kisebb mint ezer.

* >F And <S – vagyis az f-nél nagyobb s-nél kisebb szövegek (az ABC ezen tartománya)

* Between #1998.06.06.# And #1998.06.25.# - a két dátum közötti időszak.

 A következő lépésben azt szeretnénk elérni, hogy az azonos nevű és cikkszámú anyagok esetében, ne tételesen szerepeljen a vételezett mennyiség, hanem összesítve. Ehhez kattintson a szumma jelű gombra az eszközsoron (???összesítés). A mező nevek alatt Összesítés címkéjű keret jelenik meg. A legördülő menüje segítségével választhatjuk ki az összegző művelet típusát. Ezek:

* Group By – csoportosító „összegzés”, pl. ha ötször szerepel a cement nevű tétel, akkor csak egyszer fogja megjeleníteni.

* Sum – szám adattípusú mezők értékeit összegzi.

* Avg – a mezőértékek átlagának kiszámítása

* Min – a legkisebb értékek megjelenítése

* Max – a legnagyobb értékek megjelenítése

* Count – számláló, jól használható pl. rekordszám megjelenítéséhez

* StDev – a mező értékeinek szórását adja vissza

* Var – a mező értékeinek varianciáját számítja ki

* First – a mező első értéke

* Last – a mező utolsó értéke

* Expression - Lekérdezés számított mezőinek létrehozása. Rendszerint akkor hozunk létre számított mezőt, ha egy kifejezésen belül több függvényt szeretnénk használni.

* Where - Olyan mező feltételeinek meghatározása, amelyet nem használunk, vagy nem használhatunk csoportosítás (Group By) megadáshoz. Ha ezt a beállítást választjuk egy mező számára, akkor a program elrejti a mezőt, azáltal, hogy a Megjelenítés sorban található X jelet törli.

 Nézzük, hogy az egyes műveletek milyen típusú mezőkkel használhatók

* Sum       Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló, Igen/Nem

* Avg       Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló, Igen/Nem

* Min       Szöveg, Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló, Igen/Nem

* Max       Szöveg, Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló, Igen/Nem

* Count     Szöveg, Feljegyzés, Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló,             Igen/Nem, OLE objektum

* StDev     Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló, Igen/Nem

* Var       Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló, Igen/Nem

* First     Szöveg, Feljegyzés, Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló,             Igen/Nem, OLE objektum

* Last      Szöveg, Feljegyzés, Szám, Dátum/idő, Pénznem, Számláló,             Igen/Nem, OLE objektum

 Ezek ismeretében módosítsa úgy a lekérdezést, hogy az Anyag megnevezése és a Cikkszám mező Group By, a Mennyiség pedig Sum művelettel bővüljön.

 Következne az anyagok értékének kiszámítása, illetve lekérdezése. Ilyen nevű mezőnk nincs, hanem a Bevétel tábla Mennyiség, és az Anyagok-eszközök tábla Egységár mezők szorzatából tudhatjuk meg. Mezőt létrehozni úgy kell, hogy a következő üres oszlopban a mező keretbe be kell írni a nevet, utána egy kettőspontot, majd azt, hogy mit tartalmaz. Ennek megfelelően:

* 1. Álljon a következő üres oszlopba.

* 2. Írja be az „Értéke” nevet, majd kettőspontot.

* 3. Folytassa a tartalommal, gépelje be a következőt: Mennyiség*Egységár. (Ha véletlenül más mezőneveket használt, akkor értelemszerűen azok pontos neveit.

* 4. Az összegző lehetőségekből a Sum-t rendelje hozzá.

* 5. Ellenőrzésképpen tekintse meg a 19. ábrát, és vesse össze az ön táblájával.

 19. ábra: A lekérdezés tervező nézetben

 Ha elkészült, váltson át adatlap nézetbe és nézze meg a lekérdezés eredményét. Valószínű, ön is szerencsésnek találná, ha az értékek forintban lennének. Ezt is megoldjuk. Térjen vissza a tervhez. Kattintson a jobb oldali egérgombbal az Értéke mezőre. A megjelenő gyorsmenüből a Tulajdonságok parancsot adja ki. A Mezőtulajdonságok ablak lesz látható, melynek Formátum részében ki tudja választani a pénznemet. Ezek után már forintban jelennek meg az adatok. Mentse a lekérdezést „Bevételek, értékek” néven, majd zárja be.

 Készítse el ezek után a következő nevű és tartalmú lekérdezéseket:

    Kiadások – a kiadott áruk mennyisége, összértéke.

        Felvevők – kik, milyen árút, mekkora értékben vettek fel és mely helyszínekre

        Anyaglista – olyan lista, melyben az anyagok neve szállítója és a szállító címe szerepel.

 A MEGOLDÁSOKAT a negyedik fejezet elején találja meg!

III. 4. 1. EGY ÚJABB KÖZÖS LEKÉRDEZÉS

 Lévén további új lehetőségekkel ismerkedünk meg, újra az együttes munkálkodást kell választanunk. A pillanatnyi raktárkészletről készítünk lekérdezést. Itt figyelembe kell venni, hogy a vételezett anyagok közül lehetnek olyanok, melyek még nem lettek kiadva, tehát a Kiadás táblában nem szerepelnek. A másik gondunk az adatok megjelenésében lesz.

 Elsőként hozzon létre egy új lekérdezést, adja hozzá a Bevétel és a Kiadás táblákat

 Mivel nincs kapcsolat a két tábla között, hozza létre. Az illeszkedő mező legyen az Anyag megnevezése, húzza tehát az egyik táblából a mezőt a másik tábla megfelelő mezőjére. Az illesztési tulajdonságot is meg kell határozni (Jobb oldali egérgombbal kattintás a kapcsolat vonalára, majd az illesztési tulajdonságok parancs.) Ezúttal a Bevétel minden rekordját hozzá kell rendelni a fentebb említettek miatt. A kiadások közt nem lehet olyan tétel, ami nincs a bevételek között. (Ha mégis akadna, akkor az már finoman szólva kétségessé tenné az iratkezelés szabályosságát. Ilyen viszont a valós életben nem szokott előfordulni.)

 A kapcsolatok meghatározása után készítsük el a táblát. Az első mező természetesen az Anyag megnevezése legyen a bevételekből. Ezután a vételezett mennyiség, majd a kiadott következzen. Elkerülendő a mezők névazonosságát, ami zavaró lehet, nevezzük át azokat. A vételezett mennyiségé legyen Bevétel, a másik a Kiadás. A megoldás módja - bár ön által ismert - az ismétlés kedvéért: Bevétel:Mennyiség, illetve Kiadás:Mennyiség. Vagyis mennyiségek mezőnevek elé illesztjük be a lekérdezésben szerepeltetendő nevet, kettősponttal a végén.

 Ezután készítsük el a „Készlet” mezőt: Készlet: Bevétel-Kiadás. Most nézze meg az eredményt az adatlapon. Problémát a következő jelenti: azon tételeknél ahol nem szerepelt kiadás, (vagyis nincs kivonandó), a készletünkben érték nem látható. Ebben az esetben a készlet maga a teljes bevétel , de el kell érnünk, hogy a program ebben is megjelenítse. Mit szeretnénk konkrétan elérni? Ha a kiadás értéke nulla, akkor a bevétel legyen a készlet értéke, ellenkező esetben a kettő különbsége. Ezt egy függvény segítségével oldhatjuk meg. A mezőt tehát tovább, pontosabban át kell szerkeszteni, és az eddig beírt egyszerű kivonás helyett egy függvényt alkalmazni.

 I. lépés. Kattintson az egér jobb oldali gombjával a Készlet mezőre, a gyorsmenüből válassza a Szerkesztés parancsot. A szerkesztéshez a kifejezésszerkesztő ablak jelenik meg, mely a 20. ábrán látható. A kifejezés mezők, operátorok, műveletek, függvények kombinálásával jön létre. A kifejezésünkben látható az előzőleg bevitt eljárás. Miközben a kifejezés készül a különböző operátor és művelet gombok is használhatók a billentyűzet helyett. Nem kötelező. A logikai operátorok jelentése a következő:

 And – és, Or – vagy, Not – nem, Like – egyenlő a megadott mintával. A kifejezéshez az adatbázis elemei is felhasználhatók. Táblák, lekérdezések stb. Duplán kattintva pl. a Táblákra, láthatóvá válnak a tábla nevek. Újabb duplakattintás egy táblanévre és máris a mezőnevek olvashatók. Ha mezőnévre kattintunk akkor beilleszkedik e kifejezésbe, az aktuális kurzorpozícióba. Természetesen beírhatjuk manuálisan is. Törölni hagyományosan (DEL, BACKSPACE) lehet. Műveleti elemek a függvények, állandók, műveletek, általános kifejezések. Ezekre kattintva nyílnak meg a kategóriáik, illetve konkrét parancsaik. Ugyancsak egy duplakattintással illeszthetők a kifejezésbe. Kicsit hasonlítható az Excelben tanult függvényvarázslóhoz. Nekünk is függvényre lesz szükségünk a továbbiakban. A függvény neve Iif és analóg az Excel Ha (If) függvényével.

    20. ábra: A kifejezésszerkesztő

 II. lépés. Törölje ki az előző kifejezésünket, csak a mezőnév kettősponttal (Készlet:) maradjon meg. Ezután kattintson duplán a Függvények elemre, majd a Beépített függvényekre. A kategóriák közül a Programfolyamat nevűt válassza. (Lehet az Összes is, akkor viszont hosszabb listából kell kikeresnie a megfelelőt.) A konkrét függvények közül kattintson duplán az IIf-re. Ennek eredményeképpen a következő állapotot láthatja:

 Készlet: «Kif» IIf («kif»; «igazrész»; «hamisrész»)

 Az IIf egy vizsgálatot hajt végre. Megnézi, hogy a megadott szempontok (feltételek – kif -) igazak-e. Ha igen akkor ad egy eredményt (igazrész), ha nem egy másikat (hamisrész).

 A program a hiányzó elemek helyére a «Kif» jelet helyezi. Az elsőt töröljük ki. A zárójelen belül három argumentumunk van. Az elsőbe «kif» helyére kell megadni a vizsgálandó mezőt. Ide a következőt írja be: Kiadás Is Null, vagyis a kiadás értéke nulla. Ha ez igaz, tehát nincs kiadás, akkor a bevétel értéke jelenjen meg a lekérdezésben, tehát az «igazrész» helyére írja be: Bevétel. Ha nem igaz, vagyis ha van kiadás adott anyagból, akkor a bevételből ki kell vonni a kiadást, a «hamisrész» helyére: Bevétel-Kiadás. Ellenőrizze a beírt kifejezés helyességét a következő alapján:

 Készlet: IIf(Kiadás Is Null;Bevétel;Bevétel-Kiadás)

 Ha ez látható az ön monitorán is, adjon OK-t. A szükséges zárójelekről a program fog gondoskodni. Utólag így néz ki a képletünk:

 Készlet: IIf([Kiadás] Is Null;[Bevétel];[Bevétel]-[Kiadás])

 A lekérdezés tervező táblában a készlet mezőt is összegezze az Expression művelettel. Ezután tekintse meg lekérdezésének eredményét. Ha hibajelzést kap eredményül, ellenőrizze ismét a kifejezés szintaktikáját (pontos leírásának helyességét). Az adatlapon most már a Készlet mezőben nem találhat nulla (semmi) értéket. Persze bizonyosan más megoldás is lehetséges, viszont akkor nem tudtunk volna megismerkedni ezzel a kedves függvénnyel.

 Mentse a kész lekérdezést „Készlet” néven.

 A kifejezés szerkesztése közben találkozhattunk az Is Null, vagyis egyenlő nulla operátorral. A nulla nem csak számot jelent, hanem bármilyen értéket. Például egy szöveges mező értéke akkor nulla, ha nincs benne adat. Ezt az operátort természetesen a tervező tábla Feltétel részében is használhatjuk. Ennek eredménye egy olyan lista, melyben azok a rekordok –szerepelnek, melyeknek az adott mezőben nem szerepel értékük. Ennek ellentéte az Is Not Null, vagyis nem egyenlő nullával (nem semmi). A súgóban és a kézikönyvben további operátorokat is találhat részletes ismertetéssel. A legfontosabbakat igyekeztünk ismertetni, de ahogy az már lenni szokott, lehet, hogy önnek pont egy olyanra lesz szüksége, amit a jegyzet nem említ. (Ez viszont nagy valószínűséggel azt fogja jelenteni, hogy már profi szinten használja a programot.)

 Ha már a kézikönyvet említettük, akkor azt is jelezzük, hogy ha egy programot vásárol, akkor a dobozban kézikönyvnek is kell lennie. Ha nem így van, akkor nyugodtan kezdjen el gyanakodni. Kivétel ez alól, ha csak egy példányban veszi meg a dobozt, mellé licenszeket vásárol. Ez olcsóbb, mert nem kell megvenni a lemezeket, könyveket is pl. 20 példányban. Viszont így csak egy kézikönyv jut 20 felhasználóra. De ne menjünk most bele a szoftverjog kérdéskörébe, ennek külön jegyzete van.

 Továbblépve nézzünk meg néhány más típusú lekérdezést.

 III. 4. 2. TOVÁBBI LEKÉRDEZÉSEK

 III. 4. 2. 1. KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS – VARÁZSLÓVAL –

 Használjuk most együtt a lekérdezés varázslót. Indítsa el. Az első feladatunk kiválasztani, hogy melyik varázslót óhajtjuk igénybe venni. Önként válassza a kereszttáblás lekérdezést, majd OK.

 Első mozzanat a tábla vagy lekérdezés kiválasztása, amelyről lekérdezést készítünk. Legyen ez a Bevétel tábla, aztán Következő. Jelölje ki a sorfejléc mezőjét – Anyag megnevezése -. Következő. Harmadik lépésként az oszlopfejlécet adjuk meg (visszük át >) – Szállító -. Következő lépésben az érték kijelölése történik. Ez legyen a mennyiség. A függvények közül rendelje hozzá a összeget – Sum -. Az utolsó lépés már ismerős forma, hiszen a lekérdezés nevét adhatjuk meg, illetve dönthetünk arról, hogy tovább szerkesztjük, vagy egyből szeretnénk az adatokat megtekinteni. Igen, mi most az adatokra vagyunk kíváncsiak. Ha megtette a beállításokat kattintson a befejezés gombra. Az eltérő adatoktól eltekintve nagyjából a 21. ábrán látható elrendezést kell önnek is látnia. Az értékek sötétebb kerete nem a programmal készült, csak a könnyebb értelmezhetőség kedvéért színeztük át.

 21. ábra: Kereszttáblás lekérdezés

 Végül is ugyanezeket az adatokat tartalmazó lekérdezést meg lehetett volna választó módban is csinálni, viszont akkor más lenne a megjelenése. Arra nincs univerzális recept, hogy mikor milyen típust kell használni. Ezt mindig a konkrét feladat, ne adj´ Isten a főnöke fogja eldönteni, de nem kevésbé lesz hatással a tapasztalat sem. Néhány lekérdezés elkészítése után, valószínű már el fogja tudni előre is dönteni, hogy mikor melyiket alkalmazza. Ez utóbbi érdekében a következőkben dolgozzon önállóan, figyelmesen áttanulmányozva a program segédszövegeit.

 Próbálja ki a varázsló segítségével az „Azonos rekordokat kereső” és a „Nem egyező rekordokat kereső” lekérdezést. Inkább a lekérdezés logikájára és az eredmény formájára összpontosítson. Ne zavarja az, hogy esetleg az eredmény jelen esetben semmitmondónak, vagy fölöslegesnek tűnik.

 Térjünk most vissza a Készlet nevű lekérdezésünkhöz. Célunk az lenne, hogy a lekérdezés eredménye „megmaradjon”, vagyis egy táblában tárolódjon, archiválva legyen (hogy szakszerűen fogalmazzunk).

 III. 4. 2. 2. TÁBLÁZATKÉSZÍTŐ LEKÉRDEZÉS

 Nyissa meg a Készlet lekérdezést tervező nézetben.

 Mivel a lekérdezés eredménye mindig egy pillanatfelvétel az aktuális adatok alapján, ezért ha egy eredménysort tárolni szeretnénk, logikus, hogy táblázatot kell róla készíteni. Arra kell csupán ügyelni, hogy a leendő táblánknak véletlenül sem adjunk olyan nevet, mint amilyen már van, akár a táblák, akár a lekérdezések között, mert különben az élmény amivel gazdagodhat, túlzottan maradandó lehet. Az okát később látni fogja.

 Tehát tervező nézetben vagyunk. Válassza a Lekérdezés menü, Táblázatkészítő parancsát. A bejelentkező panelben adhatjuk meg a létrehozandó tábla nevét, mely kerülhet a jelenlegi adatbázisunkba, vagy másikba is. Maradjon az Aktuális adatbázis lehetőség. Legyen a neve: „Archivált készlet”. Végül adjon OK-t. Ezután a Fájl menüből a Mentés másként parancs segítségével a lekérdezésnek adja az „Archiváló” nevet. Zárja be a lekérdezést. Mint az adatbázisablakban láthatja a lekérdezések előtti kis ikonok eltérő képet mutatnak, jelezvén eltérő típusukat. Jelen esetben ezt az ikon kell látnia az Archiváló előtt

 Egy duplakattintással, vagy a megnyitás gombbal futtassa le ezt a lekérdezést. (Archiváló)

 Azonnal egy jelzés fogja figyelmeztetni.

 Természetesen folyatatni fogjuk, hiszen nincs olyan nevű táblánk, mint a keletkezendő. Tehát OK. Ezek után jelzi a program, hogy hány rekordot hozott létre az új táblába. Ha konstatálta, adjon OK-t ismét.

 Mi a helyzet abban az esetben, ha a lekérdezést újra megnyitjuk (lefuttatjuk). Megjelenik a figyelmeztetés. Ha újra OK-t adunk, akkor a mos már létező táblánkat felülírja a program, és az éppen aktuális adatok kerülnek bele. Ha olyan nevet használtunk volna, mely már létezett, akkor ugye a létező táblát vagy lekérdezést egyszerűen lecserélte volna az új táblára. Ez persze nem lett volna éppen a legjobb „húzás”, hiszen azok a lekérdezések, űrlapok stb. melyek az eredeti tábla alapján készültek, használhatatlanok lennének, nem is beszélve azokról az adatokról, melyek ennek következtében megsemmisültek volna. De ez a sok „volna” nem méltó hozzánk, hiszen mi gondos tervezéssel kiküszöböl(tük)jük az ilyen tévedéseket. Azért ha nem hiszi és szeretné kipróbálni, ne a cég „éles” adatbázisával tegye!

 Felmerül a kérdés, hogy miként lehet elérni az adatok göngyölését. Vagyis azt, hogy meghatározott időnként a lekérdezés eredményét hozzáadja egy létező táblához.

 III. 4. 2. 3. HOZZÁFŰZŐ LEKÉRDEZÉS

 Nyissa meg tervező nézetben (Tervezés gomb) az Archiváló lekérdezést. Ismét a Lekérdezés menüt válassza, mégpedig a Hozzáfűző parancsot. Is]ét ugyanaz a panel jelentkezik be mint az előbb. Most egyszerűen adjunk OK-t, mert célunk az, hogy az Archivált készlet táblához fűzzük hozzá a „friss” adatokat.

 A tervező táblánkban megjelenik egy Hozzáfűzés nevű sor, melyben meghatározható, hogy egyes mezők adatai, a tábla mely mezőihez adódjanak hozzá. Ezen most nem kell változtatnunk.

 Ezután mentse el a lekérdezést Toldó néven és zárja is be.

 Az ikonja egy zöld kereszt-forma felkiáltójellel a végén. Futtassuk le ezt. A kérdések, figyelmeztetések melyek megjelennek, megegyeznek az előző esetben látottakkal. A különbség viszont az, hogy a táblában eredetileg benne lévő adatok nem törlődnek, hanem kibővülnek az újakkal. Ha tízszer lefuttatja, akkor tízszer játszódik le a folyamat. Ezt próbáljuk is ki.

 Futtassa le két-háromszor a Toldó lekérdezést.

 Most nyissa meg a táblát – Archivált készlet -. Töröljük e benne lévő adatokat. Ennek előfeltétele a kijelölés. Rekordot úgy tudunk kijelölni, hogy a rekord előtt lévő rekordkijelölő kis szürke gombra állunk úgy, hogy az egérkurzor jobbra mutató fekete nyíllá váljon, majd kattintással, vagy lenyomva tartva lefelé húzással jelölhető ki egy, több, esetleg az összes rekord. Ugyanezt a Szerkesztés menü Rekord kijelölése és az Összes rekord kijelölése parancsaival is megtehetjük. Miután kijelölte a rekordokat nyomja le a DEL billentyűt. Mivel a törlést ajánlatos mindig átgondolni, ezért a program erről a döntésünkről megerősítést kér. Erősítsük meg. Az eredmény egy üres tábla lesz.

 Felmerül a kérdés, hogy táblázatkészítő, illetve hozzáfűző lekérdezést érdemes-e a felhasználó számára elérhetővé tenni? Valószínű nem, de most sem lehet általánosítani. Kényes esetekben ezeket a műveleteket jobb az adatbázis gazdájára, a rendszer adminisztrátorára hagyni.

 III. 4. 2. 4. MÓDOSÍTÓ ÉS TÖRLŐ LEKÉRDEZÉSEK

 A táblázatkészítő, a hozzáfűző, a módosító, és a törlő lekérdezéseket akció lekérdezéseknek is nevezzük, mert a választó illetve a kereszttáblás típusokkal ellentétben nem egyszerű adatmegjelenítést hajtanak végre a megadott szempontok alapján, hanem manipulálják is az adatokat, a szónak nem a negatív értelmében. Az adatokat módosíthatják, másolhatják, frissíthetik, törölhetik.

 A módosító illetve a törlő lekérdezés megváltoztatja az adatokat. Használatuk az előzőeknél is fokozottabb figyelmet igényel. Javasoljuk, hogy akkor kezdjen hozzá ezek elkészítéséhez, ha már kellő rutint szerzett az egyéb lekérdezések alkalmazásában.

 Készítse el „Értékek” néven azt a lekérdezést melyből kiderül, hogy a vételezett, valamint a pillanatnyi raktárkészletnek mekkora a pénzbeli értéke.

 Ezzel a lekérdezések készítésnek legalapvetőbb módszereivel megismerkedtünk. Akkor tudja majd gyorsan és könnyen létrehozni, ha „ráérez” a működésük logikájára. Biztos, hogy lesznek olyan esetek, amikor valami nem jön össze. Ilyenkor alaposan nézze át a kifejezéseket, feltételeket, s ha ez sem segít, nézzen utána a súgóban, hogy hol lehet a probléma. Inkább dolgozzon több egyszerű lépésben, mint kevés bonyolultban. Minél több a hibaforrás, annál nehezebb lesz kijavítania.

 III. 3. Jelentések

 A jelentésekben az adatokat egyéni igények szerint szervezhetjük és nyomtathatjuk ki. A jelentés eredménye a nyomtatás. Általában a legfontosabb adatokat tartalmazó táblákról, jelentésekről készülnek. Nem tudunk vele táblát létrehozni, sőt az eredményt is csak legfeljebb nyomtatási előképben tekinthetjük meg. Készítésekor találunk közös elemeket mind a lekérdezés, mind az űrlapkészítéskor tanultakkal.

 Típusai:

* Oszlopos

* Levélcímke

* Diagram

* Táblázatos

* Jelentés Varázsló

 Létrehozásukra most is kétféle lehetőséget kínál fel a program. Jelentéshez kifejezetten javasolható a varázsló használata, mert lényegesen gyorsabb, mintha teljes egészében magunk állítanánk össze. Az adatbázisablakban váltsunk át a Jelentés objektumra, majd az Új gombra kattintsunk. A következő panelből válasszuk ki a Kiadás táblát, majd a Varázslót indítsuk el.

 Az OK gomb lenyomása után indul el a varázsló. Első lépésként kijelölhetjük azokat a mezőket, melyek láthatók lesznek a jelentésben. Ennek módja már ismert. A jobbra mutató nyilakkal felvehetők, a balra mutató nyilakkal eltávolíthatók a listából. A KiadásAZ mező kivételével, mindegyikre szükségünk van. Ha meghatározott mezősorrendben óhajtja elhelyezni, akkor egyesével, ha egyelőre ez nem fontos szempont, akkor a kettős nyíllal egyszerre is átvihető az össze mező. Ezután már csak az egy feleslegeset kell a listából eltávolítani.

 A következő panelben meghatározható, hogy mely mező alapján szeretnénk rendezni a jelentést. Itt mindig azt a mezőt kell megadni, amire a jelentés vonatkozik. Ha például a felvevőt választanánk, akkor a jelentés arról szólna, hogy kik, mit és mekkora mennyiségben vettek fel. Tehát a hangsúly a felvevőkön lenne. Most azonban válasszuk az anyagnevet. Lépjünk tovább – Tovább -.

 Ezután egy – az űrlapkészítésből ismert – ablakban a jelentés fő formai jegyei állíthatók be, valamint a lap tájolása és a sorközök nagysága. A következő lépés is ismerős. Nevet adhatunk a lekérdezésnek, beállíthatjuk, hogy mely oldalakon jelenjen meg. Eldönthetjük, hogy a tervezéssel, vagy az adatok megjelenítésével folytatjuk tovább. Itt kell megjegyeznünk, hogy a jelentéseknek csak nyomtatási előképük illetve mintaképük van. Az adatokhoz jelentésen keresztül fizikálisan nem férünk hozzá. Válasszuk most a jelentés tervének további szerkesztését, majd a Befejezés gombbal zárjuk a varázslót.

 Mint láthatja a tervező nézet közös az űrlapkészítőével. Ebből kifolyólag a lehetőségek is azok. Tehát minden olyan formázási művelet, melyről szó volt maradéktalanul most is alkalmazható. Természetesen vezérlőelemeket is beilleszthetünk, nem árt azonban figyelembe venni azt, hogy adatbevitelre a jelentés nem használható, tehát például, kombinált lista elhelyezésének gyakorlati értelme nincs. Diagramok és képek, esetleg segédjelentéseket viszont kapcsolhatunk az alapadatokhoz.

 A lap két új résszel bővíthető. A jelentésfejléc és láblécben is elhelyezhetünk információkat. Az oldalfejlécben a következő látható: =Now(). Ez egy függvény, mely mindig az aktuális dátumot adja eredményül. Jelentésekben illek feltüntetni. Az oldalláblécben az =Oldal az oldalszám megjelenítésének művelete. Hozzáfűzhetjük pl. az összesített oldalszámot, az aktuális felhasználót (jelentheti ez programtól függően a készítőt is).

 Formázza meg a jelentést, majd a Minta vagy a Nyomtatási kép nézet segítségével tekintse meg az eredményét. Menteni tetszés szerint lehet.

 A további jelentéstípusok közül a későbbiek során megtekintjük a körlevélkészítés lehetőségeit az Access-ben lévő adatokkal.

 A levélcímkék jó szolgálatot tehetnek, ha például öntapadós matricára kell kinyomtatni adatokat. Felhasználási területe sokféle lehet, biztosan ön is találkozott már ilyenekkel. Azt viszont jeleznünk kell, hogy működése még korántsem nevezhető tökéletesnek a kettes verzióban.

 Arra vonatkozóan, hogy mikor milyen típusú jelentést célszerű készíteni, szintén nem lehet általános receptet adni. A feladathoz kell hozzárendelni. Ismét csak a tervezés fontosságát hangsúlyoznánk.

 Próbálja ki önállóan a csoportosító, az összegző és a táblázatos jelentés elkészítését. Elsősorban a jelentés szerkezetét, annak logikáját tanulmányozza.

 Folytassuk most ismét közösen. Az Értékek lekérdezésről készítünk egy jelentést, melyben diagramot fogunk elhelyezni.

 Készítsen egy összesítő jelentést a lekérdezésről és váltson tervező nézetbe!

 Következik a diagram elhelyezése. Kérdés hová kerüljön. Ha a törzsbe helyezzük, akkor minden adatcsoport mellett ott lesz a diagram, ami a mostani célunkra viszont nem igazán jó megoldás, mert csak egy összesítő grafikont hozunk létre. Helyette sokkal inkább az oldal- vagy a jelentéslábléc ajánlható. Ennek ismeretében tegye a következőket.

* 1. Növelje meg az oldal- vagy a jelentésláblécet.

* 2. Válassza a Beszúrás menü Diagram parancsát.

* 3. Elindul a diagram varázsló. Először válasszuk ki az ábrázolandó táblát vagy lekérdezést. Ez is az Értékek legyen.

* 4. Másodikként válasszuk az értéket tartalmazó mezőket mint ábrázolandó adatokat.

* 5. Ezután a diagramtípus kiválasztása következik

* 5. A varázsló következő panelében mindkét mezőt rendeljük a grafikon tengelyéhez.

* 6. A következő gomb lenyomása után meghatározható, hogy milyen összegzési módot szeretnénk használni, majd a program rákérdez, hogy kívánjuk-e valamely mezőhöz csatolni az adatokat. Nem, mert egy diagramot készítünk csupán.

* 7. Az újabb lépésben adható meg a diagram címe, valamint a jelmagyarázat. Ha ezzel is megvan, bezárhatja a varázslót.

 Természetesen ezzel korántsem ért véget a diagram formázásának, egyéb beállításának lehetősége. Amennyiben ugyanis duplán kattint a tervező nézetben látható grafikonra, akkor a Wordben már megismert diagramkészítő a Microsoft Graph program jelentkezik be, melyben igazán igényes munka készíthető.

 A varázsló segítségével ebben az esetben is gyorsan tudtunk dolgozni. Más kérdés, hogy készíthettünk volna másik tábláról is diagramot, ami a fontos, hogy a mechanizmusával legyünk tisztában. Mivel a varázslók egy mintaképben mindig jelzik, hogy mire vonatkozik a beállítás, vagy mi lesz az eredménye, így ellenőrizni is tudjuk menet közben munkánk eredményét. Ha valamit elrontunk, akkor a Vissza gombbal ismét az előző lépések hívhatók meg, ugyanúgy a változtatások lehetőségével.

ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK

 1.  Mi a közös lehetőség egy új adatbázis elem elkészítésekor?

 2.  Melyik nézet közös minden elemben?

 3.  Sorolja fel a lehetséges adattípusokat?

 4.  Mi az index, és melyek a típusai?

 5.  Mi jellemzi az elsődleges kulcsot?

 6.  Hogyan tudja megnyitni úgy a súgót, hogy az aktuális műveletről nyújtson információt.

 7.  Melyek a kapcsolat létrehozásának főbb lépései

 8.  Mire használjuk az űrlapot?

 9.  Hogyan lehet a leggyorsabban űrlapot létrehozni?

 10.     Milyen célra hozunk létre kombinált listát?

 11.     Sorolja fel a lekérdezés típusait.

 12.     Melyek az összesítő lehetőségek lekérdezésben?

 13.     Mi a módja lekérdezésben új mező készítésének?

 14.     Milyen lehetőségeket biztosít a kifejezésszerkesztő?

 15.     Milyen jelentéseket ajánl fel a varázsló?

 16.     Hogyan helyezhet el diagramot lekérdezésben?

 Fontos, hogy a kérdésekre megfelelő választ tudjon adni, mert az adatbázis tervezésekor már eleve számba kell venni a program nyújtotta lehetőségeket illetve korlátokat. A jegyzet szempontjából ugyan csak másodlagos, de az ECDL vizsgák anyaga, nagyrészt e fejezet alapján sajátítható el. Amennyiben bizonytalan néhány válaszban, feltétlenül nézze át ismét a jegyzetet, és olvassa el a súgó ide vágó témáit.

 IV. Tegyük hatékonyabbá

 A fejezet célja, hogy újabb űrlapok valamint makrók l készítésével az adatbázis használatát megkönnyítsük, hatékonyabbá, egyúttal programsze-rűbbé tegyük.

 IV. 1. Vessük számba…

 …melyek azok az objektumok, melyekre a továbbiakban szükségünk van. A tanulás során létrehoztunk, illetve önállóan is készíthettek olyan lekérdezést, jelentést stb. melyre most nincs szükségünk. Ezekről eldöntheti, hogy megtartja, vagy törli. Törölni úgy lehet, hogy az adatbázisablakban kijelöli az objektumot, majd a DEL billentyűt használja.

 A táblák közül az alábbiak kellenek:

* Alkalmazottak

* Anyagok-eszközök

* Bevétel

* Helyszínek

* Készlet – Archivált készlet -

* Kiadás

* Szállítók

 A lekérdezések listáját kiegészítjük azoknak a megoldását bemutató táblákkal (QTB), melyeket önállóan kellett létrehozni.

 Figyelem! Az általunk bemutatott megoldásokon kívül lehetséges más út is!

*

Anyaglista – olyan lista, melyben az anyagok neve, szállítója és a szállító címe szerepel.

* Bevételek, értékek - (közösen elkészített)

* Értékek – a vételezett árúk és a pillanatnyi raktárkészlet értéke.

*

Felvevők – kik milyen árut, mekkora értékben vettek fel és mely helyszínekre

* Készlet – a pillanatnyi raktárkészlet (közösen elkészített)

* Kiadások – a kiadott áruk mennyisége és értéke

 Űrlapokat a következő táblákról készítetünk, illetve mentéskor a táblával egyező nevet adtunk:

* Alkalmazottak

* Anyagok-eszközök

* Bevétel

* Helyszínek

* Kiadás

* Szállítók

 Az elkészített jelentéseknél nem lett konkrétan meghatározva a típusa, valamint a neve sem. A továbbiakban csak utalunk rájuk, konkrétan a feladatokban nem használjuk.

 Ezek után nézzük milyen feladatokat „szeretnénk” megoldani.

* 1. A bevétel űrlapról legyen közvetlenül elérhető a kiadási űrlap

* 2. A pillanatnyi készletről is készítünk űrlapot

* 3. Mind a bevétel, mind a kiadás űrlapról le tudjuk kérni a készletet

* 4. Olyan lehetőség megteremtése, hogy egy anyagnév kiválasztása után megjelenjen a készlete (csak azé az anyagé), illetve egy kis diagramon látható legyen a bevételezésének illetve a kiadásának aránya.

* 5. Egy olyan űrlap készítése, melyről kényelmesen elérjük az összes fontos lehetőséget.

* 6. Annak megoldása, hogy az adatbázis megnyitásakor automatikusan ez az űrlap jelentkezzen be.

 IV. 2. Űrlapról űrlapra

 Következzen az első feladat elkészítése. Nyissa meg tervező nézetben a kiadás űrlapot. Ismét egy parancsgombot fogunk elhelyezni rajta. Ez vagy a fej-, vagy a láblécbe történjen a korábban már említett okok miatt (ne tartozzon bele az elérési sorrendbe).

* 1. Válassza a parancsgomb vezérlőelemet és jelölje ki a gomb helyét.

* 2. A varázslóban az űrlapműveletek kategóriából az űrlap megnyitása parancsot válasszuk.

* 3. Következő lépésben kell meghatározni a megnyitandó űrlapot – Bevétel -.

* 4. Az újabb kérdéssel még nem találkoztunk. Két lehetőségünk van. amint azt a következő ábra mutatja.

 22. ábra: Hogyan nyissa meg a parancsgomb az űrlapot?

 Az első esetben ha például „cement” van a bevételi lapon, akkor a megnyíló űrlap is az ennek megfelelő anyaghoz tartozó adatokat fogja mutatni. A második esetben ilyen egyeztetés nem történik. Mivel esetünkben nincs szoros logikai kapcsolat a vételezett és s kiadásra kerülő anyagok között, maradjunk a második lehetőségnél.

* 5. A következő lépések már ismerősek. A gombnak adja a bevétel nevet, vagy ha képet használ ismét legyen konzekvens.

* 6. Ha elkészült mentse a változást, majd próbálja ki munkája eredményét.

 Ugyanezzel az eljárással oldja meg, hogy a bevétel űrlapból is megnyitható legyen a kiadás űrlap, majd próbálja ki.

 Az űrlap, valamint a rajta található részek, objektumok „finomhangolására”, azaz tulajdonságainak meghatározására meglehetősen tág lehetőségek állnak rendelkezésünkre.

 Minden vezérlőelem, szakasz, űrlap vagy jelentés rendelkezik olyan tulajdonság-beállításokkal, amelyeket változtathatunk az adott elem képének vagy viselkedésének módosítására. A tulajdonságokat a Nézet menü Tulajdonság ablakban – 23. ábra - jelenítjük meg és módosítjuk. Mindig a kijelölt elemre vonatkoznak az ablakban látható paraméterek.

 Az űrlap vagy jelentés tervező nézetében jelöljük ki azt a vezérlőelemet, szakaszt, vagy magát az űrlapot, amely tulajdonságait be szeretnénk állítani. Ha az egész űrlapot szeretnénk kijelölni, akkor a Szerkesztés menü, Űrlap kiválasztása parancsát használhatjuk.

 Az ablakban lévő mezőkbe vagy be kell gépelnünk az adatot, az esetek egy részében viszont egy lefelé nyíl jelzi, hogy lehulló menüből választhatunk értéket.

 Ha közvetlenül a tulajdonságmező mellett Szerkesztő hívása ikon jelenik meg (három pont a gombon), kattintsunk rá a szerkesztő vagy egy olyan párbeszédpanel megjelenítéséhez, amely választási lehetőségeket kínál fel szerkesztőkből. Használhatjuk például a Kifejezés-szerkesztőt, a Kódszerkesztőt, a Makrószerkesztőt (lásd később)vagy a Menüszerkesztőt bizonyos tulajdonságok beállításához.

 Ha több vezérlőelemet is kijelölünk, a Tulajdonság ablakban csak azok a tulajdonságok jelennek meg, amelyek a kijelölt vezérlőelemek mindegyikére érvényesek. Ha egy tulajdonság értéke az összes kijelölt vezérlőelem számára ugyanaz, ez az érték megjelenik a Tulajdonság ablakban, egyébként ennek a tulajdonságnak a mezője üres marad. Ha egy tulajdonságot módosítunk, a módosítás az összes kijelölt vezérlőelemre vonatkozik. Ez mindenesetre intse óvatosságra.

 Mint a 23. ábrán láthatja, rengeteg tulajdonsággal rendelkezik egy űrlap. Ezek ismertetése egyrészt meghaladná a jegyzet kereteit, másrészt elsősorban azoknak javasolt részletes ismerete, akik szeretnének komolyabb adatbázisokat készíteni Access-ben. Mindenesetre próbáljon meg megkeresni néhány tulajdonság-leírást a súgó segítségével.

 23. ábra: Tulajdonságok - összevonva

 Mindenféle rendszer nélkül azért ismertetjük néhány tulajdonság jelentését, hatását:

* Alapértelmezett nézet: megnyitáskor mely nézet jelenjen meg.

* Szerkesztés engedélyezése: letiltható a szerkesztés nézet gomb űrlap nézetben.

* Gördítősáv: legyen-e és mely gördítősáv az űrlapon.

* Rekordkijelölők: az űrlap bal oldalán látható nagy szürke gomb látható legyen-e.

* Előugró: mindig felül van az űrlap (bezárásáig).

* Modális: a program csak akkor enged továbblépni, ha bezárjuk az űrlapot.

* Egérgomb lenyomására: pl. makrót rendelhetünk hozzá.

 A tulajdonságok láttán talán jobban elképzelhető, hogy egy igényes és jól átgondolt űrlappal bizony van mit tenni. Talán az is érzékelhető, hogy sok olyan lehetőség letiltható, aminek hozzá nem értő használata az adatbázis sérüléséhez vezetne. Végső formájában a jól elkészített program csak űrlapokat tár a felhasználó elé. Bár nem lesz róla szó mégis megjegyezzük, hogy olyan program is készíthető, ami önmagában futtatható („exésített”), így csak azok a menüpontok, eszközgombok találhatók a felületen, melyet a készítője meghatározott.

 Menjünk azonban tovább. nézzük a 2. számú feladatunkat, amit önállóan kell megoldani, bár ennyi űrlap készítése után talán sértésnek is venné, ha közösen munkálkodnánk.

 Készítsen táblázatos űrlapot a Készlet lekérdezésről! Az űrlapot is ezen a néven mentse el.

 A következő lépésben (3. feladat) ismét a bevétel illetve a kiadás űrlapok módosítása következik.

 Mindkét űrlapra helyezzen el egy parancsgombot, mely megnyitja a Készlet űrlapot.

 A negyedik feladatunk összetett, bonyolult munka. Miről is van szó? Kell egy olyan űrlap, amiről ki tudjuk választani az anyag nevét. Elhelyezünk rajta egy parancsgombot, mely megnyit egy másik űrlapot, melyen csak a kért anyag adatai szerepelnek, valamint erről egy grafikon is megjelenik. El kell készíteni tehát egy második űrlapot, aminek diagramot is kell tartalmaznia. Ezen kívül ki kell egészíteni a kapcsolatokat is. Első hallásra talán nehezen érthető, bízunk benne, hogy lépésenként könnyebb lesz.

 Kezdjük a Kapcsolatok bővítésével. Adja ki a Eszközök menü Kapcsolatok parancsát. Ezután a Kapcsolatok menü Tábla hozzáadása utasítást. Bővítse ki a létező kapcsolatrendszerét (5. ábra) a Készlet lekérdezéssel. Hozzon létre szoros illesztést az Anyagok-eszközök tábla és a Készlet lekérdezés Anyag megnevezése mezői között. Mentse a változást, majd zárja a kapcsolatok ablakát.

 Következik a második (diagramos) űrlap létrehozása.

* Kérjen egy új űrlapot. A Készlet lekérdezésről kérjünk varázslót. (Bár erről a lekérdezésről már van űrlapunk, most újat készítünk, más formájút. Lehetne persze bővíteni a meglévőt is, viszont azt már beállítottuk a bevétel és a kiadás űrlapba, (és ugye a gyakorlás sem utolsó szempont).) Oszlopos típusú legyen az űrlap.

* Az űrlapon csak az Anyag megnevezése és a Készlet mezők szerepeljenek. Az űrlap címe legyen „Jelenlegi készlet” A varázsló befejezése után a tervező nézetbe térjen.

* Növelje meg a törzs méretét úgy, hogy egy diagram is elférjen rajta.

* A Beszúrás menü Diagram parancsát válassza, majd jelölje ki a diagram helyét (lásd jelentéseknél). A varázslóban a következőket állítsa be:

    - a diagram adatai a Készlet lekérdezést ábrázolják

    - a bevétel és a kiadás mezők tartalmazzák az adatokat

    - mindkettő legyen a grafikon tengelye mentén

    - sum-mal összegezze az adatokat

    - Igen csatoljuk az űrlap egy mezőjéhez

    - a következő lépésben megjelenő ablakban válassza mindkét helyen (Űrlap mezői, Mezők a diagramban) az Anyag megnevezése mezőt, majd kattintson a két keret közötti kétfelé mutató nyilat ábrázoló gombra, ezután kattintson a Következő gombra.

    - a diagram legyen oszlop típusú

    - ne adjon neki címet és jelmagyarázatot. Befejezés.

* Visszatérve az űrlap tervéhez a Szerkesztés menü, Űrlap kiválasztása után a Tulajdonságok ablakban (Nézet menü Tulajdonságok – ha nincs nyitva az ablak) a következő beállításokat tegyük meg (Összes tulajdonság ablakállapotban).

    - Engedélyezett nézet: Űrlap

    - Alapértelmezett szerkesztés: Írásvédett

    - Szerkesztés engedélyezése: Nem elérhető

    - Rekordzárolás: Összes rekord

    - Gördítősáv: Egyik sem

    - Rekordkijelölők: Nem

    - Léptető gombok: Nem

* A teljesség kedvéért egy Bezárás gombbal ékesítsük a lapfejlécet, mentsük az űrlapunkat „Diagramos” néven, majd zárjuk is be.

 Most készítsük el azt az űrlapot, melyről ki tudjuk választani, hogy mely anyag készletére illetve diagramos ábrázolására vagyunk kíváncsiak.

 Készítsen az Anyagok-eszközök tábláról egy egyoszlopos űrlapot Válasszon anyagot űrlapcímmel, melyen csak az Anyag megnevezése mező szerepel, mentse Választó Néven és térjen tervező nézetbe.

 Törölje ki a mezőt! ??? Miért? Mert kellemesebb ha egy listából kell választani, és nem a lépkedő gombokkal, vagy a PgUp, PgDn billentyűkkel keresgetni.

 Helyette hozzunk létre egy kombinált listát. Mivel „régen” volt már ilyen, nézzük közösen.

 Az eszköztárból válassza a kombinált lista vezérlőelemet, majd jelölje ki helyét a törzsön.

* 1. Az első panelből azt a lehetőséget kérje, hogy a kombinált lista keresse ki az értéket.

* 2. Az Anyagok-eszközök tábla tartalmazza az értékeket.

* 3. Az Anyag megnevezése mező legyen a lista oszlopában.

* 4. Állítsa be az oszlopszélességet.

* 5. Érték megjegyzése későbbi használatra.

* 6. A lista címe legye „Anyag”. Befejezés.

 Helyezzünk el a törzsön egy parancsgombot. A parancsgomb nyissa meg a Diagramos nevű űrlapot. A „Mit csináljon a gomb” kérdésre „az űrlap megnyitása és csak meghatározott adatok megjelenítése” (22. ábra) lehetőséget válasszuk. Ezután a következő panelban kapcsolja össze az Anyag megnevezése mezőt a kombinált listával (Mezőxx). A gombnak adja a „Kattintson ide az eredményhez!” feliratot. Befejezés. Mentsük el az űrlapot Választó néven, majd próbáljuk ki. Előfordul olykor-olykor, hogy hibaüzenetet ad vissza. Ilyenkor töröljük ki a gombot és hozzuk létre újat. Ennek oka az lehet, hogy a mentés előtti űrlapnév szerepel a programban. A bátrabbak megpróbálhatják a következőt: a gomb Tulajdonságai között a kattintásra kategóriában megjelenő három pontot ábrázoló gombra kattint (Szerkesztő hívása). A Modul elem ablaka jelentkezik be (amihez programozási ismeret szükséges éppen ezért nem is lesz róla szó). Az ablakban a következő utasítássort látja, melyben a jelzettet kell kijavítani a megfelelő űrlapnévre.

 Ez lett volna egy megoldása a negyedik feladatnak. Persze lehetne az űrlapokon javítani, komfortosabbá és nem utolsó sorban védettebbé tenni. Bízunk benne, hogy a kellő alapok elsajátítása után a kedve is megjön ahhoz, hogy jobban elmélyedjen az Access működésében.

 Az ötödik feladatunk egy olyan űrlap elkészítése, - legyen ez a Nyitó lap -, melyről kényelmesen elérjük az összes fontos lehetőséget. Az Access97-ben ezt a Kapcsolótábla Varázslóval pillanatok alatt meg is tudja oldani. Most azonban egy másik módszerrel tesszük mindezt. Az űrlapra gombokat, sőt egy képet is fel fogunk helyezni.

 Kezdjen egy új űrlapot, viszont ne a varázslót indítsa el, hanem az üres űrlap gombra kattintson.

 Azonnal a tervező nézet jelenik meg. Ha lehet mentsük is mindjárt „Nyitó lap” néven. Először is helyezzünk el egy képet az űrlapon.

* 1. Az eszköztárból válassza az Objektumkeret vezérlőelemet, majd a szokásos módon jelölje ki a kép helyét.

* 2. Megjelenik az Objektum beszúrása ablak melyet a 24. ábra mutat be, és amely az ön számára már ismerős a Word szövegszerkesztőből.

 24. ábra: Objektum beszúrása párbeszédpanel

* 3. Mivel mi már elkészült anyagot (jelen esetben egy képet) szeretnénk beilleszteni, a Létrehozás fájlból parancsot válassza.

* 4. Ezután kell megadni a fájl nevét az elérési úttal. A Tallózás gomb segítségével gyorsan meg is tudja keresni, valamint az elírás lehetőségét is kiküszöbölheti. A Csatolás opció eredménye az, hogy a fájl fizikálisan nem kerül be az adatbázisba, csupán egy utalás, mely megkeresi a fájlt, és megjeleníti. Ennek következtében mindig a fájl aktuális állapota látható. Ha tehát módosul, akkor a következő alkalommal már az adatbázisunkban is ez a módosult kép látható. Ennek az az előnye, hogy kisebb lesz az adatbázis mérete. Hátránya viszont, hogy ha az adatbázis átvisszük másik gépre, akkor a csatolt anyagokat is át kell vinni. Természetesen ha kitöröljük akkor az űrlapunkon sem lesz látható. Így összességében nem biztos, hogy a helyfoglalásból származó előny jelentős lesz. Keressen tehát egy képfájlt (lehetőleg általánosat: .bmp, .wmf, .gif, .jpg stb.), majd adjon OK-t.

 Ne ijedjen meg ha gépe ezután sokáig „szöszmötöl”. Képtől függően eltarthat egy ideig, mire „berecsegi” az űrlapba.

* 6. A kép méretének, megjelenésének beállításához a Tulajdonság panelt kell ismét elővenni. A méretfajta részben három lehetősége van:

1. Kivágás: a képből csak annyi látszik, amekkora a kijelölt keretbe belefér. Természetesen ez a keretméret módosítható.

2. Kitöltés: a kép akkora lesz mint a keret. Ennek következtében aránytalanul torzulhat.

3. Méretezés: a kép valamilyen irányban akkora lesz mint a keret, viszont arányait megtartja. Pl. ha magasságban igazodik a kerethez, akkor nem lesz olyan széles. Megoldás:?: a keret méretét kell utána állítani.

 Miért kell egyáltalán képet beilleszteni? Mert lehetnek képes adatbázisok is. Akár az alkalmazottak képei, akár a termékek képei, vagy gondoljunk a bűnügyi nyilvántartásra, melyben arcképet, az ujjlenyomat képét stb. is tárolni kell. Ezen kívül elhelyezhető pl. a cég emblémája is.

 Utolsó mozzanatként a parancsgombokat kell elhelyezni az űrlapon. A parancsgombokkal az űrlapokat esetleg lekérdezéseket (ha nem űrlap formájúak) lehet megnyitni. Jelentést is megnyithatunk (illetve választhatunk, hogy egyből a nyomtatóra küldjük, avagy először a nyomtatási képet kérjük), és élhetünk mindazokkal a lehetőségekkel, melyeket a parancsgomb varázsló nyújt.

 Helyezze el az űrlapon az összes űrlap megnyitásához szükséges parancsgombokat a megfelelő feliratokkal (mit nyit meg), valamint a Kilépés az alkalmazásból gombot is (Alkalmazás kategória). Formázza ízlésesre, majd zárja be.

 IV. 3. Makrók

 „Olyan művelet vagy művelet csoport, melyet feladatok automatizálására használunk.” Idézet a Súgóból, mely így definiálja a makrót. Az Excel-ben már találkozhatott egyszerű makróval, mely egy előzetesen végrehajtott műveletsort megjegyez, majd később bármikor visszajátssza, ha a felhasználó óhajtja. Az Access-ben hasonló az elv, azonban a műveletsort nem végrehajtani kell, hanem utasításokban rögzíteni. Mivel az utasítások magyar nyelvűek, jószerivel „egérkattintgatással” is létrehozhatók a makrók. Az űrlapokon elhelyezett parancsgombok hatását a varázsló segítségével oldottuk meg. Ilyen feladatokra alkalmas a makró is. Előnye, hogy ha egyszer létrehoztuk nem kell újra, bármikor futtatható. Ha pl. egy bizonyos űrlapot több másikról is szeretnénk elérhetővé tenni, akkor célszerű egy makrót létrehozni rá, és a parancsgombokhoz mindig ezt hozzárendelni. Mivel a makrót pontosan paraméterezzük, nyilvánvaló, hogy másik űrlap megnyitásához másik makró szükséges.

 E rövid bevezetés után nézzük, miként lehet makrót létrehozni. Válassza a Makró elemfület az adatbázis ablakban, majd az Új gombra kattintsunk. Nincsen további lépés, nem ajánl fel a program varázslókat, hanem egyből a Makrószerkesztőbe lép, mely igencsak hasonlít a tábla tervezőjére. Ezt mutatja be a 25. ábra.

 25. ábra: A makrószerkesztő

 Nézze végig a műveletek listáját a lehulló menüben.

 Készítsünk akkor egy nagyon egyszerű, mégis speciális makrót, mely megnyitja a Nyitó lap űrlapot.

* 1. A műveletek közül válassza az ŰrlapMegnyitását.

* 2. Az argumentumoknál az Űrlapnév mezőben válassza ki a Nyitó lapot.

* 3. Az újabb művelet (egy sorral lejjebb) legyen az ÜzenetPanel.

* 4. Az Üzenet argumentumba írja be pl. „Jó napot, jó munkát!”

* 5. A Típusnak válassza az Információt.

* 6. Címnek adja a „Saját üzenet” szöveget.

* 7. Mentse el AutoExec néven. Vigyázzon! Pontosan ugyanígy írja be. - AutoExec

 Zárja be a makrószerkesztőt, majd az adatbázisablakot. Ezután újra nyissa meg az adatbázist.

 Na mit szól? Ha pontosan követte az utasításokat, akkor az adatbázis megnyitása egyben a Nyitó űrlapmegnyitását is maga után vonja, majd megjelenik a Saját üzenet ablak, benne a hangzatos üdvözlő szöveggel. Ezért speciális az AutoExec makró, mert a fájl megnyitásakor automatikusan lefut. A név már bizonyára sejtetni engedte önnek, hiszen az operációs rendszerrel történő ismerkedése során szó volt az autoexec.bat nevű fájlról.

 Készítsen el önállóan egy űrlap megnyitó makrót, majd a Nyitó űrlapon helyezzen el egy új parancsgombot, és ezt a makrót rendelje hozzá.

 A parancsgomb varázslóval meg tudtuk határozni, hogy egy űrlap megnyitásakor az összes rekordot, vagy csak meghatározottakat jelenítse meg. ( A negyedik feladatunkban szerepelt ilyen művelet.) Ugyanezt a makróval is megoldhatjuk, Viszont az ŰrlapMegnyitása művelet argumentumai közül, a Where feltétel sorba a következő módon kell egy utasítást beírni:

 [mezőnév] = Forms![űrlapnév]![vezérlőelem neve a másik űrlapon]

 A mezőnév argumentum a megnyitni kívánt űrlap mezőjének neve. A vezérlőelem neve a másik űrlap argumentumán a másik űrlap azon vezérlőelemének (mezőjének) a neve, amely az első űrlapon a rekordok összehasonlítási alapjául szolgáló értéket tartalmazza.

 Még egy makrót készítsünk el.

* 1. Új makrót kérjen.

* 2. Az első művelet legyen a TáblázatkezelőÁtvitele.

* 3. Argumentumai:  

* 4. Második művelet a Kiment.

* 5. Argumentumai:

* 6. Mentse a makrót „Küld” néven.

 E makró hatását a következő fejezetben fogjuk áttekinteni.

ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK:

 1.  Hogyan törölhet az adatbázisból pl. egy táblát?

 2.  Űrlapról egy másik űrlap megnyitásának mely két lehetősége használható?

 3.  Mi a módja egy vezérlőelem módosításának?

 4.  Milyen lehetőségeket kínál fel a három pontot ábrázoló gomb?

 5.  Hogyan tud új táblát felvenni a kapcsolatok közé?

 6.  Soroljon fel űrlap tulajdonságokat, - legalább négyet -!

 7.  Hogyan tud képet elhelyezni az űrlapon?

 8.  Mit nevezünk makrónak, mire tudjuk használni?

 9.  Miért speciális az AutoExec makró?

 10.     Soroljon fel 4-5 makró műveletet!

 Most már elárulhatjuk, hogy az ellenőrző kérdésekre adandó válaszokat röviden megtalálja a jegyzet végén.

V. Információáramlás

 Az Access kereskedelmi forgalomban megvásárolható különálló programként, valamint a Microsoft Office programcsomag részeként is, igaz csak a Professional változatban. Az Office csomag egyes programjai (Word, Excel, Access, Power Point, Outlook) képesek egymás adatainak felhasználására. Következik, hogy az Access-ben elkészített tábla az Excelben is használható, vagy az adatok segítségével könnyen készíthetünk körlevelet a Word szövegszerkesztőben. Ugyanakkor az Excelben készített táblázatot beintegrálhatjuk az adatbázis-kezelőbe is. Mikor melyiket használjuk. Az Access jobban megfelel az adatok strukturált tárolására. Akkor is érdemes használni, ha maga az adatbázis esetleg csak egy egyszerű tábla, viszont a rekordok száma igen nagy lehet. Az Excel mint táblázatkezelő szintén rendelkezik adatbázis-kezelő képességekkel. Ha kevés az adat, illetve csak egy táblába kell létrehozni, akkor nyugodtan választhatjuk ezt. Táblázatkezelő lévén, elsősorban a számításigényes feladatokban alkalmazhatjuk előnyösen. Az adatbázis adatait ha elemezni szeretnénk, többféle számítást végrehajtani az adatokkal, akkor nagyszerűen meg tudjuk oldani úgy, hogy a táblát vagy a lekérdezést Excelben nyitjuk meg, és végezzük el a műveleteket. Ebben a fejezetben áttekintjük mindazokat a lehetőségeket, melyek lehetővé teszik adatok fogadását és adatok kihelyezését az Access-ből.

 V. 1. Adatok exportálása

 Az adatok exportálása nem csupán egy passzív fájltranszfer lehet, hanem magából a programból indítva más alkalmazást egy közvetlen feldolgozás is. Először nézzük meg egy tábla vagy lekérdezés adatainak átadását más alkalmazás részére is felismerhető formában.

* 1. Nyissa meg az adatbázisát: „epit”. Kattintson az exportálni kívánt táblára.

* 2. Válassza a Fájl menü Exportálás parancsát. Ekkor jelentkezik be a 26. ábrán látható ablak.

 26. ábra: Az exportálandó fájltípus kiválasztása

* 3. Az ablakban kiválasztható, hogy milyen típusú fájlt szeretnénk létrehozni. A listában megjelenő típusok telepítéstől függően láthatók, vagyis ha a telepítéskor nem kérjük pl. a Paradox konvertálót, akkor nem is tudjuk ebbe a formátumba kihelyezni az anyagot. Válassza az Excel-t!

* 4. Ezután csak a mentendő fájl nevét és helyét kell megadni. A program végül létrehoz egy fájlt a megadott könyvtárba, mappába. Csak akkor fogunk visszajelzést kapni, ha hibáztunk, egyébként nem. Ha kételkedne a fájl meglétében, akkor ellenőrizze le.

 Amennyiben Access, dBase, Paradox adatbázis-kezelő formátumot választunk exportálásra, akkor az objektum a kijelölt adatbázisba másolódik át. Vagyis egy már létező adatbázist ki lehet bővíteni adatátvitellel.

 Ez a legegyszerűbb, de talán leggyakrabban használt módja annak, hogy adatokat tudjunk átadni más alkalmazások számára.

 V. 2. Közvetlen adatátadás

 A következő lehetőségeket csak úgy tudja elvégezni, ha megfelelő ismeretei vannak a Word és az Excel program használatáról. Amennyiben nem, úgy ugorja át ezt a részt és akkor térjen újra vissza rá, ha már elsajátította ezek használatát.

* 1. Kattintson az eszközsorban található Office csatolás nevű gombra . (Előtte rá kell állni az objektumra, melyben az adatok vannak, de most nem határozunk meg konkrétat.)

* 2. Ismét egy varázslót indít el, mely a körlevélkészítéshez, vagy borítékcímzéshez nyújt segítséget. (27. ábra)

 27. ábra Word - csatolás varázsló

* 3. Az első lépésben meghatározandó, hogy üres dokumentummal szeretnénk dolgozni, vagy egy már meglévőhöz akarjuk az adatokat hozzáfűzni. Válassza az „Új dokumentum létrehozása, és az adatok csatolása” parancsot, majd adjon OK-t.

* 4. Ezután elindul a Word, megjelenik egy üres dokumentum, de az eszköztárban már ott találjuk a körlevélkészítéshez szükséges gombokat.

 Ez a „terep” már ismerős az ön számára. Ha a varázslóban a létező dokumentum lehetőséget kéri, akkor természetesen első lépésként ki kell választania a Word fájlt melyet megnyitni óhajt.

 Készítsen egy tetszőleges körlevelet az „alkalmazottak” tábla felhasználásával! Ha elkészült lépjen ki a Wordből.

 Az Office 2000-ben az átjárhatóságot olyan szintig fejlesztették, hogy az adatbázis adatait nem „csupán” körlevélben, hanem Word dokumentumban is szerkeszthetjük. A Szerkesztés MS Worddel parancs hatására a tábla adatai a szövegszerkesztőben jelennek meg, természetesen táblázatos formában. Egy egyszerű mentéssel pedig dokumentum fájl készíthető belőle. Mire jó ez, kérdezheti. Csak egy példa, a többit önre bízzuk: például egy lekérdezés adatait szeretnénk kiegészíteni szöveges információval, képpel, diagrammal, akkor bizony egyszerűbb megoldás a táblát átvinni a szövegszerkesztőbe, mint az Access-ben próbálkozni. Nem ez ugyanis a feladata.

 Jöjjön az Excel.

* 1. Álljon a „Bevétel” táblára.

* 2. Kattintson az „Analizálás MS Excellel” gombra .

* 3. Nincs varázsló, sem kérdés, azonnal elindul az Excel, benne megjelennek az adatok, melyeket ugyanúgy használhatunk, mintha magában a táblázatkezelőben vittük volna be.

 Talán egyetért velünk abban, hogy lényegesen könnyebb és egyszerűbb számításokat és függvényeket használni az Excelben mint az adatbázis kezelőben. Arról nem is szólva, hogy olyan számításokat is el lehet végezni amit abban nem. De ugye az Access-nek nem is az a feladata. Viszont nagyon jól kihasználható az adatok ilyetén átjárhatósága.

 Felmerül a kérdés, hogy a módosított adatok mentésekor mi történik. Keletkezik egy Excel fájl. Borzasztó lenne az adatbiztonság szempontjából, ha az ott módosított adatok visszaíródnának az adatbázisba. Az adatok átadása tehát akár a Wordnél, akár ebben az esetben egyirányú folyamat.

 V. 3. Csatolás

 Lehetőség van azonban a kétirányú adatcserére. Ez a csatolás mechanizmus használatával lehetséges. A csatolásról már volt szó, amikor képet illesztettünk az adatbázisba. Mivel a kép, tábla stb. nem fizikálisan, hanem kapcsolat formájában kerül az adatbázisba, ezért ha az „eredeti helyén” megváltoztatjuk, akkor megnyitva a másik helyen már a megváltozott eredmény látható. Képet azonban az Accessel nem tudunk editálni. Táblát annál inkább. Így a folyamat azzal bővül, hogy ha a csatolt táblában adatot helyezünk el, akkor az adat bekerül a „fizikális” táblába, magyarul ha az eredeti programmal nyitjuk meg, akkor abban is a megváltozott adatok lesznek. Következik, hogy csatolásnál (is) „észnél kell lenni” hiszen az adatok egy más helyszínen is megváltozhatnak. Kiválóan használható viszont ez a lehetőség adatbázisok összekapcsolására. Az eltérő munkahelyek ebben az esetben közös adatokat használhatnak, megoszlik az adatfeldolgozás, csökken a bürokrácia. Mint említettük, az Access-t nem elsősorban az igen nagy adatbázisok kezelésére fejlesztették ki. A munkacsoportos lehetőségek, valamint az adatbázisok összekapcsolása révén azonban egészen komoly feladatok ellátását is sikeresen megoldja. (Általában nem is egy cég (telephely) mérete, hanem telephelyeinek száma az ami eldönti, hogy milyen adatbázis-kezelőt használnak. Sokszor többfélét is, hiszen a legjobb (legkeresettebb) programok általában képesek egymás formátumait felismerni és használni.)

 A Fájl menü, Külső adatok átvétele menü, Csatolás alpontjában lehet elindítani a folyamatot. Ez a verzió már képes szöveges, Excel vagy akár HTML fájlok csatolására. A kettes verzió még „csak” az adatbázis kezelővel elkészített anyagok integrálására képes. A vele használható típusok a következők:

* Microsoft Access

* Paradox ( 3.x és 4.x verziójú .DB fájlok)

* FoxPro (2.0, 2.5 és 2.6 verziójú .DBF fájlok)

* dBASE III és dBASE IV (.DBF fájlok)

* Btrieve (a FILE.DDF és FIELD.DDF adatdefiniáló fájlokkal)

* SQL adatbázisok, amelyek ODBC kezelőprogramokat használnak

 A csatolt táblát „ránézésre” úgy lehet megkülönböztetni a „normál” táblától, hogy az adatbázis ablakban a tábla ikonja előtt egy jobbra mutató nyíl jelenik meg. A lekérdezéseknél láttuk, hogy a különböző rajzolatú ikonok más és más tulajdonságú objektumokat takarnak.

 Van az adatcserére olyan lehetőség is ami az exportálással ellentétes irányú. Lényege, hogy más programokkal elkészített adatok behívhatók az Access-be. Ezek az adatok az adatbázis részévé válnak, az adatáramlás egyirányú, vagyis az adat átadása után a módosítások az eredeti helyen már nem jelennek meg. Ez az importálás

 V. 3. Importálás

 Működése nagyban hasonlít az export folyamatára.

* 1. Válassza a Fájl menü Külső adatok átvétele - Importálás parancsot.

* 2. Ugyanaz a típusválasztó ablak jelenik meg (más címmel) mint az exportnál – 26. ábra -. Válassza az Excel-t.

* 3. Ezután a fájl megnyitása panelben meg kell adni az importálandó fájl nevét, majd az Importálás gombra kell kattintani.

* 4. A pontos beállításokat teszi lehetővé az ezután megjelenő varázsló, melynek lépései a 28. ábrán látható. Ebben a következő beállítási lehetőségek adódnak:

Oszlopfejléceket az első sor tartalmazza (vagyis a mezőneveket): ezt akkor használjuk, ha tudjuk, hogy ténylegesen mit tartalmaz a táblánk első sora. Ha már a készítésekor tisztában vagyunk vele, hogy az anyagot átvisszük Access-be, akkor célszerű az első sort erre használni, így ezt a műveletet az adatbázis kezelőben megspóroljuk.

A tábla beállítások között kérhető az új táblába illesztés, vagy a hozzáfűzés. Ez utóbbinak persze előfeltétele az, hogy azonos adattípusaink legyenek.

Munkalaptartomány: Ha az Excel fájlunk több munkalapból áll, akkor ki kell választani az importálandót. Ha nincs szükségünk a teljes táblára, akkor megadható egy része is a Tartomány részben. Ha a tartományainknak nevet adtunk, akkor a Tartomány neve részben ki is tudjuk választani. Ha nem akkor a program automatikusan érzékelni fogja az adattartományt. Az Excelben szó volt arról, hogy ha adatbázis táblát hozunk létre, akkor ügyeljünk arra, hogy ne legyen üres sor (rekord ) benne, mert az automatikus felismerés ott megszakad. Ha ilyen történik, akkor nem a teljes tábla kerül átvitelre. Ennek elkerülése érdekében javasolt az ilyen jellegű anyagoknak a Rekordonként parancs hatására (Excelben!) megjelenő űrlapot használni adatrögzítéskor, lásd az Excel jegyzetben.

 28. ábra: Az importálás beállítása

* 5. A Befejezés gomb lenyomása után megtörténik az importálás. A végén a program tájékoztatást küld arról, hogy sikeres volt-e, illetve hány rekord van a táblában. Az esetleg előforduló hibákról egy külön tábla készül.

 A makrók használatakor készítettük el a „Küld” nevűt. Futtassuk most ezt le. Vagyis jelölje ki a makrót és adja ki a futtatás parancsot.

 A makró két parancsot hajtott végre. A TáblázatkezelőÁtvitele parancs, illetve a benn megadott argumentumok alapján exportálja a táblát a c: meghajtó gyökérkönyvtárába. Ezután a Kimenet parancs megnyitja analizálásra az Excel-t, és megjelenik benne a tábla is azon a néven, amit az argumentumokban meghatároztunk. Vagyis az adatátviteli eljárások is automatizálhatók, így egy parancsgomb mögé rejtve olyanok is használni tudják, akiknek még a fájl fogalom sem teljesen tisztázott.

 Zárszó

 Ezzel az alapok áttekintése befejeződött. Nem volt szó a modulokról, valamint az adatbiztonsági beállításokról. Mindkettőre akkor van ugyanis szükségünk, ha már komolyabb szinten állunk az adatbázis kezelő használatában. Ennek pedig elsősorban akkor van esélye, ha olyan feladatokat kap, melyek miatt „kénytelen lesz” nekiállni adatbázist tervezni, létrehozni, vagy az elhangzottak után kedve kerekedett jobban elmerülni a programban. Igyekeztünk a program „észjárását” szem előtt tartva azokat az ismereteket átadni, melyek kellő alapokat adnak az önálló lépések megtételéhez, bízunk benne, hogy sikerült. A függelékben terjedelmes elméleti fejtegetést találhat az adatbázisok általános felépítéséről, melyet elsősorban a multimédiafejlesztő és a programozó szakirányt választók figyelmébe ajánlunk. Persze az érdeklődők is elolvashatják, mert sok fontos dolgot talál benne az adatbázis tervezéshez.

ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK

 1.     Mi a különbség az exportálás és az importálás között?

 2.     Mi a különbség az importálás és a csatolás között?

 3. Soroljon fel néhány olyan fájltípust, melyet az Access kezelni tud.

 4.     Hogyan tud körlevelet készíteni az Access adataival?

 5. Mikor használhatja előnyösen adatelemzésre az Excel-t?

 6.     Hová menti az adatbázis kezelő az Excel-ben módosított adatokat?

 7.     Mely parancsokat tartalmazta a Küld makró?

 A válaszokért látogasson el a Függelékbe!

FÜGGELÉK

 Válaszok az ellenőrző kérdéssorokra.

 ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK – I.

 1.  Milyen adatmodell rendszerű az Access?

 Relációs adatbázis kezelő, tehát az adatokat táblákban tárolja.

 2.  Soroljon fel nagy adatbázisok kezelésére alkalmas programokat.

 Oracle, Btrieve, DB2

 3.  Mely elemekből épül fel az Access?

 Táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók, modulok

 4.  Mi a jelentősége a tervezésnek?

 Az adatbázis gyorsabb, hatékonyabb, könnyen kezelhető elkészítése

 5.  Hol tárolódnak a tényleges adatok a relációs modellben?

 táblákban

 ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK - II.

 1.  Mi a közös lehetőség egy új adatbázis elem elkészítésekor?

 A varázsló, illetve annak kihagyása.

 2.  Melyik nézet közös minden elemben?

 Tervező

 3.  Sorolja fel a lehetséges adattípusokat?

 Szöveg, szám, dátum/idő, számláló, igen/nem, OLE objektum, pénznem, feljegyzés

 4.  Mi az index, és melyek a típusai?

 Eljárás a kereséshez, lehet azonos, illetve nem azonos

 5.  Mi jellemzi az elsődleges kulcsot?

 Egyedi index, nem lehet azonos.

 6.  Hogyan tudja megnyitni úgy a súgót, hogy az aktuális műveletről        nyújtson információt.

 Az F1 billentyű lenyomásával.

 7.  Melyek a kapcsolat létrehozásának főbb lépései

 Táblák hozzáadása, mezők összekötése, illesztéstípus meghatározása, illesztés létrehozása

 8.  Mire használjuk az űrlapot?

 Az adatbevitelhez, illetve az elhelyezett parancsgombok segítségével automatizáltabb adatfeldolgozáshoz.

 9.  Hogyan lehet a leggyorsabban űrlapot létrehozni?

 A varázsló AutoŰrlap parancsával.

 10.     Milyen célra hozunk létre kombinált listát?

 Az adatokat egy már létező táblából választjuk ki és építjük be az aktuális táblába.

 11.     Sorolja fel a lekérdezés típusait.

 Választó, kereszttáblás, táblázatkészítő, hozzáfűző, frissítő, módosító, törlő.

 12.     Melyek az összesítő lehetőségek lekérdezésben?

 Sum, Avg, Group By, First, Last, Count, StDev, Var, stb.

13.     Mi a módja lekérdezésben új mező készítésének?

 A mezőnév beírása után kettőspontot teszünk.

 14.     Milyen lehetőségeket biztosít a kifejezésszerkesztő?

 Mezők, operátorok, műveletek és függvények kombinálása.

 15.     Milyen jelentéseket ajánl fel a varázsló?

 Egyoszlopos, Csoportosítás/Összegzés, Levélcímke, Összegzés, Táblázatos, AutoJelentés, MS Word Körlevél/Egyesítés

16. Hogyan helyezhet el diagramot lekérdezésben?

 A diagram vezérlőelem segítségével, vagy diagramot tartalmazó segédűrlappal.

 ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK – III.

 1.  Hogyan törölhet az adatbázisból pl. egy táblát?

 Kijelölés után a Del billentyűvel.

 2.  Űrlapról egy másik űrlap megnyitásának mely két lehetősége             használható?

 A parancsgomb használatával melyet vagy makróhoz rendelünk, vagy a varázslóval oldjuk meg.

 3.  Mi a módja egy vezérlőelem módosításának?

 A tulajdonságok ablakban lehet megváltoztatni.

 4.  Milyen lehetőségeket kínál fel a három pontot ábrázoló gomb?

 Kifejezésszerkesztő, makrószerkesztő, kódszerkesztő.

 5.  Hogyan tud új táblát felvenni a kapcsolatok közé?

 Kapcsolatok menü, Tábla hozzáadása parancsával.

 6.  Soroljon fel űrlap tulajdonságokat, - legalább négyet -!

 Pl. Engedélyezett nézet, rekordkijelölő, modális, egérkattintásra, szerkesztés engedélyezése.

 7.  Hogyan tud képet elhelyezni az űrlapon?

 Az objektumkeret vezérlőelem segítségével.

 8.  Mit nevezünk makrónak, mire tudjuk használni?

 Utasítássorozat, melynek segítségével automatizálhatók a kezelői műveletek.

 9.  Miért speciális az AutoExec makró?

 Mert az adatbázis megnyitásakor automatikusan lefut.

 10.     Soroljon fel 4-5 makró műveletet!

 Rekordra ugrás, kimenet, űrlap megnyitása, teljesméret.

 ELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK – IV.

 1.     Mi a különbség az exportálás és az importálás között?

 Az exportáláskor adatokat ad át, importáláskor fogad a program.

 2.     Mi a különbség az importálás és a csatolás között?

 Importáláskor az adatok bekerülnek az adatbázisba, és csak abban módosítható. A csatolás egy kapcsolat, melynek révén az adatok két irányban változtathatók.

 3. Soroljon fel néhány olyan fájltípust, melyet az Access kezelni tud.

 Excel, dBase, Paradox, Lotus.

 4.     Hogyan tud körlevelet készíteni az Access adataival?

 A tábla kijelölése után az eszközsorban lévő Word ikont kell választani.

5. Mikor használhatja előnyösen adatelemzésre az Excel-t?

 Az adatokkal történő számításigényes műveletekhez.

 6.     Hová menti az adatbázis kezelő az Excel-ben módosított adatokat?

 Sehová, mert mentésre az Excel-ben kerül.

 7.     Mely parancsokat tartalmazta a Küld makró?

 TáblázatkezelőÁtvitele, Kimenet

Vissza a főoldalra