Vakok és Gyengénlátók Baranya Megyei Egyesülete

Szövegszerkesztőjének

I. ELŐSZÓ

      Ennek a jegyzetnek a célja, hogy megismertesse a felhasználót korunk egyik legmodernebb és legelterjedtebb szövegszerkesztőjével, a Word 2000-rel. Ez a program az Office 2000 programcsalád alapvető eleme.

      A jegyzet elkészítésekor törekedtünk arra, hogy a leggyakrabban használt funkciók kerüljenek ismertetésre. Mivel a program "terjedelmes", ezért az összes funkcióját nem áll módunkban bemutatni. A jegyzet átolvasása után képesek leszünk az alapvető program funkciókat készség szinten használni. Ezekkel az ismeretekkel az ECDL (Europian Computer Driving Licence - Európai Számítógép-használói Jogosítvány) 3. moduljának az elvégzésére nyílik lehetőségünk.

      A fejezetek végén ellenőrző kérdések vannak, melyek segítségével mindenki saját maga leellenőrizheti tudását. A jegyzet végén feladatok, majd azok részletes leírása található meg.

II. BEVEZETÉS

      A számítógépes szövegfeldolgozás nagy múltra tekint vissza, és az alkalmazások régen kialakult, alapvető területe. Már a nagyszámítógépes korszakban is létezett, igazi hódítása azonban a PC-k megjelenésével kezdődött.

      A szövegfeldolgozó programok alapvetően három kategóriába sorolhatók: editorok, szövegszerkesztők, kiadványszerkesztők.

      Az editorok egyszerű, nagyon könnyen kezelhető, eredetileg a programozók számára készült programok. Jól használhatók belső feljegyzések, gyors szöveges munkák esetén, amelyek nem igényelnek különösebb nyomtatási képet, vagy feldolgozást. Nem lehet például vastagítani a betűket.

      Editorok például: NORTON EDITOR, PERSONAL EDITOR.

      A szövegszerkesztők kiküszöbölik az editorok hátrányait. Itt már a szöveg bevitele közben is alakítható a megjelenítés formátuma. Vastagíthatók, aláhúzhatók és sokféle más módon manipulálhatók a dokumentum részei. A nyomtató típusa is meghatározható, így a használat során nem kell furcsa jeleket a szövegbe vinni, a program maga intézi el a nyomtatás mikéntjét. A különböző szövegszerkesztők közötti információcsere azonban  pontosan a programok bonyolultsága és különbözősége miatt  nehézségekbe ütközik. Fontos tudni ezért, hogy egy bizonyos dokumentumot teljes egészében lehetőleg egyféle szövegszerkesztő programmal írjunk meg. A mai legkorszerűbb szövegszerkesztők már olyan sok funkciót képesek ellátni, hogy egyszerű kiadványok is elkészíthetők a segítségükkel. Például brosúrák, tájékoztatók a szöveg begépelésétől a kész munka kinyomtatásáig egy program használatával megoldhatók.

      Szövegszerkesztő programok: WORD, WORDSTAR, WORD PERFECT stb.

      A harmadik kategória a kiadványszerkesztő programok (DTP-k). Ezek a szoftverek egy műszaki szerkesztő munkáját segítik. Szövegek és ábrák kezelését egyszerre végzik, a végtermék pedig a nyomda számára létrehozott film. Nem használhatók azonban hosszabb szövegek bevitelére, ezért szükséges melléjük egy editor vagy egy szövegszerkesztő.

      Kiadványszerkesztő programok: VENTURA, PAGE MAKER, MSPUBLISHER stb.

      A Word for Windows napjaink egyik legsikeresebb szövegszerkesztőjének bizonyult nem csak Magyarországon hanem világszerte. Sikerének több oka is van. Felépítése áttekinthető, mert nem csak menükkel, hanem a leggyakrabban használt funkciókat jelölő úgynevezett szerszámosládával is rendelkezik. Rendkívül sokféle feladat elvégzésére nyílik lehetőség a használatával. Képes arra is, hogy a kész dokumentumokat kiadványszerkesztő műveletekkel formálja, így a kisebb vállalkozások maguk készíthetik el kiadványaik egy részét. A program arra is lehetőséget nyújt, hogy ábrákat hozzunk létre, módosítsunk, scanneljünk és mindezt a szövegben elhelyezhetjük. Létrehozhatunk táblázatokat is, a benne szereplő adatokat grafikonon is megjeleníthetjük. Mivel a program a Windows alatt fut ezért bármely Windows alkalmazással kapcsolatot hozhatunk létre és adatokat cserélhetünk.

      Ennek a jegyzetnek a célja, hogy a program legtöbbet és legtöbbek által használt funkcióit bemutassa a teljesség igénye nélkül. Lesznek olyan részek, amik részletesen kerültek leírásra. A programnak vannak olyan funkciói, amiket a felhasználók kis része használ. Ezek elsajátításához bátran kísérletezzen vagy használja a szövegszerkesztő beépített súgóját.

      A Word for Windows 2.0s verziója magyar nyelven is megjelent, fokozva a hazai felhasználók elégedettségét. Aki hozzászokott valószínűleg sokáig nem lesz hajlandó lemondani róla.

      A Word for Windows rövidebben Winword 6.0s verziója 1994-ben jelent meg, mely a 2.0s továbbfejlesztett változata. Köztes verziók nem voltak. Az új változat még könnyebbé teszi a szövegszerkesztést egyrészt a régebbi funkciók kibővítésével, másrészt néhány új funkció beiktatásával (pl. beépített magyar nyelvű helyesírásellenőrzés). Ez a szövegszerkesztő az úgynevezett What you see it what you get (WYSIWYG – Amit látsz, azt kapod) programok körébe tartozik. Természetesen ennek a programnak is megjelent a Windows 95 –re írt változata. Ezt követte az Office 97-ben megjelent Word. A legutolsó programverzió, melynek ismertetése e jegyzetben történik, a Word 2000. Az Office 2000-ben ez a megfelelő eszköz levelek, feljegyzések jelentések, űrlapok vagy akér egész könyvek létrehozására. Bővített Web támogatásának köszönhetően elkészített dokumentumainkat közvetlenül az Internetre tudjuk publikálni, HTML formátumban. Elkészített anyagainkat közvetlenül képes elektronikus levél formájában elküldeni. A programot megvásárlás után telepíteni kell a számítógépre. A telepítésre vonatkozó információkat installáláskor közli velünk a szoftver.

      Minimum hardver követelménye:

      Pentium 75 vagy gyorsabb processzor

      Minimum 16 MB RAM memória

      CD-ROM

      VGA vagy magasabb felbontású monitor és videó-vezérlő kártya

      Egér

      Az internetes funkciókhoz Internet elérésre lehet szükség

      Multimédiás hatások használatához hangkártya

      Szükséges merevlemez kapacitás:

      Telepítés fajtájától és a rendelkezésünkre álló Office terméktől függően 189 MB és 871 MB között. Ezek a számok az alapértelmezett telepítésre vonatkoznak. Az egyedi telepítés során kiválasztott beállítások több vagy kevesebb tároló kapacitást igényelhetnek.

      Összességében elmondható, hogy egy nagyon sokoldalú, jól kezelhető, modern felépítésű programot ismerhet meg, és reméljük, elnyeri az Ön tetszését is.

III. A WORD INDÍTÁSA

Ebben a fejezetben megismerkedünk a program indításával, a képernyő felépítésével. A fejezet megtanulás után képesek leszünk arra, hogy biztonságosan tudjuk elindítani a szövegszerkesztő programot, használjuk a legördülő menüket.

      A számítógép bekapcsolása után elindul az operációs rendszer. Várja meg ennek teljes betöltődését. Ezek után a Tálcán válassza ki a Start nyomógombot. Kattintson rá, a megjelenő menüben válassza ki a Programok menüpontot. Ezen belül keresse meg a Word indító ikonját, mutasson rá és kattintson egyet az egér baloldali gombjával.

      Sikerült elindítanunk a programot. A következő ábrán a program bejelentkező képernyőjét láthatjuk.

A képernyőn látható ablak funkciói a Windows-ból tulajdonképpen már ismertek.

      Az ablak felső sora a címsor. Alatta látható a menüsor. A menüsor egyes menüi az egérrel, vagy az Alt és az aláhúzott betű leütésével nyithatók meg. A legördülő menüknek két állapota van. Az elsőben csak a legfontosabb funkciók vannak felsorolva, a másodiknál már az összes lehetőség látható. Azok a menüpontok melyek a részletes megjelenítésben láthatók csak, eltérően kerülnek megjelenítésre. A két lehetőség között a legördülő menü alján látható lefelé mutató dupla nyíllal tudunk váltani. A hosszú megjelenítés a legközelebbi menükiválasztáskor már nem látható.

      A menüsor alatt helyezkedik el az úgynevezett „szerszámosláda” vagy „eszköztár”. Ebben kis grafikai elemek piktogramok szimbolizálnak bizonyos (általában a leggyakrabban használt) funkciókat. Ezek egérrel érvényesíthetők, amennyiben nincs egerünk úgy ezeket a parancsokat a menükből kell előhívni. Ha az egérkurzort néhány pillanatig a piktogramon hagyja, akkor a program egy kis címkén (buborékmenün) kiírja a hozzárendelt utasítást.

      Látható, hogy az egér használata nagyban megkönnyíti a munkánkat. Azonban azt is fontos elmondani, hogy az egér hiánya semmilyen parancs végrehajtásában nem jelent hátrányt, „csupán” a gyorsaság és a kényelem terén jelent előnyt.

      Gyakran azonban a munkát lassító egérhasználat is megfigyelhető. Az egyes menüparancsok nevei mellett sokszor láthatók billentyűkombinációk. Érdemes ezek közül néhányat megjegyezni, mert lényegesen gyorsabban lehet velük dolgozni, mint az egérrel. Különösen kezdő felhasználók szeretik kezüket az egéren felejteni, s gyakran figyelmetlenségből vagy csak ijedtségből lenyomják az egérgombot, aminek következtében nem várt események játszódhatnak le.

      A munkaterület az a hely, ahol a szövegek és a dialógusablakok megjelennek. Legalul található a státuszsor. Ez tájékoztat arról, hogy hányadik oldalon tartunk, hány oldalas a dokumentum, hányadik sorban illetve oszlopban tartózkodik a kurzor, hány százalékos a képformátum nagysága, tájékoztat a Num Lock és az Ins billentyűk ki vagy bekapcsoltságáról. A szövegszerkesztő programok alapértelmezett üzemmódja az úgynevezett beszúrásos üzemmód. Ez azt jelenti, hogyha a szöveg begépelése közben valamit kihagytunk, akkor az egérrel vagy a kurzor mozgató nyilak segítségével visszamegyünk oda, ahol a hibát elkövettük, leütjük a hiányzó karaktereket, és azok rögtön a megfelelő helyen megjelennek a szövegben. Ha az Insert billentyű leütésével kikapcsoljuk a beszúrásos üzemmódot, akkor a felülírásos lehetőséget kapjuk meg. Ebben az esetben a munkalapon lévő szöveget átírni tudjuk, a meglévő karaktereket letörli és csak az általunk leütött új betűk jelennek meg a képernyőn.

1. Ismertesse a program használatba vételének feltételeit.

2. Hogyan tudja elindítani a programot?

3. Soroljon fel szerkesztő, szövegszerkesztő és kiadványszerkesztő programokat!

4. Honnan tudja elindítani a Word for Windows programot!

5. Ismertesse a program képernyő felépítését!

6. A legördülő menüknek hány megjelenítési módja van, és ezek között hogyan tud váltani?

IV.

ABLAKKEZELÉS

Bemutatásra kerülnek a Word-ben használatos ablakkezelési technikák, dokumentumok közötti váltás, munkafelület kialakítása. Megismerkedhetünk a több dokumentumos munka hatékonyságával.

      A könnyebb tájékozódást és a dokumentumon belüli mozgások minimalizálását is segíti a program kínálta ablaktechnika. A dokumentumablak a szerkesztendő szöveget tartalmazza. Maximum kilenc ilyen munkaablakkal tudunk egyszerre dolgozni. A dokumentumablakokban egy megnyitott állomány vagy éppen egy új, még mentésre nem került szöveg található. A dokumentumablakok közül mindig csak egyben dolgozhatunk, ezt nevezzük aktív ablaknak.

       A megnyitott dokumentumablak címsora az ablakban található tartalomra utal. Amennyiben egy állományt nyitottunk meg, akkor annak a neve olvasható, ha egy új dokumentumot szerkesztünk, akkor a Dokumentum X azonosító szerepel, amelyben az X egy sorszámot jelent. Az aktív ablak mindig kiemelten jelenik meg az előtérben, és ebben található a kurzor is.

      Az ablakok között az Ablak menüpontot meghívva választhatjuk ki, hogy melyik legyen az aktív. Ha egyszerre több ablak is látható a monitoron, akkor az egérrel kattintva közvetlenül meghatározhatjuk az aktív dokumentumablakot. A [Ctrl]+[F6] billentyűkkel válthatunk az ablakok között anélkül, hogy a menüt hívtuk volna.

      A következő lehetőség a dokumentumok közötti váltásra, ha a Tálcát aktivizáljuk, ott is használatba vehetjük a megfelelő állományunkat. Annak ellenére, hogy a Word a dokumentumokat ikonként szerepelteti a Tálcán, az egyes állományoknak nem indítja mindig újra a szövegszerkesztő programot.

      A legutolsó lehetőség a váltásra, ha az Alt + Tab billentyűkombinációt használjuk. Az Alt-ot folyamatosan nyomva tartjuk, míg a Tab billentyűvel „lépkedünk”. A megjelenő párbeszédablakban a keret mindig arra az állományra mutat, amelyet használatba tudunk venni az Alt elengedése után.

      Az ablakokat tetszés szerint mozgathatjuk, méretezhetjük. A megnyitott ablakokat automatikusan is elrendeztethetjük az Ablak ~ Mozaikszerű elrendezés menüpont segítségével. Ugyanúgy, ahogy a Windows-ban megszoktuk.

      Egy dokumentum több ablakba is behívható az Ablak ~ Új ablak menüpont segítségével. A több azonos tartalmú ablakot egy kettőspont után írt sorszámmal különíti el a Word.

      A dokumentumablakokat továbboszthatjuk két részre, amelyben ugyanazon dokumentumnak két eltérő szövegrészét jeleníthetjük meg.

      A két fél ablak közül mindig abban tudunk szerkeszteni, amelyben a kurzor található. A kettéosztást a függőleges gördítősáv tetején látható osztócsúszka segítségével végezhetjük el. Kétszer kattintunk rá, és automatikusan kettéosztódik az aktív ablak. Ha egérrel megfogjuk, akkor tetszőleges arányban oszthatjuk fel a dokumentumablakot.

      A megosztást az osztócsúszkára való kétszeri kattintással vagy az osztócsúszkát visszamozgatva szüntethetjük meg.

1. Miért van jelentősége a dokumentumok közötti váltásnak?

2. Hogyan tud váltani a nyitott dokumentumok között?

3. Hogyan tudja a megnyitott dokumentumát több munkaablakban is láthatóvá tenni?

4. Hogyan tudja a képernyőjét felosztani?

V.

LÁTKÉP ÉS MUNKAFELÜLET KIALAKÍTÁSA

Ebben a fejezetben megismerkedhetünk a munkafelület kialakításának lehetőségeivel, és a program által felkínált nézetekkel, azok hasznosságával.

      Az első szövegszerkesztők a kor technikájának megfelelően ún. karakteres megjelenítési technikát használtak. Ez azt jelentette, hogy a képernyőn gyakran teljesen mást láthattunk, mint nyomtatás után. Emiatt nagy gyakorlatot igényelt a biztos kezelésük, kezdő felhasználóknak és különösen az írógépről áttérőknek igen nagy gondot jelentett megszokni ezt a látványt. A grafikus képernyők megjelenése hozta magával a grafikus alkalmazások térhódítását. Ez azt jelentette, hogy a monitoron megjelenő kép egyre inkább hasonlított a nyomtatási képhez.

      A négy alapvető megjelenítési módot a Nézet menüpontban választhatjuk ki, vagy a vízszintes görgetősáv bal szélén elhelyezkedő ikonokra kattintva.

      A nézetek közötti választást mindig a munka jellege határozza meg. Nézzük meg, milyen nézeteket kínál fel a Word.

V.1 Nyomtatási kép nézet

      Ebben a nézetben minden beállított formátum, objektum méretarányos nagyításban a valóságnak megfelelően és a tényleges helyén jelenik meg.

      Sokan ezt a nézetet használják, mivel így a monitoron közvetlenül lehet követni a dokumentum tényleges formáját. Ha egyébként nem ezt a nézetet használjuk, mindenképpen kapcsoljunk át ide formázásnál, a végleges elrendezések kialakításánál. Nézzünk meg, hogyan jelenik meg egy dokumentum ebben a nézetben. Jól látható, hogy minden lényeges beállítás a tényleges helyzetnek megfelelően jelentkezik. Nagymennyiségű gyors szöveg bevitelére nem alkalmas.

      Nyomtatási kép nézet              Normál nézet

V.2 Normál nézet

      Ebben a nézetben a dokumentum nem teljes mértékben tükrözi a valós helyzetet. A dokumentumba beszúrt rajzok, objektumok szintén a valós méretben láthatók, de nem minden esetben a tényleges helyükön.

      Nem látható a dokumentumhoz rendelt lábléc, fejléc, lábjegyzet, csak akkor, ha kérjük a megjelenítésüket. Ebben az esetben viszont a Word automatikusan átkapcsol nyomtatott forma nézetbe.

      A szakaszok (olyan szövegrészek, amelyekben eltérő formátumot tudunk meghatározni, pl. több hasábra bontást) speciális beállításait mutató kép már lényegesen eltér a valós állapottól. Nem jelenik meg a többhasábos beállítás, a laptörések, a szakaszvégjelek nem törik meg a képet, csak jelükkel szerepelnek a dokumentumban. Az előző oldal alján található képen ugyanaz a szövegrész látható Nyomtatott illetve Normál nézetben.

      Ez az elsőnek szokatlan kép viszont azzal az előnyös tulajdonsággal rendelkezik, hogy nagyobb a szerkesztési terület a monitoron, a folyamatos szöveget nem töri meg az alsó és a felső margó, nem zavaróak a lábjegyzetek, a feldolgozás és a görgetés is gyorsabb, valamint könnyebb analizálni és átlátni a szakaszhatárokat és a hozzájuk tartozó beállításokat. Mindezen előnyök miatt gyakran használják, különösen szövegbevitel esetén.

V.3 Tagolás nézet

      Ennek a nézetnek speciális alkalmazási területe van, a vázlatkészítés. A címsor stílusokkal fejezetekre tagolt dokumentumok szerkezeti képét, a lehetséges kilenc szinten belül, tetszőleges mélységű fejezetkibontásban jeleníthetjük meg. A nézethez kapcsolódó eszközsor segítségével beállíthatjuk, hogy milyen címmélységig legyen látható a dokumentum tartalma. A fejezeteket tetszőleges sorrendbe állíthatjuk, és szintjüket is megváltoztathatjuk. Ebben a nézetben a dokumentum megjelenése teljesen eltér a valóságtól, ezért nem célszerű , szerkesztésre, formázásra használni ezt a nézetet.

V.4 Webes elrendezés nézet

      Weblapok szerkesztéséhez használjuk. A szöveg tördelése és a képek elhelyezése a HTML (Hypertext Markup Language) szabályai alapján történik. A Webes elrendezés nézetben a hátterek láthatóak, a szöveg úgy van tördelve, hogy beleférjen az ablakba, a képelemek pedig úgy helyezkednek el, ahogyan egy webböngészőben jelennének meg.

V.5 Teljes képernyő

      Elrejt minden képernyőelemet: az eszköztárakat, menüket, gördítősávokat, címsorokat, vonalzót, stílussávot és az állapotsort. A Teljes képernyő választásakor megjelenik a Teljes képernyő eszköztár. A Teljes képernyő lehetőséget a nyomtatási képen is használhatjuk. Ehhez kattintsunk a Nyomtatási kép eszköztár Teljes képernyő gombjára.

      Az elrejtett képernyőelemek újra megjelenítéséhez üssük le a billentyűzeten lévő [Esc] nyomógombot vagy egérrel kattintsunk a képernyő jobb alsó sarkában lévő bezárás lehetőségre.

V.6 Nagyítás

      Mindegyik nézetben lehetőség van a jobb láthatóság érdekében 10% és 500% között tetszőleges nagyítást beállítani. A nagyítást karakterek, ill. egyes részletek jobb láthatósága végett célszerű választani. A kicsinyítést a képernyőn túli területek elérése vagy a dokumentum jobb áttekinthetősége céljából használjuk.

      A beállításokat a Nézet ~ Nagyítás... menüpont párbeszédpaneljén vagy a Standard eszköztáron végezhetjük el. Menüből választva a nagyítást a következő párbeszédablakot kapjuk:

      A Teljes oldal és a Több oldal csak a Nyomtatott forma nézetben állítható. A Standard eszköztár kevesebb lehetőséget nyújt a beállításra, de gyorsabban elérhető és a fontosakat tartalmazza. Az aktuális nézettől függ a beállítható lehetőségek listája.

      A nagyítás mértékét tetszőlegesre választhatjuk, de ebben az esetben be kell gépelnünk a pontos értéket.

V.7 Nyomtatási kép

      Nagy könnyebbség a felhasználóknak az a lehetőség, hogy nyomtatás előtt ellenőrizhessék az elkészített dokumentumot, vagy szerkesztés közben megtekinthessék, mit kapnának nyomtatáskor. Ez a funkció meggyorsíthatja a munkát (nem kell várni a nyomtatásra), környezetvédő és takarékos. Ez a lehetőség igazából a nézetek kiterjesztése, mivel eredeti funkciójához képest jelentősen átalakult. A Nyomtatott forma nézet tökéletesítése lassan átveszi ezt a funkciót, de annak hiányosságai miatt ez még megmaradt.

      A nyomtatási kép funkciót a Fájl ~ Nyomtatási kép menüpontjával kapcsolhatjuk be, vagy a Standard eszköztár nyomtatási kép ikonjával.

      Ezt az üzemmódot alapvetően két funkcióra érdemes használni, egyrészt nyomtatás előtt végignézhetjük a dokumentumot, hogy jól tördeltük-e fel, vagy nem vétettünk-e valamilyen esztétikai, értelmezési nehézséget okozó hibát. Ezt támogatja a speciális nagyító, amelynek segítségével végigpásztázhatjuk a lapokat.

      A másik lehetőség akkor adódik, ha találunk valamilyen hibát, ugyanis azokat itt rögtön ki is javíthatjuk. Gyorsan és könnyen módosíthatjuk a margókat, amellyel pl. adott lapszámra csökkenthetjük a dokumentumot. Hasonló funkcióra nyújt lehetőséget a Zsugorítás ikon. Ha a dokumentum utolsó oldalán csak pár sor maradt, akkor ez a funkció helyettünk megváltoztatja a beállításokat olyan értékűre, hogy elférjen a szöveg eggyel kevesebb oldalon is.

      A Súgó ikonnak ebben az üzemmódban speciális lehetőségei vannak, ugyanis ha a súgó kurzorral rámutatunk a szövegterület tetszőleges részére, akkor az adott szövegrész formai beállításait leíró ablakot kapunk.

      A nyomtatási kép üzemmódból a szerkesztéshez a Bezárás nyomógombbal, a nézet megváltoztatásával vagy az [Esc] gomb lenyomásával térhetünk vissza.

1. Milyen nézeteket használhatunk a szövegszerkesztőben?

2. Hogyan lehet a nézetek között váltani?

3. A különböző nézetek közül melyiket mikor célszerű használni?

4. A Nyomtatási kép nézetnél a Súgó ikonnak mi a külön szolgáltatása?

VI.

A MENÜK FELÉPÍTÉSE

Ebben a fejezetben szó lesz a menük felépítéséről, használatukról, a párbeszédpanelek használatáról.

      Mint már szó volt róla a menüt vagy az egérrel, vagy az [Alt] és az aláhúzott betű lenyomásával tudjuk megnyitni.

      A menükben találhatók az egyes menüparancsok. Tulajdonképpen ezek ismerete alkotja a programkezelés bázisát. Az egyes parancsok mellett lehetnek billentyűkombinációk. Ezeket a kombinációkat használva a menük megnyitása nélkül adhatjuk ki a parancsot. Érdemes a leggyakrabban használtakat megjegyezni.

      A parancs előtti kipipáltság azt jelzi, hogy a parancs aktív. Ha ismét érvényesítjük, akkor kikapcsolódik. Elsősorban a Nézet menü tartalmazza ezeket az utasításokat. Megfigyelhető, hogy vannak olyan menüpontok, amelyek előtt fekete kör látható. Ebben az esetben ez a lehetőség van kiválasztva. Ha másikat szeretnénk aktivizálni, akkor mutassunk az általunk használni kívántra és kattintsunk.

      A parancsnév utáni három pont azt jelzi, hogy érvényesítésük után egy dialógusablak jelenik meg. Ahol sarkára állított fekete háromszöget látunk, ott további almenük megjelenésére számíthatunk.

      A beviteli keretbe tudjuk beírni a szükséges információt.

      A kapcsolóknál a beállítottságot X jelzi. Egyszerre több is be lehet kapcsolva.

      Kiválasztó köröknél a kiválasztás tényét pont jelzi, egyszerre azonban csak egy lehet bekapcsolva.

      A feltáruló menüknél a lefelé mutató gombra kattintva lehetőség nyílik a választásra.

      A méretbeállításnál vagy beírhatók az adatok, vagy a fel-le nyilakkal választhat.

      A nyomógomb-ra csak rá kell kattintani.

      Ha nincs egér akkor az [Alt] és az aláhúzott karakter, a kurzorbillentyűk, a [Tab] billentyű, valamint az [Enter] segítségével dolgozhat. A [Tab] billentyű segítségével lehet a lehetőségek között lépkedni. Ha valamelyik lehetőségen túl ment, ne essen kétségbe, a [Shift]+[Tab] kombinációval ellentétes irányba tud lépkedni.

      Az [Esc] billentyű segítségével könnyen visszaléphet a dialógusablakból anélkül, hogy a beállítások érvényesülnének.

      Egyes dialógusablakok iratgyűjtőszerűen épülnek fel. Az ablak felső részén látható címek közül válogathat, a párbeszédablak ennek megfelelően alakul át.

      A Word lehetőséget nyújt még a felhasználónak a gyorsmenü használatára. Ez nem más, mint az egér jobb oldali nyomógombjához rendelt lehetőség. Ennek a menünek a tartalma mindig a kijelöléstől függ.

      Az ábrán a gyorsmenü látható. A menü felső része állandó. A többi része kijelöléstől függően változik. Ha valamit kijelölünk a dokumentumban, és használni szeretnénk a gyorsmenüt, ügyeljünk arra, hogy az egérkurzor mindig a kijelölés területére mutasson. Ekkor nyomjuk le a jobb oldali egér gombot. Ellenkező esetben nem a kijelölt területnek megfelelő gyorsmenüvel találkozhatunk.

1.

Hogyan lehet a legördülő menüket aktivizálni a szövegszerkesztő programban?

2. Milyen egy átlagos párbeszédablak felépítése?

3. Mi a különbség a kiválasztó kör és a kapcsoló között?

4. Melyik billentyűvel lehet a feleslegesen kinyitott párbeszédablakot bezárni?

5. A program használata közben „kimúlt” az egere. Melyik billentyűkombinációval tudja munkáját elmenteni és a programból kilépni? (A reset vagy power gombot nem használhatja!)

6. Milyen lehetőségek találhatók meg mindig a gyorsmenüben?

VII. HOL TALÁLUNK SEGÍTSÉGET?

A beépített súgó használatának bemutatása. Megismerkedhetünk az Office Segéddel.

      Többször kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy nem tudjuk egy adott problémára a megoldást. Ilyenkor megpróbálunk könyveinkben keresgélni, de ez viszonylag lassú, és a könyvek nem mindig vannak kéznél. Éppen ezért a legegyszerűbb megoldást választva forduljunk a szövegszerkesztőhöz készült - a Súgó ablakban megjeleníthető - hypertext formátumú dokumentációhoz. Mivel ez elektronikus dokumentum, így kereshetünk, jegyzetelhetünk benne vagy kiemelhetünk belőle részeket. A tanulási folyamatot is jól támogatja, mivel mindig rendelkezésünkre áll, valamint több esetben példákkal is szolgál.

      A Súgó hívását menüből a Súgó ~ Microsoft Word súgója paranccsal kezdeményezhetjük. Ennek hatására a képernyőn megjelenik az Office Segéd a hozzátartozó párbeszédablakkal.

VII.1 Az Office Segéd

      A Segéd a képernyő jobb alsó sarkában látható. Formája és alakja testre szabható. Ha aktív, akkor már menetközben – a dokumentum készítésekor – hasznos tanácsokkal lát el minket. Ha valamit közölni akar velünk, akkor a feje felett megjelenik egy villanykörte. Ekkor erre kell rámutatnunk és kattintanunk. A Segéd testre szabásához mutassunk rá, nyomjuk le a jobboldali gombot, megjelenik a gyorsmenü. Ebből tudunk választani.

       Ha az Elrejtés parancsot választjuk, akkor a Segéd „eltűnik” a képernyőről. Kikapcsolhatjuk még a Súgó ~ Az Office Segéd elrejtése paranccsal is. Ennek a menüpontnak a tartalma a Segéd elrejtésével megváltozik. Ha nincs Segéd, akkor az Office Segéd megjelenítése olvasható. A Beállítások… kiválasztása után a megjelenő párbeszédablakban szabályozhatjuk a Segéd működését.

      Mint látható, az ablak két fület tartalmaz. Ezek közül a Beállításoknál a következőket tudjuk beállítani:

      Az Office Segéd használata - Megjeleníti az Office Segédet, amely a program használata közben felmerült kérdésekre tud válaszolni. A Segéd a program szolgáltatásainak hatékony használatát elősegítő ötletekkel is segíti munkánkat. Töröljük a jelölést a négyzetből, ha nem kívánjuk használni az Office Segédet.

      F1 billentyű érzékelése – Ha bejelöljük ezt a négyzetet, az Office Segéd az F1 billentyű megnyomására jelentkezik. Ha töröljük a négyzet jelölését, az F1 megnyomására az Office Segéd helyett a Súgó jelentkezik. Ez a beállítás nincs hatással azokra a területekre, ahol az Office Segéd nem működik, például a Microsoft Access tulajdonságlapjainak némelyikén.

      Súgó a varázslókhoz – Segítséget kapunk az Office Segédtől a Microsoft Office legtöbb varázslójának használatáról.

      Figyelmeztetés megjelenítése – Megjeleníti az Office Segéd üzeneteit.

      Programozáskor súgás a termékekről és a programozásról – Programozási, illetve használati segítséget keres a Súgóban, miközben a Visual Basic for Applicatons ablakban dolgozunk a programon belül.

      Ha útban van, odébb áll – Ha ezt a négyzetet bejelöljük, az Office Segéd ablaka automatikusan félrehúzódik a képernyőn megjelenő elemek, például párbeszédpanelek útjából, illetve, ha öt percig nem vettük igénybe a Segéd szolgáltatásait, kicsinyíti annak ablakát.

      Kitalálja a súgótémát – Az Office Segéd megjeleníti a műveleteinkhez kapcsolódó Súgó témaköröket, mielőtt még a Súgóhoz fordulnánk segítségért. Töröljük ennek a négyzetnek a jelölését, ha nem kérjük az Office Segéd ilyen jellegű segítségét.

      Hangjelzést ad – Itt kapcsolhatjuk be, illetve ki az Office Segéd hangjait. A hangok kikapcsolásához töröljük négyzet jelölését.

      Adottságok hatékonyabb használata – Tippeket és kevéssé ismert szolgáltatások leírásait jeleníti meg, továbbá javaslatot tesz néhány gyakori funkció hatékonyabb használatára.

      Egér hatékonyabb használata – Tippeket ad az egér hatékonyabb használatához a munka meggyorsítása érdekében.

      Billentyűparancsok – Megjeleníti a munka meggyorsítását lehetővé tevő billentyűparancsokat.

      Csak a fontos ötletek megjelenítése – Csak a fontos tippeket jeleníti meg, például az időigény-csökkentő funkciók leírásait.

      Napi jótanács megjelenítése indításkor – Az Office program indításakor megjeleníti a nap tippjét. Ez a szolgáltatásokkal való ismerkedés egyik legegyszerűbb módja.

      Ötletek visszaállítása - Visszaállítja a tippekre vonatkozó alapbeállításokat, így a már korábban megjelent tippek is újra feltűnhetnek.

      A Minták fül segítségével lehet választani a különböző Segédek közül. Ezt azonban csak akkor tudjuk megtenni, ha a program telepítésekor a többi Segéd előfordulást is telepítettük.

VII.2 A Súgó használata

      A Wordhöz készült dokumentáció hierarchikus szerkezetű, amelyben a felhasználó tetszés szerint mozoghat. Ez a hypertext dokumentum hasonló az Internet WEB oldalain megjelenő leírásokhoz, ha valakinek van némi Internetes gyakorlata, nem jelent problémát a Súgó használata. Ha nincs ilyen gyakorlata, akkor feltétlenül gyakorolja a Súgó kezelését, mert hasonló dokumentumokkal fog találkozni Interneten is.

      A súgó elindítása után a megjelenő ablakból választhatunk az általunk használni kívánt témakörökből. Ezek után a képernyő két részre oszlik. A baloldali részen továbbra is a dokumentumunkat láthatjuk. A jobboldaliban jelenik meg a súgó. A két ablak között az egér segítségével tudunk a legkönnyebben váltani. Amelyik aktív, annak címsora sötét színű.

        A bal szélső nyomógombra kattintva tudjuk a súgó munkaterületét bővíteni. Ekkor lehetőségünk van a tartalomjegyzékben kulcsszavakra keresni, vagy a felajánlott témakörök közül tudunk választani. Ha már kerestünk valamit a súgóban, akkor a balra és jobbra mutató nyilakkal lépkedhetünk az ablakok között. Bizonyos részekre rámutatva az egér kurzor átalakul mutatóujjá. Ha ekkor kattintunk a baloldali gombbal, akkor az adott témakörhöz tartozó részletes leírást kapjuk meg.

      A dokumentáció hierarchikus felépítésű. A megjelenő tartalomjegyzékből kiválaszthatjuk a témaköröket, és tetszés szerint lapozgathatunk egyre mélyebbre a hierarchiába vagy éppen vissza az előző szintekre. Egy szinttel lejjebb úgy kerülhetünk, hogy megkeressük a halványan (zölden) írt folyamatos vonallal aláhúzott szövegrészt, és rákattintunk. A legalsó szinten az aláhúzott szövegrészre kattintva egy újabb ablakot kapunk, amelyben lépésről lépésre megtaláljuk a teendőket, az adott funkció hívásához szükséges eljárásokat.

      A leírásban találhatók még halványan írt pontsorral aláhúzott szövegrészek is. Ha ezekre kattintunk, akkor nem a hierarchiában kerülünk lejjebb, hanem a kiemelt szöveghez kapunk kiegészítő információkat.

      A véletlen kattintások visszavonására vagy tudatos visszalépésre használhatjuk az ablak eszközsorában lévő Vissza nyomógombot, amely segítségével az előző szintre kerülhetünk vissza. Egy témán belüli lapozásra használhatjuk a [PageUp], [PageDown] billentyűket. valamint a gördítősávot. Ha eltévedtünk, vagy pillanatnyilag nem ismerjük ki magunkat, akkor a Tartalom gombra kattintva egyből visszatérhetünk a kiinduló tartalomjegyzékhez. Ha ismét szeretnénk egy már megnyitott fejezetet megtekinteni, akkor nem kell újra megkeresnünk, hanem az Előzmények gomb segítségével betekinthetünk a már látott témakörök listájába, és ott közvetlenül kiválaszthatjuk valamelyiket.

VII.3 Mi ez?

      A Súgó menüben találjuk meg ezt a menüpontot vagy a [Shift] + [F1] billentyűkombinációval tudjuk elindítani. Ekkor az egérkurzor speciális formát vesz. Mutassunk rá a dokumentum valamely részére és kattintsunk a baloldali gombbal. Rögtön bővebb információt kapunk a kiválasztott részről. Ha már minden információhoz hozzájutottunk, és szeretnénk kikapcsolni ezt a lehetőséget, üssük le a billentyűzeten lévő [Esc] gombot.

VII.4 Office a Weben

      Ha a Súgó menü Office a Weben parancsára kattintunk, az Office program használata közben jön létre a kapcsolat a Microsoft Office Update webhellyel. Az Office Update honlapján választ kaphatunk az Office programmal kapcsolatban leggyakrabban feltett kérdésekre. Találunk továbbá naprakész tippeket, sablonokat, ClipArt képeket és frissített súgófájlokat.

VII.5 Hibakeresés és javítás

      A Hibakeresés és javítás lehetővé teszi a program pontos működését akadályozó problémák (például hiányzó fájlok vagy hiányosságok a rendszerleíró adatbázisban) automatikus megkeresését és helyreállítását. A folyamat során szükségünk lehet a telepítés forrására, esetleg ki kell lépnünk a többi futó programból.

      Az ablakban lévő kapcsoló funkciója: helyreállítja a parancsikonokat a Windows Start menüjében. Ha nem akarjuk helyreállítani a parancsikonokat, akkor töröljük a jelölést a négyzetből.

VII.6 Microsoft Word névjegye

       Ebben az ablakban sok hasznos információhoz juthatunk hozzá. Többek között kiírja a termék használatára jogosult személy nevét, munkahelyének nevét. Ezeket az adatokat a telepítés során kell megadnunk. Kiírja a termékszámot is.

      A Rendszeradatok gombra kattintva megjelenik a következő párbeszédablak.

      Itt ellenőrizhetjük, hogy számítógépünk mennyire van kihasználva, milyen processzor található benne, mennyi a szabad hely a merevlemez(ek)en. Ha a baloldali részben kiválasztjuk a Microsoft Word 2000 lehetőséget, és kinyitjuk, akkor az éppen szerkesztett dokumentumról kérhetünk le minden információt.

      A névjegypanelen a Terméktámogatás gombra kattintva, elindíthatjuk a Súgó ezen részét. Itt részletes leírást kapunk arról, hogy milyen segítségre számíthatunk a program gyártójától. Természetesen ezt a szolgáltatást csak akkor tudjuk igénybe venni, ha jogtiszta programmal rendelkezünk.

1. Melyik funkcióbillentyűvel tudja aktivizálni a beépített súgót?

2. Mi az előnye a Word súgójának az eddig megismertekkel szemben?

3. Mi történik akkor, ha a halványzölddel aláhúzott szövegre kattintunk?

4. Hogyan lehet a különböző súgótémákhoz könyvjelzőt elhelyezni?

5. Hogyan lehet a súgóban megjelenített szöveget a dokumentumban felhasználni?

6. Hogyan tud a leggyorsabban információt kapni a dokumentumban használt betűformátumokról?

7. Mi az Office Segéd funkciója?

8. Hogyan tud keresni a Súgó témakörei között?

9. Mire szolgál a Rendszerinformáció lehetőség?

10. Hogyan tudunk a legkönnyebben információhoz jutni a programmal kapcsolatba?

11. Frissíteni szeretné programját illetve új ClipArt képekkel szeretné bővíteni. Mi a teendője?

VIII.

A SZÖVEG BEVITELE

Különböző szövegbeviteli módok ismertetése, gyorsszöveg, szimbólumok, dátum és idő, helyesírás ellenőrzés, elválasztás és a szinonima szótár használatával.

      Szöveget több helyről tudunk a munkafelületre bevinni. Gépeléssel, vágólapról beillesztéssel egy másik programból vagy dokumentumból, a háttértárolón lévő állomány megnyitásával, illetve a program által nyújtott Gyorsszöveg lehetőséggel. A gépelés módja megegyezik a normál írógép használatával. Nagybetűket a [Shift] és a betű együttes lenyomásával kapunk. Ha folyamatosan akarunk nagybetűvel írni, le kell nyomni a [Caps Lock] billentyűt. Sort váltani az [Enter]-rel lehet. Ha a sor közepén ütjük le az [Enter]-t. akkor a kurzor után lévő szöveg új sorba kerül. Egyesíteni a sort a [Backspace] billentyűvel lehet. A Word 2000 egyik újdonsága a click and type (kattints és gépelj) funkció. Ez annyit jelent, hogy Nyomtatott forma nézetben az egérkurzor mellett apró rajzok jelennek meg, amik a szöveg formátumára utalnak. Ilyenkor – ha üres bekezdésben áll a kurzor -, kettőt kattintva a kurzor helye automatikusan felveszi a jelzett formátumot. Sőt, a szöveg vége alá is kattinthatunk. Ebben az esetben a szöveg automatikusan kiegészül a megfelelő számú üres bekezdéssel. A megfelelő pozícionálással egyből középre és jobbra is tudjuk igazítani a bekezdést. Ha valamennyivel beljebb kezdjük az adott bekezdést, akkor a program automatikusan tabulátorral tölti ki a baloldali margó és az első karakter közötti területet. Középre igazításnál az egérkurzor alatt jelenik meg a jel, jobbra igazításnál pedig a kurzor baloldalán.

      Figyeljük meg, amikor a sor végén már nem fér ki az éppen gépelt szó, azt automatikusan átviszi a program a következő sorba. Nagyon fontos, hogy ne úgy írjunk, ahogy azt egy írógépen tennénk, tehát ne üssünk [Enter]-t, mikor úgy gondoljuk, hogy az adott szó már nem fér el a sorban. Hagyjuk, hogy a program magától vigye át azt a követező sorba. Első ránézésre bizony csúnyácskának fog kinézni, de később szebbé tudjuk varázsolni. Ha minden sor végén [Enter]-el végezzük el a soremelést, akkor a szöveg formázásakor eléggé kínlódni fogunk.

      Két [Enter] közötti rész számít egy bekezdésnek. Így ezeket a bekezdéseket később a formázásnál a program magától átszerkeszti. Éppen ezért jelent segítséget, ha láthatóvá tesszük az [Enter] jeleket. Ha bekezdésen belül új sort akar kezdeni, de nem új bekezdést akkor használja a [Shift]+[Enter] billentyűkombinációt.

      Alapállapotban a program beszúró üzemmódban dolgozik. Ez azt jelenti, hogy a kurzor helyére írt betűk továbbgörgetik az utánuk következőket. Ily módon bármikor tetszőleges helyen bővítheti a dokumentumot.

      Amennyiben átíró üzemmódban szeretne dolgozni, nyomja le egyszer az [Ins] billentyűt. A státuszsorban található ÁTÍR felirat sötétté válik. Visszakapcsoláshoz ismét nyomja le egyszer az [Ins] billentyűt.

VIII.1 Kész szöveg

      A kész szöveg a szövegbeviteli műveleteket rendkívül meggyorsíthatja, mivel a gyakran előforduló szavak, kifejezések, mondatok, esetleg dokumentumrészletek gyors beszúrását teszi lehetővé. A kész szöveg lényege, hogy tetszőleges, általunk meghatározott részhez egy rövidítést rendelhetünk. Ezt követően ezzel a rövidítéssel bárhova beszúrhatjuk a hozzárendelt tartalmat. Gépeléskor tehát nem kell bajlódnunk a sokszor ismétlődő hosszú kifejezésekkel, rendeljünk hozzá egy rövidítést, és csak azt kell majd begépelnünk.

      Levelezésnél különösen praktikus, mivel az ismétlődő formulák gyors beillesztésével pillanatok alatt elkészíthetjük az egyedi levelek keretét (pl. céges fejléc, iktatási adatok, dátum, megszólítás, aláírás). A rövidítésekben a karaktereken felül szerepelhet formázott szöveg és objektum is.

      A kész szöveg szótárába rövidítést úgy helyezhetünk el, hogy először elkészítjük a rövidítéshez rendelni kívánt dokumentumrészt. Ha elkészültünk a gépeléssel, szükség esetén a formázással, objektumok beszúrásával, akkor ki kell jelölnünk és meghívnunk a Beszúrás ~ Kész szöveg... menüpontot. Ebből kiválasztjuk az Új szöveg lehetőséget.

      Ezt követően begépeljük a szöveghez rendelt rövidítés nevét. Célszerű olyan nevet választanunk, amely rövid, beszédes és gyorsan begépelhető. A rögzítést az OK gombbal végezhetjük el, így a kijelölt szövegrész felkerül a sablonban tárolt többi rövidítés mellé. A Beszúrás ~ Kész szöveg – Szövegtár parancs segítségével a szövegtár elem helyét is meghatározhatjuk.

      A megjelenő párbeszédablakban a fülek között tudunk váltani. Mindegyik fül más-más fajta beállítást és formázást tesz lehetővé.

      Az így tárolt kész szövegeket több módszerrel helyezhetjük el a dokumentumunkban: menü segítségével. A menü használatakor először meg kell határoznunk a gyorsszöveg helyét a kurzor elhelyezésével. Ezt követően hívjuk meg a Beszúrás ~ Kész szöveg parancsot, majd válasszunk a listából kategóriát. Így kiválaszthatjuk a használni kívánt gyorsszöveget.

      A kész szöveg elhelyezésének másik módja az, amikor elkezdjük begépelni a rövidített szöveget. A program automatikusan felismeri a hozzátartozó szövegtár elemet, és megjeleníti a képernyőn, ekkor üssük le az [Enter] billentyűt. Kurzor pozícióban megjelenik a szöveg. A következő lehetőség az [F3]-as billentyű használata. Az [F3]-as billentyűvel akkor tudjuk közvetlenül hívni a gyorsszövegeket, ha azok nevét fejből tudjuk. A beszúrás helyére gépeljük be a gyorsszöveghez rendelt rövidítés nevét, majd nyomjuk le az [F3]-as billentyűt. A billentyű lenyomásával a begépelt rövidítés helyébe bekerül a rövidítéshez tartozó gyorsszöveg eredeti formázott alakjában.

      Előfordulhat, hogy rosszul tároltuk valamelyik gyorsszöveget, vagy megváltozott valamilyen adat benne, ilyenkor módosítanunk kell annak tartalmát. A módosítás legegyszerűbb módja, ha beszúrjuk a módosítandó gyorsszöveget a dokumentumba, és átalakítjuk, kijavítjuk a hibákat. Ezt követően kijelöljük és meghívjuk a Beszúrás ~ Kész szöveg menüt. A megjelenő panelen kiválasztjuk a listából az eredeti gyorsszöveg rövidítését, és az OK gombra kattintunk. A Word megkérdezi, meg kívánjuk-e változtatni a gyorsszöveget, erre ilyenkor igennel felelünk.

      A módosítás másik útja, hogy kitöröljük és újra meghatározzuk a rövidítést. A megszüntetést a gyorsszöveg párbeszédpaneljén tudjuk végrehajtani. Válasszuk ki a törölni kívánt rövidítést, majd a Törlés gombra kattintva elvégezzük a műveletet.

VIII.2 Szimbólumok beszúrása

       Elég gyakran fordulnak elő olyan esetek, amikor a billentyűzetről nem tudunk megfelelő karaktereket, jeleket bevinni dokumentumunkba. Sok betűtípus tartalmaz a billentyűzeten látható betűkön, számokon és írásjeleken kívül felsorolásjelző és egyéb szimbólumokat, nagykötőjelet, kiskötőjelet és egyéb speciális jeleket. Ekkor a Beszúrás ~ Szimbólumok… parancsát kiválasztva megtehetjük ezt.

      A beszúrni kívánt jelet egérrel kiválasztjuk, majd a Beszúrás gombra kattintunk. A kattintás után az ablak nem záródik be, ezt nekünk kell elvégeznünk a Bezárás gombbal. Ez a gomb a Mégsem helyén lesz látható, miután már valamit beszúrtunk. A Betűtípust legördítve tudunk választani a karakter készletek közül, amelyből beszúrni kívánunk. A Gyorsbillentyű kiírás megjeleníti azt a billentyűt, vagy billentyűkombinációt, amely a kijelölt szimbólumhoz van rendelve. A hozzárendelést mi is elvégezhetjük a Billentyűparancs… nyomógomb segítségével.

       A Különleges karakterek fület kiválasztva lehetőségünk nyílik gyakran használatos speciális jelek beszúrására. A listából történő választás után a Beszúrásra kattintva lehetőségünk nyílik a jelet munkalapunkra beszúrni, ill. a keresés, csere párbeszédpanelbe is.

VIII.3 Dátum és idő

      Gyakran fordul elő olyan eset, amikor dokumentumunkba szükségünk van dátum és idő beírására. Ezt két féle képen tehetjük meg. A gyorsabb módszer, amikor simán begépeljük a dátumot és az időt. Ennek hatása az lesz, hogy a későbbiekben bármikor nyomtatjuk is a dokumentumot, abban mindig az általunk beírt dátum és idő kerül kinyomtatásra.

      A másik lehetőség, amikor a Beszúrás ~ Dátum és idő parancsát választjuk ki. Ebben az esetben a párbeszédablakból kell kiválasztanunk a felsorolt formátumokból a nekünk legmegfelelőbbet.

      Kiválasztás után az OK-ra kattintva, az általunk választott forma rögtön bekerül a kurzor pozíciójába. Az Automatikus frissítést bekapcsolva a dátumot és időt mezőként szúrja be a kurzor elé. Ennek a későbbi időpontban való nyomtatáskor van jelentősége. A dokumentum nyomtatásakor a Word automatikusan aktualizálja a dátumot és az időt. Ha nem akarjuk, hogy a Word aktualizálja a dátumot és az időt, akkor töröljük ezt a négyzetet.

VIII.4 Nyelv megadása

      Amikor a munkalapra bevittük szövegünket, amivel dolgozni szeretnénk, célszerű helyesírás ellenőrzést elvégezni a hibás szavak kijavítása miatt. Ahhoz, hogy a programunk ezt jól oldja meg, az Eszközök ~ Nyelv – Nyelv megadása parancsát kell kiválasztani.

      A párbeszédablakban a listából lehet kiválasztani a dokumentum nyelvezetét. Amikor nyelvet választunk figyelmesen kell eljárnunk. Vannak olyan nyelvek, melyet neve előtt nem látható a kék pipa karakter. Ez azt jelenti, hogy az adott nyelv nincs telepítve. Ha mégis ragaszkodunk a használatához, akkor előtte telepítsük. Az Alapértelmezés gombra kattintva a későbbiekben minden dokumentumunknál a használni kívánt nyelvet tudjuk beállítani. Ez a változtatás a Normal.dot sablont érinti. Természetesen, ha betöltjük egy korábbi állományunkat, aminek nyelve nem magyar, akkor azt át kell állítani. A helyes nyelv választása alapfeltétele a helyesírás ellenőrzésnek és az automatikus elválasztásnak. Az ablakban további két kapcsolót állíthatunk még be.

      A helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése: A program a kijelölt szöveg formázása közben az abban található helyesírási és nyelvtani hibákkal nem törődik. A dokumentum többi részében található helyesírási és nyelvtani hibákat továbbra is felismeri. A helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése formázást a kijelölt szöveg mindaddig megtartja, amíg azt el nem távolítjuk. Ehhez jelöljük ki a szöveget, és töröljük a jelet a jelölőnégyzetből.

      Automatikus nyelvfelismerés: A program automatikusan felismeri egy több nyelvet tartalmazó dokumentumban, hogy milyen nyelven íródott az adott szöveg. Ezután a Word a megfelelő szótárat használja a helyesírás és a nyelvtan ellenőrzéséhez. A használt nyelveken a módosítást engedélyezni kell. Ha további információra van szükségünk, írjuk be az Office Segéd keresőmezőjébe az engedélyezett nyelvek kifejezést.

VIII.5 Helyesírás ellenőrzés

      Mielőtt a helyesírás ellenőrzést részletesen ismertetnénk, szólnunk kell a helyesírás ellenőrző beállításairól. Ezt az Eszközük ~ Beállítások menün belül a Helyesírás fülnél tudjuk elvégezni.

      Helyesírás-ellenőrzés beíráskor: Beírás közben automatikusan ellenőrzi a helyesírást, és megjelöli a hibákat. A hibás szavakat piros hullámos vonallal aláhúzza. Teendő: mutassunk a hibás szóra, nyomjuk le az egér jobb oldali gombját, és a listából válasszuk ki a helyes szót. Ha a begépelt szó helyes, csak a program nem ismeri, akkor a hibajelzést nem kell figyelembe vennünk.

      Aktív dokumentum helyesírási hibáinak elrejtése: Elrejti a dokumentumban a lehetséges helyesírási hibákat jelző piros, hullámos vonalat. Ha töröljük a négyzet jelölését, a Word aláhúzza a helyesírási hibákat. Az aláhúzás csak a képernyőn látható, nyomtatásban nem. Ha meg szeretnénk jeleníteni a javasolt helyesbítések listáját, az egér jobb gombjával kattintsunk a hullámos vonalra.

      Mindig legyen javaslat: Automatikusan javaslatokat tesz a helyesírás-ellenőrzés során hibásnak talált szavak kijavításához. A jelölőnégyzet beállítása nem befolyásolja a háttérben történő nyelvhelyességi ellenőrzést.

      Csak főszótár alapján: A helyesbítésekre csak a főszótár alapján tesz javaslatot, és figyelmen kívül hagyja az esetleg megnyitott kivételszótárakat. Ha mindkét forrásból szeretnénk javaslatokat, töröljük a négyzet jelölését.

      NAGYBETŰS szavak kihagyása: Ebben az esetben a csupa nagybetűs szavakat nem ellenőrzi.

      Számot tartalmazó szavak kihagyása: Ellenőrzéskor kihagyja azokat a szavakat, melyek számot is tartalmaznak.

      Internet hivatkozások és fájlnevek kihagyása: Jelöljük be a négyzetet, ha azt szeretnénk, hogy a helyesírás-ellenőrzés során a Word automatikusan figyelmen kívül hagyja az Internet címeket, fájlneveket és az elektronikus levélcímeket, például: http://www.prmkk.hu

      Német nyelvreform utáni szabályok alkalmazása: A program képes arra, hogy a német nyelvterület reformja utáni szabályok alapján végezze el a dokumentum helyesírás-ellenőrzését.

      Saját szótár: Felsorolja a jelenleg aktív kivételszótárakat. A főszótáron felül a Word ezeket a szótárakat veszi alapul a helyesírás-ellenőrzés során. Amikor helyesírás-ellenőrzés közben a Felvesz gombra kattintunk, a Word az ebben a listában éppen kijelölt szótárban új címszót hoz létre. A lista módosításához kattintsunk a Szótárak gombra. Ekkor a kivételszótárak aktivizálása, létrehozása, szerkesztése, címszavak felvétele vagy törlése lehetséges. Egy szótár akkor aktív, ha a Kivételszótárak listájában megjelenik.

      Nyelvhelyesség ellenőrzése beíráskor: Beírás közben automatikusan ellenőrzi a nyelvhelyességet, és megjelöli a hibákat. A hibákat zöld színű hullámos vonallal jelöli. Ugyanaz a teendőnk, mit a helyesírás-ellenőrzésnél.

      Az aktív dokumentum nyelvhelyességi hibáinak elrejtése: Elrejti a dokumentumban a lehetséges nyelvhelyességi hibákat jelölő zöld, hullámos vonalat. Ha töröljük a négyzet jelölését, a Word aláhúzza a nyelvhelyességi hibákat. Az aláhúzás csak a képernyőn látható, nyomtatásban nem. Ha meg szeretnénk jeleníteni a javasolt helyesbítések listáját, az egér jobb gombjával kattintsunk a hullámos vonalra.

      Ellenőrzési szempont: Válasszuk ki azt az elemet, amelyet az aktuális dokumentum nyelvhelyességi ellenőrzése során érvényesíteni szeretnénk. Ha saját szempontot szeretnénk létrehozni, a kattintsunk az Egyedi beállítás elemre, majd a Beállítások gombra.

      Bővített helyesírás-ellenőrzés: Töröljük a négyzet jelölését, ha csak a helyesírást szeretnénk ellenőrizni, a nyelvhelyességet nem. A jelölőnégyzet nem elérhető, ha a jelenleg kijelölt szöveg nyelvének megfelelő nyelvhelyességi ellenőrző nincs telepítve. A jelölőnégyzet beállítása nem befolyásolja a háttérben történő nyelvhelyességi ellenőrzést.

      Statisztika: Töröljük a négyzet jelölését, ha a nyelvhelyességi ellenőrző futtatását követően nem szeretnénk, hogy a Word automatikusan megjelenítse a statisztikát. A jelölőnégyzet beállítása nem befolyásolja a háttérben történő nyelvhelyességi ellenőrzést.

      Dokumentum újra ellenőrzése: Ha az ellenőrzési beállítások megváltoztatása, illetve egy kivételszótár vagy más speciális szótár megnyitása után újra ellenőrizni szeretnénk a dokumentum helyesírását, kattintsunk a Dokumentum újraellenőrzése gombra. Ha az aktuális dokumentumban még nem futtattuk a nyelvhelyességi és a helyesírás-ellenőrzőt, a gombon a Dokumentum ellenőrzése felirat szerepel. Amikor a dokumentumot újra ellenőrizzük, a Word visszaállítja a Mindet átugorja lista alapállapotát is. Ez azt jelenti, hogy a következő ellenőrzéskor a Word azokat a szavakat is meg fogja vizsgálni, amelyeket előzőleg a Mindet átugorja gombra kattintva felvettünk a mellőzendő szavak listájára.

      Ezek után nézzük a helyesírás-ellenőrző használatát. Ha befejeztük a gépelést, és tartalmilag is átnéztük a szöveget, akkor elkezdhetjük az ellenőrzést. Érdemes a dokumentum elejére ugrani, mert így a vizsgálat a dokumentum elejétől a végéig megtörténik anélkül, hogy zavaró kérdéseket tegyen fel. Lehetőség van kisebb rész ellenőrzésére is, ebben az esetben jelöljük ki azt a szövegtartományt, amelyekkel dolgozni szeretnénk.

      A helyesírás ellenőrzés úgy történik, hogy a Word a főszótárban található szavakhoz hasonlít minden egyes szót, és ez alapján próbálja eldönteni a használat helyességét, ill. innen javasol cserelehetőségeket. A főszótár azonban nem tartalmaz minden szót, gyakran előfordul, hogy a felhasználónak eltérő szókincse van, amelynek több szava nem található ebben a szótárban. Ezért lehetővé tették saját szótárak készítését, amelybe elhelyezhetjük az általunk helyesnek tartott szavakat. Ezt a szótárt (alapértelmezés szerint a CUSTOM.DIC nevet kapta) folyamatosan kiegészíthetjük a helyesírás ellenőrzés közben, ha a Felvesz gombra kattintunk. A szótárt később bővíthetjük, szerkeszthetjük a Helyesírás csoport paneljén a Szerkesztés gombra kattintva úgy, mintha az egy Word dokumentum lenne.

      Az ellenőrzés indításához az eszközsor  gombjával, Eszközök ~ Nyelvi ellenőrzés paranccsal és az [F7]-es funkcióbillentyűvel tudjuk elindítani. A Word megkeresi a szövegben az első hibásnak vélt szót, és a Nyelvi ellenőrzés panelen kínálja fel a további lépéseket.

       Ellenőrzés során nem csak a helyesírási hibákat, hanem a nyelvtaniakat is megpróbálja kijavítani. A nyelvtani javításokat nem kell mindig elfogadnunk. Amikor hibás szót talál a szövegben akkor szótárakban megkeresi a legjobban hasonlító szavakat, és felajánlja módosításra. Van, amikor több ilyen lehetőséget kínál fel. Ilyenkor nekünk kell kiválasztani a legmegfelelőbbet, és ezt követően javasoljuk a cserét. Cserélni az összes hibás előfordulást tudjuk, egy lépésben. Ha egyik felajánlott szó sem megfelelő, akkor ki kell javítanunk az általunk helyesnek vélt formára.

      Ezt a formát a Word újra ellenőrzi, és csak akkor lép tovább, ha helyesnek véli. Ha ezután is hibásnak találja a szóhasználatot, akkor mellőzhetjük további ellenőrzését, vagy felvehetjük saját szótárunkba a vizsgált szót. Csak a biztosan helyesnek vélt szavakat vegyük fel, mert ezt követően a Word e szó minden további használatát jónak fogja ítélni. A hibák kijavításakor mindig olvassuk el a szövegkörnyezetet, és értelemszerűen járjunk el. Lehetőleg ne használjuk az Automatikus javítás gombot, mert a legtöbb esetben zagyvaságot kapunk ennek használatával.

      Előfordulhat a szövegben olyan helyesírási hiba, amely rosszul szerepelt a szótárban, vagy rossz szót választottunk az ellenőrzés során. Az a kellemetlenebb, amikor valamit rosszul gépeltünk be, de az általunk rosszul írt szónak is jelentése van. Csak más szövegkörnyezetben. Ezeket a hibákat a program nem javítja, és nem hívja fel rá a figyelmet. Nyomtatás előtt ezért olvassuk át irományunkat. Így takarékoskodhatunk a papírral és nem kell annyi fát kivágni!

VIII.6 Elválasztás

      A szavak elválasztása esztétikai és helytakarékossági szempontból lényeges funkció a szövegszerkesztőkben. Akkor használhatunk elválasztást, ha egy szó a sor végére esik, és annak csak egy szótagolható része fér el az adott sorban. A Word ezeket a szavakat automatikusan a következő sorba helyezi át, mivel nem engedi túllépni a szöveghatárokat. Az automatikus elválasztás használatának az a feltétele, hogy a nyelvnek megfelelő elválasztási szabályokat ismerje és alkalmazni is tudja a szövegszerkesztő.

VIII.6.1 AUTOMATIKUS ELVÁLASZTÁS

      Az automatikus elválasztást az Eszközök ~ Nyelv - Elválasztás menüponttal kezdeményezhetjük. Nyelvtanilag helyes működést csak akkor várhatunk el, ha beállítottuk a használt nyelvet, és a nyelvnek megfelelő elválasztási szótár rendelkezésünkre áll.

      A menüpont hívása után megjelenő párbeszédpanelen kérhetünk automatikus végrehajtást, vagy dönthetünk úgy, hogy magunk fogjuk kiválasztani a helyes elválasztást. Automatikus elválasztás esetén kérdezés nélkül megtörténik a beállításoknak megfelelően a dokumentum tartalmának elválasztása.

      Kézi elválasztás esetén a Word megkeresi az általa elválaszthatónak ítélt szavakat, és felajánl egy lehetséges változatot. Elfogadhatjuk ezt, de dönthetünk úgy is, hogy máshol kívánjuk az elválasztást. Ez a módszer nem túl gyors, ezért inkább rövidebb dokumentumoknál lehet használni. Meghatározhatjuk, hogy a nagybetűs szavak elválasztását kérjük-e vagy sem. Beállíthatjuk a sorvégi zónaszélességet, és megadhatjuk az egymást követő elválasztások számát. A zónaszélesség a jobb margótól a szöveg vége felé mutató távolság.

VIII.6.2 MANUÁLIS ELVÁLASZTÁS

      Rövid dokumentumoknál, ahol csak néhány elválasztásra van szükség, gyorsabb és jobban átlátható a manuális elválasztás. Ez azt jelenti, hogy mi határozhatjuk meg az elválasztás helyét kötőjel begépelésével. Kétféle kötőjelet használhatunk erre, az egyik a normál kötőjel, amely karakterként is funkcionál, de a sor végén megtöri a szavakat. Hátránya, hogy akkor is látható a szavakban, amikor azok nem kerülnek elválasztásra. Tehát ha rossz helyre szúrtuk be, vagy átformáztuk a dokumentumunkat, akkor le kell törölnünk a zavaró jeleket. Ezt a hiányosságot küszöböli ki a feltételes elválasztójel, amely csak akkor látható, ha a szót a Word ténylegesen elválasztotta, egyébként csak mint nyomtatásra nem kerülő karaktert tudjuk megjeleníteni.

      Feltételes kötőjelet a Beszúrás ~ Szimbólumok... parancs Speciális jelek csoportjából szúrhatunk be, vagy a [Ctrl]+[Num -] gyorsbillentyű leütésével.

VIII.7 Szinonimaszótár

      Sokszor esünk abba a hibába, hogy egy dolgot mindig ugyanazzal a szóval fejezünk ki. Színesebbé, változatosabbá tehetjük a leírást, ha nem ismételjük magunkat, hanem megpróbáljuk e szavakat valamilyen rokon értelmű szóra lecserélni. Ehhez, valamint ellentétes jelentésű szavakhoz, képzett, ill. összetett szavak szótöveinek megtalálásához nyújt segítséget a Word-be épített szinonimaszótár.

       Tehát ha találunk zavaró szóismétléseket a szövegben, akkor jelöljük ki a helyettesíteni kívánt szót, és hívjuk meg a szinonimaszótárt az Eszközök ~ Nyelv - Szinonimaszótár menüparanccsal vagy a [Shift]+[F7]-es billentyűkombinációval.

      A Szinonimaszótár panelen megjelenik a vizsgált szó, alatta pedig a szóhoz tartozó rokon értelmű jelentések szófaji meghatározással együtt. Amikor keresünk egy szinonimát, nem mindegy, hogy az adott szó milyen környezetben fordult elő, igeként, főnévként, jelzőként szerepel-e. Először tehát meg kell határoznunk a megfelelő szófaji csoportot, majd a csoporthoz tartozó rokon értelmű szavak megjelennek a Szinonimára cserél listában. Itt kiválaszthatjuk a számunkra megfelelőt, majd a Csere gombra kattintva megtörténik a szó helyettesítése.

      Amennyiben nem találtunk megfelelő szót, akkor tovább keresgélhetünk, ha bármelyik kiválasztott szóra kétszer kattintunk, vagy a Keresés gombot aktivizáljuk. Ezt a keresést tetszőleges mélységben tovább folytathatjuk, bármikor visszaléphetünk az Előző gombra kattintva, vagy Vizsgált szó legördülő listájában kiválaszthatjuk újra az eddig elemzett szavak valamelyikét.

      A szinonimaszótár nem végtelen, ezért előfordulhatnak olyan szavak is, amelyeket hiába keresünk a szótárban. Ebben az esetben megváltozik a Szinonimaszótár panel elemeinek elnevezése is.

      A betűrendes listában kikereshetjük az általunk keresett szót, ha gépelési hiba miatt nem találta a gép, de lehetőségünk van új szavakat keresni a listában. Ha nem emlékszünk egy szóra pontosan, akkor gépeljük be a kezdőbetűjét vagy betűit a dobozba, és a Keresés gombra kattintva megjelenik a szótárlista, ahol remélhetőleg megtaláljuk.

1. Hogyan tud információt munkalapjára bevinni?

2. Mi az előnye a Kész szöveg lehetőségnek?

3. Különleges jeleket kell szövegében felhasználnia, hogyan helyezi el ezeket a dokumentumba?

4. Mi a különbség a begépelt és a beszúrt dátum között?

5. Hol tudja beállítani a Helyesírás-ellenőrző és Nyelvhelyesség ellenőrző működését?

6. Mi a különbség az automatikus elválasztás és a kézi elválasztás között?

7. Mi a feltétele annak, hogy használni tudjuk a helyesírásellenőrző és a szinonima lehetőségeket?

8. Van-e annak jelentősége, ha a nyelvet megváltoztatjuk (alapértelmezetté tesszük)?

9. Mikor használja a Szinonimaszótár lehetőséget?

IX. FILE MŰVELETEK

Megismerkedünk a dokumentum betöltésével, mentésével, új dokumentum létrehozásával.

      A szövegszerkesztés előfeltétele, hogy a munkaterületen valamilyen dokumentum, szöveg legyen. Ez történhet úgy, hogy begépeljük, de lehetőségünk van arra, hogy már begépelt anyagot hívjunk be. A megszerkesztett dokumentumot el lehet menteni, és bármikor újra be lehet hívni, nyomtatást készíteni róla, vagy módosítani. Ezeket a feladatokat a Fájl menü-ben lévő parancsok teszik lehetővé.

      A program bejelentkezésekor mindig új dokumentum létrehozására van lehetőség. A címsorban a "Microsoft Word" felirat után látható minden esetben az aktuális file név. Ha más file-lal dolgozunk és újat, de ürest szeretnénk létrehozni akkor a Fájl menü Új parancsával vagy a szerszámosláda bal első gombjával  tehetjük meg. Az Új parancs hatására egy dialógusablak jelenik meg, melyben különböző stílusok közül választhatunk. Alapértelmezés és (legtöbbször használt) a normál stílus. A kiválasztott stílusról rövid leírást kapunk a párbeszédpanelben. Így könnyebben tudjuk kiválasztani a számunkra legjobb stílust.

       A varázslók segítségével gyorsan és könnyen tudunk nekünk tetsző dokumentumokat előállítani. Ha olyan dokumentum típust választunk ki, melyhez minta is tartozik, azt a panel jobboldalán a program megjeleníti. A Minta felirat feletti nyomógombok segítségével tudjuk a baloldali részben lévő megjelenítéseket szabályozni.

       Amennyiben egy már meglévő file-t akarunk megnyitni úgy az Megnyitás parancsot kell alkalmazni, vagy az eszközsoron a  gombot aktivizálni vagy a tálcán lévő Start menü Dokumentumokból tudunk választani. A Dokumentumokban a legutoljára szerkesztett fileokat sorolja fel a program.

      Egér segítségével válasszuk ki a használni kívánt dokumentumunkat, mutassunk rá és kattintsunk a baloldali gombbal. Automatikus megnyitódik az állomány, és az a program amellyel létrehoztuk.

      A leggyorsabb megnyitás, a File menüben található a Kilépés parancs felett. Ebben a listában a legutoljára szerkesztett állományok nevei láthatók. Elég csak a nevük előtti számot leütni, és már dolgozhatunk is az állománnyal.

       A megjelenő dialógusablakból ismét választhatunk:

- Fájlnév - file nevet

- Helyet, amibe a meghajtó és könyvtár (mappa) is beletartozik.

- Fájltípus - különböző file formátumot

- Az Eszközök gombon belüli Keresés segít abban, hogy file-okat lehessen megtalálni, sőt egy kis ablakban még a tartalmuk is szemügyre vehető. Az ábrán is látható, hogy a Word képes Internetről is állományokat megnyitni. Az ablak felépítése nagyban megegyezik a Windows Intézőével. Ha valamivel nem vagyunk tisztában, bátran kísérletezzünk. Arra azonban ügyeljünk, hogy az X nyomógombot ne kapcsoljuk be. A gomb funkciója, hogy a kijelölt filet törli.

      A Megnyitás gombbal jóváhagyjuk a választást a Mégsem gombbal kilépünk a dialógusablakból anélkül, hogy a gép bármit is végrehajtana. Bárhol a programban, ha valamiben nem vagyunk biztosak, válasszuk a Mégsem vagy a Bezár utasítást vagy üssük le az [Esc] billentyűt, így nem érheti az embert kellemetlen meglepetés!

      Mentés: legegyszerűbb az eszköztár  gombjával. A Fájl menüben a Mentés parancs szolgál erre. Ha új file-t szeretne menteni annak nevet is kell adni, ezért a Mentés másként... utasítást kell alkalmazni. Ennek hatására ismét egy dialógusablak jelenik meg ahol megadhatja a file nevét, hogy mely könyvtárba, esetleg mely meghajtóra szeretne menteni, illetve azt is, hogy milyen formátumban történjen mindez. Ez utóbbi azt a célt szolgálja, hogy a megírt anyagot olyan file típusban tároljuk ami más szövegszerkesztőbe is behívható, így egy estleges másik helyszínen, másik programmal folytathatjuk a munkát.

      A Mentés másként... parancs dialógusablakában kattintson rá a Fájltípus opció mellett látható kis lefelé nyilat ábrázoló gombra. (Egér nélkül a dialógusablakban a tabulátor billentyű segítségével lehet mozogni.) Láthatóvá válnak a különböző formátumok, melyre a Winword át tudja alakítani a file-t. Ha állományát egyszer már lementette, akkor legközelebbi mentésnél elég az eszköztár megfelelő gombjára kattintania. Minden fontosabb művelet, szövegbevitel után rögtön mentse állományát! Így nem érheti túlzott meglepetés áramszünet esetén sem. A párbeszédablakban megtalálható még az Egyebek… nyomógomb is. Ha ezt aktivizáljuk, akkor lehetőségünk nyílik jelszavas védelemmel ellátni munkánkat, így annak tartalmát illetéktelenektől meg tudjuk óvni. Csak azt hisszük, hogy teljes biztonságban vagyunk, mert manapság már az Internetről letölthetők olyan programok, amelyek segítségével a dokumentumhoz rendelt jelszó megfejthető.

      A Bezárás parancs segítségével tudja munkáit bezárni. El nem mentett vagy változtatott tartalmú munka bezárása előtt a program felhívja figyelmünket a mentésre. Értelemszerűen döntsön.

      Mentés Weblapként…. Segítségével az elkészített leveleinket, könyveinket közvetlenül Web-es formában tudjuk lementeni. Vegyük figyelembe, hogy a mentés után nem biztos, hogy a szövegben alkalmazott minden formázás tökéletesen fog megjelenni.

      A mentési műveletek az Eszközök ~ Beállítások – Mentés fülnél lehet felparaméterezni.

      Biztonsági másolat: A dokumentum mentésekor minden alkalommal biztonsági másolatot készít a dokumentum előző változatáról. A legutoljára készült biztonsági másolat mindig felülírja az azt megelőzőt. A biztonsági másolatot a Word azonos könyvtárban, azonos néven, de .WBK kiterjesztéssel tárolja. Ha bejelöljük a Biztonsági másolat négyzetet, a Word automatikusan törli a Gyors mentés négyzetet, mivel biztonsági másolatot csak teljes mentéssel lehet készíteni.

      Gyors mentés: Felgyorsítja a mentést, mert mindig csak a változásokat menti. Ha a dokumentumon a munkát befejeztük, a dokumentum teljes mentéséhez törölnünk kell ennek a négyzetnek a jelölését. A teljes mentés eredményeképpen csökkenhet a dokumentum mérete.

      Adatlap kitöltését felajánlja: Amikor egy dokumentumot első alkalommal mentünk, megnyílik a Fájl menü Adatlap párbeszédpanelje, ahol a dokumentum olyan jellemzőit adhatjuk meg, mint például a dokumentum címe, tárgya, kulcsszavai, a dokumentumhoz fűzött megjegyzések és a szerző neve. A kitöltött adatlapon szereplő információkra állomány megnyitásnál rákereshetünk.

      Felajánlja a Normal sablon mentését: Ha bejelöljük a négyzetet, kilépés előtt a Word mindig rákérdez, kérjük-e az alapbeállításhoz képest végzett változtatások, például az új betűtípus vagy a margók mentését. Ha a négyzet jelölését töröljük, a Word anélkül, hogy megerősítést kérne, automatikusan menti a Normál sablont.

      True Type betűtípusok beágyazása: A dokumentum létrehozásához használt TrueType betűtípusokat a dokumentummal együtt tárolja. Így a dokumentumot azok a felhasználók is megtekinthetik és kinyomtathatják, akiknek esetleg a szükséges betűtípusok nincsenek a számítógépükre telepítve. Ha figyelembe vesszük a dokumentumok készítésének szabályait, ezt a beállítást gyakorlatilag sohasem fogjuk használni.

      Űrlapnál csak adatlap mentése: A képernyőn kitöltött űrlap adatait egyetlen, tabulátorokkal tagolt rekordként menti, amelyet így adatbázisban is felhasználhatunk. A Word a fájlt Csak szöveg formátumban tárolja.

      Mentés a háttérben: A dokumentumokat a háttérben menti, így mentés közben tovább folytathatjuk a Word használatát. A háttérmentést az állapotsorban villogó, lemezt ábrázoló ikon jelzi.

      Automatikus mentés: A dokumentum mentését automatikusan végzi olyan időközönként, amilyet a Percenként mezőben megadunk (1 és 120 közötti szám). Túl kicsi és túl nagy számot sem érdemes megadni, mert akkor az igazi funkcióját nem tudja „tökéletesen” ellátni. A számítógép üzemzavara ("lefagyása") vagy váratlan áramkimaradás esetén újraindításkor a Word a helyreállított dokumentumot nyitja meg automatikusan. A helyreállított dokumentum olyan adatokat is megőrizhet, amelyet még nem mentettünk és egyébként elvesztek volna az eredeti dokumentumból. Ha az eredeti dokumentum károsodott, a helyreállított változatból tehát visszanyerhetjük az adatokat. FONTOS: Mivel a helyreállítás nem egyenértékű a Mentés paranccsal, a munka befejeztével a dokumentumot mindenképpen mentenünk kell. Túlságosan nem szabad megbízni az automatikus mentésben. Itt is érvényes Murphy számítógépes törvénye!

      Mentés filetípusa: Válasszuk ki azt a fájlformátumot, amelyben a dokumentumokat alapértelmezés szerint mindig menteni szeretnénk.

      Fájlmegosztási beállítások: Ahhoz, hogy korlátozzuk a dokumentumhoz való hozzáférést és megvédjük a dokumentumot a módosításoktól, írjunk be egy jelszót vagy jelöljük be a Módosítása kerülendő négyzetet. Ha jelszót adunk, ügyeljünk arra, hogy azt ne tudják személyünkhöz kötni. A jelszó begépelését a program kétszer fogja kérni. Nehogy félreüssünk valamit. Ha a két karaktersorozat megegyezik akkor fogja csak érvényesíteni. A jelszavas védelemben nem érdemes túlzottan bízni, mert az Interneten hozzálehet jutni olyan programokhoz, melyek a jelszavakat szedik ki a védett dokumentumokból, és ezáltal mindenki számára olvashatókká válnak.

      Módosítása kerülendő: Amikor a dokumentumot egy felhasználó megnyitja, a Word figyelmezteti, hogy a dokumentum módosítása nem ajánlott. Ha ezután a dokumentumot csak olvasásra nyitjuk meg, majd módosítjuk, a változásokat csak úgy őrizhetjük meg, a dokumentumot más néven mentjük. Ezt a négyzetet jelszó megadása nélkül is bejelölhetjük.

IX.1 Küldés

      Ennek a menüpontnak a segítségével elkészített dokumentumunkat közvetlenül elektronikus levél (e-mail) mellékleteként is elküldhetjük. Itt még lehetőségünk van a levelünket Köröztetni illetve PowerPointba áthelyezni. Ekkor a levelünk, dokumentumunkat a Powerban diaként tudjuk kezelni.

      A Fájl menü Kilépés parancsával tudunk a szövegszerkesztő programból kilépni. Ha mentetlen vagy változtatott dokumentumot talál a program, akkor rákérdez arra, hogy menteni óhajtja vagy nem.

1. Milyen file kezelő műveleteket tud elvégezni a programban?

2. Mi a különbség a File menü Új parancsa és az eszközsoros lévő piktogram használata között?

3. Hány fajta önéletrajzot tud elkészíteni a varázslók segítségével?

4. Egyszerre több dokumentumot szerkesztett, hogyan tudja ezeket egyetlen parancs kiadásával elmenteni?

5. Mi a különbség a Bezárás és a Kilépés lehetőségek között?

6. Milyen adatok szerepelnek a Kísérőinformációk megjelenítésekor?

7. Dokumentum mentésekor a jelszavas védelmet választotta. Hányszor kell begépelnie a jelszót?

8. Jelszavas védelemnek milyen formáit választhatja? Ismertesse a lehetőségeket!

9. Wordben megírta levelét és Amerikában élő rokonának szeretné elküldeni. Hogyan valósítja ezt meg? (Internet kapcsolattal rendelkezik!)

X. KIJELÖLÉSEK, BLOKK MŰVELETEK

A jó szövegszerkesztés alapfeltétele a kijelölés, és a kijelölt területekkel való művelet végzése. Vágólap használat ismertetése.

X.1 Kijelölések

      A szöveg szerkesztésének és formázásának alapvető feltétele a kijelölés. Kijelöléssel kell meghatározni azokat a szövegrészeket melyekre a kiadott utasítások érvényesek lesznek. Kijelölni egy karaktert vagy akár az egész dokumentumot lehet. A szöveges dokumentumokban blokknak nevezünk egy kijelölt területet, amely tartalmazhat betűket, szavakat, mondatokat, bekezdéseket, szakaszokat és minden olyan objektumot, mezőt, amelyet a szövegszerkesztő képes feldolgozni. A blokkoknak azért tulajdonítunk kiemelkedő jelentőséget, mivel több speciális szövegszerkesztési műveletet tudunk velük elvégezni. A műveleteket a dokumentumon belül, dokumentumok között és programok között is el tudjuk végezni.

X.1.1 KIJELÖLÉS EGÉRREL:

      Álljon a kijelölendő rész elejére, nyomja le és tartsa is lenyomva az egérgombot, majd álljon a kijelölendő rész végére. A kijelölt állapotot fekete háttér jelzi. Vigyázzon! Ha kijelölt egy részt és bármely karaktert leüti(legyen az akár szóköz) akkor a kijelölt rész törlődik és a leütött karakterek kerülnek helyére. Sorok kijelöléséhez húzza az egeret a szöveg bal oldalára egészen addig, míg az egérkurzor jobbra mutató nyíllá nem válik és ekkor kezdje el a kijelölést. Ha több sort szeretne kijelölni, akkor lenyomott egérgomb mellett húzza lefelé a szöveg bal oldalán az egeret. Ha egy szót kell kijelölnie mutasson a szó területére és kattintson duplán.

X.1.2 KIJELÖLÉS A BILLENTYŰZET SEGÍTSÉGÉVEL:

      Álljon a kijelölendő rész elejére. Nyomja le és tartsa is lenyomva a Shift billentyűt. A kurzorbillentyűkkel álljon a kijelölendő rész végére.

      A kijelölés egyszerűen érvényteleníthető, ha kattint egyet az egérrel, vagy lenyomja valamelyik kurzorbillentyűt!

X.1.3 KIJELÖLÉS LEGÖRDÜLŐ MENÜBŐL

      A Szerkesztés ~ Mindent kijelöl parancs segítségével a munkafelületen lévő teljes dokumentumot lehet kijelölni.

      Billentyűparancs      Funkció      SHIFT+JOBBRA      Kurzortól egy karaktert jobbra kijelöl      SHIFT+BALRA      Kurzortól egy karaktert balra kijelöl      CTRL+SHIFT+JOBBRA      Kurzortól egy szót jobbra kijelöl      CTRL+SHIFT+BALRA      Kurzortól egy szót balra kijelöl      SHIFT+END      Kurzortól a sor végéig kijelöl      SHIFT+HOME      Kurzortól a sor elejéig kijelöl      SHIFT+LE Kurzortól a sor végéig és a következő sorban a kurzorig kijelöl      SHIFT+FELKurzortól a sor elejéig és a megelőző sorban kurzorig kijelöl      CTRL+SHIFT+LE      Kurzortól a bekezdés végéig kijelöl      CTRL+SHIFT+FEL      Kurzortól a bekezdés elejéig kijelöl      CTRL+SHIFT+F8, majd használjuk a nyílbillentyűket      Oszlopszerű kijelölés      A táblázat a leggyakrabban használt billentyűkombinációkat tartalmazza.

X.2 Kijelölt blokkokkal végezhető műveletek

       A blokkműveleteket a windowsos programok hasonlóan használják, mivel maga a Windows támogatja ezt a funkciót, a rendszerbe épített ún. Vágólap segítségével. Az Office 2000 megjelenésével a vágólap használat kibővült. Már nem csak a legutoljára oda felvitt információt tudjuk használni, hanem a vágólap 12 felviteli lehetőséget tesz lehetővé. Ezeket az ábrán látható ablakból tudjuk kiválasztani, és kurzorpozícióba beilleszteni. Ha feleslegessé váltak, akkor az ablak jobb felső sarkában lévő törlés nyomógombbal tudjuk a vágólap tartalmát kitörölni.

      A vágólap alkalmazásával alapvetően két szerkesztési feladatot tudunk végrehajtani:

* Másolás

      Egy kijelölt blokk sokszorosítását jelenti. Akkor alkalmazzuk, amikor azonos szövegrészeket több helyen is szeretnénk szerepeltetni. Az újragépelést spórolhatjuk meg ezzel a művelettel. Ebben az esetben a kijelölt és lemásolt blokk az eredeti helyén is megmarad, és a vágólapra is felkerül.

* Kivágás

      A kijelölt blokk bekerül a vágólapra, felülírva annak tartalmát, és ezzel párhuzamosan törlődik a dokumentumból.

* Beillesztés

      A vágólap tartalma bekerül a dokumentumba a kurzor által megjelölt helyre úgy, hogy a vágólapon található információ megmarad.

* Irányított beillesztés

      Ezzel a paranccsal lehet a Vágólap tartalmát meghatározott formátumban beilleszteni, vagy beágyazni a Word-dokumentumba, illetve csatolást létrehozni olyan információhoz, amelyet egy másik alkalmazásban lehet aktualizálni.

* Áthelyezés

      Egy kijelölt blokk másik helyre való mozgatását jelenti. Ezt a műveletet egér segítségével a legegyszerűbb elvégezni.

X.2.1 MÁSOLÁS

      A Word már a DOS-os változatokban rendelkezett ezzel a lehetőséggel. A másolási funkcióhoz két vágólapművelet tartozik: a Másolás és a Beillesztés. Ennek a műveletnek a végrehajtására több lehetőséget is biztosít a Word:

* menüből vezérelt végrehajtás,

* gyorsbillentyűk segítségével,

* a gyorsmenüt használva,

* egér alkalmazásával.

      Az első három módszer végrehajtása azonos, csak a parancsok kiadásának helye más, így ezek együtt kerülnek bemutatásra. A gyorsmenük parancsai megegyeznek a Szerkesztés menü parancsaival. A gyorsmenüt mindig az egér jobb gombjával hívhatjuk meg, ügyelve arra, hogy a nyilunk mindig a kijelölés területén legyen. A másolási folyamat végrehajtásának lépései:

      Kijelöljük a másolandó szövegrészt.

      A blokkot lemásoljuk a vágólapra a Szerkesztés ~ Másolás paranccsal, a [Ctrl]+(C] gyorsbillentyű lenyomásával, gyorsmenüből. Ezt a funkciót kezdeményezhetjük az eszközsor ikonjával is.

      Elhelyezzük a kurzort a másolás helyére.

      A vágólap tartalmát beillesztjük a Szerkesztés ~ Beillesztés menüponttal vagy a [Ctrl]+[V] gyorsbillentyűvel. Az eszközsoron az  ikont használhatjuk erre a műveletre.

      Ha csak egér segítségével szeretnénk másolni, akkor:

      Kijelöljük a másolandó szövegrészt.

      A kijelölés területére mutatunk

      Lenyomjuk a billentyűzeten lévő [Ctrl] billentyűt, folyamatosan lenyomva tartjuk, lenyomjuk az egér bal oldali gombját, amit szintén folyamatos nyomva tartunk

      Az egér segítségével megmutatjuk a szöveg új pozícióját

      Elengedjük az egér gombot, majd a [Ctrl] billentyűt.

X.2.2 KIVÁGÁS

      Ehhez a lehetőséghez is két vágólapművelet tartozik: a Kivágás és a Beillesztés. Ennek a műveletnek a végrehajtására szintén több lehetőségünk van. Ezek a lehetőségek ugyanazok mint a Másolásnál.

* menüből vezérelt végrehajtás,

* gyorsbillentyűk segítségével,

* a gyorsmenüt használva,

      A művelet helyes végrehajtási sorrendje a következő

      Kijelöljük a másolandó szövegrészt.

      A blokkot kivágjuk a vágólapra a Szerkesztés ~ Kivágás paranccsal, a [Ctrl]+(X) gyorsbillentyű lenyomásával, gyorsmenüből. Ezt a funkciót kezdeményezhetjük az eszközsor ikonjával is.

      Elhelyezzük a kurzort a másolás helyére.

      A vágólap tartalmát beillesztjük a Szerkesztés ~ Beillesztés menüponttal vagy a [Ctrl]+[V] gyorsbillentyűvel. Az eszközsoron az  ikont használhatjuk erre a műveletre.

X.2.3 ÁTHELYEZÉS EGÉR SEGÍTSÉGÉVEL

      Ennek a műveletnek a lépései valamelyest megegyeznek az egérrel történő másolás lépéseivel. A különbség csupán annyi, hogy a vontatásnál nem kell lenyomnunk a [Ctrl] billentyűt.

1. Hányféle képen tud kijelölni a szövegszerkesztőben?

2. Milyen műveleteket lehet egér segítségével megvalósítani?

3. Billentyűzet segítségével bekezdést szeretne áthelyezni. Milyen billentyűk segítségével tudja ezt megvalósítani?

4. Mi a funkciója a következő billentyűkombinációknak?

CTRL+SHIFT+BALRA    

SHIFT+END   

5.  Hogyan tud egér segítségével bekezdést másolni?

6.  Ismertesse az áthelyezés megvalósításának lépéseit!

7.  Mi a kivágás, másolás, beillesztés parancsok billentyűkombinációja?

XI. DOKUMENTUMON BELÜLI MOZGÁS

A pontos szerkesztésnek, dokumentumon belüli lapozásnak előfeltétele, hogy a szövegbe mozogni tudjunk. Ezeket a mozgásokat elvégezhetjük billentyűzetről, egérrel, gördítősávval, könyvjelzőkkel, ugrással, kereséssel, cserével. Ezek a műveletek kerülnek leírásra ebben a fejezetben.

      A dokumentumon belüli mozgásnak vagy pozícionálásoknak két változatáról beszélhetünk. Az egyiknél a kurzor helyének megváltoztatásával érjük el, hogy a monitoron látható dokumentumrészlet eltolódik. A másik pozícionálás nem módosítja a kurzor helyzetét, az változatlanul marad (el is tűnhet a képernyőről), de a dokumentumablakban látható dokumentumrészlet más és más lehet. Ezt a dokumentumablak görgetésének hívjuk. Vigyázzunk, mert ezzel nem kerültünk fizikailag a képen látható részhez. Ha elkezdünk ilyenkor írni, akkor a kurzor pozíciójára kerülünk vissza. Ez azt jelenti, hogy görgetés után, ha a monitoron megjelent részen szeretnénk dolgozni, akkor kattintással oda kell helyeznünk a kurzort is.

XI.1 Pozícionálás

      Tekintsük először a kurzor helyzetének megváltoztatását. A lehetőségek attól függően változnak, hogy milyen eszközt alkalmazunk. Két eszköz áll rendelkezésünkre, az egyik a billentyűzet, a másik pedig az egér. Mindkettő több lehetőséget is nyújt számunkra. Mindig azt érdemes használnunk, amelyik éppen kéznél van. Gépelés közben nem biztos, hogy célszerű az egerünk után kapkodni, mert mire megtalálnánk, a billentyű segítségével rég elvégeztük volna a műveletet.

      A billentyűkombinációkat és a hozzájuk tartozó funkciók az alábbi táblázatban kerülnek leírásra.

BillentyűkombinációCélBALRA NYÍLEgy karakterrel balraJOBBRA NYÍLEgy karakterrel jobbraCTRL+BALRA NYÍLAz előző szóraCTRL+JOBBRA NYÍLA következő szóraFELFELÉ NYÍLUgrás az előző sorraLEFELÉ NYÍLUgrás a következő sorraENDUgrás a sor végéreHOMEUgrás a sor elejéreCTRL+FELFELÉ NYÍLAz előző bekezdésreCTRL+LEFELÉ NYÍLA következő bekezdésreALT+CTRL+PAGE UPUgrás az előző oldalraALT+CTRL+PAGE DOWNUgrás a következő oldalra PAGE UPVissza az előző képernyőhözPAGE DOWNElőre a következő képernyőhözCTRL+PAGE DOWNUgrás a képernyő aljáraCTRL+PAGE UPUgrás a képernyő tetejéreCTRL+ENDUgrás a dokumentum végéreCTRL+HOMEUgrás a dokumentum elejére      

      A kurzor helyzetét nagyon egyszerűen megváltoztathatjuk egérrel is, ha az egérkurzorral kiválasztott pozícióra kattintunk.

XI.2 Ugrás

      A Szerkesztés ~ Ugrás... menüparancsot szintén pozícionálásra használhatjuk, amely hívható az [F5]-ös gyorsbillentyűvel is. A parancshoz tartozó párbeszédpanelen meg kell adnunk az ugrás helyét.

      Ez a dokumentumnak egy számszerűen meghatározott függőleges (hosszanti) pozíciója vagy egy a Word által azonosítható eleme lehet. Az ábrán látható, hogy a program több ugrási célt kínál a felhasználónak:

1. Oldal

      A dokumentum oldalszáma, az oldalszámozásnak megfelelően tehát, ha a dokumentumot a 10. oldaltól kezdtük számoztatni, akkor ezt használhatjuk. Ha nem használtunk oldalszámozást, akkor a lapszám.

2. Szakasz

      A dokumentum tetszőleges részei felbonthatók ún. szakaszokra. Egy dokumentum több szakaszból állhat, a szakaszok elejére ugorhatunk ezzel a típussal.

3. Sor

      A dokumentumban egymást követő sorokba írunk, ezen sorok között ugorhatunk.

4. Könyvjelző

      A dokumentum egy általunk megjelölt része. A könyvjelző nevére hivatkozva végezhetjük el az ugrást.

5. Széljegyzet

      A dokumentum tetszőleges részéhez hozzárendelhetünk magyarázatot, megjegyzést, amely az alapdokumentumot nem módosítja. A különböző lektorok által elhelyezett széljegyzetekre hivatkozhatunk.

6. Lábjegyzet

      A szöveg bizonyos szavaihoz, részeihez elhelyezhetünk magyarázatot, megjegyzést, mely a lap alján jelenik meg. Sorszámmal hivatkozhatunk az egyes lábjegyzetekre.

7. Végjegyzet

      Ugyanaz mint a lábjegyzet, az eltérés csak annyi, hogy nem az oldalak alján, hanem a dokumentum végén jelenik meg a magyarázószöveg. Szintén sorszámukkal hivatkozhatunk rájuk.

8. Mező

      Speciális információk elhelyezésére szolgál (pl. oldalszámozás), amely egy parancsot tartalmaz, de nyomtatáskor nem a parancsot kapjuk, hanem annak a végrehajtási értékét. Az általunk kiválasztott mezőtípusokra lehet ugrani.

9. Táblázat

      A Word speciális funkciója a táblázat, ezekre történhet az ugrás a dokumentumban elfoglalt helyük alapján sorszámozva.

10. Ábra

      A dokumentumba elhelyezett speciális objektumok, amelyek rajzot vagy képet tartalmaznak. Szintén a dokumentumon belül sorszámozott.

11. Egyenlet

      A Word egyik segédprogramja, amely bonyolult egyenletek begépelését segíti. Ezekre is sorszámozva hivatkozhatunk.

12. Objektum

      Egy táblázat, diagram, ábra, egyenlet vagy más formátumú információ, amelyet többnyire nem a Wordben hoztunk létre, de beillesztettünk egy dokumentumba. Az objektum a dokumentum részét képezi, de csak a hozzá tartozó alkalmazásban tudjuk módosítani. Ugrásnál kiválaszthatjuk az objektum típusát.

      A parancsot tehát úgy használjuk, hogy meghívjuk a paneljét az előbb ismertetett módon, majd kiválasztjuk az ugrás típusát, és azon belül meghatározzuk a tényleges számértéket vagy fajtát. Ezt követően az Ugrás gombra kattintva kerül a kurzor a megadott helyre. A panel nem záródik le a parancs végrehajtását követően, lehetőség van ellenőriznünk az ugrást. Ha nincs szükségünk rá, akkor a Bezárás gombbal vagy az [Esc] billentyűvel megszüntethetjük.

      Ha csak az ugrás típusát választjuk ki, és nem gépelünk be értéket, akkor használhatjuk a Következő és az Előző gombokat. Ezekkel a kiválasztott típusnak megfelelő elem következő, ill. előző előfordulására ugorhatunk.

      Ha a begépelt számok elé + vagy - előjelet is elhelyezünk, akkor az aktuális pozícióhoz képest előre- vagy visszaugrik a megadott szám értékével.

      Nagyon hasznos billentyűkulcs a [Shift]+[F5]-ös, amelyet akkor használunk, ha szeretnénk visszakerülni az előzőleg szerkesztett három hely valamelyikére.

XI.3 Gördítés

       A kurzor helyzetét nem módosító dokumentummozgatást csak az egér segítségével tudjuk használni. Az egérrel a dokumentumablakok szélén található gördítősávokat használhatjuk a dokumentumok függőleges és vízszintes mozgatására.

      Nézzük meg, hogy a gördítősávon látható gombok, területek segítségével milyen műveleteket és azokat hogyan végezhetjük el a Nyomtatási kép nézetben.

      A Normál nézetben csak a függőleges görgetősáv található meg.

      A vízszintes görgetősávon értelemszerűen nincs a lapozást támogató ikonrész. A vízszintes gördítést ritkábban használjuk, ezért szűkség esetén kikapcsolható. Az Eszközök ~ Beállítások... menü Megjelenítés csoportjában választhatjuk ki, melyik görgetősávot szeretnénk használni.

XI.4 Könyvjelzők

      A könyvjelzőket arra használhatjuk, hogy elemeket vagy helyeket jelöljünk meg a dokumentumban. Használatukkal felgyorsíthatjuk a dokumentumon belüli mozgást. A szövegszerkesztőben használt könyvjelzők hasonlóak, mint a könyveinkben elhelyezett kis papírlapok.

       Egy könyvjelző definiálásához először elhelyezzük a kurzort a könyvjelző helyére, vagy jelöljük ki azt a tartományt, amelyre könyvjelzőként szeretnénk hivatkozni. Ezt követően meghívjuk a Beszúrás ~ Könyvjelző... menüpontot, és a párbeszédpanelen begépeljük a könyvjelzőt azonosító nevet, majd felvesszük a definiált könyvjelzők mellé a Felvesz gombbal. A könyvjelző nevének megadásakor a szavak közé szóköz nem tehető!

      A definiálást követően már használhatjuk ugrásoknál, hivatkozásoknál a dokumentum könyvjelzőit. A könyvjelzőket megszüntethetjük a fenti párbeszédpanelen, ha a kijelölés után a Törlés gombra kattintunk.

XI.5 Keresés, csere

      Hosszú dokumentumokon belüli gyors mozgásokhoz, valamint javításhoz nagyon nagy segítséget nyújthat a keresés funkció. Gyakran előfordul az, hogy a leggondosabb gépelés, korrektúra és helyesírás ellenőrzés után is marad a szövegben hiba. Ha ezt nyomtatás után vesszük észre, akkor meg kell keresnünk a dokumentumon belül is a helytelen szövegrészt, és csak ezt követően tudjuk javítani. Keresni nemcsak karaktereket vagy szavakat lehet, hanem jellemzőik (beállított formátumai) alapján is megtalálhatjuk őket. Ezen felül lehetőség van olyan speciális karakterek keresésére is, amelyek vezérlik a szövegszerkesztőt. Ezekkel a keresési módszerekkel meggyorsítható a gyakran előforduló szavak esetén a gyors találat. A keresés először mindig az aktuális helyünktől kiindulva kezdődik, és az első előfordulást jelzi a rendszer. Ha nem ezt a szövegkörnyezetet kerestük, akkor tovább kell folytatnunk a keresést egészen a helyes találatig. Ennek segítségével nagyon gyorsan rátalálunk az általunk keresett helyre.

      A Kereséséhez hívjuk meg a Szerkesztés ~ Keresés... menüpontot, és a párbeszédpanelen gépeljük be a keresett szövegrészt. Ez a vágólap segítségével is beilleszthető, a [Ctrl]+V billentyűkombinációval. Ezt követően meghatározhatjuk a keresés irányát az aktuális helyünkhöz képest, eldönthetjük, hogy egész szót keresünk-e, és hogy különbséget tegyen-e keresésnél a kis-, ill. nagybetűk között.

      Behelyettesítéssel: A Mit keres mezőbe felvett helyettesítő karaktereket, speciális karaktereket és operátorokat keresi. Ilyen elemek felvételéhez kattintsunk a Speciális gombra, majd válasszuk ki a kívánt elemet, vagy írjuk be a Mit keres mezőbe. Ha a Behelyettesítéssel négyzetet töröljük, a Word a helyettesítő karaktereket és a speciális keresési operátorokat normál szövegként kezeli.

      Hangzás alapján: Olyan angol szavakat keres, amelyek a Mit keres mezőben megadott szavakhoz hangzásukban hasonlítanak, de írásuk különböző. Például ha olyan angol szót keresünk, amely hangzásában a "red" szóra hasonlít, a Word az alábbi szót jeleníti meg: "read." Ha ezt a lehetőséget választjuk, a Kis- és nagybetű megkülönböztetése és a Csak egész szavakként jelölőnégyzetek nem használhatók. Ez a szolgáltatás csak akkor érhető el, ha a szövegszerkesztés nyelve angol.

      Minden szóalak: A Mit keres mezőben szereplő angol szó összes formáját a Mire cseréli mezőben lévő angol szó megfelelő alakjára cseréli. Fontos, hogy a Mit keres és a Mire cseréli mezőben szereplő szavak azonos szófajúak legyenek ľ például mindkettő főnév vagy mindkettő ige legyen. Például a "walk” (megy) ige minden alakját a “run” (fut) ige megfelelő alakjával cserélhetjük ki. Így az alábbi mondat The plaintiff walked up the stairs." A következőre változik: " The plaintiff ran up the stairs." Ez a szolgáltatás csak akkor érhető el, ha a szövegszerkesztés nyelve angol.

       A találatot a keresett szövegrész kijelölésével jelzi a rendszer. Üzenetet kapunk, ha nincs találat, vagy ha a dokumentum végére, ill. elejére ért a keresés. Ebben az esetben eldönthetjük, hogy folytatódjon-e a vizsgálat a dokumentum elejétől, ill. a végéig.

      Mint már említettük, speciális jelek keresése is megvalósítható ezzel a funkcióval. Ennél a típusú keresésnél az alapfunkciók ugyanúgy használhatók, de a karakterek begépelése helyett a Speciális gombot kell lenyomni és abban kiválasztani a keresendő típust.

      A keresések másik kibővítése a formátumkeresés. Ez lényegében azt jelenti, hogy nemcsak karaktereket lehet keresni, hanem a szövegrészekre ráhúzott formátumokat is, és lehetőség van e kettő kombinálására. Formátumkeresésnél pontosan meg kell határoznunk a formátumparancsokat, a Word ez alapján keresi meg azokat a szövegrészeket, amelyeknél használtuk ezeket. Lásd formázásokról szóló fejezet!

      Amikor szöveget keresünk vagy cserélünk, vagy egy dokumentum után kutatunk, a keresés finomítható operátorok és kifejezések használatával. Az operátor egy olyan szimbólum, amely vezérli a keresést. Kifejezés alatt pedig a karakterek és operátorok olyan tetszőleges kombinációját értjük, amely meghatároz egy mintát. Kifejezés lehet olyan egyszerű is, mint például az a?tó, amely egy négykarakteres szót jelent, ami "a" betűvel kezdődik és "tó"-ra végződik, de lehet annyira összetett is, hogy egyes részei zárójelek közé rakandók. Ebből az egyszerű példából is látható, hogy itt a szövegszerkesztőben is lehet használni helyettesítő karaktereket, ugyanúgy, mint a DOS-ban.

      Az operátorok használatához kapcsoljuk be a Mintázat használata négyzetet a Keresés vagy Csere párbeszédpanelen. A Speciális gombot használva listáról választhatunk operátort, és beszúrhatjuk vagy begépelhetjük a Keresett szöveg vagy Új szöveg mezőbe. A kereséshez szorosan kapcsolódik a csere, mivel ez is a helyettesíteni kívánt szövegrész keresésével kezdődik. A funkció lényege, hogy egy tetszőleges karakter, szövegrész vagy csak betűformátum, paragrafusformátum, esetleg egy stílus vagy nyelv helyettesíthető, lecserélhető egy másikra. Helytelen szóhasználatok javítására vagy egységesítésére gyors megoldást nyújt, mivel automatikusan lecserélhető az összes előfordulás. Vigyázni kell a szavak toldalékolt alakjaival, mert ha csak a szótövet cseréljük le, a toldalék nem változik.

      Előfordulhat, hogy nyomtatás után nem tetszik igazán a dokumentumunk külalakja, a választott betűtípusok, formátumok. Ilyenkor az átformázáshoz gyors és hatékony segítséget nyújt e funkció. Akkor is nagy segítséget jelent, ha több személy által függetlenül készített dokumentumokat kell azonos formára hozni. A stílusok átvételével, majd cseréjével pillanatok alatt egységes formára rendezhetjük a dokumentumokat. Ezekről a speciális alkalmazásokról későbbi fejezetekben szó lesz, most csak az alapokkal ismerkedünk meg.

       A karakterek, formátumok cseréjét a Szerkesztés ~ Csere... menüpontban kezdeményezhetjük. A csere a keresési feltételek beállításával kezdődik, amely megegyezik a keresésnél elmondottakkal. Ezt követően be kell gépelnünk a helyettesítő karaktersorozatot, és/vagy be kell állítani a cserélendő formátumokat.

      A cserét kétféleképpen végezhetjük el. Ha felügyelni szeretnénk, akkor minden egyes előfordulást meg kell kerestetni, és a találatokat a Csere gombbal engedélyeztetni. Ha biztosak vagyunk, hogy hiba nélkül megtörténhet a helyettesítés, akkor a Mindet cseréli gombbal, ellenőrzés nélkül az összes előfordulást helyettesíthetjük.

1. Hogyan tudja a dokumentumon belül a kurzort pozícionálni?

2. Mi a különbség a Page Up/Page Down és a gördítősávok használata között?

3. Mi a funkciója a könyvjelzőnek? Hogyan tudja létrehozni?

4. Az Ugrás lehetőséggel a dokumentum mely részeire lehet ugrani?

5. Mi a különbség a Csere és a Keresés között?

6. Hogyan tud a Keresés vagy Csere panelre olyan karaktert bevinni, amit a képernyőn lát, de máshonnan nem tudja beszúrni a panelekbe?

7. Milyen helyettesítő karaktereket használhat Keresésnél / Cserénél?

8. Mire szolgál a Formátumkeresés?

XII. BETŰFORMÁTUMOK

Szerkesztendő szövegünk legkisebb egysége, formázási szempontból a betű. A betűformázás kerül most leírásra. Mind az eszközsorról, mind a menüből, mind billentyűkombinációval elvégezhető műveleteket bemutatva.

      Az egyik leglátványosabb lehetőség a szövegszerkesztőkben a betűk kiemelése valamilyen más formátum segítségével. Ennek segítségével adhatunk nagyobb hangsúlyt a kiemelni kívánt szövegrésznek. A beállított betűformátumokat a korszerű szövegszerkesztők már valósághűen képesek megjeleníteni. Ez azt jelenti, hogy azonos képet látunk a monitoron, mint ami majd megjelenik a nyomtatón. A beállítható formátumok körét két tényező határozza meg: maga a szövegszerkesztő (mit tud és mit nem – formázási szempontból), másrészt a számítógépünkhöz csatlakoztatott nyomtató. Néhány régebbi nyomtatótípus nem alkalmas a korszerű lehetőségek megjelenítésére. A nyomtató kiválasztásánál figyelembe kell vennünk az igényeket, azt, hogy milyen célra szeretnénk használni a szövegszerkesztővel készített dokumentumokat.

      A betű vagy karakter a szöveges dokumentumokon belül a legkisebb formázási egység. A szövegünk formai kialakítása szempontjából is megkülönböztethető, mivel külön speciális parancsok vonatkoznak a betűformázásra.

      Egy font csak egy méret körvonalrajzát tartalmazza, általában a normál méretét (12p). Ebből a leírásból matematikai úton (nagyítás, kicsinyítés) képződik a nagyobb, ill. a kisebb betűk körvonalrajza. A normál mérettől túlzottan eltérő kicsinyítés, ill. nagyítás miatt torzulásokat tartalmaz, amely tipográfiai szempontból sokszor nem elfogadható. Nyomtatófontoknál ez nem jelent problémát, mivel ott nem használhatunk tetszőleges méretet, csak azt, amit a nyomtató ismer.

      A párbeszédpanelen, ill. a formázószalagon a fontok neve melletti kis ikonok utalnak a betűtípusra. A kettős T jel a True Type fontokat jelöli. Ezek olyan fontok, melyek nyomtatásban ugyanúgy néznek ki mint a képernyőn. Ezzel ellentétben azok a fontok, melyek mellett nincs jel (Screen Fonts), nyomtatótól függően esetleg másképpen jelennek meg a papíron. Korszerű nyomtatóknál általában nem áll fenn ez a veszély. A nyomtató jel azt jelenti, hogy a nyomtató maga rendelkezik a betűtípussal.

      A betűknél választható minden további formátum az adott betűtípuson (fonton) belül alakítható ki. A betűk következő jellegzetes tulajdonsága a méretük. A betűtípustól függően (nyomtatófont vagy True Type) megváltoztathatjuk a betűk méretét. A True Type betűtípusok szabadon méretezhetőek, míg a Screen Fonts-oknak csak a gyári méreteit használhatjuk. A karakterek méretét a nyomdaiparban használt mértékegységgel, a ponttal adhatjuk meg. A pont a hüvelyk (inch) 1/72-ed része. A betűméret 1 és 1638 pont között tetszőleges egész szám lehet. Az írógépeknél használt betűméret 12 pontnak felel meg. 1 pont = 0.376 mm, 1 mm = 2.66 pont. Hivatalos dokumentumban 12 pontnál nagyobb betűméretet nem ajánlatos használni, és 10 pontnál kisebbet sem. Fejlécben – láblécben pedig a fődokumentumban használtnál 1 maximum 2 ponttal kisebb betűméretet használhatunk.

pontméret: 12 pt

pontméret: 18 pt

pontméret: 24 pt

      A betűtípus stílusa a következő jellegzetesség. Ezeket a jellegzetességeket a fontok tartalmazzák.

      Az alábbi stílusok közül választhatunk:

1. - szabályos vagy regulár- normál

2. - dőlt vagy kurzív - italic

3. - félkövér- bold

4. - félkövér kurzív - bold italic

- effektek - különlegességek -

1. – áthúzott

2. – kétszer áthúzott

3. - felső index pl. 22

4. - alsó index pl. xn

5. – árnyékolt

6. – körvonalas

7. – domború

8. - vésett

9. - rejtett - nyomtatásban nem látszik, a képernyőn igen, ha bekapcsoljuk a nem nyomtatható jelek megjelenítését. Az alapértelmezéstől eltérő nyomtatással meg lehet jeleníteni a nyomtatón is ezeket a betűket.

10. - KIS KAPITÁLIS - kisméretű nagybetű -

11. - minden NAGYBETŰ - verzál -

12. - a betűk színe, kezd elterjedni a színes nyomtatás. Érdemes kihasználnunk, mivel átláthatóbbá teszi a dokumentumot, ha jól használjuk a színeket. A fehér papíron nem egészen olvasható a fehérbetűs szöveg!

13. - aláhúzás:

      Szimpla aláhúzás

      Szóaláhúzás csak a szavak alatt

      Dupla aláhúzás

      Pontozott aláhúzás

      Aláhúzás színe – ha nem elégszünk meg a rendelkezésre álló színekkel, akkor saját magunk is keverhetünk ki színeket.

XII.1 Térköz és pozíció

       Szintén speciális esetnek tekinthetjük a normál betűközök megváltoztatását. Ez a beállítás a kijelölt szövegben a betűk között egyenlő mértékben változtatja meg a betűközt.

      A ritkítást használhatjuk kiemelésre vagy térközök kitöltésére, a sűrítéssel pedig szűk területekre több információt zsúfolhatunk össze.

      A betűköz értéke 0,25 és 14 pont között változhat. A ritkítás alapértelmezése 3 pont, a sűrítésé pedig 1,75 pont.

      A pozíció állításával a betűket az alapvonalhoz képest felfelé, ill. lefelé tolhatjuk el. Ez a beállítás nem teljesen azonos a felső, ill, az alsó index választásával. Ott ugyanis automatikusan arányosan megváltozik a betűméret is.

      Mindkét fülön az OK és a Mégsem gombokon felül találhatunk egy Alapértelmezés... gombot , amellyel a normál stílust tudjuk módosítani. Ha változtatunk az alapértelmezésen, akkor a NORMAL.DOT sablonnal készített dokumentumainkban ezt követően ez lesz a betűformátumok alapértelmezése.

      Betüpárok alávágása: Automatikusan módosítja az alávágást és bizonyos karakterkombinációknál a betűközt, így a szöveg egyenletesebb elhelyezésű lesz. Az alávágás csak TrueType és Adobe Type Manager betűtípusoknál működik.

XII.2 Effektusok a szövegben

      Válasszuk ki azt az animációt, amelyet a kijelölt szövegre alkalmazni szeretnénk. Ha törölni szeretnénk az animációt, kattintsunk a (nincs) elemre. Az animációk csak a képernyőn jelennek meg, nyomtatásban nem (a szöveg az animáció nélkül nyomtatódik ki). Egyszerre csak egy animációt alkalmazhatunk.

XII.3 Formázás

      Alapvetően két módszert használhatunk betűformázásra. Az egyik esetben a használni kívánt formátumot a szöveg teljes gépelését követően állítjuk be. Az utólagos formázásnál a parancsok kiadása előtt mindig ki kell jelölnünk a módosítani kívánt szövegrészt. Általában ezt a módszer érdemes használni, mivel kevesebb munkával jár, és nem vonja el figyelmünket a gépeléstől.

      A másik módszernél a gépelés közben, mielőtt új formátum következne, beállítjuk a kívánt értékeket, és ezt követően a beírt karakterek már a beállításnak megfelelően jelennek meg. A formátum mindaddig érvényes, míg azt nem módosítjuk. Ezt akkor érdemes használni, ha már a gépelésnél kialakult elképzelésünk van a dokumentum külalakjáról, vagy ha csak szavakat emelünk ki egyszerű formátumokkal a szövegben. Ez a módszer akkor lehet hatásos, ha a gyorsbillentyűket használjuk formázásra.

      A választott eljárástól függetlenül, mindkét esetben ugyanazon formázóparancsokat használhatjuk. A már bemutatott betűformátumok kialakítására a Wordben több lehetőség is rendelkezésünkre áll. Mindig azt célszerű választanunk, ami adott esetben a legkönnyebben hozzáférhető.

1.  formázás menüparancsokkal,

2.  formázás a formázó eszköztár felhasználásával,

3.  formázás gyorsbillentyűkkel.

XII.3.1 FORMÁZÁS MENÜPARANCSOKKAL

      A formátum menüben kiemelten szerepel egy másik betűformázásra (betűátalakításra) használható parancs, a Formátum ~ Kisbetű/nagybetű... Ez ténylegesen nem is formázásra használható, mivel ez végleges átalakítást végez a karaktereken. A kijelölt karaktereket kicseréli kisbetűs karakterekre, nagybetűs karakterekre vagy a kettő valamilyen szempont szerinti kombinációjára. Ez a parancs megváltoztathatja azt, hogy egy karakter kisbetűs vagy nagybetűs, de nem befolyásolja a karakter beállított egyéb beállított formátumát. A menüparancs bizonyos beállításait a [Shift]+[F3]-as gyorsbillentyűvel kiválthatjuk, amely lényegesen gyorsabb megoldást jelent.

      A választható lehetőségek a következők:

1.  Mondatszerű

      A mondatok első betűit nagybetűre cseréli. A Word a mondat első szavának tekint minden olyan szót, amely egy mondatzáró írásjel (.?!) és egy elválasztó szóköz után szerepel.

2.  Kisbetű

      A kijelölt szöveg minden egyes betűjét kisbetűre cseréli.

3.  Nagybetű

      Az összes betűt nagybetűre cseréli. Nem azonos a Formátum ~ Betű... menü Nagybetűs parancsával, itt ugyanis lecserélésre kerülnek a betűk.

4.  Címszerű

      Minden szó első betűjét nagybetűsre cseréli. A magyar helyesírás nem ismeri ezt a formát.

5.  Váltó

      A kisbetűket nagybetűre, a nagybetűket kicsire cseréli. Nagyon hasznos, ha nem vettük észre, hogy bekapcsolva felejtettük a [CapsLock] billentyűt.

XII.3.2 A FORMÁZÓ ESZKÖZTÁR HASZNÁLATA

      Kifejezetten a formázások könnyítésére, gyorsítására használhatjuk a formázó eszköztárat vagy régi nevén a formázószalagot. Alapértelmezés szerint ez a tár a menüsor és a standard eszköztár alatt mindig látható.

      Az eszköztárakat kimondottan egérhasználatra tervezték, de néhány elemét gyorsbillentyűk segítségével is használhatjuk. A formázó eszköztár csak a leggyakrabban használt beállításokat tartalmazza, speciális formázásokhoz be kell hívnunk a Formátum ~ Betű... menüpontot.

      Egérrel nagyon egyszerűen használhatjuk a formázó eszköztár elemeit, csak rá kell kattintunk a megfelelő ikonra. Néhány ikon legördülő listát is tartalmaz, ha szeretnénk használni a listát, akkor a gördítő ikonra kell kattintani

      A félkövér, dőlt, aláhúzott ikonok a bekapcsolt állapotot világosabb árnyalattal jelzik, a beállított betűtípus és a méret pedig közvetlenül leolvasható. Ezek sokszor nagyon hasznos információk, ezért érdemes mindig a képernyőn tartani ezt az eszközt.

      Billentyűzet segítségével is hozzáférhetünk ezekhez a lehetőségekhez.

Betűtípus[Ctrl]+[Shift]+BBetűméret[Ctrl]+[Shift]+PFélkövér[Ctrl]+FDőlt[Ctrl]+DAláhúzott[Ctrl]+A      

XII.3.3 FORMÁZÁS GYORSBILLENTYŰKKEL

      A harmadik eljárást akkor tudjuk használni, ha képesek vagyunk és érdemesnek tartjuk a gyorsbillentyűket memorizálni. Ha ezt a módszert választjuk, akkor rendkívül felgyorsíthatjuk a betűformázási munkát. Hátránya, hogy nincs minden formátumhoz gyorsbillentyű hozzárendelve (bár ezt megtehetjük mi is), valamint nehéz memorizálni a sok kulcsot.

XII.3.4 INICIÁLÉ

      Word lehetővé teszi az iniciáléval történő formázást is. Ekkor a bekezdés első betűje (vagy a kiválasztott szöveg) egy keretbe kerül. A bekezdés további szövege körülveszi az iniciálét, bár a margórészekre is kihelyezhetjük. A szükséges beállításokat a Formátum menü Iniciálé... parancsával érhetjük el (21. ábra).

      A Pozíció alatt választhat a Szövegben vagy a Margón lehetőségek közül.

      A Sorok száma az az érték mely a betű magasságát adja meg.

      A Távolság a szövegtől mezőbe adhatjuk meg az iniciálé és a szöveg közötti térközt.

      Az iniciálé könnyen kijelölhető, ha rákattint az azt tartalmazó keretre. Ezután akár szegélyt és - vagy árnyékolást is adhatunk.

      Amennyiben törölni szeretnénk az iniciálét, úgy a Formátum menü Iniciálé dialógusablakában a Pozíció részben válassza a Nincs opciót.

Jó tanács

      Bár rendkívül örvendetes, hogy iniciálék tömegét készíthetjük el, használatukat mégis a dokumentum tartalmától és stílusától tegyük függővé!

1. Mi a feltétele a betűformázásnak?

2. Honnan lehet betűformázást elvégezni?

3. Hogyan lehet alsó és felső indexet készíteni?

4. Miért nem használjuk betűszínnek a fehér színt?

5. Mi a betűközöknek a funkciója?

6. Mikor használjuk a zsugorítást és nyújtást a betűközöknél?

7. Lehetséges-e egy szón belül minden betűnek más – más betűtípust és betűméretet megadni?

8. Milyen betű stílusokat ismer?

9. Hivatalos dokumentumban milyen betűtípust és méretet használhat?

10. Hogyan tudja a legegyszerűbben átalakítani a csupa nagybetűvel írt szövegét csupa kisbetűsre?

11. Mikor használhatja az Iniciálé lehetőséget?

12. Az Iniciálénál milyen választási lehetőségeket tud a program felkínálni?

13. Lehet-e öt sor magas iniciálét beállítani és hogyan?

14. Kijelölt egy szót formázásra, véletlenül hozzáért a szóköz billentyűhöz, és letörölte a kijelölt szövegét. Melyik billentyűkombinációval tudja helyrehozni hibáját?

XIII. BEKEZDÉS

A betűt követő következő formázási egység a bekezdés. Ebben a fejezetben a különböző bekezdés formázások kerülnek bemutatásra.

      A bekezdés két bekezdés végjel  közötti tartomány, ill. az első bekezdés végjel és a dokumentum eleje közötti rész, amely a betűkön felül tartalmazhat tetszőleges objektumokat is (pl. rajzot, képet, táblázatot stb.). A szövegszerkesztőkben egy bekezdés nem jelent feltétlenül egy tartalmi egységet; a formai megjelenést tekintjük elsődleges szempontnak, amely természetesen nem zárja ki az előző állítást. A dokumentum formai kialakításának szemszögéből kiemelkedő jelentősége van a bekezdéseknek, mivel a legtöbb formázási parancs a bekezdésekhez kapcsolódik. A betűk után ez a következő szerkezeti egysége a szövegszerkesztőknek, ugyanis a szavak és a mondatok (a nyelvtani szerkezeti egységek) nem alkotnak olyan elkülöníthető részt, amelyekre külön formázási eljárásokat lehetne alkalmazni.

      A bekezdésformázó parancsok - bárhol van is a kurzor a bekezdésen belül -, mindig az egész részre lesznek érvényesek. Több egymást követő bekezdés formázása esetén ezeket ki kell jelölni. Ha valaki minden sort [Enter]-rel zár le, akkor meglehetősen lelassulhat a formázás. Azonos típusú sorok esetén, ha a sorvéget szeretnénk meghatározni, használjuk a [Shift] –[Enter] billentyűkombinációt.

      A következő sematikus ábra egy bekezdés jellemzőit mutatja be.

      A bekezdés formázása során elsősorban annak vízszintes irányú elhelyezkedését határozhatjuk meg. Függőleges irányú pozícióját legtöbb esetben az előtte lévő bekezdések határozzák meg, csak az ezekhez viszonyított eltolását tudjuk szabályozni. Ezen felül hozzárendelhetünk olyan formai elemeket, amelyek hatással vannak a megjelenésére.

      A bekezdéshez kapcsolódó összes formázási parancsot szimbolikusan a bekezdésvégjel hordozza. Ha kialakítottunk egy bekezdést, és folytatva a dokumentumot egy [Enter]-t ütünk, akkor az így létrehozott új bekezdés örökli az előző tulajdonságait. Az öröklődő beállításokat a parancsok ismételt végrehajtásával szüntethetjük meg, ill. ha nem stílussal formáztunk, akkor a [Ctrl]+Q gyorsbillentyűvel a normál beállítást kapjuk vissza. Amennyiben letöröljük a bekezdést szimbolizáló jelet, a beállítások eltűnnek, és a teljes bekezdés átkerül az azt követőbe. Ezzel természetesen át is veszi az abban kialakított formátumot.

XIII.1 Igazítás

      A bekezdések egyik alapvető beállítása az igazítás. Meghatározza, hogy mely pontra legyenek rendezettek a bekezdés sorai. Összesen négyféle lehetőség közül választhatunk: balra; középre, jobbra és sorkizártan rendezett. Alapértelmezés szerint a bekezdés hagyományosan balra igazított. A beállítások jellegzetes képét láthatjuk a következő ábrán:

      Az igazítások mindig a bekezdés határai között érvényesülnek, ez általában a margót jelenti, ha nem alkalmaztunk behúzásokat. A sorkizárt igazítást akkor használjuk, ha a bekezdések mindkét szélét szeretnénk rendezetten (egyenes vonalban) lezárni. Ezt úgy éri el a Word, hogy a szavak közötti területet megnöveli olyan értékre, hogy a sor éppen a bekezdés végéig érjen. Szűk bekezdéshatárok vagy hosszú szavak esetén csúnyán széthúzhatja a sorokat, ezen elválasztással javíthatunk.

      Az igazítási parancsokat több módon is kiadhatjuk. Ha a menüt használjuk, akkor a Formátum ~ Bekezdés... menüpontot kell kiválasztani, és a párbeszédpanelen az igazítás mezőben meghatározni a kívánt beállítást.

      Egér segítségével gyorsabban elvégezhetjük a formázást, ha a formázó eszköztár megfelelő ikonjaira kattintunk.

      Az igazítási parancsokat gyorsbillentyűkkel is kiadhatjuk, így akár gépelés közben is megoldhatjuk a formázást.

Igazítások gyorsbilletyűvel[Ctrl]+LBalra igazít[Ctrl]+EKözépre igazít[Ctrl]+RJobbra igazít[Ctrl]+JSorkizártan igazít      

      A parancsok kiadására itt is több lehetőségünk van. Az egyik lehetőségünk a Formátum ~ Bekezdés... menü, a gyorsmenü, billentyűkombinációk, eszközsor, és a vonalzó.

XIII.2 Behúzások

      A bekezdések vízszintes irányú elhelyezkedésére használt formázási lehetőség a behúzás. Ezek a beállítások általában a margón belüli pozícionálást szolgálják, de speciális esetben megfelelő odafigyeléssel átléphetjük ezt a határt. A behúzásokkal meghatározhatjuk a bekezdés jobb, ill. bal szélének a helyét a margóhoz képest úgy, hogy az első sor helyzetét külön szabályozhatjuk a Különleges-et kiválasztva. Az értékek megadásakor a gép által ismert bármely mértékegységet használhatjuk (cm, pt, li, inch, "). Mértékegység nélküli számok esetén az alapértelmezés szerinti mértékegységet veszi alapul a gép. Az alapértelmezést az Eszközök ~ Egyebek... menü Általános csoportjában választhatjuk meg.  Az értékek lehetnek negatívak is, ezzel a margón kívüli területre mozgathatjuk a bekezdéseket. Vigyázzunk, mert könnyen a lapon kívülre vezérelhetjük a bekezdéseket, és a Word nem figyelmeztet minket. Az értékek beállításakor használhatjuk a léptető nyilakat is, nagyobb léptékű változásoknál azonban célszerűbb gépelni.

      Vázlatszintek használata: A Vázlatszint legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy a bekezdés a dokumentum hierarchiájában hol helyezkedik el. A Szövegtörzs a legalsó szint, a számozott szintek közül az 1. szint helyezkedik el legfelül (pl. az egész dokumentum címe), alatta a 2. szint (pl. a fejezetek címei), és így tovább, egészen a 9. szintig. A dokumentum vázlatszintekkel való tagolása különösen nagyobb írások esetén hasznos: Könnyen átszervezhetjük dokumentumunkat a tagolás nézetben, és gyorsan készíthetünk tartalomjegyzéket is.

      A behúzás típusának megadásakor három lehetőségünk van. Az első esetben nincs behúzás, a másik két eset abban különbözik egymástól, hogy a Word a behúzás mértékét a bekezdés mely soraira alkalmazza:

      Függő behúzás esetén az első sor a balra mezőben megadott mértékkel lesz behúzva, a bekezdés többi soránál pedig még a behúzás mértékénél megadott érték is hozzáadódik ehhez, tehát az első sor a többihez képest balra fog kezdődni.

      Az első sor behúzása esetén pont fordítva van, az első sor a többihez képest jobbra kezdődik. Ez felel meg a bekezdések megkezdésének szokásos módjának.

      A formázó eszköztár két ikont tartalmaz a behúzások vezérlésére.

      Gyors és közvetlenül ellenőrizhető formázást tudunk megvalósítani a dokumentum ablakon belül található vonalzó felhasználásával. Formázásra a vonalzón található ún. behúzás jeleket tudjuk használni.

      A vonalzón nem lehet minden értéket beállítani, 0,25 cm-es skálázású, ezeket az értékeket használhatjuk. Különösen a jobb oldali behúzások esetén lehet ez problémás, mivel általában nem egész számon van a jobb oldali margó. Ha pontos értékek vannak előírva, akkor mindenképpen a menüt kell használni.

XIII.3 Térközök

      Ha a bekezdés után üres sorokat akarunk kihagyni, az ENTER billentyű helyett inkább a Formátum menü Bekezdés parancsát használjuk. Ezzel a paranccsal lehet üres helyet, térközt hagyni az egyes bekezdések előtt és után. A térköz nagyságát egészen pontosan meg lehet adni, például pontban (2 p) vagy centiméterben (0,7 cm) kifejezve. A bekezdésekhez hozzárendelhetünk üres sorokat, amelyek a bekezdés előtt vagy után jelenhetnek meg. Figyelem! Ez nem azonos a bekezdések előtt vagy után leütött [Enter]-rel, mivel ez csak a bekezdés törlésével vagy átformázásával szüntethető meg, míg az [Enter]-ekkel kialakított üres sorokat külön-külön is megszüntethetjük. Címeket tartalmazó bekezdésekhez érdemes hozzárendelni ezeket a térközöket, így egységes megjelenést érhetünk el. Stílusok alkalmazásakor van kiemelt szerepe.

      A térközök beállítását a Formátum ~ Bekezdés... menü Térköz mezőjében végezhetjük el. Használhatunk minden olyan mértékegységet amelyet a Word ismer (cm, pt, sor, ").

XIII.4 Sortávolság

      A Word alapértelmezésként egyszeres (normál) sortávolságot használ. A sorköz módosítása vagy a kijelölt bekezdések összes sorára, vagy a kurzort tartalmazó bekezdés összes sorára lesz hatással. A beállítást a Formátum ~ Bekezdés... menü Sortávolság mezőjében tudjuk megadni.

      A sorköz lehet:

1. szimpla (normál), a sorok távolsága a sorban előforduló legmagasabb betűhöz (jelhez) igazodik. A normál sorköz a sorban helyet foglaló betűk méretétől függ. Például 10 pontos szövegben a sorköz valamivel nagyobb 10 pontnál, vagyis a betű valódi méretéhez még hozzá kell adni valamennyit. A hozzáadás mértéke az adott betűtípustól függ.

2. 1,5 sor, A sorok közötti távolság a normál sorköz másfélszerese lesz. Például 10 pontos szöveg és 1.5 soros sorköz esetén a sorköz körülbelül 15 pontnyi.

3. dupla, A sorok közötti távolság a normál sorköz kétszerese lesz. Például 10 pontos szöveg és dupla sorköz esetén a sorköz körülbelül 20 pontnyi.

4. legalább, megadható, hogy legalább mekkora legyen a sorköz. A program ilyenkor a különféle helyzetekhez igazodva -- például felső indexbe írt jelek esetén -- nem állíthat be ennél kisebb sorközt.

5. pontosan, rögzített sorköz megadását jelenti, amelyet a Word nem módosíthat. Ha ilyenkor a betűk egyes részei lemaradnak, növelni kell vagy a minimális, vagy a rögzített sorközt. Ilyen sorköz mellett a sorok egyenletes távolságra lesznek egymástól.

6. többszörös, a sorköz több mint egy sornyi. A Mérték mezőbe írhatjuk be, hogy mekkora sorközt akarunk. Az alapértelmezés három sor.

XIII.5 Bekezdésformázó billentyűkombinációk:

      Balra igazítás      CTRL + L      Jobbra igazítás      CTRL + R      Középre igazítás      CTRL + E      Sorkizárás (egyenlő hosszú sorok)      CTRL + J      Első sor behúzása      CTRL + T      Egyes sorköz      CTRL + 1      1,5-es sorköz      CTRL + 5      Dupla sorköz      CTRL + 2      

XIII.6 Tördelések bekezdésen belül

      A Formátum ~ Bekezdés... menü Szövegbeosztás fülnél lehet beállítani. Az automatikus tördelési parancsokat csak menü segítségével tudjuk kiadni.

      Fattyú- és árvasorok      A bekezdés utolsó sora nem kerülhet új oldal tetejére (fattyúsor), illetve első sora nem kerülhet az előző oldal aljára (árvasor).      Egy oldalra      A bekezdésen belül nem lehet oldaltörés.      Együtt a következővel      A bekezdés és a következő bekezdés között nem lehet oldaltörés.      Új oldalra      A bekezdés mindig új oldalon kezdődik.      Sorszámozás nélkül      A sorszámozás felfüggesztése a kijelölt bekezdésekre egy sorszámozásos szakaszt tartalmazó dokumentumban. A számozásból kihagyott sorokat a program nem veszi figyelembe a számozás folytatásakor.      Nincs elválasztás      Kivonja a bekezdést az automatikus elválasztás hatálya alól.XIII.7 Tabulátor beállítások

      Mind a két fülnél látható a Tabulátor nyomógomb. Ennek segítségével a bekezdésekben elhelyezhető tabulátor pozíciókat tudjuk beállítani. A Formátum ~ Tabulátor menü is ugyanezt eredményezi.

      A tabulátorok egységes, vagy a felhasználó által megadott távolságok. Leggyakrabban akkor használják, amikor pontosan egymás alá kell szöveget írni (pl. felsorolás). Ilyenkor a Tab billentyű segítségével lehet a részeket igazítani. Ne használják erre a célra a szóköz billentyűt, mert kínosan görbe eredményhez vezethet! Ez abból is adódik, hogy a különböző betűk szélessége nem ugyanakkora. Gondoljunk bele, hogy az I-betű és a W-betű között mekkora a különbség. A másik oka a szóköz kerülésének az, hogy amikor a bekezdést sorkizártra igazítjuk, akkor a program a szóközök méretét változtatja meg, a legoptimálisabbra.

1. Pozíciók: ebbe a keretbe kell beírni a bal margótól való távolságot. Az értéket a Beállít gombbal lehet érvényesíteni.

2. Alapérték: ha egyenletes tabulátorhosszúságokat használ, ebben a keretben adhatja meg az értékét. Ez az érték a Wordben 1,27 cm (0,5 hüvelyk) a bal margótól kezdve, vagyis 1,27 centiméterenként követik egymást a tabulátorpozíciók.

3. Igazítás: a tabulátor igazodása határozható meg.

      Balra

      A szöveg a tabulátorpozícióhoz képes jobbra terjeszkedik.

      Középre

      A szöveg a tabulátorpozícióhoz képest középen helyezkedik el.

      Jobbra

      A szöveg a tabulátorpozícióhoz képest balra terjeszkedik. Ha a pozíciótól balra lévő hely megtelt, jobbra terjed tovább.

      Decimális

      A tabulátorpozícióhoz képzelt tizedes vesszőhöz igazodik a szöveg. Tizedes vessző nélküli számok vagy szövegek a pozícióhoz képest balra helyezkednek el.

      Vonal: Ennek hatására függőleges vonalat szúr be a tabulátor helynél.

      Jelölés: két tabulátorpont közötti helyet kitöltőmintával is kérhet. Ha Nyomtatási kép nézetben dolgozik és az Eszközsoron a Mutat/Rejt nyomógomb be van kapcsolva, akkor a tabulátor kitöltő mintázatát ki tudja jelölni. Kijelölés után a Formátum Betűtípus… parancs segítségével felső- és alsóindexbe is elhelyezheti a kitöltést.

      A Törlés gombbal egy-egy kiválasztott pozíció törölhető.

      A Mindent töröl gomb az összes beállítást érvényteleníti és az alapértelmezésű állapot kerül vissza.

      A Tabulátorok parancs a Formátum menüből közvetlenül is elindítható. Természetesen a tabulátor pozíciókat nem csak menüből adhatjuk ki, hanem a vonalzó segítségével is. A tabulátor jelére való kattintással tudunk a különböző tabulátorok közül választani. Megtaláltuk a számunkra legmegfelelőbbet, akkor a vonalzón kattintsunk a megfelelő pozícióba. A tabulátor rögtön oda kerül, és bekezdésünkben rögtön használhatjuk. Megszüntetéséhez fogjuk meg a vonalzón lévő tabulátort, és húzzuk le a munkafelületre.

XIII.8 Felsorolás és számozás

      Gyorsan létrehozhatunk számozott és felsorolásjeles listákat, amelyek a dokumentum könnyebb olvasását és megértését segítik. A számozott listák a sorrendre hívják fel a figyelmet, míg a felsorolásjeles listák egyformán hangsúlyos tételekből alkotnak sorozatot. Ha hozzáírunk, törlünk vagy átrendezünk tételeket számozott listában, a Word elvégzi helyettünk az újraszámozást.

      Mindkét funkciót a Formátum ~ Felsorolás és számozás.,. menüpontban vagy a Formázó eszköztárban található ikonokkal  kapcsolhatjuk be. Az eszköztár ikonjaival mindig a menüben utoljára beállított típusokat húzhatjuk rá a bekezdésekre. A gyártó által előre definiált stílusok alkalmazásával is használható ez a funkció.

      Felsorolásjelző szimbólumként eddig bármely karakterkészlet bármely elemét választhattuk, de az Office 2000-ben már tetszőleges kép is lehet a felsorolásjelző szimbóluma. A karakterkészletekből való választáshoz hasonlóan sok, előre elkészített kép áll rendelkezésünkre listajelként való felhasználásra, de magunk is készíthetünk ilyen célokra képeket.

      Három jól elkülöníthető típus közül választhatunk, amikor felsorolást vagy számozást akarunk alkalmazni:

1. felsorolás,

2. sorszámozott lista,

3. többszintű lista.

XIII.8.1 FELSOROLÁS

      A felsorolás lényege, hogy minden egyes bekezdés előtt megjelenik egy bajuszjel. Ha csak a sort zártuk le a [Shift]+[Enter] leütésével, ez nem jelent új bekezdést, ezért ilyenkor nem jelenik g a bajuszjel. A Formátum ~ Felsorolás és számozás... menüben a Felsorolás csoportban találjuk meg a funkcióhoz kiválasztható beállításokat.

      Itt lehetőség van hat különböző felsorolásjel kiválasztására, valamint eldönthetjük, hogy alkalmazunk-e függő behúzást (Az első sort balra zárja, a bekezdés többi része az első sornál beljebb kezdődik) a bekezdésekben. Ha nem használunk, akkor a felsorolásjel összeolvadhat a szöveggel, de több hely marad a szövegnek. Használata esetén jobban kiemelkednek elkülönülnek a listaelemek.

      Ha a Word által felajánlott beállítások nem felelnek meg számunkra, akkor saját magunk is szabályozhatjuk a Módosítás... gombra kattintva.

      Az általunk elvégzett beállításokat a Minta ablakban rögtön meg is tekinthetjük.

      A bekezdéshez rendelt felsorolás megszüntetéséhez kattintsunk ismét a felsorolásikonra, vagy a Formátum ~ Felsorolás és számozás... menüben használjuk a Törlés gombot.

XIII.8.2 KÉP FELVÉTELE FELSOROLÁSJELZŐNEK

      A felsorolás és számozás panelen kattintsunk a Kép gombon.

      A megjelenő ablakban már láthatjuk is a használni kívánt képeket. Ha ezek közül egyik sem nyerné el tetszésünket, akkor további képeket kereshetünk a háttértárolónkon, Interneten.

XIII.8.3 SZÁMOZOTT LISTA

       Olyan listáknál alkalmazzuk, ahol a sorrendiség lényeges. A bekezdés előtti számnak és a hozzá kapcsolható írásjeleknek rengeteg variációját tudjuk megvalósítani. Alapértelmezésben azonban csak hat típus közül választhatunk a Formátum ~ Felsorolás és számozás.., menü Számozott csoportjában.

      Az ablak alján lévő választási lehetőségek segítségével tudjuk a számozás folytatólagosságát beállítani. Hosszabb dokumentumoknál nem érdemes az Előző lista folytatása opciót bekapcsolni, mert ennek beláthatatlan következményei lehetnek. A Testreszabás gomb segítségével a kezdő sorszámot lehet beállítani.

XIII.8.4 TÖBBSZINTŰ

      Tulajdonképpen az előző kettő kombinációja. Akkor használjuk, ha olyan listát szeretnénk készíteni, amelynek nem csak egy szintje van, például szerkezetekhez, jogi vagy technikai dokumentumokhoz. A Wordben a többszintű listák legfeljebb 9 szintűek lehetnek. Bármely szinthez rendelhetünk felsorolásjeleket vagy sorszámokat.

1. Mit nevezünk bekezdésnek?

2. Több bekezdés egyidejű formázásához mit kell tenni?

3. Milyen igazításokat használhatunk a szövegszerkesztőben?

4. Honnan lehet  ezeket az igazításokat kiadni?

5. Hány fajta behúzást használhatunk a bekezdésen belül?

6. Mit nevezünk térköznek? Mikor használjuk?

7. Mi a funkciója a Fattyú és árvasoroknak?

8. Milyen tabulátorokat használhatunk a szövegszerkesztőben?

9. Mikor használjuk a tizedes tabulátort?

10. Mikor használjuk a Felsorolás és számozás lehetőségeket?

11. A Számozást a tízes számmal kell kezdenie, hogyan állítja be a kezdő számot?

12. Mit jelent a függő behúzás?

13. Hogyan tud képet, mint felsorolás jelzőt használni?

XIV. SZEGÉLYEK ÉS ÁRNYÉKOLÁS

Ebben a fejezetben megismerkedhetünk a szegélyek és árnyékolások alkalmazásának lehetőségeivel. Ha átolvassuk ezt a fejezetet, akkor képesek leszünk bekezdéseinket és táblázatainkat szegélyekkel keretezni és árnyékolást adni nekik.

      A szegélyek és az árnyékolás bekezdésekhez kapcsolódó formátumok, amelyek lehetővé teszik, hogy a dokumentumokban szövegrészeket, táblázatokat, rajzokat és egyéb objektumokat hatásosabban kiemeljünk. Többféle típusú szegély közül választhatunk, beállíthatjuk a szegélyek vastagságát, valamint kiválaszthatjuk, hogy mely oldalakon jelenjen meg. A szegélyező-parancsok mindig az aktuális vagy a kijelölt bekezdésre érvényesek. A szegélyek mindig a bekezdés határait veszik körül, tehát ha szűkítjük behúzással a bekezdés kiterjedését, akkor a szegély is ennek megfelelően változik. Az első sor behúzása vagy a függő behúzás nem érvényesül a szegélyeken. Táblázatoknál, mivel minden cella egy bekezdésnek fogható fel, a cellákat külön is szegélyezhetjük.

      Az árnyékolás a szövegháttér satírozását jelenti, amit szintén kiemelésre használhatunk, pl. táblázatok fejlécében, szegélyezett objektumoknál. Színes nyomtató esetén rendkívül változatos színhatású háttereket tudunk megvalósítani. Ha nem színes vagy nem kellően nagy felbontású nyomtatónk van, akkor vigyázni kell a beállításokkal, mert a szöveg beleolvadhat a háttérbe.

XIV.1 Keretezés

      A keretezés előfeltétele (még mindig) a kijelölés, vagy az a bekezdés kereteződik be, melyben a kurzor villog. Mindig a két margó a szegély határa. Amennyiben ezen változtatni szeretne, úgy a bekezdésre vonatkozó margóviszonyokon kell változtatnia.

      A szegélyezést többféle képen elvégezhetjük. Az egyik lehetőségünk, hogy a formázó eszköztáron bekapcsoljuk a Külső szegély nyomógombot. Ekkor a képernyőn megjelenik a Szegélyek választási lehetőség.

      Ebből is ugyanúgy dolgozhatunk, mintha a Formátum ~ Szegély és mintázat menüt használnánk. Egyetlen hátránya, hogy vonalvastagságot, vonalstílust nem tudunk kiválasztani.

      A panelen legelőször válasszuk ki a szegély típusát. A típusválasztás nem befolyásolja a többi lehetőséget, csupán a szegély jellegét határozza meg. A választás eredményét közvetlenül ellenőrizhetjük a Minta mezőben látható mintán. A beállított szegély, a bekezdést veszi körül az itt meghatározott távolságot betartva, ami a szöveg és a keret között értendő. Ez az érték alapértelmezés szerint 1 pont, amely a legtöbb esetben megfelelő, csak speciális alkalmazásoknál érdemes módosítani rajta. A speciális beállításokat a Beállítások… gombbal tudjuk elvégezni.

      A típus kiválasztását követően meghatározhatjuk a szegély stílusát, vonalvastagságát vagy színét. Az egérrel rá kell kattintanunk a megfelelő stílusra, és a mintán azonnal láthatjuk a választás eredményét. Vastag vonalak használatát kerüljük!

XIV.2 Mintázat

      A szegélyvonalakon kívül a bekezdésnek háttér (Mintázat) is adható. Meghatározható az árnyékoltság foka, színe, valamint egy plusz háttérszín is. Használatával érdekesebbé, figyelemfelkeltőbbé és jobban átláthatóbbá tehetjük dokumentumainkat.

      Választásunk eredményét a Minta ablakban rögtön szemrevételezhetjük.

XIV.3 Oldalszegélyek

      Szegélyt adhatunk a dokumentum egyes oldalainak bármelyik vagy minden oldalához, a szakaszokban lévő oldalakhoz, csak az első oldalhoz vagy minden oldalhoz az elsőt kivéve. A hozzáadott oldalszegélyekben sok vonalstílust és -színt alkalmazhatunk, és többféle grafikus szegélyt is hozzáadhatunk.

      A panelek alján látható Eszköztár gomb segítségével a Szegély és kitöltő mintázat eszköztárat tudjuk a képernyőn megjeleníteni. A rajta lévő gombok segítségével sokkal gyorsabban és egyszerűbben elvégezhetők a szegélyezési és kitöltési munkálatok.

1. Mit nevezünk szegélynek?

2. Mit nevezünk árnyékolásnak?

3. Honnan tudja a legkényelmesebben elvégezni a keretezést?

4. Hogyan tudja a bekezdésnek csak három oldalát szegéllyel ellátni?

XV.

TÁBLÁZAT

Szövegünkbe könnyen készíthetünk táblázatot, amit különböző módon formázhatunk. Nézzük ezeket a lehetőségeket!

      A tabulátorok néha nehézkes kezelhetősége és korlátozott lehetőségei miatt indokolt volt egy olyan eszköz integrálása a Word-be, amely megkönnyíti táblázatok kialakítását, szerkesztését, formázását. A szövegszerkesztő lehetőségeit kitágította a táblázatkezelőkben már jól bevált táblákhoz hasonló, cellákból felépülő táblázatok használatával. A dokumentumban elhelyezett táblázatok használata kicsit eltér a normál szövegkezeléstől, nagyos sok speciális, csak a táblázatokban használható lehetőséggel rendelkezik. Számításokat nehezebb elvégezni benne. Ha olyan táblázatra van szükségünk a szövegszerkesztőben, amelyben számításokat szeretnénk használni, akkor érdemesebb egy táblázatkezelő munkalapját beszúrni a dokumentumba, amelyben ugyanúgy dolgozhatunk, mint a táblázatkezelőben.

      A Word táblázat cellákból épül fel, a cellák sorokban és oszlopokban helyezkednek el. Nem feltétlenül kötelező minden sorban azonos számú cellát használnunk, valamint nem kötött az oszlopok azonos szélessége sem, ebben kicsit eltér a táblázatkezelők munkalapjaitól.

      A táblázat celláit külön-külön is megformázhatjuk, a cellákba írhatunk, vagy tetszőleges objektumot elhelyezhetünk. A táblázat celláit úgy kezelhetjük, mint egy-egy bekezdést. A cellák között a [Tab] billentyűvel folyamatosan mozoghatunk, a [Shift]+[Tab] billentyűkkel pedig vissza. A kurzormozgató billentyűket is használhatjuk a cellák közötti vándorlásra, de azok a cellán belüli karaktereken is lépnek. Az egér kattintásával tetszőleges cellába kerülhetünk. A táblázatot tetszőlegesen növelhetjük vagy csökkenthetjük cellákkal, sorokkal, oszlopokkal. A sorok számának növelésére legjobban a [Tab] billentyűt használhatjuk. Ha a tábla utolsó cellájában vagyunk, leütése után egy új sort fűz a táblázathoz. A cellamagasságot egyenként nem tudjuk meghatározni, csak egy soron belül változtathatjuk meg. A táblázat celláiban is megadható tabulátorpozíció a [Ctrl] + [Tab] billentyűk segítségével.

      A táblázat kitöltéséhez a következőket kell tudni:

* a cellák között a Tab, a kurzor billentyűkkel (vagy egérrel) kell lépkedni

* Enter-t csak akkor adjon, ha egy cellába több sort szeretne írni

* számszerű értékek bevitelekor, ha azokkal számolni vagy grafikusan ábrázolni szeretné, használja mindig!! a numerikus billentyűzetet. A számok között nem lehet szóköz és utána írt érték!

XV.1 Táblázat készítése

      A Word eszköztárából kétféle táblázatot szúrhatunk be.

      1. A program saját táblázatkezelőjét .

      2. Excel táblázatot . Az Excel táblázatkezelő program a legprofesszionálisabb igényeket is kielégíti, használatához azonban ajánlatos elsajátítani a szükséges ismereteket. Ahhoz, hogy ezt a lehetőséget használni tudjuk, nem árt, ha számítógépünkre telepítve van a táblázatkezelő program.

      Táblázat készítése előtt, ajánlatos bekapcsolni a Táblázat ~ Rács lehetőséget. Ekkor a képernyőn megjelenik a táblázat segédrácsozata. Ez a rácsozat nyomtatásban nem látszik! Tehát, nyomtatás előtt ajánlatos táblázatunkat szegélyezni.

      Az  ikongomb segítségével meghatározott számú sorú és oszlopú táblázatot lehet beilleszteni az egér kijelölésével. Így a tábla maximális mérete 18 sor és 14 oszlop. Ebben az esetben minden oszlop szélessége ugyanakkora lesz. A margók közötti területet osztja el az oszlopok számával a program. Ugyanezt a Táblázat ~ Táblázat rajzolása... menü parancsával is megtehetjük. Ekkor megjelenik a képernyőn a Táblázatok és szegélyek eszközsor.

      Táblázat megrajzolásához válasszuk ki a ceruzát ábrázoló nyomógombot. Ennek hatására az egérkurzor átalakul ceruzává. Mutassuk meg a táblázat bal felső sarkát, nyojuk le a baloldali egérgombot, tartsuk nyomva, majd rajzoljunk egy átlót. Így tudjuk megmutatni a táblázat jobb alsó sarkát. Így kapunk egy cellát. A cella további felosztásához szintén megkell rajzolnunk a vízszintes és függőleges vonalakat. A vonalat minimum a felosztani kívánt terület feléig kell kihúznunk. Ha felesleges vonalat helyeztünk el a táblázatban, akkor válasszuk az eszközsoron lévő Radír nyomógombot. Ugyanúgy tudjuk a vonalakat eltávolítani, mint mikor megrajzoltuk őket. A harmadik módszer táblázat elkészítéséhez az, amikor a Táblázat ~ Beszúrás pontját kiválasztjuk, és onnan az Új táblázatot aktivizáljuk.

      Oszlopok és sorok számának megadása után, itt már be lehet állítani az oszlopszélességet. Ha manuális állítjuk be, vegyük figyelembe, hogy az általunk használni kívánt papírnak van egy fizikai mérete. Ezen ne menjünk túl. Az Automatikus formázás... gombra kattintva már a létrehozás pillanatában meghatározhatjuk a táblázat külalakját. Ezen a panelen néhány egyszerű lehetőségen felül csak a Word által felkínált formátumok közül választhatunk. Ha találunk megfelelő típust, akkor nagyon gyorsan megoldhatjuk a végső formátum kialakítását.

      A táblázat készítésének következő módja, amikor meglévő szövegből készítettünk (konvertáltatunk) a programmal táblázatot. A szövegben lévő elválasztó (szeparátorjelek) tetszőlegesek lehetnek. Ezeket a jeleket átalakítás után a program cellahatárolókként fogja megjeleníteni. A Konvertálás használatának előfeltétele, hogy az alakítani kívánt szövegünk ki legyen jelölve. A Gyorsformátum nyomógombbal itt már formázni is tudjuk a táblázatunkat. A konvertálásnál be kell állítanunk, hogy mely karaktert tekintse a program cellahatárolónak.

      Ha lehet szövegből táblázatot készíteni, akkor táblázatból szöveget is lehet előállítani. Ennek a folyamatnak a lépéseit fordítva kell végrehajtani, mint a táblázattá alakítást. A szövegre konvertálásnál kötelezően meg kell adni, hogy mi legyen a szeparátorjel, amivel a szövegünket a program tagolni fogja.

XV.2 Kijelölés a táblázatban

      A Táblázat menü tartalmaz három kijelölő parancsot, amelyet csak akkor tudunk használni, ha a kurzor a táblázat valamelyik cellájában áll. A parancsok mindig a kurzorral meghatározott cella sorára, ill. oszlopára vonatkoznak. A Kijelölése lehetőségen belül kell a tényleges kijelölést elvégeznünk. Egy cella kijelölése, ha csak egyetlen bekezdést tartalmaz, ugyanúgy történhet, mint a bekezdések kijelölése. Ha több bekezdést tartalmaz egy cella, akkor az összes bekezdés kijelölése jelenti a teljes cella meghatározását.

      Egér segítségével egyszerűbb a dolgunk, mivel egy cellát egy kattintással kijelölhetünk, ha az egérkurzorral megkeressük a cellák kijelölősávját, és ott kattintunk. Több cellát is kijelölhetünk ezzel a módszerrel, ha a kijelölősávra nem kattintunk, hanem megfogjuk az egeret, és elmozgatjuk a kijelölés irányába. Csak téglalap alakú területet tudunk kijelölni, amelynek egyik sarka az a cella, ahol kezdtük a műveletet.

      A táblázat sorait egy kattintással kijelölhetjük, ha a sor elé kattintunk, több sort pedig úgy, hogy megfogjuk az egeret, és a kijelölés irányába mozgatjuk mindaddig, míg be nem festettük a kívánt területet.

                              Oszlopokat is hasonlóan jelölhetünk ki, de ilyenkor az oszlop tetején kell megkeresnünk a kijelölőkurzort.

      A táblázatban nem összefüggő területet kijelölni nem lehet.

XV.3 Táblázat mozgatása

      A táblázat bal felső sarkában látható jelet egér segítségével tudjuk megfogni. Lenyomott baloldali egérgomb segítségével könnyedén tudjuk a táblázatunkat a margók által határolt területek között mozgatni.

XV.4 Cellák, oszlopok törlése, bővítése

      Cellákat, sorokat, oszlopokat törölni kijelölés után a Táblázat menü Törlés opcióján belül lévő lehetőségekkel lehet. Ugyanígy bővíthetjük is a táblát. Ha az egész táblázatot szeretné kijelölni, azt tegye mindig a Táblázat menü Kijelölés Táblázat utasítással. Mindig az elé a sor vagy oszlop elé tud beszúrni, amelyikben a villogó kurzor megtalálható.

XV.5 Táblázat felosztása, cellák egyesítése

      Gyakran előforduló probléma, hogy a felhasználónak valamilyen okból a táblázatát meg kell szakítania (pl. lapvége). Erre az eshetőségre számítva a program készítői elhelyezték a táblázat felosztása lehetőséget a Táblázat menüben. A felosztáshoz a kurzort abba a cellába kell vinnünk, amelyik elé a töréspontot el kell helyeznünk. Majd a menüből kiadjuk a Táblázat felosztása parancsot, és táblázatunk máris ketté van osztva. Ebben az esetben a két cella sor közé egy üres sort szúr be a program. Elég gyakran előfordulhat olyan eset, amikor rossz pozícióban törjük el a táblázatot, és szükségünk lenne ismét egyesíteni a sorokat. Ekkor jelöljük ki a beszúrt üres sort, és a billentyűzeten lévő [Delete] billentyűt leütve „összeragaszthatjuk” a felosztott táblázatunkat.

      A másik nagyon fontos lehetőség a Táblázat menüben a Cellák egyesítése parancs. Ennek segítségével az egymás mellet lévő cellákat egy cellává lehet összevonni. Összevonáskor a kijelölt cellák tartalma úgymond „összeadódik”.

Fiktív adatok!!!

Jelentés az iskolai támogatásokról199615000000199719000000199825000000      Amikor tudunk egyesíteni, akkor tudunk felosztani is. A kettő közt a különbség, azon kívül, hogy ellentétes műveletek, hogy felosztásnál meg kell mondanunk az oszlop számát, amennyire a felosztást el kívánjuk végezni. Függőlegesen egyesíteni nem lehet. De jól szegélyezni és a vízszintes vonalakat kitörölni igen!

XV.6 Cellamagasság és -szélesség beállítása

      Táblázat létrehozásakor az automatikusan generált vagy az általunk megadott cellaszélesség utólag módosítható, akár cellánként is. Ez lehetővé teszi a tartalomhoz igazított táblázatok kialakítását. Megváltoztathatjuk egyenként a cellaszélességet, de az azonos oszlopban lévő cellákat együtt is módosíthatjuk. Ez mindig a művelet kiadása előtt kijelölt tartomány függvénye. Ha nem jelöltünk ki tartományt, akkor az aktív cellához tartozó oszlopra vonatkozik a beállítás.

      A cellamagasság állításánál viszonylag könnyű helyzetben vagyunk. Ha megnöveljük vagy csökkentjük az adott sorban lévő cellákban a betűméretet, akkor a program automatikusan az aktuális mérethez igazítja a cellák magasságát. Ezt akkor is elvégzi, amikor adott –cellába több sorba írunk. Minden sor egyező magasságra való igazításához, a Táblázat ~ Automatikus méretezés parancsát kell kiválasztanunk.

      Mint majdnem mindenre a Word-ben, a szélesség megváltoztatására is lehetőségünk nyílik egér használattal. Itt két lehetőségünk is van. Legnagyobb örömünkre. A könnyebb megoldás, amikor a vonalzót használjuk. Amikor a vonalzón megjelenik az osztott nyíl, akkor nyomjuk le az egér baloldali gombját, tartsuk nyomva, majd a kívánt irányba mozgassuk egerünket.

      A másik lehetőség, amikor az oszlopok közötti osztó vonalon megjelenő speciális kurzor segítségével változtatjuk meg oszlopunk szélességét. Ekkor a kurzortól balra lévő szélessége változik. Nő vagy csökken, akaratunk szerint. A jobbra lévő oszlopokat méretük megtartásával jobbra tolja, figyelmen kívül hagyva a beállított lapméretet is. Túl nagy növelés esetén elég gyakran előfordul, hogy az utolsó oszlop(ok) nem férnek rá a lapra. Ennek a lehetőségnek az ismeretében nem csak oszlop szélességet tudunk változtatni, hanem akár egy-egy cella mérete is növelhető – csökkenthető. Ehhez azonban ki kell jelölnünk a cellát. A függőleges vonalzó segítségével a sorok magassága is növelhető, csökkenthető. Ügyeljünk azonban arra, hogy a sorokban lévő szöveget ellehessen olvasni.

       A cellákon belüli formázáshoz az összes lehetőséget alkalmazhatjuk, amit a betű-, bekezdésformázásnál már megismertünk.

XV.7 Rendezés a táblázatban

      A táblázat adatainak rendezésére a Sorba rendezés... parancs hatására megjelenő dialógusablakban egyszerre akár háromféle szempont alapján is lehetőségünk van. Ennek is előfeltétele a rendezés, vagy a kurzor táblázaton belüli léte. A rendezésnél megadható annak iránya is. Van rovatfej: Kizárja az első sort a lista rendezéséből. Ha a Formátum menü Felsorolás és számozás parancsával több sort rovatfejként formázunk, akkor rendezésnél a Word kihagyja azokat a sorokat.

      Nincs rovatfej: Rendezi a listában szereplő összes sort, beleértve az első sort is.

      A táblázat adataival műveleteket is el tudunk végezni. Erre szolgál a Képlet... parancs. A megjelenő dialógusablakban kiválaszthatjuk a beillesztendő függvényt és meghatározhatjuk a szám formátumát is.

      A függvényhasználatnak feltétele, hogy ismerjük a függvények angol neveit, és a szintaktikájukat is.

      Képlet: az egyenlőségjel (=) után kell begépelni a használni kívánt kifejezést. Ha már megvan a kifejezés, akkor gépeljük be a műveletben használni kívánt cellatartományt.

      Számformátum: a számok formátumát gépelhetjük be vagy választhatjuk ki. Ha a számokat például tizedes százalék formájában kívánjuk látni, akkor válasszuk a 0,00% lehetőséget.

      Függvény beszúrása: számokhoz használt függvényeket tudjuk kiválasztani. Ha itt kiválasztunk a felsorolásból egy függvényt, akkor az automatikusan bekerül a Kifejezés mezőbe. A függvényekről semmiféle tájékoztatást nem kapunk kiválasztásuk után. Vagy ismerjük őket vagy nem.

      Beillesztett könyvjelző: A Szerkesztés menü Könyvjelző parancsával létrehozott könyvjelzőket sorolja fel. A könyvjelzők név alapján hivatkoznak a kifejezésekre, így létrehozhatók relatív hivatkozások és hivatkozhatunk táblázaton kívüli elemekre is

XV.8 Táblázatok szegélyezése

      A táblázatok szegélyezése hasonlóan történik, mint a bekezdéseké. A lényeges eltérés, hogy a táblázatokban a cellákat külön-külön is szegélyezhetjük. A táblázatoknál az összes belső és külső rács ellátható szegéllyel. Ha csak egy cellát kívánunk szegélyezni, akkor ennek a menete teljes mértékben megegyezik a bekezdések szegélyezésével. Egy oszlopot szegélyezésénél a belső, a cellák közötti rácsokat is szegélyezhetjük. Ez igaz amikor egy több cellából álló sort jelölünk ki. A legbonyolultabb lehetőség, ha több sorból és oszlopból álló táblázatunk van. Ezeknél a táblázatoknál belső szegélyeknek az összes függőleges és vízszintes cellahatárt nevezzük. A külső szegélyek azok a cellahatárok, amelyeknek nincs szomszédja. Szegélyezés előtt meg kell határoznunk a formázni kívánt táblázattartományt. Belső keretet csak akkor választhatunk, ha a tartományon belül ténylegesen található cellahatár is és nem csak egy cellát jelöltünk ki. A táblázatok szegélyezésekor a Word szintén kétféle szegélytípust kínál fel. Az egyik a hagyományos keret, a másik egyfajta rácsos táblázatszegélyezési lehetőség, amely az összes belső cellarácsot ellátja normál vonalvastagságú szegéllyel, a külsőket pedig egy szinttel vastagabbal emeli ki. A táblázatok szegélyezését ritkán érdemes cellánként formázni sokkal gyorsabban célt érünk, ha a közös szegélyjellemzőkkel rendelkező részeket egyszerre formázzuk meg.

      A táblázatban használható árnyékolási lehetőségeket ugyanúgy tudjuk használni, mint amikor a bekezdést árnyékoljuk.

XV.9 Táblázat automatikus formázása

      Ennek segítségével lehet legkönnyebben ízléses táblázatokat kialakítani. Használatához válasszuk a Táblázat ~ Automatikus formázás parancsot. A megjelenő párbeszédablakban először válasszuk ki a Formátumot. A hibák elkerülése miatt választásunkat a Minta ablakban azonnal leellenőrizhetjük. Az ablak alján lévő kapcsolók ki-, bekapcsolásával tudjuk a táblázat megjelenítését alakítani.

XV.10 Táblázat tulajdonságai

      A táblázat megjelenését módosíthatjuk különféle szegélyek hozzáadásával és a cellák színekkel, mintákkal és árnyalásokkal való kitöltésével, a szöveg elhelyezkedésének megváltoztatásával, vagy a sorok és oszlopok méretének megadásával.

      Táblázat

      Itt megváltoztathatjuk a táblázat méretét, igazítását (balra, középre, jobbra), és a szöveg körbefuttatásának módját (nincs, körbe).

      Beállítások gomb

      A gomb megnyomása után megjelenő párbeszédablakban megváltoztathatjuk a cellamargókat, és a cellák közötti távolságot. Az automatikus átméretezés jelölőgomb bejelölésével engedélyezzük a Wordnek, hogy a tartalomnak megfelelően átállítsa a cellák, oszlopok, sorok méretet. Ha például egy szó hosszabb, mint amilyen széles az oszlop, a Word a szó hosszúságának megfelelően növelni fogja az oszlop szélességét.

      Szegély és mintázat gomb

      A gomb lenyomása után a következő párbeszédablak jelenik meg:

      A szegély panelen átállíthatjuk a táblázatban a táblázatra, sorokra, oszlopokra, cellákra alkalmazott szegélyek megjelenését (szín, vonal vastagsága és típusa, a szegélyek helye), akár a mintában történő rajzolással.

      A mintázat panelen a táblázat, vagy a kijelölt cella (a hatókör listában megjelöltnek megfelelően) hátterének változtatására (kitöltés színe, mintázat típusa, mintázat színe) van lehetőségünk.

      Sor

      A kijelölt sor magasságát, és az táblázatra vonatkozó oldalbeállításokat állíthatjuk be. Letilthatjuk az oldaltörést a sorokon belül, és kijelölhetjük a sort címsornak, amely a táblázat minden oldalának tetején ismétlődni fog.

      Oszlop

      Az oszlop szélességét állíthatjuk be ezen a panelen.

      Cella

      A cella szélességét, és a cellában elhelyezkedő szöveg függőleges igazítását állíthatjuk be. A Word a szöveget a cella tetejéhez, közepéhez és aljához képes igazítani.

      A szöveg tájolásának megváltoztatása

      Alapesetben a Word vízszintesen rendezi el a táblázatcellák szövegét. A gyorsmenü Szövegirány pontjánál ezt akár függőlegesre is változtathatjuk.

      Táblázatunkról grafikont is tudunk készíteni. Ennek leírása a Diagram készítése fejezetben ismertetjük.

1. Mik a táblázat elemei?

2. Hogyan tud mozogni a táblázat cellái között?

3. Hogyan tud táblázatot készíteni?

4. Hány sorból és oszlopból állhat a maximális táblázat?

5. Szövegből szeretne táblázatot készíteni, hogyan teszi ezt meg?

6. Hogyan tudja a táblázatban lévő cellát, cellákat, sort, sorokat, oszlopot, oszlopokat kijelölni?

7. Mi a feltétele sor, sorok, cella, cellák, oszlop, oszlopok törlésének, és hogyan lehet ezeket törölni?

8. Mit jelent a cellák egyesítése parancs? Mikor használjuk ezt a praktikus lehetőséget?

9. Hogyan lehet a cellák szélességét és magasságát megváltoztatni?

10. Hány szempont szerint lehet a táblázat adatait rendezni?

XVI. STÍLUSOK ALKALMAZÁSA

Ebben a fejezetben a Word-ben használatos stílusok leírására teszünk kísérletet. Új stíluslap létrehozását is bemutatjuk.

      Rövid, egy-két oldalas munka estében gyorsan kialakíthatók a formai jellemzők az eddig megismert módszerekkel. Hosszabb terjedelmű dokumentumoknál azonban nagyon lassú és nehézkes ily módon formázni. Ráadásul könnyű elfelejteni az azonos típusú bekezdések formai adatait. Ilyenkor célszerű stílusokat használni. A Word-ben vannak bekezdésstílusok és karakterstílusok. A bekezdésstílus meghatározza egy bekezdés küllemét: a szöveg igazítását, a tabulátorpozíciókat, sorközt és szegélyeket. A karakterstílus csak a kijelölt szövegrészre vonatkozik, és azokat a formátumokat tartalmazza, amelyeket a Formátum menü Betűtípus parancsával beállíthatunk: a betűtípust és -méretet, a félkövér és dőlt formátumokat.

      A stílus bekezdést formáz. Ha megadunk egy stílust, akkor az aktuális bekezdés (amelyben a kurzor villog) ennek megfelelően formázódik. Értelemszerűen, ha több bekezdést szeretnénk egyszerre formázni, akkor először ki kell jelölni azokat. A stílus, beállítások összessége. Meghatározza a bekezdés:

* betűtípusát

* formáját (behúzás, sorköz stb.)

* tabulátorokat

* szegélyeket

* nyelvezetét

* esetleges keretjellemzőket

* számozását

      Természetesen nem szükségszerű minden beállítási lehetőséget igénybe venni.

      A stílusok névvel vannak ellátva, ezt az eszközsor mutatja. Itt megtekinthető, hogy a stílus hány pontos betűméretet alkalmaz, és milyen a bekezdés igazítása.

      Ezen kívül a program többféle stílust tartalmaz. Megemlítenénk itt a Címsor nevűeket, melyek a tartalomjegyzék készítéséhez nyújtanak segítséget, lásd a Tárgymutató és tartalomjegyzék című fejezetet.

      Stílusokat persze a felhasználó is készíthet, melyet névvel kell ellátni. Stílust készíthetünk a szöveg bevitele előtt vagy utána is. Ha előtte határozzuk meg, akkor persze tudni kell azt, hogy milyen formájú bekezdések lesznek majd a dokumentumban. Amennyiben olyan stílusokat készítünk, melyeket gyakran kell használni, akkor érdemes hozzáfűzni a Normál sablonhoz.

      Válassza a Formátum menü Stílus... parancsát.

      A megjelenő dialógusablak a következő részeket tartalmazza:

      bal oldalon -

        Stílusok keret: fel vannak sorolva a stílusnevek

        Lista: meghatározható, hogy mely nevek látszódjanak a stílusok keretben középen -

        Bekezdéskép: a stílus vázlatos megjelenítése látható

        Betűkép: a betűformázás eredménye látható

        Leírás: a stílusban beállított jellemzők olvashatók

      Alul a nyomógombok láthatók

      A Szervező akkor használható, amikor más dokumentumból vagy sablonból, vagy más dokumentumba vagy sablonba akarunk stílust másolni.

      Új stílus létrehozásához ki kell választani az Új gombot. Ennek hatására bejelentkezik egy újabb ablak:

      Név: A Stílus párbeszédpanelen kijelölt stílus nevét jeleníti meg. A stílust módosíthatjuk, és új stílus készítéséhez új nevet is beírhatunk.

      Stílustípus: Ha új bekezdésstílust szeretnénk létrehozni, válasszuk a Bekezdés elemet, ha új betűstílust, válasszuk a Betűformátum elemet. Meglevő stílus módosításakor ez a beállítás nem használható, mert a meglevő stílusok típusát nem változtathatjuk meg.

      Mit vegyen alapul: Ha az új vagy a módosított stílust egy létező stílusra alapozva szeretnénk létrehozni, válasszuk ki a kívánt stílust.

      Következő bekezdés típusa: Válasszuk ki a következő bekezdésre alkalmazandó stílust. Ha az új vagy a módosított stílussal formázott bekezdés végén megnyomjuk az ENTER billentyűt, a következő bekezdés stílusa az itt kiválasztott stílus lesz.

      Bekerül a sablonba: Felveszi az új stílust az aktív dokumentumhoz csatolt sablonba, így a stílus minden, ezen a sablonon alapuló dokumentumban használható lesz. Ha ezt a négyzetet nem jelöljük be, a Word csak az aktív dokumentumhoz rendeli hozzá a stílust.

      Automatikus frissítés: Automatikusan frissíti a stílust, ha kézi formázást adunk meg az adott stílussal formázott bekezdésben. A Word az aktív dokumentum minden, ezzel a stílussal formázott bekezdését frissíti.

      Itt tudunk új stílust létrehozni, az általunk megadott formai jegyekkel. A Gyorsbillentyű... gombot aktivizálva, új stílusunkhoz billentyű kombinációt lehet hozzárendelni. A kurzor az Új gyorsbillentyű keretben villog. A kombinációt megadva, az megjelenik a keretben. Ezután kattintson a Hozzárendel gombra, majd zárja be.

      Azon kívül, hogy a stílusbeállítás érvényesül, az ikonsorban meg is jelenik a stílus neve. (Természetesen akkor, ha időközben nem lépett másik bekezdésre!)

XVI.1 Téma

      A témák olyan kialakítás- és színséma-meghatározások, melyek egységes megjelenésű háttérképek, felsorolásjelek, betűtípusok, vízszintes vonalak és más dokumentumelemek alkalmazását teszik lehetővé. A témák segítségével könnyedén készíthetünk szakszerű és jól megtervezett dokumentumokat a Word programban, elektronikus levélben vagy a Weben való megjelenítéshez.

      A sablonoktól eltérően a témák nem tartalmaznak szövegtárelemeket, egyéni eszköztárakat, makrókat, menübeállításokat és billentyűparancsokat. A témák színek, betűtípusok és grafikus elemek segítségével adnak a dokumentumnak egyéni külsőt.

      Ha egy dokumentumra témát alkalmazunk, a Word a következő dokumentumelemeket alakítja a témához: háttérszín vagy -kép, szövegtörzs- és címsorstílusok, felsorolásjelek, vízszintes vonalak, hiperhivatkozások kiemelő színei, táblázatszegély-színek.

      A Formátum menü Téma parancsával új témát alkalmazhatunk, valamint az aktuális témát kicserélhetjük vagy törölhetjük. A kívánt téma alkalmazása előtt megtekinthetjük a téma elemeinek mintáját a mintaablakban, ha a témát kijelöljük a listában. Mielőtt alkalmaznánk egy témát, a Téma párbeszédpanelen további beállításokat adhatunk meg: be- és kikapcsolhatjuk a téma színeinek világosítását, az animált elemek használatát és a háttérkép alkalmazását. Az animált képelemek mozgásának megtekintéséhez nyissuk meg a weblapot egy webböngészőben.

      A Word telepítésekor számos téma kerül a merevlemezre. Ha számítógépünkön a Microsoft FrontPage 4.0-s vagy újabb verziója is telepítve van, a FrontPage témákat is használhatjuk. A Weben további témákat találhatunk.

XVI.2 Stílustár

      A stílusokkal elkészített dokumentumoknak az egyik legnagyobb előnye, hogy a stílusok módosításával nagyon gyorsan és könnyen átalakíthatjuk, átformázhatjuk a teljes dokumentumot. Gondoljunk bele, egy hosszú dokumentumnál egy-egy cím vagy felsorolás formájának megváltoztatása mennyi időt venne igénybe. Ha stílussal alakítottuk ki ezeket a bekezdéseket, akkor csak a stílusban kell bizonyos formátumokat módosítanunk, ami automatikusan, a dokumentum hosszától függetlenül átalakítja az összes olyan szövegrészt, amelyet ezzel a stílussal formáztunk meg. Ha a dokumentumot sablonhoz csatoltuk, akkor a sablonban végrehajtott módosítások átkerülnek a dokumentumba.

      A stílustárban a dokumentumhoz rendelt sablonokat cserélhetjük le másikra. A cserével teljesen átformázhatjuk a dokumentumot, mivel a sablonok eltérő formátumú stílusokat tartalmaznak. Akkor lehet látványos és eredményes ez az átalakítás, ha a dokumentumokban gyári stílusokat használtunk.

      A stílustárat a Formátum ~ Téma Stílustár... gombbal hívhatjuk be. Mindig az aktuális dokumentum átalakítását tudjuk ezzel a paranccsal kezdeményezni. A panel bal oldalán láthatjuk a dokumentumhoz csatolható sablonok listáját, a jobb oldalon pedig a dokumentum nyomtatási képét az éppen hozzárendelt sablon stílusaival megformázva.

XVI.3 Automatikus formázás

      Olyan dokumentumoknál használhatjuk ezt a lehetőséget, amelyek készítésekor nem használtunk stílusokat, vagy amikor készült a dokumentumunk nem úgy használtuk a szövegszerkesztőt, mint ahogy ez elvárható lett volna. Az ilyen helytelenül formázott dokumentumok ismételt felhasználásakor számos problémát okozhat a stílusok hiánya vagy a helytelen formázások. A hibáink kijavítására és a formázott vagy formázatlan dokumentumok automatikus kialakítására használhatjuk a gyorsformázást.

       Használatához a Formátum ~ Automatikus formázás… kell kiválasztanunk. Kiválasztás után kapunk egy tájékoztatást, hogy elindíthatjuk a folyamatot.

      Amikor a Word automatikusan formáz egy dokumentumot, akkor a változtatásokat hajtja végre, amik az Egyebek… gomb bekapcsolásának hatására a képernyőn az újabb ablakban láthatók.

1. Mi nevezünk stílusnak?

2. Milyen formázásokra vonatkozik a stílus?

3. Honnan tudunk stílust kiválasztani?

4. Hogyan tud új stílust létrehozni?

5. Mire kell figyelni új stílus létrehozásakor?

6. Hol kell elhelyezni az új stílust a háttértárolón, ha használni szeretné?

7. Mi a stílus kiterjesztése?

8. Mi a Téma?

9. Mi a stílustár?

10. Mi a funkciója a gyorsformázás lehetőségnek?

XVII. SZAKASZOK

Ebben a fejezetben bemutatásra kerülnek a szakaszokkal elvégezhető műveletek. A fejezet átolvasása után képesek leszünk szakasz szerint formázások elvégzésére.

      A dokumentumon belül egy meghatározott rész, amelyben bizonyos oldalformátum beállításokat lehet érvényesíteni. Akkor kell új szakaszt kezdeni a dokumentumban, ha az adott ponttól kezdve meg akarjuk változtatni például a sorok számozását, a hasábok számát vagy a fejlécet/láblécet. Amíg nem nyitunk új szakaszt, a Word az egész dokumentumot egyetlen szakasznak tekinti. Ritkábban használunk egy oldalon belül több szakaszra bontást. A szakaszformátumok körébe az alábbi beállítások tartoznak:

* lapméret, tájolás meghatározása,

* margók beállítása,

* hasábok kialakítása,

* oldalszámozás beszúrása,

* élőfejek, fejléc és lábléc kialakítása.

XVII.1 Lapméret és tájolás

      Alapértelmezés szerint a magyar Word az A4-es, az angol Word pedig a Letter lapméretet használja. Speciális alkalmazásoknál szükség lehet az A4-től eltérő lapméret beállítására. Ezt a beállítást a Fájl ~ Oldalbeállítás... menü Papírméret csoportjában végezhetjük el. Ha szabványos méretű papírt használunk, akkor azt a Papírméret legördülő listában választhatjuk ki. Ellenkező esetben be kell írnunk a papír pontos méreteit.

      Széles táblázatok vagy grafikák sokszor nem férnek be a margókkal behatárolt terület közé. A lapméreten nem célszerű változtatnunk, mert akkor nem illeszkedik a dokumentum többi részéhez. Az ilyen széles szövegrészeket fekvő formátumú papírra kell kinyomtatnunk, így remélhetőleg a kiszélesedett margóköz már elegendő lesz a megjelenítésükhöz. Ez a beállítás, hasonlóan a lapméret állításához, értelemszerűen legalább egy lapra vonatkozik, tehát a paranccsal kialakított szakasz minimálisan egy oldalon keresztül tart.

      A parancs kiadása előtt meghatározhatjuk a beállítás érvényességi körét a Hatókör legördülő listában. A felkínált lehetőségek mindig a dokumentum és a parancs jellegétől függően változnak.

HatókörMire vonatkozik      Teljes dokumentumA dokumentum minden szakaszára alkalmazza a beállításokat.      Kijelölt szövegA beállításokat a kijelölt szövegre alkalmazza és szakasztöréseket helyez el a kijelölt szöveg előtt és után.      Az aktuális ponttólA beállításokat a kurzortól a dokumentum végéig alkalmazza. Szakasztörést helyez a kurzor elé.      Kijelölt szakaszokA beállításokat a kijelölt szakaszokra alkalmazza.      Aktuális szakaszA beállításokat csak a kurzort tartalmazó szakaszra alkalmazza.      

      Ha a későbbiekben szeretnénk megőrizni a változásokat, akkor ezt az Alapértelmezés gombbal tehetjük meg. A Word az új beállítást a hozzárendelt sablonba menti és felülírja az előző beállítást. Így bármikor, ha ezzel a sablonnal dolgozunk, a Word az új beállításokat használja.

      Egy példa a hatókör használatára:

XVII.2 Margók

      A papír kiválasztásával egyértelműen behatároljuk a dokumentumok kiterjedését. A papírra kinyomtatott dokumentum képi esztétikumát nagymértékben meghatározza a lapon alkalmazott margóméret. A helytelenül vagy szélsőségesen megválasztott margók rossz benyomást keltenek az olvasóban. Lényeges momentum az esztétikán felül a takarékosság is, mivel hosszabb dokumentumoknál számottevő eltérést jelenthet, hogy mekkora margót választunk.

      Margónak nevezzük a lapszél és szövegterület közötti általában üresen hagyott területet. Margókkal határoljuk be a lapon azt a területet, ahová a nyomtatás történik. Ezt a területet laptükörnek is szokták nevezni.

      A mindennapi felhasználások zöme a lapnak csak az egyik oldalán nyomtatandó dokumentumokat igényel, ilyenek pl. a levelezések, beszámolók, feljegyzések. E dokumentumoknál négyféle margót különböztetünk meg: felső, alsó, bal, jobb.

      Hosszabb anyagoknál már felmerülhet a kinyomtatott dokumentumnak valamilyen egyszerűbb fűzése, esetleg nyomdai kötése. Ilyenkor használható a kötésmargó, amely a lapból lefoglalja a kötéshez szükséges területet. A kinyomtatott és befűzött dokumentum így megtartja a margókkal kialakított jelleget. A korábbi Word programokhoz képest itt már felső kötésmargót is meg lehet adni.

      A hosszabb, kötést igénylő dokumentumok készítésekor, amikor a lap mindkét oldalát szeretnénk használni, be kell állítanunk a kétoldalas módot, amelyben megkülönböztetjük a páros és a páratlan oldalakat. Erre azért van szükség, mivel a jobb-, a bal- és a kötésmargó nem azonos helyen található a páros, ill. a páratlan oldalakon. A kétoldalas dokumentumoknál ezért belső és külső margónak hívjuk a szélső margókat.

      A dokumentum típusát (egy vagy két oldalas) a Margók tükrözése kapcsolóval határozhatjuk meg, a méretbeállítók segítségével pedig a pontos margóértékeket. A dokumentum típusától függően jelennek meg a párbeszédpanelen az egy- ill. a kétoldalas beállításra jellemző margófajták:

      Az alapmargókat a vonalzón is módosíthatjuk, ha nincs szükség 0,25 cm-nél pontosabb beállításukra.  Csak a nyomtatott forma és a nyomtatási kép nézetben tehetjük meg ezt a módosítást. Egérrel megfogjuk a margóhatárt, és elmozgatjuk az új helyre, az egér elengedésével beállítottuk az új pozíciót. A változtatás mindig az aktuális vagy a kijelölt szakaszra vonatkozik. Kétoldalas dokumentumtípus esetén értelemszerűen a belső és a külső margókat változtathatjuk meg.

      Két oldal laponként: A dokumentum második oldalát az első oldalra nyomtatja. Ezt a jelölőnégyzetet akkor használhatjuk, ha a nyomtatott lapot félbehajtjuk, úgy, hogy a két oldal a belső oldalra kerüljön. A külső margók (kötésmargók) szélessége, valamint a belő margók szélessége megegyezik.

XVII.3 Függőleges elrendezés

       Címlapok gyors és esztétikus kialakítását segíti a függőleges igazítás funkció. Ezzel a paranccsal a leírások címlapját külön oldalra és ezzel külön szakaszra bontjuk. Lényege, hogy a szakaszban lévő bekezdéseket függőleges irányban a beállított parancsnak megfelelően rendezi el.

      A Kezdőpontnál dönthetjük el, hogy hol szeretnénk új szakaszt kezdeni. Az Élőfej és élőláb lehetővé teszi eltérő fejlécek – láblécek alkalmazását. A dokumentumok első oldalára nem szokás fejléc – lábléc információt elhelyezni. Itt tudjuk ezt érvényesíteni.

      A Függőleges igazításnál a következők közül választhatunk:

FelülA felső sort a felső margóhoz igazítja.KözépenA bekezdéseket az alsó és a felső margó közé, középre helyezi.SorkizártMegnöveli a bekezdések közötti távolságot úgy, hogy a felső sor a felső margóhoz, az alsó sor pedig az alsó margóhoz kerüljön.      Sorszámok nyomógomb használatával sorszámozási lehetőségeket tudunk beállítani. Végjegyzetek letiltása kapcsoló bekapcsolásával megakadályozhatjuk végjegyzetek nyomtatását az aktuális szakasz végén. A Word ilyenkor az aktuális szakasz végjegyzeteit a következő szakaszban nyomtatja, együtt annak végjegyzeteivel. Ez a lehetőség csak akkor kérhető, ha a végjegyzetek kigyűjtése a szakaszok végén történik.

XVII.4 Hasábok

      Újságok készítésénél vagy egyhasábos dokumentumon belül szövegrészek elkülönítésére alkalmazhatjuk a többhasábos elrendezést. A több hasábra bontás mindig szakaszra vonatkozik, ez lehet a teljes dokumentum; de lehet egy oldalon belül egy szövegrész, amely egy szakaszt alkot. Ha több hasábra osztottuk a szakaszt, a szöveg vagy az elhelyezett objektum az aktuális hasáb betelte után a következő hasábon folytatódik. Alapértelmezés szerint, ha a normál sablont használjuk, mindig egy hasábból áll a dokumentum.

      A parancs kiadása előtt célszerű kijelölni azt a szövegrészt, amelyet több hasábba szeretnénk megjeleníteni. Ha elmarad a kijelölés, akkor a parancs a teljes dokumentumra, az aktuális szakaszra vagy a kurzor pontjától kezdve érvényes. A hasábokra bontást a Formátum ~ Hasábok... menüben kezdeményezhetjük vagy az eszközsor  ikonjával. Ennek a gombnak a használata is ugyanúgy történik, mint a táblázat készítőé. A parancshoz tartozó panelen meghatározhatjuk a hasábok számát, szélességét, a hasábok közötti térközöket. Igény szerint elválasztó vonalat is tehetünk a hasábok közé.

      Megadható a hasábok típusa, száma szélességük, térközük ( a két szomszédos hasáb közötti távolság), esetlegesen azonos hasábszélesség, hasábokat elválasztó vonal, hatókör. A Minta ablakban azonnal láthatjuk választásaink eredményét. A hasábon belül is elhelyezhetünk töréspontokat, amellyel megszakíthatjuk a folyamatos szöveg automatikus elrendezését. A töréspontokkal mindig manuálisan avatkozunk be a Word szövegrendezésébe, ezért a töréspontok elhelyezése előtt gondoljuk át a folyamatot.

XVII.5 Töréspontok elhelyezése a dokumentumban

      A töréspontokat a Beszúrás ~ Töréspont... menüvel helyezhetjük el, mindig a kurzor pozíciójába. A szakaszfelosztást vezérlő töréspontokon kívül használhatjuk a laptörést és a hasábtörést. A laptörés paranccsal a kurzor pozíciójától kezdve minden további szövegrész átkerül a következő oldalra, így tehát új oldalon folytatódik. A hasábtöréssel több hasábra osztott részeken lehet új hasábra kényszeríteni a szövegfolyamatot. Egy hasáb esetén mindkét parancs ugyanazt a hatást váltja ki. A laptörést alkalmazhatjuk több hasábos területen is, ez mindenképpen új oldalra kényszeríti a kurzor mögötti szövegrészt. A laptörést beszúrhatjuk a [Ctrl]+[Enter] gyorsbillentyűvel is.

      Körbefuttatás-törés: Lezárja az aktuális sort, és hatására a szöveg a kép, táblázat vagy egyéb elem alatt folytatódik. (A szöveg a következő olyan üres sorban folytatódik, amelyben nincs a jobb vagy a bal margóhoz igazított kép vagy táblázat.)

XVII.6 Oldalszámozás

      Egy lapnál hosszabb leveleket, dokumentumokat a lapok felcserélésének elkerülése miatt célszerű oldalszámmal ellátni. Szövegszerkesztőnél nincs szükség manuálisan begépelni az oldalszámokat minden lapra. A munkát megoldja helyettünk a Word automatikus oldalszámozása, amely magában foglalja az állandó frissítést is.

      Az oldalszámozást célszerű a lap olyan területére helyezni, amely nem zavarja a dokumentum szerkesztési munkáit. Ez a terület a lap tetején és alján a margón kívül elhelyezkedő fejléc és a lábléc. Alapértelmezésben mindig ezt a területet használjuk az oldalszámok elhelyezésére. Oldalszámok elhelyezésére használjuk a Beszúrás ~ Oldalszámok menüt.

      A panelen meghatározhatjuk az oldalszám helyét (fejléc vagy lábléc), azon belül igazíthatjuk balra, középre, jobbra, valamint kétoldalas dokumentumoknál kívülre, belülre. Amennyiben a numerikus oldalszám típus megfelelő, akkor az OK gombbal beszúrásra kerül az oldalszám. Egyedi beállításokhoz kattintsunk a Formátum gombra, ahol beállíthatjuk a megfelelő oldalszám formátumot. Alapértelmezés szerint az oldalak számozása 1-ről indul, de eltérhetünk ettől, megadhatjuk a kezdősorszámot.

      Több szakaszból álló dokumentumokban az oldalszámozást beállíthatjuk folyamatosra, ami annyit jelent, hogy minden szakaszban az előző rész lapszámozása folytatódik. Lehetőség van azonban minden szakaszban eltérő számot és formátumot választani.

XVII.7 Fejléc - lábléc

      Létrehozhatunk szöveget vagy grafikákat tartalmazó élőfejeket és élőlábakat, elhelyezhetjük bennük például az oldalszámot, a dátumot, egy emblémát, a dokumentum címét vagy a fájl nevét, a szerző nevét stb. Használhatjuk ugyanazt az élőfejet és élőlábat az egész dokumentumban, de megadhatunk eltérő beállításokat is az egyes részekben, például a dokumentum szakaszainak első oldalán a többitől eltérő élőfejet vagy élőlábat használhatunk, illetve el is hagyhatjuk azokat. A dokumentum egyes szakaszaiban eltérő fejlécet és láblécet adhatunk meg a páros, illetve a páratlan oldalakon.

      A fejléc és a lábléc szélessége normál behúzások nélküli bekezdések esetén megegyezik a margószélességgel. A magassága a begépelt szövegtől függően rugalmasan változhat, de ezzel csökkenti a szövegterületet. A kezdőpozíciók a lap tetejétől, ill. aljától mérve pontosan meghatározhatók (Fájl ~ Oldalbeállítás... /Margók fül), alapértelmezés szerint ez az érték 1,25 cm.

      A dokumentum típusától függően, ill. a felhasználás jellegéből adódóan többféle fejlécet - láblécet adhatunk meg:

* Normál fejléc - lábléc: a dokumentum, ill. a szakasz minden oldalán ugyanaz a lábléc, ill. fejléc jelenik meg.

* Első oldalon megjelenő fejléc - lábléc: néhány dokumentumfajtánál, például dokumentumok címlapjánál nem szokás fejléc – lábléc információt megjeleníteni az első oldalon, vagy az ott megjelenő fejléc – lábléc különbözik a többitől. Amennyiben definiáltuk az első oldalon megjelenő fejlécet - láblécet, értelemszerűen megmarad a többi oldalon látható fejléc - lábléc.

* Páros, ill. páratlan oldalon megjelenő fejléc - lábléc: könyveknél vagy két oldalra nyomtatott leírások készítésénél lehetőség van a páros, ill. páratlan oldalon használható fejlécek - láblécek definiálására.

* Kétoldalas dokumentumoknál vegyes fejlécek - láblécek: páros és páratlan oldalon megjelenő fejlécek - láblécek megjelenítése esetén is lehetőség van az első oldal megkülönböztetésére. Ebben az esetben egy dokumentumon, ill. egy szakaszon belül hat különböző fejlécet - láblécet használhatunk.

      A dokumentumban található szakaszok mindegyikébe eltérő fej-, ill. lábléc helyezhető el, ha a szakasz legalább egy oldalas.

      A normál sablonnal készített dokumentumok fejlécei - láblécei üresek, ha szeretnénk valamit elhelyezni bennük, akkor a Nézet ~ Élőfej és élőláb ... menüparanccsal tehetjük láthatóvá és szerkeszthetővé a fejléc – lábléc területeket. Amikor a fejlécekben - láblécekben dolgozunk, a szövegterület nem szerkeszthető és csak halványan látható, külön eszköztár segíti munkánkat. A dokumentum szerkesztéséhez visszatérhetünk a fejléc - lábléc eszköztár Bezárás ikonjával, vagy ha kétszer kattintunk a szövegterületre. Ha a fejlécek - láblécek már tartalmaznak valamit, akkor a Nyomtatott forma nézetben halványan láthatjuk azokat, szerkesztéshez ilyenkor kattintsunk kétszer az élőfejterületre.

      Egyszerre csak egy élőfejet tudunk szerkeszteni, de az eszköztár segítségével könnyen mozoghatunk az egyes típusok között.

      Az élőfejek száma és típusa, mint már említettük, alapvetően a dokumentum oldalbeállításainak a függvénye. Az élőfejekhez kapcsolódó beállításokat közvetlenül az eszköztár ikonjával is hívhatjuk.

      Az eszköztár segítségével közvetlenül elhelyezhetünk olyan mezőket, amelyek gyakran használatosak az élőfejekben.

XVII.8 Lábjegyzet

      Munkánk során számtalanszor használunk olyan szavakat, kifejezéseket, amelyek nehezen értelmezhetők vagy nem mindig egyértelműek. Ilyenkor szükséges megadnunk a pontos értelmezést. Erre a célra használhatjuk a lábjegyzetet, amely az értelmezni kívánt szavakat azonosítóval látja el, és lehetővé teszi a dokumentumon belül egy elkülönített területen megjegyzés hozzáfűzését. Attól függően, hogy a dokumentum mely részén helyezkedik el ez a terület, lábjegyzetről vagy végjegyzetről beszélünk.

      Ha a dokumentum vagy a szakasz végén látható, akkor végjegyzet, ha az aktuális lapon kezdődik, akkor lábjegyzet. Lábjegyzetet vagy végjegyzetet úgy rendelhetünk egy szóhoz, hogy a kurzort elhelyezzük a szó végére, majd kiválasztjuk a Beszúrás ~ Lábjegyzet... menüparancsot. A párbeszédpanelen kiválasztjuk a jegyzet típusát és az azonosítás módját.

      Az Egyebek nyomógombbal a jegyzet elhelyezésének beállítására, a számozási lehetőségek kiválasztásának és a lábjegyzetek vagy végjegyzetek konvertálásának műveletét tudjuk elvégezni.

      A Szimbólummal egyedi jelölésekkel tudjuk ellátni a bejegyzést. A lábjegyzet a szövegtől elkülönülve jelenik meg, és ide írhatjuk a magyarázószöveget, amely a lábjegyzet szöveg stílussal formázott. A lábjegyzetben a szöveg előtt, a dokumentumban a szót követően az azonosító jel automatikusan megjelenik.

      Azért, hogy a magyarázat ne olvadjon bele a szövegbe, elválasztó jelet tehetünk a magyarázat és a szöveg közé. Megszüntetéséhez a dokumentumban lévő hivatkozási számot kell kitörölnünk, és ekkor a magyarázat is törlődik. A magyarázat megjelenítéséhez vagy módosításához a Nézet ~ Lábjegyzetek parancsot kell kiválasztanunk. Normál nézetben nem látható.

XVII.9 Megjegyzés

      Ennek segítségével szavakhoz, mondatokhoz, bekezdésekhez tudunk magyarázó szöveget beszúrni. Vigyük a kurzort a szó mögé, vagy jelöljük ki a szót. Nyissuk le a Beszúrás menüt és válasszuk ki a Megjegyzés opciót. Ekkor a képernyő alja ketté osztódik. Az alsó részben van lehetőségünk a megjegyzés szövegének beírására. Megjegyzés nem csak szöveg, hanem hang objektum is lehet. Amikor a megjegyzés beírását befejeztük, kattintsunk a Bezárás gombra. Visszatérünk szövegünkbe. A megjegyzéssel ellátott szövegrész színe eltér a többitől, és szögletes zárójelben látható a megjegyzés szerzőjének monogramja, és a megjegyzés sorszáma. A későbbiekben ha az egérkurzort rávisszük erre a területre, előugrik a megjegyzés szövege. A megjegyzést ki is lehet nyomtatni. A Fájl ~ Nyomtatást kiválasztva a Nyomtatandó-nál kell kiválasztani a Megjegyzést.

XVII.10 Képaláírás

      Ábrák, képek, táblázatok, egyenletek sorszámozására használjuk ezt a lehetőséget. A program alapértelmezésben három objektumtípust képes így besorszámozni:

1. ábra, kép

2. táblázat

3. egyenlet

      Az aláírás elhelyezéséhez előtte mindig ki kell jelölnünk az objektumot. Következő lépésben a Beszúrás ~ Képaláírás lehetőséget aktivizálni.

      Címke törlése: Törli a kiválasztott címkét a Címke listából. Ha korábban ilyen címkéjű képaláírást szúrtunk a dokumentumba, akkor a Word ezeket a létező címkéket nem törli. Az alapértelmezett címkéket (Ábra, Egyenlet és Táblázat) nem tudjuk törölni.

       Példa a képfeliratra.

XVII.11 Tartalomjegyzék készítés

      Tartalomjegyzéket hosszabb dokumentumokhoz, könyvekhez készítünk, hogy megkönnyítsük a tájékozódást, és rövid áttekintést kapjunk a tartatomról. A Word képes automatikusan elvégezni helyettünk ezt a műveletet, ha a dokumentum készítésekor vagy utólag elvégezzük a szükséges beállításokat.

      Azokhoz a címekhez, melyeket a tartalomjegyzékben fel óhajtunk tüntetni, válasszuk a címsorstílusokat, Címsor1-től Címsor9-ig függően attól, hogy fő- vagy alcímekről van-e szó. Ha megtörtént a címsorok kijelölése, válasszuk a Beszúrás ~ Tárgymutató és tartalomjegyzék parancsát. Válasszuk a Tárgymutató és tartalomjegyzék dialógusablak Tartalomjegyzék állapotát.

      Ebben kiválaszthatjuk a legmegfelelőbb formátumot, melyen természetesen a későbbiek során módosításokat hajthatunk végre.

      Tartalomjegyzék frissítéséhez használhatunk gyorsmenüt is. Vigyük a kurzort a tartalomjegyzékre. Nyomjuk le az egér jobb oldali gombját, a megjelenő menüből a Mezőfrissítés parancsot.

      Készíthetünk tartalomjegyzéket címsorstílusok nélkül is. Jelöljük ki a címet, majd adjuk ki az ALT+SHIFT+O billentyűkombinációt. A szöveg mellett megjelenik egy TJ feliratú mező. A Tartalomjegyzék dialógusablakban válasszuk az Egyebek gombot. A Jegyzékbejegyzést jelölő mezők kapcsolót aktivizáljuk.

      Tartalomjegyzék csak az aktuális dokumentumról készíthető!

XVII.12 Tárgymutató

      Hosszabb dokumentumoknál konkrét szavak visszakeresésére szolgál. Ha tárgymutatót és tartalomjegyzéket készítünk, akkor célszerű előbb a tárgymutatót létrehozni, így a tartalomjegyzék ennek oldalszámát is tartalmazza.

      Jelöljük ki a kifejezést amit fel szeretnénk tüntetni. Válasszuk a Beszúrás menü Tárgymutató és tartalomjegyzék... parancsát. Válasszuk a Tárgymutatót, majd ezen belül a Jelölés... gombot! Az újabb párbeszédkeretben a Főbejegyzés mezőben már ott található a kijelölt szöveg.

      Ha kijelölés nélkül kezdjük el a tárgymutató létrehozását, akkor is megadhatunk szavakat a Fő- és albejegyzés mezőben.

      Ha a kifejezést szeretnénk elhelyezni a tárgymutatóban akkor válasszuk a Jelölés gombot. Ha ennek a szónak az összes előfordulási helyét szeretnénk feltüntetni (javasolt) akkor a Mindent jelöl gombot.

      Új kifejezések felvételéhez nem kell bezárni az ablakot. Kétféle módon léphetünk tovább. Az első, hogy begépeljük az új szavakat. ( Minden egyes szó után Jelölés vagy Mindent jelöl gombbal érvényesít! ) A második: visszakattintunk a dokumentumra. A párbeszédkeret nem fog eltűnni. Kijelöljük az új szót, visszakattintunk a beállítóablakba és az előzőkhöz hasonlóan folytatjuk a műveletet!

      Ha felvettük a szavakat, a dokumentum végén létrehozhatjuk a tárgymutatót!

Ellenőrző kérdések:

1. Mi a szakasz?

2. Mik tartoznak a szakaszformátumok körébe?

3. Hol tudja beállítani a használni kívánt papírméretet?

4. Mi a szerepe az Alapértelmezett nyomógombnak?

5. Mi nevezünk margónak?

6. Mi a szerepe a kötésmargónak?

7. Mi jelentősége a tükörmargónak?

8. Egér segítségével, hol és hogyan lehet margót beállítani?

9. Hogyan tud hasábot készíteni?

10. Meglévő dokumentumát hogyan alakítja többhasábosra?

11. A többhasábosra alakított dokumentumban hogyan állít hasábméretet?

12. Hogyan tud töréspontokat elhelyezni a dokumentumba?

13. Minek a billentyűkombinációja a Ctlr+Enter?

14. Hol és hogyan tudja beállítani a következő oldalszámot: LXVII?

15. Mit nevezünk fejlécnek?

16. Mire kell figyelni fejléc illetve lábléc információ megadásakor?

17. Lehet-e különböző fejlécet – láblécet megadni egy dokumentumon belül?

18. Mit nevezünk lábjegyzetnek?

19. Hol lehet a lábjegyzetet elhelyezni?

20. Hogyan jelöli a program a lábjegyzet meglétét?

21. Hogyan lehet lábjegyzetet eltávolítani a dokumentumból?

22. Hogyan hoz létre képaláírást?

23. Mi a szerepe a képaláírásnak?

24. Milyen stílussal kell formázni a tartalomjegyzékbe szerepeltetni kívánt információkat?

25. Meglehet-e változtatni a Címsor2 stílushoz tartozó betűformátumot?

26. Mi a tárgymutató?

27. Mikor alkalmazzuk a tárgymutatót?

Ha legalább 22 kérdésre jól válaszolt, akkor mehet tovább.

XVIII. KÖRLEVÉL

Ebben a fejezetben a szövegszerkesztő programok egyik alapfunkciójáról lesz szó. Bemutatásra kerül a körlevélkészítés, a boríték és levélcímke létrehozása is. Ha túljutunk ezen a részen, akkor képesek leszünk már ilyen dokumentumokat is elkészíteni.

      Körlevélnek nevezzük azt a dokumentumot, melynek formai jegyei, általános tartalmuk azonos, bizonyos konkrét adatok azonban különbözőek. Körlevelek például: névre szóló meghívók, fizetési felszólítások, értesítések stb. Ezek abban különböznek egymástól, hogy más nevek, összegek stb. szerepelnek bennük. A körlevélhez kétféle állomány szükséges. Az egyik maga az alapszöveg, a másik az adatállomány. Az alapszövegbe - fődokumentum - Illesztjük be az adatállományban szereplő adatokat.

      Az adatállománynak - adatbázis - néhány követelménynek eleget kell tennie. Összefüggő adatok (például egy személy adatai) a rekordok. A rekord mezőkből (kategóriákból) áll (például név, cím stb.). A rekordokba a mezőknek megfelelően visszük be az adatokat. Az adatállomány készülhet Wordben, de lehetőségünk van más program által elkészített adatállomány használatára is. Csak olyan állomány használható, melynek formáját a Word ismeri.

XVIII.1 Körlevél készítése

      Válasszuk az Eszközök menü Körlevél... parancsát. A megjelenő ablakban válasszuk a Törzsdokumentum Létrehoz gombját. A létrehozásnál négy lehetőség közül választhatunk:

formalevél

levélcímke

boríték

katalógus

      Majd az Formalevél parancsot. A következő kérdésre az Aktív ablak gombot válassza. (Természetesen a megjelenő feliratokat mindig olvassa el!)

      Ezek után az Adatforrás részben nyomjuk le az Adatok gombot. Mivel még nincs elkészült adatbázisunk, válassza az Adatforrás létrehozása parancsot. (Ha lenne már adatforrásunk, akkor a háttértároló megfelelő könyvtárából lehetne választani.) Megjelenik egy dialógusablak. A Mezőnév keretbe tud új mezőnevet beírni, az Új mezőnév gomb lenyomásával pedig érvényesíteni. A Word a Mezőnevek fejlécben keretben található mezőneveket automatikusan felkínálja. Ezek felhasználhatók, vagy kijelölve és a Mezőnév törlése gombot lenyomva törölhetők a listából. Amikor végeztünk a mezőnevekkel, az OK gombbal tudunk továbblépni. A következő lépésben mentenünk kell adatforrásunk szerkezetét. A mentés kihagyása nélkül nem tudunk továbblépni. Mivel most hoztuk létre adatforrásunkat, így tényleges adat még nincs benne. A mentés utáni párbeszédablakban válasszuk az adatforrás szerkesztése gombot.

      Az első rekord felvitele után kattintsunk az Új Rekord. Így az összes rekordot felvihetjük. Amikor befejtük adatbázisunk feltöltését, akkor (csak akkor) kattintsunk az OK-ra. Miután kattintott higgadtan szemlélje meg a képernyőn végbement változásokat! Rögtön észreveszi, hogy eszközsora egy sorral bővült. Ezt az új sort Körlevél eszközsornak nevezzük.

      A munkafelületen elkezdhetjük írni szövegünket. Amit begépelünk, az minden dokumentumban látható lesz. Amikor a szövegben adatra van szükségünk, amit az adatbázisba begépeltünk, akkor válasszuk ki az Adatmező beszúrása gombot. Használata ugyanúgy történik, mint amikor táblázatot készített. A legördülő listából válassza ki a szükséges mezőnevet, és kattintson rá.

      <<név>>

      A mezőnév bekerül a dokumentumba. Ne ijedjen meg! Nem erre számított, de jól dolgozott. A levél formai jegyeinek kialakítását, a formázásokat, mindig itt végezze el. Mint a sima leveleknél.

XVIII.2 Egyesítés - összefésülés

      Ha elkészültünk, egyesíteni kell a fődokumentumot az adatbázissal a  gomb segítségével. Ennek hatására megjelennek az egyes levelek. Minden levélen külön-külön módosítást is végrehajthat. Amennyiben a fődokumentumon belül módosít, akkor egy ismételt egyesítés után minden levélen végrehajtódik a változtatás. A kész levelek külön file-ba kerülnek, melyet tetszés szerinti néven el is tudunk menteni. A leveleket egyszerre, vagy külön-külön bármelyiket is ki tudjuk nyomtatni. Körleveleket közvetlenül a nyomtatóra is küldhetünk, ha a  gombot választja. Ekkor a monitoron nem lesznek láthatók csak a papíron.

      Az adatbázist rekordjainak változtatásához, bővítéséhez az  ikont válasszuk, ekkor ismét bejelentkezik az adatűrlap dialógusablak.

      Ha ugyanazt a fődokumentumot más adatbázissal szeretné használni, akkor a Körlevél menüparancs dialógusablakában az Adatok gomb hatására megjelenő menüből az Adatforrás megnyitása parancsot válassza.

XVIII.3 Borítékok készítése

      Elképzelhető, hogy a kinyomtatott leveleket postáznunk kell, és ehhez megcímzett borítékokra van szükségünk. A címzés történhet kézzel, írógéppel, de a szövegszerkesztő programmal is. A ma kapható lézer nyomtatók többsége szó nélkül képes borítékokra nyomtatni. Ritkán, de előfordulhat, hogy a nyomtató nem tud borítékra nyomtatni (pl: nem ismeri a méretét, vastag a boríték, stb.). Ebben az esetben a Levélcímkék nyomtatása funkciót kell kiválasztanunk.

XVIII.3.1 BORÍTÉK NYOMTATÁSA

      Válasszuk az Eszközök ~ Boríték és címke parancsát.

      Az Egyebek… gomb segítségével tudunk a magyar szabványboríték mérethez közeli beállításokat elvégezni. Egy boríték címzése esetében manuálisan írjuk be a címet. Feladót is megadhatunk, (nem illik névtelen levelet írni!) vagy kihagyhatunk. Amennyiben több személy borítékját szükséges megcímeznünk, akkor hasonlóan járjunk el, mint a körlevélkészítésnél.

XVIII.3.2 LEVÉLCÍMKÉK NYOMTATÁSA

      A címkék nyomtatását is a típus kiválasztásával kell kezdenünk. Itt felvetődhet az a probléma, hogy a meglévők nem egyeznek a kezünkben lévővel. Az ilyen jellegű hibák kiküszöbölésére tették lehetővé az egyedi beállítást. Ebben az esetben pontosan le kell mérnünk a címkék és a lap méretét, majd ezeket az értékeket megadni a programnak. A címkéken is el kell helyeznünk a megjeleníteni kívánt mezőket. Amikor ezt elvégeztük, akkor már csak az egyesítési folyamatot kell elvégeznünk.

1. Mit nevezünk körlevélnek?

2. Mi szükséges körlevél elkészítéséhez?

3. Sorolja fel a körlevélkészítés lépéseit! (Az összes lehetőséget említse meg!)

4. Adatforrás létrehozásakor miért kell kötelezően megadni a mezőnevet?

5. Hova tudja összefésülni a törzsdokumentumot és az adatforrást?

6. Hogyan tud borítékot készíteni?

7. Mi a levélcímke és mikor használjuk?

XIX. GRAFIKON KÉSZÍTÉSE

      Ha a telepítéskor valaki nem a Teljes telepítést választotta és nem kérte a grafikonkésztőt, akkor két lehetőség áll fenn.

      1. Nem tudja ezt a programot behívni. Teendő: telepíteni kell ezt a részét a Word-nek.

      2. Lehetséges, hogy a gépen már megtalálható az MSGRAPH régebbi verziója. Ebben az esetben a program működése némileg eltérhet attól, amit a következőkben fogunk tárgyalni, vagy angol nyelvű lesz az ablak. Teendő: belenyugszik ebbe, vagy telepíti a Word-nek ezt a részét.

      Grafikon készítését kétféleképpen tudjuk a szövegszerkesztőben elvégezni.

* amikor a dokumentumban van táblázat, annak adatait felhasználva

* nincs táblázat, de szükségünk van grafikonra

XIX.1 Táblázatból grafikon

      Jelöljük ki a táblázatot! ( Táblázat menü, Táblázat kijelölése.) Válasszuk a  gombot vagy a Beszúrás  menü Objektum dialógusablakából a Microsoft Graph 2000 nevű programot. Ekkor egy új program jelentkezik be, mely két részből áll. Egy táblázatból és egy grafikonból.

      A táblázat és a grafikon között tetszőlegesen közlekedhetünk, egyszerűen rá kell kattintani a kívánt részre.

      A táblázatban a bevitt adatok láthatók. A cellák között hasonlóképpen mozoghatunk mint a dokumentumbéli táblázatéban. A tábla első oszlopa és első sora képezi a tengelyek kategóriáit. Ezt egy vastagabb vonal mutatja is.

      A sötétebb színű sor és oszlopmutatók jelzik, hogy melyeket ábrázolja a grafikon. Új sor és oszlop beviteléhez, vagy azok kivételéhez a grafikonból válasszuk az Adatok menü Sor/Oszlop befoglalása illetve Sor/oszlop Kihagyása parancsát.

      Gyakori „hiba”, hogy a táblázat kategóriasorai nem a megfelelő helyen vannak. Ilyenkor a legegyszerűbb megoldás kivágni és beilleszteni a megfelelő cellákba.

      A táblázat adatainak módosítása maga után vonja a grafikon automatikus hozzárendeződését. A tábla adatainak soronkénti vagy oszloponkénti ábrázolását szintén az Adatok menü Adatsorok oszlopokban vagy Adatsorok Sorokban parancsával szabályozhatjuk.

      Először is ki lehet választani a grafikon fő- és altípusát a Diagram Minták menüből. A 3D - jelzés háromdimenziós változatot jelent. A Torta háromdimenziós körgrafikont takar, tükrözve a magyar programfordítók gyomortelítettségi állapotát. (Ennyi erővel malomkőnek, jégkorongnak vagy sör alátétnek is elnevezhették volna.) Az egyes menüparancsokat kiadva az altípusát is meghatározhatjuk a készülő grafikonunknak. Körgrafikonon csak egy értéksorozat ábrázolható. Egy jó grafikon sok információt tud átadni. Törekedjünk arra, hogy adataink mindig a legoptimálisabb diagramon ábrázoljuk.

      A grafikonnak a Diagram menü Diagram beállításai parancs segítségével címet, címkéket, nyilat, jelmagyarázatot, tengelyeket és rácsozatot adhatunk. Ezeket pedig a Formátum menü utasításaival formázhatjuk. Ezek formázására egyszerűbb megoldás is kínálkozik, ha a grafikon bármely elemér duplán kattintunk, akkor olyan dialógusablak tárul fel, melyben az arra a részre vonatkozó formai beállítások tehetők meg.

      A grafikont tartalmazó ablak méretének módosításával kialakítható a megfelelő arány az egyes részek között.

      Ha elkészült a grafikon, be kell ágyazni a dokumentumba. Mutassunk a diagram terület és a táblázat területén kívülre és kattintsunk egyet az egér baloldali gombjával. Visszatérünk a szerkesztett dokumentumhoz.

      Visszatérve a szövegbe még egyéb műveleteket is elvégezhetők. A grafikon ugyanis igazítható (pl. középre) mérete módosítható. Ha egyet rákattintunk a grafikonra, akkor kijelöltté válik. Ezt a körülötte látható nyolc darab kis kijelölő négyzet mutatja. Ha egérrel rááll valamelyikre, akkor az egérkurzor kétosztatú nyíllá válik. Az egérgombot lenyomva tartva valamely irányba húzva módosul a diagram mérete. A sarkoknál lévő négyzetekkel arányosan, a középen lévőkkel aránytalanul tudjuk a méretet módosítani.

      Ha duplán kattintunk a grafikon területén, akkor visszatérünk a grafikonkészítő programba és tetszés szerinti módosításokat tudunk végrehajtani.

XIX.2 Nincs táblázat, de grafikon szükséges

      Ebben az esetben a különbség annyi, hogy nem lehet táblázatot kijelölni, mivel az nincs. Az eszközsor gombjára kattintva elindul a diagramkészítő. Ugyanazokat a lépéseket kell végigcsinálni, mint a fentebb említett részben. A különbség annyi, hogy a megjelenő táblázatba kell beírnunk adatainkat. Ha végeztünk a beírással és a formázással, akkor a már ismertetett lépésekkel térünk vissza dokumentumunkba.

      Általánosan elmondható egyébként, hogy a Word-be beágyazott objektumra ha duplán kattint, akkor vissza tud térni a forrásprogramba.

1. Mi szükséges a grafikon készítő használatához?

2. Ismertesse a grafikon készítés lépéseit!

3. Mit jelent az oszlopfolytonos megnevezés?

4. Soroljon fel öt diagramm típust!

5. Hol tud a diagrammnak címet adni?

6. Hogyan tudja formázni a tengelycímeket?

7. Hogyan tudja a szövegbe elhelyezett diagrammját módosítani?

XX. KÉP BESZÚRÁSA A DOKUMENTUMBA

Ebben a fejezetben megismerkedhetünk a képek beszúrásának, létrehozásának, módosításának lehetőségeivel. A fejezet végén ismertetésre kerül a WordArt (Címszerkesztő) használata.

      A készülő dokumentumba többféle ábrát is illeszthetünk. Vannak olyan képek, melyeket a program tartalmaz. Ezek a Winword Clipart alkönyvtárában vannak (ha telepítjük). Más programokból szintén átvihetők képek, beszkennelt fotók stb., amennyiben file formátumukat a Word át tudja alakítani. Érdemes ezért odafigyelni, hogy telepítéskor a grafikus szűrők is felkerüljenek.

      A Wordbe importálható grafikai formátumok a következők:

      Computer graphics metafile-ok .CGM

      Encapsulated PostScript file-ok   .EPS

      HP graphics language file-ok      .HGL

      Lotus 1-2-3- graphics file-ok     .PIC

      Micrografx Designer/Draw file-ok  .DRW

      Tag image file-ok         .TIF

      WordPerfect graphics file-ok      .WPG

      PC Paintbrush file-ok         . PCX

      Corel Draw file-ok            .CDR

      Macintosh PICT file-ok        .PCT

      Nem igényelnek grafikus szűrőt, tehát mindenképpen beépíthetők:

      Windows bittérképek           .BMP

      Windows metafile-ok           .WMF

      Kész képek beszúrásához adjuk ki a Beszúrás menü Kép... parancsát!

      Itt tudjuk kiválasztani, hogy honnan szeretnénk képet beszúrni a dokumentumba. A képek beszúrásán kívül lehetőségünk van még alakzatok, címszerkesztővel készült feliratok beszúrására is. Ha a ClipArt menüpontot választjuk ki, megjelenik egy párbeszédablak. Ebben az ablakban az Office 2000-hez járó ábrák, képek között tudunk választani.

      Itt tudjuk kiválasztani a kurzorpozícióba beszúrni kívánt alakzatot. Előfordulhat olyan eset is, amikor nem találunk számunkra megfelelő képet. A panel tetején lévő nyomógombok segítségével kereshetünk ilyeneket a háttértárolón és az Interneten is.

      A másik lehetőség, amikor fájlból illesztünk be képet. Válasszuk a Fájlból opciót. A megjelenő ablakban válasszuk ki a kép helyét, és magát az állományt, majd kattintsunk a Beszúrás nyomógombra.

      A beillesztett kép méretét a diagraméhoz hasonló módon tudjuk megváltoztatni. A beszúrt képekre szabadkézzel rajzolhatunk is.

XX.1 Alakzatok

      Munkánk során bármikor előfordulhat, hogy a dokumentumba olyan jelet, ábrát, alakzatot kell beszúrnunk, amelyik nem található meg a képtárban. Ekkor használjuk az Alakzatot menüpontot. A képernyőn megjelenik az Alakzatok eszközsor.

      Egér segítségével kategóriát tudunk választani, és a listából elemet. Miután sikeres volt a választásunk, vigyük az egérkurzort abba a pozícióba, ahová az alakzatot beakarjuk szúrni. Nyomjuk le az egér baloldali gombját, tartsuk nyomva, majd rajzoljuk meg az alakzatot.

XX.2 Rajzolás a programban

      Annak ellenére, hogy a grafikonok témakörben tárgyaljuk a rajzolást, nem csak a grafikonba, hanem a táblázatba is rajzolhatunk. Ne tessék valami bonyolult festményszerű ábrára gondolni, hanem egészen egyszerű rajzokra. A rajzoláshoz először az  ikongombra kell kattintani. Ekkor megjelenik egy eszközsor a képernyő alsó részén, melyben a rajzeszközök vannak.

      Ezek közül bármelyik tetszés szerint választható. Vannak olyan eszközök, melyek használatának előfeltétele, hogy a dokumentumban legyen grafikai objektum és ez ki legyen jelölve.

      A következő ábrán a Rajz gombhoz tartozó menüelemek láthatók.

A buborékmenü segítségével nézze végig a rajzoló elemeket!

      A rajzolás menete a következő:

1. Kattintson a vonal ikonra. Az egérkurzor vékony szálkeresztté alakul.

2. Álljon a munkafelületre, a kívánt kezdőponthoz.

3. Nyomja le és tartsa lenyomva az egérgombot. Húzza a kívánt végponthoz.

4. Engedje fel az egérgombot.

      Tegye ugyanezt meg a téglalap, ellipszis, ív, nyíl, szabadkézi eszközökkel is. Ha szabályos kört szeretne rajzolni, akkor még a [Shift] gombot is lenyomva kell tartani. A tele-téglalap, tele-ellipszis és a tele-ív is ugyanígy működik, csupán a keletkezett objektumnak mindjárt színkitöltést is ad. (Nem átlátszó.)

      A szabadkézi sokszög másképpen működik.

1. Kattintson a szabadkézi sokszög ikonra. Az egérkurzor vékony szálkeresztté alakul.

2. Álljon a munkafelületre, a kívánt kezdőponthoz.

3. Kattintson egyet az egérgombbal.

4. Vigye a kurzort egy másik pontba, majd kattintson.

5. Új pontba, kattintás.

6. Most ne kattintson, hanem rajzoljon úgy egy szakaszt, hogy az egérgombot lenyomva tartja.

7. Egészen addig rajzolhat, míg a kurzort a kezdő rajzpontra viszi és azon kattint egyet, vagy amíg egy egyéb helyen duplán nem kattint.

      A szövegdoboz használatának első lépéseként meg kell rajzolni magát a dobozt, melyet ugyanúgy kell mint egy téglalapot. Ezután a dobozban megjelenik a villogó kurzor, és tetszés szerint írhatunk be szöveget. A beírt szöveg kijelölhető és hasonlóan formázható, mint a szöveg vagy bekezdés. A doboz pedig a többi objektummal megegyező módon formázható, lásd alább.

      A megrajzolt elemek, törölhetők, áthelyezhetők, méreteik módosíthatók. Ezek előfeltétele a kijelölés. A kijelölést az elem körül megjelenő 8 darab fekete kis kijelölő négyszög jelzi. Kijelölni az egérrel történő kattintással kell, amikor az egérkurzor a rajz fölött nyíl formájúvá válik. Több rajzelemet egyszerre is ki tudunk jelölni, ha kijelölés közben lenyomva tartjuk a [Shift] gombot.

      A [Del] billentyű lenyomása törli a kijelölt objektumokat. A kijelölt részek az egérgomb lenyomva tartása közben mozgathatók a munkafelületen. A gomb lenyomása előtt itt is ügyeljünk arra, hogy a kurzor nyíl alakú legyen. Ha egy kijelölt részt jelző valamely fekete négyszögre állunk, akkor az egérkurzor osztott nyíllá alakul. Ekkor az egérgombot lenyomva és nyomva tartva módosíthatjuk a méretét. A sarkoknál lévő négyszögek segítségével egyszerre két irányba -széltében és hosszában-, a középsőkkel egyszerre csak egyfelé.

      A rajzelemek a rajzolás sorrendjében tulajdonképpen egymás fölé helyeződnek, ez persze csak akkor válik igazán láthatóvá, ha fedik is egymást. Az Előrehozás - Hátraküldés gombokkal a kijelölt objektum sorrendjét tudjuk megváltoztatni. Ha egyszerre több objektumot kijelölünk, akkor az Objektumok csoportosítása gombbal együttesen tudjuk ezeket kezelni. A szétbontás gombbal a csoport megszűntethető.

      Az objektumok vonalainak, kitöltésüknek jellemzői könnyen módosíthatók. Kattintsunk duplán az objektum területére. Ekkor egy dialógusablak jelenik meg melynek segítségével az objektum minden jellemzője meghatározható. Szegéllyel a vonal, kitöltéssel pedig a színes vagy mintázatos kitöltése.

      Ha egy elemnek nincs szegélye, akkor nem látható a vonala. Ha nincs kitöltése, akkor átlátszó. Ha egyike sincs a kettő közül, akkor nem látható, de ott van és bármikor módosítható. Ha megtalálja.

XX.3 Beszúrt képek, alakzatok formázása

      Jelöljük ki az ábrát a már megismert módon. Ekkor az alábbi ábrán látható eszközsor jelenik meg a képernyőn. Az eszközsoron lévő nyomógombok segítségével tudjuk a kép jellemzőit beállítani.

XX.4 CÍMSZERKESZTŐ

      A Word lehetővé teszi számunkra, hogy kiadványokat, reklámanyagokat, szórólapokat készítsünk. Ezek elkészítésében siet segítségünkre a Word Címszerkesztője. Ez a lehetőség csak akkor áll rendelkezésünkre, ha a telepítésnél a Teljes telepítést kérjük.

      Kapcsoljuk be a Rajzoló eszköztárat. Ezen megtalálható a  ikon. Mutassunk rá és kapcsoljuk be. Sikerült elindítanunk a címszerkesztőt.

      Megjelenik egy dialógusablak, amiből a szöveg megjelenését tudjuk kiválasztani. A sikeres választás után jön a következő ablak:

      Itt tudjuk begépelni a megjeleníteni kívánt szöveget. Tudunk hozzá betűtípust választani, megadhatjuk a félkövér és döntött betűstílusokat is. Amikor végeztünk, kattintsunk az OK gombra. Az elkészített szöveg kurzorpozícióban bekerül a dokumentumunkba, és megjelenik WordArt eszköztár.

      Ha megtettük a beállításokat, a munkafelületre kattintva visszatérhetünk a dokumentumba, a cím pedig beágyazódik. Az így elkészült címet tovább módosíthatjuk, ha területére mutatunk és duplán kattintunk.

1. Milyen kiterjesztésű grafikai állományokat képes a Word beolvasni? Soroljon fel legalább ötöt!

2. Hogyan tudja a háttértárolón elhelyezett képet kurzor pozícióba beszúrni?

3. A beszúrt képet hogyan tudja módosítani? (pl.: a felesleges dolgokat levenni róla)

4. Miért fontos az Alakzatok beszúrása lehetőség?

5. Hogyan tud több rajzot kijelölni egyszerre?

6. Mi a lényege a csoportosításnak? Hogyan tudja megvalósítani?

7. Hogyan tudja a beszúrt képet vízjellé alakítani?

8. Mi a címszerkesztő?

9. Hogyan aktivizálja a címszerkesztő lehetőséget?

10. Hogyan tud árnyékolást alkalmazni a címszerkesztőnél?

XXI. NYOMTATÁS

Ebben a fejezetben teljesedik ki szövegszerkesztő használata. Bemutatásra kerül a nyomtatási lehetőség. Ha a fejezetet átolvastuk, akkor már neki is foghatunk a nyomtatásnak.

      Elkészített munkáinkat nyomtatni is tudjuk. A Fájl menü Nyomtatás... utasítása ismét egy dialógusablakot varázsol a képernyőre.

      A Nyomtatandó opcióval beállíthatjuk, hogy mit nyomtasson:

      Dokumentum      A dokumentum tényleges tartalma, ez az alapértelmezés      Adatlap      Mentéskor a dokumentumhoz kapcsolt információk      Stílusok      A dokumentumban használt stílusok leírását nyomtatja      Kész szövegrészek      Az aktuális sablon Gyorsszöveg bejegyzéseit nyomtatja, és azokat a gyorsszöveg bejegyzéseket, amelyeket az összes sablon tartalmaz.      Billentyűparancsok      A makrók nevét, billentyűkódjait és az aktuális sablonban érvényes leírását nyomtatja. Ezenkívül az Eszközök menü Testre szabás parancsával létrehozott gyorsbillentyűket is nyomtatja.      A Példányszám részben a másolatok számát adhatjuk meg, legegyszerűbben a két kis szürke nyíl (lefelé - felfelé) segítségével.

      Az Oldaltartomány keretben a nyomtatandó részek meghatározására nyílik lehetőség:

MindenA teljes dokumentumot nyomtatja.Aktuális oldalA kijelölt oldalt, vagy a kurzort tartalmazó oldalt nyomtatja.Kijelölt szövegCsak a kijelölt szövegrészt nyomtatja.OldalakA megadott oldalakat nyomtatja. Az oldalszámokat vesszőkkel elválasztva, az oldaltartományokat az oldalszámok közötti kötőjelekkel összekötve gépeljük be. Például a 2., 4., 5., 6. és 8. oldal nyomtatásához a következőket gépeljük be: 2,4-6,8      Ha dokumentum elejéhez csatolt borítékot akarunk nyomtatni, 0-t (nullát) gépeljünk be.

      Nyomtatás:

A tartomány minden oldalaEkkor a teljes dokumentum kerül nyomtatásraPáros oldalakHa a papír mindkét oldalára akarunk nyomtatni, akkor választhatjuk ezt a lehetőséget. Ekkor csak a páros oldalak kerülnek kinyomtatásra.Páratlan oldalakA páros oldalak kinyomtatása után fordítsuk meg a papírt, majd a hátoldalára nyomtassuk ki a páratlan oldalakat.      Nagyítás/Kicsinyítés:

      Ideiglenesen megváltoztatja a dokumentum méretarányát, hogy egy papírlapra több dokumentumoldalt ki lehessen nyomtatni. A nyomtatás befejeztével a méretarány visszaáll a megszokottra.

Több oldal egy laponJelöljük ki, hogy a dokumentum hány oldalát szeretnénk egy papírlapra kinyomtatni.Adott papírméretreJelöljük ki azt a papírméretet, amelyre a dokumentumot nyomtatni kívánjuk. Megadhatjuk például, hogy egy B4 méretű dokumentumot A4 méretű papírra szeretnénk nyomtatni, lekicsinyítve a dokumentumban lévő betűket és ábrákat. Ez a szolgáltatás hasonlít a fénymásolók kicsinyítés/nagyítás szolgáltatásához.      

      A Tulajdonságok... gombra kattintva ugyanúgy beállíthatjuk a nyomtató típusát a lapok méretét stb. mint ahogy azt a Windows-ban már megszoktuk.

      Ha file-ba nyomtatunk, akkor a lementett file-t bármely más gépen is ki lehet nyomtatni, természetesen a megadott nyomtatónak helyesnek kell lennie.

      Amennyiben nincs különösebb beállítási igényünk, akkor a szerszámosláda nyomtató jelű gombját is használhatja, ekkor a teljes dokumentum kinyomtatásra kerül.

      A nyomtatótól függetlenül, a nyomtatáshoz kapcsolódóan kiválaszthatunk néhány speciális beállítást, amely a későbbi nyomtatásoknál az alapértelmezés lesz. Ezeket a beállításokat az Eszközök ~ Beállítások Nyomtatás fülnél tudjuk elvégezni.

      Nyomtatási beállítások:

      Formázás nélkül      Nyomtató függő beállítás. A dokumentumot minimális formázással nyomtatja, így a nyomtatás gyorsabb lesz.       Mezők frissítés      Nyomtatás előtt frissíti a dokumentumban levő összes mezőt.      Csatolások frissítése      Nyomtatás előtt frissíti a dokumentum összes csatolt információját.      Átméretezés A4/Letter papírméretre      Néhány ország esetén a normál papírméret Letter, máshol A4. Jelöljük be ezt a négyzetet, ha azt szeretnénk, hogy a Word automatikusan módosítsa a dokumentum formátumát más ország normál papírméretére (például A4), így azok a saját ország normál papírméretén (például Letter) lesznek kinyomtatva. Ez a beállítás csak a nyomtatásra van hatással, a dokumentum formátumára nem.      Nyomtatás a háttérben      A dokumentumokat a háttérben nyomtatja, így nyomtatás közben tovább folytathatjuk a Word használatát. A háttérben való nyomtatáshoz több rendszermemória szükséges; ha a nyomtatási sebességet növelni szeretnénk, töröljük a négyzet jelölését.      PostScript kódok nyomtatása      Macintosh dokumentum esetén a szöveg tetején PostScript kódot nyomtat a konvertált Word dokumentumban. Jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet például akkor, ha konvertált Word dokumentumot szeretnénk olyan Macintosh dokumentumba nyomtatni, amely vízjelet vagy más PostScript kódot tartalmaz. Ez a jelölőnégyzet nincs hatással a dokumentumra, ha az nem tartalmaz PRINT mezőket.      Fordított sorrend      Az oldalakat fordított sorrendben, az utolsó oldallal kezdve nyomtatja. Ha borítékot nyomtatunk, ne jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet.      A dokumentumban lévő rajzok nyomtatásához a panelben lévő Grafikai objektumok kapcsolót feltétlenül be kell kapcsolni.

      A nyomtatás megkezdése után a képernyő alján rövid időre (a dokumentum hosszától függően) megjelenik a nyomtató ikon. Ekkor kerül át anyagunk a nyomtatásvezérlőbe, ami a háttérben levezérli a nyomtatást. Ne kövesse el azt a hibát, hogy türelmetlenségében többször elküldi anyagát nyomtatásra! Legyen türelmes, anyagát nem sokára kézbe veheti. Miközben a nyomtatásvezérlő levezényli a nyomtatási folyamatot, már tovább is dolgozhatunk programunkkal.

1. Hogyan tudja az elkészített dokumentumát a legkönnyebben kinyomtatni?

2. Több példányos nyomtatást szeretne megvalósítani. Hogyan teszi ezt meg?

3. Mi a szerepe a file-ba nyomtatásnak?

4. A dokumentumon kívül mit kérhet még nyomtatásra?

5. Mit jelent a kijelölt szöveg nyomtatáskor?

6. Hogyan lehet megadni nyomtatáskor oldaltartományt?

7. Könyvet szeretne nyomtatni. Hogyan végzi el ezt a műveletet? (a könyv lapjainak két oldalán szerepel szöveg)

XXII. Gyakorló feladatok

      1. feladat.

      Nevezze meg az ábrán látható képernyőrészlet elemeit!

      2. feladat

      Állítson be a dokumentumnál 2 centiméteres margókat, 126*195 mm-es fektetett papírméretnél, ahol az első oldalon nincs fejléc – lábléc, és a páros és páratlanoldali fejlécek és láblécek is eltérőek.

      3. feladat

      Gépeljen be egy pár soros szöveget. Nézze meg, hogy különböző nézetekben, hogy jelenik meg a monitoron a szöveg.

      4. feladat

      Ugyanennél a szövegnél kapcsolja be majd ki azt a nyomógombot, amely hatására a nyomtatásban nem látható jelek a képernyőn láthatóvá válnak.

      5. feladat:

      Hozzon létre egy új dokumentumot, amelyhez a NORMAL-tól eltérő pl. ELEGÁNS FAX sablont használja, majd zárja le a dokumentumot és mentse el a faxlapot a WORD könyvtárban FAX.DOC néven. A dokumentum az április havi vízfogyasztásról számol be.

      6. feladat:

      Nyisson egy új dokumentumot, amelyhez a Normal sablont használja fel! Röviden jellemezze cége piaci politikáját, majd mentse el titkosítva egy CÉG.DOC nevű állományba.

      7. feladat:

      Nyissuk meg az előző feladatnál létrehozott állományt CSAK olvashatóként, majd zárjuk be az állományt.

      8. feladat

      Készítsük el a következő levélformát, maj mentsük el LEVEL.DOC néven.

      9. feladat:

      Az előző feladatban elkészített levél jobb felső sarkába szúrjunk be egy képet, amely a háttértárolón található.

      10. feladat

      Készítsük el az alábbi szöveget, és mentsük el MEGHIVO.DOC néven.

      11. feladat:

      Készítse el a következő levelet. Tabulátorokat használjon a szöveg tagolására.

      Tisztelt Képviselő!

      Az Ön által közölt lakásonkénti mérőóra állások és az épület főmérője által mutatott értkek nem egyeznek meg. A megadott mérőóra állások a következők:

        1. lakás    15,2    m3

        2. lakás    7,36    m3

        3. lakás    9,856   m3

        4. lakás    2,36    m3

        Összesen    34,776  m3

      A főmérő állása 38,98 m3. Ezért kérjük, hogy az alfogyasztók óráit szíveskedjék személyesen ellenőrizni.

      Köszönettel:

                Pécsi Vízmű Rt.

      Pécs, 1999.06.23.

      12. feladat:

      Készítsük el a következő körlevelet.

      PÉCSI VÍZMŰ Rt.           Tárgy: felszólítás

      PÉCS              Ügyintéző: XY

      Nyugati Ipari út 8.

      7634

      Tisztelt <<fogyasztó>>!

      Sajnálattal értesítjük, hogy cégünk kimutatása alapján Önnek <<összeg>> forint kiegyenlítetlen számlatartózása van, ami <<fogyasztás>> m3 hidegvíz fogyasztásból ered. A vízfogyasztás regisztrált helye <<város>>, <<cím>>. Amennyiben tartozásának összegét társaságunknál már befizette, kérjük levelünket tekintse tárgytalannak.

      Ha tartozása még fenn áll, akkor azt 8 munkanapon belül befizetni szíveskedjék, ellenkező esetben kénytelenek vagyunk a tartozást jogi útra terelni.

                    Köszönettel:

                            Pécsi Vízmű Rt.

      Pécs, 1999.05.03.

      A törzsdokumentum szövegét a bekeretezett rész tartalmazza.

      Most nézzük az adatforrást, ami kitalált adatokat tartalmaz.

FogyasztóVárosCímFogyasztásÖsszegNemoda BudaPécsKis u. 8.26344710Hát IzsákPécsNagy u. 15.35860860Rád LehelPécsTavasz u. 169.21837060Vizetlop KftPécsFejlett u. 1.76321297440Trap PistaPécsPitymalat u. 13.58799790Görbecső BtPécsCsavargyár u. 5.89621676540XXIII. Megoldások

      1. feladat:

      2. feladat:

      Első lépésként húzzuk le a File menüt, válasszuk ki az Oldalbeállítás parancsot. A megjelenő ablakban válasszuk ki a Margók fület, és a kötésmargó kivételével állítsunk be két – két centiméteres margó távolságokat.

      Második lépésként válasszuk a Papírméret fület, és az ábrán látható beállításokat végezzük el.

      Harmadik lépésben válasszuk ki az Elrendezés fület, és értelemszerűen kapcsoljuk be a szükséges két kapcsolót.

      Negyedik lépésben kattintsunk az OK gombra.

      3. feladat:

      Miután a szöveget begépeltük, használhatjuk a Nézet menüt, és ott végezhetjük el a különböző nézetváltásokat.

      4. feladat:

      Az eszközsoron kapcsoljuk be a Mutat/Rejt nyomógombot és a monitoron azonnal láthatóak lesznek a nem nyomtatandó karakterek.

      5. feladat:

      Az új dokumentum elkészítését, ha nem a NORMAL sablonnal kívánjuk elkészíteni, akkor használjuk a Fájl ~ Új… menüpontot. A megjelenő párbeszédpanelen kell meghatároznunk a használni kívánt sablont.

      Mindegyik sablon egy előre elkészített dokumentumot tartalmaz. Természetesen a hiányzó adatokat nekünk kell begépelni. Mivel a sablonban előre rögzítették az alapszöveget, ezért az bekerül minden új dokumentumba, amit ezzel a sablonnal hozunk létre.

      Ha egy dokumentumot még nem mentettünk el (azt az ablak címsorából egyből leolvashatjuk – a nem mentett állománynál Dokumentum X szerepel), és bezárjuk, akkor a program megkérdezi, hogy kívánjuk-e menteni. Amennyiben igent választunk, akkor megadhatjuk az állomány nevét és helyét. A bezárást a Fájl ~ Bezárás paranccsal tudjuk elvégezni. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a Bezárás és a Kilépés két különböző parancs. A Bezárásnál csak az aktív dokumentumot zárjuk be, és nem lépünk ki a programból.

      6. feladat:

      Mivel a dokumentum létrehozásához a NORMAL sablont kell használni, ezért elég az eszközsoron lévő nyomógombot aktivizálni. Miután megtörtént az adatbevitel, következik a mentés. Erre vagy a Fájl ~ Mentés vagy az eszközsoron lévő  mentés nyomógomb szolgál. A megjelenő párbeszédablakban meg kell adnunk az állomány nevét, (mivel a feladatban a Word könyvtár szerepelt) amely itt: VIZMU. Nem szükséges az állomány típusának megadása, mivel a Word automatikusan hozzárendeli a DOC kiterjesztést.

      A titkosítás elvégzéséhez kattintsunk a Beállítások… gombra és a megjelenő ablakba gépeljük be a jelszót. A téves jelszó megadásának elkerülése érdekében ismételten be kell gépelnünk a jelszót. A jelszó megadásánál vegyük figyelembe az ajánlott megkötéseket is. Ne felejtsük el a jelszót! A dokumentum bezárását a már megismert módon végezzük el.

      7. feladat:

Az állomány megnyitását a Fájl ~ Megnyitás… vagy az eszközsoron lévő  nyomógombra. A panelen ki kell választanunk a meghajtót, könyvtárat, kiválaszthatjuk a fájltípust és megadhatjuk a használni kívánt fájl nevét is. Miután kiválasztottuk az állományt (hátterének színe megváltozik), nyomjuk le az egér JOBB gombját. A megjelenő Gyorsmenüben válasszuk a Csak olvasásra lehetőséget, és aktivizáljuk. A dokumentum bezárását a már megismert módon végezzük el.

      8. feladat:

      Első lépésként begépeljük “PÉCSI VÍZMŰ RT”. Gépelés után kijelöljük a szöveget, mivel a későbbiekben többször használnunk kell. Kijelölés után Beszúrás menüből kiválasztjuk a Kész szöveg lehetőséget. A kész szövegből pedig az Új szöveg lehetőséget. Ennek hatására az ábrán látható párbeszédablak jelenik meg.

      A fehér téglalapba beírhatjuk a bejegyzéshez tartozó nevet. Ezek után OK. Ezek után a „PÉCSI VÍZMŰ RT” karaktersorozatot, mint szövegtár elemet tudjuk használni. A boríték beszúrásához válasszuk ki a Beszúrás ~ Szimbólum menüt. A megjelenő párbeszéd ablakban keressük meg a számunkra szükséges jelet. Jelen esetben a borítékot, és a telefont. Szúrjuk be őket kurzor pozícióba. Majd zárjuk be a szimbólumok párbeszédablakot. A következő lépésben vigyük kurzorunkat a boríték mögé, és gépeljük be a hiányzó karaktereket. A sor végén –üssünk Enter-t. A következő sor elején már megtalálható a telefont ábrázoló karakter. Vigyük mögé a kurzort és ide is gépeljük be a hiányzó szöveget. Ezek után írjuk meg a szöveg további részét. A dátumot begépelhetjük illetve beszúrhatjuk. A kettő közti különbség, hogy a begépelt dátum két hónap múlva is ugyanaz marad, míg a beszúrt mindig napra készen aktualizálódik. Az aláíró nevének és pozíciójának megadásakor szintén alkalmazhatjuk a feladat elején leírt lépéseket. Tehát a nevet és a pozíciót is felvehetjük Kész szövegnek. Menüből könnyebb és gyorsabb kiválasztani mint újból és újból begépelni. Kivéve, ha valakit Kis Pál-nak hívnak. A mentést a már megismert módon végezzük el.

      9. feladat:

      A Beszúrás menüből a Kép lehetőséget hívjuk segítségül. A megjelenő listából válasszuk ki a Fájlból opciót. A megjelenő ablakban válasszuk ki a képet tartalmazó meghajtót, könyvtárat és fájlt. (Ugyan úgy, mint a dokumentum megnyitásánál.) A beszúrt képet egér segítségével tudjuk mozgatni és méretét is megtudjuk változtatni. A beszúrásnál azonban ügyeljünk arra, hogy a Szöveg fölé kapcsolót kapcsoljuk ki. Ellenkező esetben a kép a bekezdésen kívülre kerül.

      10. feladat:

      A feladatban először a szöveget gépeljük be. A betűszintű formázásnál állítsunk be 12 pontos betűméretet. Ezen kívül az időpontnál és a köbméter jelölésnél újabb formai beállításokat találunk. Jelöljük ki az időpontban lévő 00, Formátum, Betűtípus, a megjelenő párbeszédablakban kapcsoljuk be a felsőindex kapcsolót, majd OK. A következő lépésben jelöljük ki a 3-as számot, majd a fentebb ismertetett módon azt is formázzuk meg. Az első sorban található „Meghívó” szóban is található egy kis változtatás. Jelöljük ki a szót. Válasszuk ki a Formátum menüből a Betűtípus menüpontot. A megjelenő párbeszédablakban kapcsoljuk be a Kiskapitális kapcsolót. Ennek hatására szövegünk megkapja ugyanazt a formátumot, mint az a feladatban látható. A bekezdések sorkizártra vannak igazítva, köztük 12 pontos térköz található. Az utolsó sor jobbra igazítva található. Ezt a formázást az eszközsorról tudjuk a legkönnyebben elvégezni a  piktogramra történő kattintással.

      11. feladat:

      Gépeljük be a megszólítást, és az első két sor szövegét. A második sor végét zárjuk le Enter-el. Formázzuk meg az első sort.

      A harmadik sor elején villog a kurzor, a vonalzó válasszuk ki a balra igazított tabulátort, és tegyük le 3 centinél, majd válasszuk ki a decimális tabulátort, ennek pozícióját állítsuk be 7 centinél, végül válasszuk a jobbra igazított tabulátort, és ennek a helyét 8,5 centinél adjuk meg. Üssük le egyszer a tabulátor billentyűt, gépeljük be „1. Lakás”, nyomjunk egy tabulátort, gépeljük be „15.2”, megint egy tabulátor és gépeljük „m3”. A sor végén üssünk Enter-t. Azonnal látható, hogy a következő sor is megkapja ugyanazokat a tabulátor beállításokat. Ennek magyarázata az első sor végén ütött Enter-ben keresendő. Mivel Enter-t ütöttünk, ezért a második sorunk is önálló bekezdésnek számít, és a bekezdés a formai jellemzőit átörökíti a következő bekezdésre. A fenti minta alapján gépeljük be a hiányzó adatokat. Az utolsó sor végét szintén Enter-el zárjuk le. Vigyük egér segítségével kurzorunkat közvetlenül „15.2” elé. Nyomjuk le a billentyűzeten a Ctrl + Shift + F8 billentyűkombinációt. Ennek hatására a villogó kurzor átalakul függőleges vonallá. Most a nyíl billentyűk segítségével jelöljük ki az egymás alatt lévő számokat. Ezek után a eszközsoron kapcsoljuk be a Félkövér nyomógombot. Ezek után Esc leütésével szüntessük meg a kijelölést. Tegyük le kurzorunkat az m és a 3 szám közé. Itt is nyomjuk le fentebb említett billentyűkombinációt, jelöljük ki az egymás alatt lévő hármas számokat. Válasszuk ki a Formátum ~ Betűtípus lehetőséget, és a megjelenő ablakban kapcsoljuk be a Felsőindex kapcsolót, majd OK. Szintén Esc-el szüntessük meg a kijelöltséget. Vigyük kurzorunkat a legutolsó sor utánra. Itt gépeljük be a hiányzó szövegeket. Az „aláírást” Kész szövegként is beszúrhatjuk, ha már rendelkezünk vele. Az aláírást szintén jobbra igazított tabulátor pozíció elhelyezésével határozhatjuk meg. A dátum beírásánál szintén választhatunk, hogy begépeljük vagy a Beszúrás menü Dátum és Idő… lehetőségével helyezzük el. A megjelenő ablakban kiválaszthatjuk a használni kívánt időpont formáját is.

      Ha az Automatikus frissítés kapcsolót bekapcsoljuk, akkor a dokumentum legközelebbi megnyitásakor a program magától frissíti a dátumot és időt az aktuálisra.

      12. feladat:

      Kérjünk egy üres dokumentumot. Válasszuk ki az Eszközök legördülő menüt, majd a Körlevél menüpontot. A megjelenő párbeszédablakban először az elkészítendő dokumentum típusát kell kiválasztanunk.

      A feladat kívánalmainak megfelelően a Formalevelek… opciót kell kiválasztanunk. A következőben megjelenő párbeszédablakban kattintsunk az Aktív ablak nyomógombra. Most következhet az adatforrás létrehozása. Válasszuk a kettes szám mellett lévő nyomógombot, majd az Adatforrás létrehozása lehetőséget. A megjelenő párbeszédablakban kell meghatároznunk az adatbázisunkban szerepeltetni kívánt mezőneveket.

      Az új mezőneveket beírás után a Mezőnév felvétele nyomógombbal tudjuk a listába felvenni. Miután ezzel végeztünk, kattintsunk az OK gombra. A következő lépésben az adatforrás szerkezetét kell lementenünk. A mentési folyamatot az eddig megismertek szerint végezzük el. A mentés után lehetőségünk nyílik az adatok bevitelére is. A megjelenő ablakban gépeljük be az első rekord tartalmát, majd kattintsunk az Új nyomógombra. Jöhet a második rekord, majd a harmadik, negyedik, ötödik és hatodik. Amikor ezt is begépeltük kattintsunk az OK-ra.

      Ekkor visszatérünk a kiindulási dokumentumba, ahol a képernyő tetején megpillanthatjuk a körlevélsegítő eszközsort.

      Ennek segítségével tudjuk könnyedén a körlevelet elkészíteni. Az eddig megismert módon gépeljük be a szövegeket, állítsuk be a megfelelő tabulátorpozíciókat, formázzuk le a szöveget. Azokat a szövegrészeket nem kell begépelni, melyek a << >> jelek között találhatók. Amikor a teljes szöveget begépeltük, vigyük kurzorunkat abba a pozícióba, ahová a fogyasztó nevének kell szerepelnie. Mutassunk rá a körlevél eszközsoron található Adatmező beszúrása gombra. A lehulló listából válasszuk ki a „fogyasztó szót. Ennek hatására kurzor pozícióba megjelenik: <<fogyasztó>>. A hiányzó mezőneveket a fenti leírás alapján könnyedén beszúrhatjuk a megfelelő helyekre. Minden féle formázási műveletet, helyesírás ellenőrzést, elválasztást a törzsdokumentumon végezzünk el.

      Amikor ezzel késszen vagyunk, már csak az egyesítési folyamat van hátra. Az összefésülést két helyre tudjuk kérni: képernyőre, nyomtatóra. A nyomtatóra való kérés nem mindig célravezető, mert elképzelhető, hogy nem dolgoztunk hiba nélkül, és ekkor kár a rengeteg papírért. A képernyőre történő összefésülés után átnézhetjük körleveleinket. Az összefésült állomány neve: Formalevelek X. Ebből is látható, hogy az egyesítés eredménye is elmenthető, nem csak a törzsdokumentum és az adatforrás.

      Bármikor előforduló eset, hogy az adatbázisban szereplő rekordok közül nem mindegyiknek kell a levelet elküldeni. Ekkor kereső feltételt kell megadnunk. Ehhez válasszuk ki a körlevél eszközsoron a „Körlevélsegítő” ikont. A megjelenő párbeszédablakban válasszuk ki a „Lekérdezési feltételt”. A megjelenő párbeszédablakban tudjuk megadni feltételeinket. Egyszerre több feltétel is megadható, közéjük „és” illetve „vagy” kapcsolatit lehet megvalósítani.

      A képen látható, hogy csak azoknak a fogyasztóknak kerül kipostázásra a levél, akiknek a tartozása meghaladja a 100.000 forintot. A beállítás megadása után már csak az OK gombra kell rákattintanunk, visszatérünk a dokumentumba és megkezdhetjük az egyesítést. A képernyőre történt egyesítés után az eszközsoron lévő nyomtatóikon segítségével tudjuk leveleinket kinyomtatni.

      Az elkészített adatbázist borítékok címzésénél is felhasználhatjuk. Ekkor az első lépésben szereplő formalevelek helyett a boríték lehetőséget kell a listából kiválasztani. A többi lépés a borítékkészítésnél és a körlevélnél ismertetettekkel megegyezik.

XXIV.

Tartalomjegyzék

I.  ELŐSZÓ  1

II. BEVEZETÉS   2

III.    A WORD INDÍTÁSA 4

IV. ABLAKKEZELÉS    8

V.  LÁTKÉP ÉS MUNKAFELÜLET KIALAKÍTÁSA  10

V.1 Nyomtatási kép nézet    10

V.2 Normál nézet    11

V.3 Tagolás nézet   11

V.4 Webes elrendezés nézet  12

V.5 Teljes képernyő 12

V.6 Nagyítás    12

V.7 Nyomtatási kép  13

VI. A MENÜK FELÉPÍTÉSE  15

VII.    HOL TALÁLUNK SEGÍTSÉGET?    18

VII.1   Az Office Segéd 19

VII.2   A Súgó használata   21

VII.3   Mi ez?  23

VII.4   Office a Weben  23

VII.5   Hibakeresés és javítás  23

VII.6   Microsoft Word névjegye 24

VIII.   A SZÖVEG BEVITELE   26

VIII.1  Kész szöveg 27

VIII.2  Szimbólumok beszúrása   29

VIII.3  Dátum és idő    30

VIII.4  Nyelv megadása  30

VIII.5  Helyesírás ellenőrzés   32

VIII.6  Elválasztás 36

VIII.6.1    Automatikus elválasztás 36

VIII.6.2    Manuális elválasztás    37

VIII.7  Szinonimaszótár 37

IX. FILE MŰVELETEK  39

IX.1    Küldés  45

X.  KIJELÖLÉSEK, BLOKK MŰVELETEK    46

X.1 Kijelölések 46

X.1.1   Kijelölés egérrel:  47

X.1.2   Kijelölés a billentyűzet segítségével:  47

X.1.3   Kijelölés legördülő menüből 47

X.2 Kijelölt blokkokkal végezhető műveletek 48

X.2.1   Másolás 49

X.2.2   Kivágás 50

X.2.3   Áthelyezés egér segítségével    50

XI. DOKUMENTUMON BELÜLI MOZGÁS  51

XI.1    Pozícionálás    51

XI.2    Ugrás   52

XI.3    Gördítés    54

XI.4    Könyvjelzők 55

XI.5    Keresés, csere  56

XII.    BETŰFORMÁTUMOK  60

XII.1   Térköz és pozíció   63

XII.2   Effektusok a szövegben  64

XII.3   Formázás    64

XII.3.1 Formázás menüparancsokkal   65

XII.3.2 A formázó eszköztár használata  66

XII.3.3 Formázás gyorsbillentyűkkel 66

XII.3.4 Iniciálé    67

XIII.   BEKEZDÉS    68

XIII.1  Igazítás    70

XIII.2  Behúzások   71

XIII.3  Térközök    73

XIII.4  Sortávolság 73

XIII.5  Bekezdésformázó billentyűkombinációk:   74

XIII.6  Tördelések bekezdésen belül 74

XIII.7  Tabulátor beállítások   75

XIII.8  Felsorolás és számozás  77

XIII.8.1    Felsorolás  77

XIII.8.2    Kép felvétele felsorolásjelzőnek    79

XIII.8.3    Számozott lista 79

XIII.8.4    Többszintű  80

XIV.    SZEGÉLYEK ÉS ÁRNYÉKOLÁS 81

XIV.1   Keretezés   82

XIV.2   Mintázat    83

XIV.3   Oldalszegélyek  83

XV. TÁBLÁZAT    85

XV.1    Táblázat készítése  86

XV.2    Kijelölés a táblázatban 88

XV.3    Táblázat mozgatása  89

XV.4    Cellák, oszlopok törlése, bővítése  89

XV.5    Táblázat felosztása, cellák egyesítése  89

XV.6    Cellamagasság és -szélesség beállítása  90

XV.7    Rendezés a táblázatban  91

XV.8    Táblázatok szegélyezése 92

XV.9    Táblázat automatikus formázása  93

XV.10   Táblázat tulajdonságai  93

XVI.    STÍLUSOK ALKALMAZÁSA    96

XVI.1   Téma    100

XVI.2   Stílustár   101

XVI.3   Automatikus formázás    102

XVII.   SZAKASZOK   103

XVII.1  Lapméret és tájolás 104

XVII.2  Margók  105

XVII.3  Függőleges elrendezés   107

XVII.4  Hasábok 108

XVII.5  Töréspontok elhelyezése a dokumentumban 109

XVII.6  Oldalszámozás   109

XVII.7  Fejléc - lábléc 110

XVII.8  Lábjegyzet  112

XVII.9  Megjegyzés  113

XVII.10 Képaláírás  114

XVII.11 Tartalomjegyzék készítés    114

XVII.12 Tárgymutató 115

XVIII.  KÖRLEVÉL    118

XVIII.1 Körlevél készítése  119

XVIII.2 Egyesítés - összefésülés    120

XVIII.3 Borítékok készítése 121

XVIII.3.1   Boríték nyomtatása  121

XVIII.3.2   Levélcímkék nyomtatása  122

XIX.    GRAFIKON KÉSZÍTÉSE  122

XIX.1   Táblázatból grafikon    123

XIX.2   Nincs táblázat, de grafikon szükséges   125

XX. KÉP BESZÚRÁSA A DOKUMENTUMBA    125

XX.1    Alakzatok   127

XX.2    Rajzolás a programban   128

XX.3    Beszúrt képek, alakzatok formázása  131

XX.4    CÍMSZERKESZTŐ   131

XXI.    NYOMTATÁS   134

XXII.   Gyakorló feladatok  139

XXIII.  Megoldások  142

XXIV.   Tartalomjegyzék 153

Győrfi Balázs : Szövegszerkesztés

Nyitott képzéssel az EU csatlakozás felé H – 11 Pécsi Regionális Munkaerőfejlesztő és Képző Központ

Vissza a főoldalra