Vakok és Gyengénlátók Baranya Megyei Egyesülete

Táblázatkezelő

1 BEVEZETÉS

A táblázatkezelő programok „nagy karriert” futottak be a számítástechnikában. Népszerűségük és elterjedésük sokrétű felhasználhatóságuknak köszönhető. A táblázat tulajdonképpen egy könyvelő főkönyvének program változatával jött létre. A mai változatai olyan sokrétűek, hogy csak hosszas használat után derül ki, mi mindenre képesek. Bízvást állíthatjuk, hogy ha a felhasználók jobban megismernék, akkor sokkal több fárasztó papírmunkától tudnának megszabadulni.

Már azért is érdemes elindítani, ha csak egy táblázatos űrlapot kell készíteni. Villámgyorsan megoldhatók vele a számításigényes munkák. Kiválóan alkalmas statisztikai elemzésekre, de például pénzügyi folyamatok előrejelzését is meg tudja oldani. (No ez nem azt jelenti, hogy tőzsdézni is lehetne a segítségével!) több száz függvényének köszönhetően az összeg vagy átlagszámítástól a tudományos számításokig szinte minden elképzelhető kalkulációra képes. Talán nincs is olyan Excel felhasználó, aki minden függvényét alaposan ismerné és használná. Kis cégek, egyéni vállalkozások adatbázis-kezelésére is alkalmas. Az adatokból gyorsan lehet lekérdezést, jelentést készíteni. A grafikonon - diagramon - történő ábrázoláshoz a különböző diagramtípusok több mint száz változatából válogathatunk.

Összességében elmondható, hogy egy kiváló tulajdonságokkal rendelkező programot ismerhetünk meg. Nem véletlen, hogy a szaksajtó kategóriájának legjobbjának tartja, legalábbis egyelőre, hiszen a számítástechnikában kiélezett verseny folyik.

Hazánkban még két táblázatkezelő program ismert szélesebb körben, bár piaci részesedésük meg sem közelíti az Excel-ét. Ezek a Lotus 1-2-3 (még elsősorban a DOS-os világból) és a Quattro Pro. Ma már ezekről is elmondható, hogy főleg irodai programcsomag formájában (vagyis más programokkal együtt) árusítják.

Jegyzetünk az Excel verzióról (kereskedelmi nevén Excel 2000) készült (Office 2000 programcsomag), mely a szoftver legújabb változata. A korábbi verziók közül az Excel 5.0 volt az utolsó 16 bites, tehát Windows 3.x alatt futtatható. A következő „kiadás” a Microsoft Office 95 csomagban szinte ugyanaz, viszont 32 bites. Az Office 97-ben lévő verzió már tartalmaz néhány újdonságot – a korábbiakhoz képest. Aki már használta az említett verziók valamelyikét, könnyedén adaptálni tudja ismereteit az Excel2000 környezetre is.

Sajnos minden „extráról” nem tudunk írni (nem is célunk), igyekszünk a hangsúlyt azokra a dolgokra helyezni, melyek a hétköznapi munka során adódó feladatok megoldásához nyújthat nagy segítséget, illetve kellő alapokat ahhoz is, hogy a program további elsajátítását „önerőből” is megtehesse.

2 ALAPMŰVELETEK

A fejezet célja, hogy megismerjük a program felépítését, tájékozódni és mozogni tudjunk a táblázatban. Gyakorlottabb felhasználónak lehetnek benne „ismerős” részek. Ha tehetik ők is olvassák át, hátha kapnak néhány új tippet.

2.1 A program telepítése és indítása

Ha vásárol egy programot, azt először fel kell vinni a Winchesterre - installálni kell. Az Excel installációját a Windows9×-ból vagy Windows NT/NT Workstation-ból kell elindítani:

– helyezze a Microsoft Office 2000 programcsomag CD-jét a CD olvasóba

– a telepítőprogram automatikusan elindul

– a telepítő adatokat gyűjt a felhasználóról, majd megjeleníti a felhasználó adatait és a regisztrációs kód beírását lehetővé tevő párbeszédablakot

– a tovább nyomógombra kattintva beállíthatjuk, hogy a telepítő frissítse, vagy változatlan formában meghagyja a korábbi programverziókat

– a tovább nyomógombra kattintva beállíthatjuk – a megjelenő párbeszédablakban – a telepítendő program összetevőit

~ a telepítésnél választható a saját gépről működik (merevlemezre kerül)

~ CD-ről működik (nem kerül a merevlemezre)

~ első indításkor telepít (az adott funkció első kiválasztásakor kerül a merevlemezre)

A program futásához szükséges:

– ajánlott minimum Pentium PC

– VGA vagy SVGA grafikus kártya

– minimum 16 MB RAM

– Windows95 / 98, vagyWindows NT / NT Workstation 4.0

– - 50 - 100 MB szabad hely

– - nagyon ajánlott az egér.

Windows 95-98 alatt a Start gomb Programok menüjéből, esetleg az Office külön indítópultjáról vagy az asztalról (parancsikon) indítható

2.2 A képernyő felépítése

A program az alábbi ábrán látható képernyővel jelentkezik be.

Legfelül látható a címsor, ahol a program neve és az aktuális fájlnév van jelezve. Alatta a menüsor, ahol a főmenük nevei láthatók. A főmenüt úgy lehet megnyitni, hogy egérrel rákattint vagy az Alt és az aláhúzott karakterű billentyűt nyomja le. Az eszközsorban kis gombocskákat - piktogramokat - láthat. Ezek egy-egy funkciót jelképező gombok, s ha egérrel rákattint a kiválasztottra, akkor a feladat végrehajtódik. Az eszközsor – toolbar – csak egérrel használható. Természetesen ezek az utasítások elérhetők a menürendszerből is. A toolbar bővíthető, módosítható, így a felhasználó az által leggyakrabban használt funkciókat helyezheti be. Ennek köszönhető, hogy más-más gépen használva a programot, az eszköztár képe mást és mást mutathat.

A szerkesztőléc tájékoztat az aktuális cella koordinátájáról, tartalmáról. Ide gépeljük be az adatokat és itt történik a módosítás is. Emiatt beviteli sornak és információs sornak is szokás nevezni.

A hivatkozási terület mutatója jelzi az aktuális vagy a kijelölt területet, illetve annak egyes paramétereit.

A képernyő közepén a munkafelület látható, ami a megnyitott táblázatok tartalmát mutatja.

A státuszsor megmutatja, hogy milyen működési módban dolgozik, tájékoztat egyes kapcsolóbillentyűk állapotáról (ki- vagy bekapcsolt).

A táblázat vízszintes sorokból és függőleges oszlopokból áll. Az oszlopokat betűkkel azonosítják, a felső szegély mutatja. Egy munkalapon 256 oszlop áll rendelkezésre. A sorokat sorszámokkal jelölik és az oldalsó szegélyről olvashatók le. A sorok száma 65 536. A sorok és az oszlopok találkozási pontjánál lévő rubrikák a cellák. Egy cellára az oszlop betűjelével és a sor számával hivatkozunk: például A1; B8 stb. egy munkalapon16 777 216 cella található. A következő táblátarban az Excel néhány jellemző adata olvasható:

Táblázat 1 – Excel fontosabb adatai

Megnevezés

Maximális szám

Megnyitott munkafüzetek

A memória mérete és a rendszer erőforrásai korlátozzák

Munkalap mérete

65 536 sor, 256 oszlop

Oszlop szélessége

255 karakter

Sor magassága

409 pont

Cellatartalom (szöveg) hosszúsága

32 767 karakter. Csak 1 024 jelenik meg a cellában; mind látható a 32 767 a szerkesztőlécen.

Munkafüzet lapjai

A memória mérete korlátozza (alapértelmezés: 3 lap)

Színek egy munkafüzetben

56

Cellastílusok egy munkafüzetben

4000

Egyéni számformátumok

A memória mérete korlátozza

Nevek egy munkafüzetben

A memória mérete korlátozza

Ablakok egy munkafüzetben

Csak a rendszer erőforrásai korlátozzák

Táblák egy ablakban

4

Csatolt lapok

A memória mérete korlátozza

Esetek

A memória mérete korlátozza, bár az összesítő jelentés csak az első 251 esetet sorolja fel

Változó cellák egy esetben

32

Módosuló cellák a Solverben

200

Felhasználói függvények

A memória mérete korlátozza

Nagyítási tartomány

10 – 400 százalék

Kimutatások

A memória mérete korlátozza

Rendezési kulcsok

Egy-egy rendezésnél 3; a rendezés ismétlésével korlátlan

Visszavonható műveletek

16

2.3 A menük felépítése

Mint már szó volt róla a menüt vagy az egérrel, vagy az Alt és az aláhúzott karakter lenyomásával tudjuk megnyitni.

A menükben találhatók az egyes menüparancsok. Tulajdonképpen ezek ismerete alkotja a programkezelés bázisát. Az egyes parancsok mellett lehetnek billentyűkombinációk. Ezeket a kombinációkat használva a menük megnyitása nélkül adhatjuk ki a parancsot. Érdemes a leggyakrabban használtakat megjegyezni.

A menüparancs mögött lévő sötét háromszög arra utal, hogy ez a menüpont egy újabb almenüt fog felnyitni – lásd az előző ábrát. A parancsnév utáni három pont azt jelzi, hogy érvényesítésük után egy dialógusablak jelenik meg.

A beviteli mező (a fenti ábra) tudjuk beírni a szükséges információt.

A kapcsolóknál a beállítottságot × jelzi. Egyszerre több is be lehet kapcsolva.

Rádiógomb a kiválasztás tényét pont jelzi, egyszerre azonban csak egy lehet bekapcsolva.

A legördülő menüknél a lefelé mutató gombra kattintva lehetőség nyílik a választásra.

A beállító mezőnél vagy beírhatók az adatok, vagy a fel-le nyilakkal választhat.

A nyomógombra csak rá kell kattintani.

Ha nincs egér, akkor az Alt és az aláhúzott karakter, a kurzorbillentyűk, a Tab billentyű, valamint az Enter segítségével dolgozhat.

Az Esc billentyű segítségével könnyen visszaléphet a dialógusablakból anélkül, hogy a beállítások érvényesülnének.

Egyes dialógusablakok iratgyűjtőszerűen épülnek fel. Az ablak felső részén látható címek közül válogathat, a párbeszédablak ennek megfelelően alakul át (előző ábra).

Ha az egér jobb oldali gombjával kattint, akkor tárul fel a gyorsmenü. Ebben azok a parancsok vannak feltüntetve, melyeket az aktuális cellára, vagy kijelölt részre kiadhatunk.

2.4 Mozgás a táblázatban

A táblázatban többféleképpen léphetünk, mozoghatunk. A kurzor billentyűkkel, az egérrel úgy, hogy rákattintunk a kívánt cellára, a PgUp PgDn billentyűkkel lapozgatva. A Ctrl és a kurzorbillentyű egyidejű lenyomásával a táblázat első vagy utolsó cellájára ugorhatunk.

A Ctrl-Home billentyűvel a táblázat elejére a Ctrl-End-del a táblázat végére ugorhat, de a táblázat szón itt azt a részt értjük, ahová adatok kerültek.

Talán már Önnek is feltűnt, hogy az Excel 2000 tulajdonképpen nem is egy táblát, hanem egy munkafüzetet (mappa) ajánl fel, ami alapértelmezésben 3 táblából áll. Ezek a képernyő alsó részén lévő Munka1, 2, 3... feliratú címkékre való kattintással váltogathatók. Ha duplán kattint egy-egy címkére, akkor névvel is elláthatja.

Ha teheti...

... adjon olyan nevet a táblának mely kifejezi annak tartalmát!

 A munkafelület alsó és jobb oldali végénél találjuk a görgető mezőket, melyeket ugyanúgy használhat mint bármely Windows alkalmazás esetén.

* A kurzor vagy az egér segítségével mozogjon a táblázatban. Használja a PgUp PgDn billentyűket is. Figyelje a hivatkozási területmutatóban a cellamutató jelzéseit.

2.5 Kijelölés

A program használata során gyakori művelet a kijelölés. Kijelöléssel azokat a cellákat kell meghatározni, melyekkel illetve amelyekre az elvégzendő műveletek érvényesek lesznek. Kijelölni lehet a billentyűzet és az egér segítségével is.

Mielőtt elvégezné az alábbi kijelöléseket a következőkre hívnánk fel e figyelmet. Az egérkurzor formája többféle lehet és ennek tükrében egyáltalán nem mindegy, hogy mikor kattint, vagy tartja lenyomva az egérgombot. Éppen ezért, ha nem jelezzük külön, akkor a munkafelületen az „alapértelmezett” egérmutató egy jól látható vastag - „kövér” - kereszt forma.

A billentyűzettel történő kijelölés kulcsbillentyűje a Shift. Folyamatos nyomvatartása alatt használhatók a kurzorgombok, a PgUp, PgDn.

Egérrel a bal oldali egérgomb folyamatos lenyomva tartásával több, egymástól távol lévő cella vagy terület - tehát nem összefüggő rész - is kijelölhető. Erre a Word használata során nem volt lehetősége.

A kijelölt terület, tartomány, fekete háttérrel látható, kivéve a kijelölés - Ctrl használatával az utolsó kijelölés - kezdő celláját, ez ugyanis fehér marad.

* Lépjen kurzorral a B2 cellára! Nyomja le a Shift billentyűt és tartsa így. A kurzorral lépjen az E7 cellára majd engedje el a Shift-t. Most tehát a B2 - E7 cellák közötti mezők ki vannak jelölve, ezt a sötét háttér mutatja. A kijelölés megszűnik bármely kurzorbillentyű leütésével.

* Lépjen az egérrel a B2 cellára! Tartsa lenyomva a bal oldali egérgombot és lépjen az E7 cellára. Engedje el a gombot. Nyomja le a Ctrl billentyűt. Az egérkurzorral álljon a B9 cellára. Nyomja le ismét a bal oldali gombot és lépjen az E14-re. Engedjen el minden billentyűt!

Látható, hogy az egér használatával több részt is ki lehet jelölni egyszerre. A kijelölést érvényteleníti egy kurzorbillentyű vagy egérgomb lenyomása.

Egyetlen cella akkor kijelölt, ha aktuális, vagyis ha a cellamutató - kurzor - rajta áll.

Kijelölhetjük az egész táblát is, ha rákattint a sor- és oszlopmutatók találkozási pontján lévő szürke, felirat nélküli gombra.

Vigyázzon!

Ha teljes táblát jelöl ki, majd műveletet hajt végre, a nagy terjedelem miatt valószínű nem tudja visszavonni a parancsot.

A kijelölt részen belül is tudja a cellamutatót mozgatni a Tab vagy az Enter használatával.

2.6 Adatbevitel

A táblában mindenféle adat, illetve objektum megjeleníthető. A képek, ábrák, diagramok azonban nem szervesen a cellákba illeszkednek, hanem mintegy rákerülnek azokra. Természetesen ettől függetlenül a fájl részét képezik. Közvetlenül a cellákba szöveges és numerikus adatot vihetünk be. Ez utóbbi lehet egyszerű szám, dátum, idő, cellahivatkozás, egyszerű matematikai művelet-képlet, illetve a függvények.

Az adat mindig abba a cellába kerül, amely aktuális, vagyis mindig először álljon arra a cellára, melybe írni óhajt. Ha egérrel lépked ügyeljen arra, hogy nem elég az egérmutatót a cella fölé vinni, rá is kell kattintani. Az „egeres” közlekedést egyébként csak egymástól távolabb eső cellák közt javasoljuk. Szomszédos és közeli cellákat sokkal gyorsabban elérhet a kurzorbillentyűkkel.Különösen kezdő felhasználók ragaszkodnak foggal-körömmel az egérhez, pedig a hibalehetőségek forrása sokkal nagyobb. Gondolja végig: megkeresi az asztalán az egeret, megfogja, pozícionál (Parkinson-kór tünetei esetén különösen sokáig), kattint. Billentyűzettel ezzel szemben: kiválasztja a megfelelő gombot és lépked.

Adatbevitel közben a szerkesztőléc elején megjelenik egy piros X, egy zöld pipa és egy fx jelű gomb. Amíg ezeket látja, addig az adatbevitel nem fejeződött be (nem kerül az adat a cellába). Ezt azért fontos tudni, mert amíg adatbeviteli módban van, addig az Excel parancsainak nagy része nem adható ki, inaktív. A bevitel lezárását legegyszerűbb a kurzorral megtenni, hiszen abba az irányba tud továbblépni amerre a beírást folytatni szeretné. Az Enter ugyanezt a célt szolgálja, viszont alapértelmezésben ez egy sorral lejjebb viszi a cellamutatót. (Mint sok egyéb, úgy az Enter utáni lépés iránya is megváltoztatható a program beállításai között.)

Amíg adatbeviteli módban van, a beírt érték fizikálisan nincs a cellában. Ebből következően, ha véletlenül rossz helyre kezd el írni, vagy olyan cellába, amibe adata van, még ne kezdjen ízes magyar mondatokkal, gyorsan színesedő arccal meggondolatlanul cselekedni, hanem hűvös eleganciával nyomja le az ESC billentyűt. Ezzel visszaáll a gépelés előtti helyzet.

A szerkesztőléc előtti három gomb egérrel érhető el. Ha mindig ezt használja, valószínű kínosan lassan fog haladni munkájában, néha viszont jó, hogy van. A piros X ugyanaz mintha ESC-t nyomna. A zöld pipa zárja az adatbevitelt, de a cellamutató nem lép tovább. Na ez olykor jól jön. Az fx gomb a függvény beillesztésének gombja, erről később bővebben szólunk.

Számokat lehetőleg mindig a numerikus billentyűzetről gépeljen be. Az írógéphez szokott felhasználó gyakran esik abba a csapdába, hogy nulla helyett a nagy "O." betűt használja. A computernek természetesen ez nem nulla. A számjegyek közt nem használhat szóközt. Ha hibázott könnyű felismerni, a program ugyanis a számokat alapértelmezésben a cella jobb oldalához igazítja, a szöveges adatot balra. Amennyiben a begépelt értéket a gép nem számként érzékeli, úgy természetesen műveletet sem tud vele elvégezni.

Szöveges adat esetén az jelent „korlátot”, hogy egy cellába nem írható 255 karakternél több.

* Készítse el a következő ábrán látható táblázatot!

A bevitt adatok könnyen módosíthatók. Ha felül akarja írni, egyszerűen rááll a kívánt cellára és az új adatokat írja be. Ha módosítani szeretne:

* álljon a kívánt cellára

* nyomja le az F2 billentyűt

* javítsa ki az adatot akár a cellában, akár a szerkesztőlécben - kurzorbillentyűkkel vagy egérrel álljon a javítandó helyre-

* Enter-rel zárja le.

* Ha törölni akarja egy vagy több cella tartalmát akkor a kijelölés után a Del billentyűt alkalmazza.

Mindig a beviteli sort figyelje

* Javítsa ki a táblázat szöveges adatait úgy, hogy minden kezdőbetű nagybetű legyen.

2.7

Mentés, kilépés, betöltés

Az elkészült munkákat általában tárolni kell, tehát el kell menteni. Az erre vonatkozó parancsok a Fájl menüben találhatók. Nyissa meg a Fájl menüt (egérrel rákattint, vagy "Alt" és "f" billentyűkombinációt használ). A Ment és a Mentés másként... parancsokkal lehet a munkát menteni.

Ha új még mentetlen munkalapon dolgozik, Akkor a Mentés másként... parancsot kell kiadni. ennek hatására megjelenik egy dialógusablak, ahol különböző beállítási lehetőségek adódnak.

A file név megadásánál ügyeljen arra, hogy lehetőleg utaljon a file tartalmára. Kerülje a program által felajánlott mappa1,..2 stb. neveket. Kiterjesztést megadhat de nem szükséges, nem is javasolt, mert a program automatikusan hozzáfűzi Könyvtárat is megadhat ahová a fájlt menteni szeretné. A könyvtárat úgy tudja váltani, hogy egérrel duplán rákattint a kiválasztottra. Amennyiben lemezre óhajt menteni, akkor meg kell adni a meghajtót. Ezt úgy teheti meg, hogy legördíti a hely listát és kiválasztja a kívánt meghajtó jelét. A file típusát ugyanezzel az eljárással határozhatjuk meg. Típus megadásával lehetőség nyílik arra, hogy más programok számára is feldolgozható legyen a mentett anyag, például Excel 3.0-ban vagy Macintosh-ban. Ha megtörténtek a beállítások akkor a Mentés gomb érvényesítésével fejezhetjük be a műveletet. A Mégsem utasítás elvetést jelent, tehát minden beállítás érvényét veszti és a program kilép a dialógusablakból. Minden esetben, ha bizonytalan egy parancs működésében és nem akarja kockáztatni addigi munkáját válassza a Mégsem-t.

Ha már mentett anyagon dolgozik, de az új dokumentumot úgy akarja tárolni, hogy a régi is megmaradjon, akkor is a Mentés másként használja, új nevet adva a megváltozott tartalomnak.

Ha már történt mentés, illetve az elkészült dokumentumnak a módosított változatát óhajtja menteni, akkor a Mentés parancsot használja.

A szerszámosládagombja is a mentést hajtja végre. Ha első alkalommal történik a mentés, akkor ugyancsak megjelenik a Mentés másként dialógusablaka.

* Mentse el a táblázatát saját lemezére!

Amennyiben egy már előzőleg elkészített anyagot szeretne behívni, úgy az Megnyit... parancsot kell használni. Ennek hatására a következő dialógusablak jelenik meg:

Felépítése hasonló az előzőhöz. Megadható paraméterek a file név, a könyvtár amiben a file található, a meghajtó és a file típusa. Az Megnyit parancsot hajtja végre a szerszámosládagombja is. Ha új üres dokumentumot szeretne nyitni az Új parancsot vagy agombot kell érvényesítenie. Kilépni a programból az Excel vége paranccsal ( még mindig File menü) lehet. Ha van mentetlen felület, akkor a program rákérdez, hogy mentse-e el.

Ellenőrző kérdések

1. Milyen hardveren (PC) tudná használni az Excel 2000 táblázatkezelőt ?

2. Mire használja a képernyő alábbiakban felsorolt elemeit:

a. Státusz sor

b. Szerkesztő léc

c. Hivatkozási terület mutatója

d. Munkaterület

3. Melyik menüben találja a munkafüzet mentésével kapcsolatos funkciót?

4. Melyik menüben találhatók a vágólap műveletek?

5. Írjon két példát a cellák kijelölésének lehetőségeire!

6. Írjon két példát a cellába való adatbevitel lehetőségeire!

3

MŰVELETEK, FÜGGVÉNYEK

A fejezet célja: Az Excel egyik fő súlypontjával, a számolási műveletek és a függvények használatának megismerése. A fejezet nem foglakozik a függvények matematikai hátterével, hanem az alkalmazásuk általános módszereivel.

Mielőtt rátérnénk fő témánkra, ezúttal egy formai beállítási lehetőséggel kezdenénk. Tesszük ezt azért, hogy a táblában szereplő adatokat egyértelműen láthatóvá tegyük.

Ha a cellába írt adat szélesebb mint a cella – oszlop –, akkor „átlóg” a szomszédos cellába de csak addig, amíg abba adatot nem helyezünk. Természetesen ez az átlógás csak látszatbeli, fizikálisan az adott cellában van. Hogy pontosan mi a cella tartalma, azt a szerkesztőléc fogja megmutatni. A program többféleképpen jelzi, ha az adat - hossza miatt - nem jeleníthető meg teljes terjedelmében. Szöveges adatnál leggyakoribb az, hogy csak addig látszik a szöveg, amíg a cella tart. Számoknál gyakori a tudományos megjelenítés. Papírra is szoktunk ilyet használni pl. 5,6*106. Amennyiben nincs elég hely „értelmes” megjelenítéshez, akkor a cellában „kettős keresztek”(#) láthatók. Ilyenkor kell úgy formáznunk az oszlopokat és sorokat, hogy az adat láthatóvá váljon. (Ha nagyon szörnyűek az értékek, akkor meg hagyja így mikor főnökének nyomtatja és fogja rá a Nyuszira.)

Nyissa meg a korábbi feladat alapján elkészített táblázatát. A Megtakarít rovatot írja át Megtakarításra

3.1 Méretmódosítás

A táblázaton láthatja, hogy egyes megnevezések nem férnek el a cellában. Ennek megoldásaként meg kell változtatni az oszlop szélességét. Két járható útja van. Az egyik - a gyorsabb -, egérrel szélesítjük az oszlopot.

Álljon az egérkurzorral a szélesítendő oszlopot mutató felső szegély mezőre. Vigye a jobb oldali keretvonalához. Ekkor az egérkurzor a 8. ábrán látható kétosztatú nyíllá változik. Nyomja le a bal oldali egérgombot, és húzza jobb irányba az egeret mindaddig, amíg a szövegnek megfelelő oszlopszélesség nem jön létre.

Másik lehetőség a menüből történő beállítás. Válassza a Formátum menüt - egérrel rákattint vagy "Alt" + "t" - abban a Oszlop... parancsot.

Az almenüben a következő utasítások között válogathat:

* Szélesség: ide írható be az oszlop szélesség 0-tól 255-ig (tulajdonképpen a karakterek száma)

* Normál szélesség: a normál szélesség lesz aktív ha ezt választja.

* Elrejtés: Az oszlop tartalma nem lesz látható, de természetesen a fájlban megmarad.

* Felfedés: a rejtettség feloldása.

* Legszélesebb kijelölt: a legoptimálisabb oszlopszélesség; a program automatikusan a leghosszabb szövegrészhez igazít. (Egérrel is elérhető a művelet: ugyanúgy tesz mint ha módosítani szeretné a szélességet, amikor az egérkurzor kétosztatú nyíllá válik, duplán kattint!)

Nem csak az oszlop szélessége, hanem a sor magassága is beállítható. Az egérrel történő beállítás az előzőhöz hasonlóan, de nem a felső, hanem az oldalsó szegélyen történik. Menüsorból ugyancsak a Formátum menüből a Sor... utasítás hatására megjelenő almenüből választhat.

A sormagasságot ritkábban kell megváltoztatni, mert a program általában automatikusan követi pl. a betűméret növekedésével járó magasságváltozást.

* Alakítsa úgy a táblázat oszlopszélességeit, hogy a szöveges részek ne érjenek át másik cellába. Töltse fel a következő ábrán látható módon!

Következő feladat: a „Megtakarítás” kiszámolása. Természetesen ezt is a programnak kell végrehajtania.

3.2 Műveletek, függvények

Az Excel számtalan műveletet képes végrehajtani. Erre vonatkozó külön irodalom létezik. A beépített több száz függvényt alkalmazási terület szerint csoportosították. Például: matematikai, pénzügyi, mérnöki stb. függvények. Nem az cél tehát, hogy az összes függvényt megtanuljuk, hanem az, hogy megfelelő ismereteink legyenek a függvények és képletek használatának módját illetően.

Tekintsük át először a képletek bevitelét. A képlet tulajdonképpen műveletek, hivatkozások, függvények kombinációja lehet. Képletet mindig egyenlőségjellel (=) kezdünk.

Pl.:

Képleteknél ügyeljen arra, hogy a zárójeleket megfelelő módon használja - függvénynév után mindig kell -. Ha valahol megnyit egy zárójelet, akkor azt le is kell zárnia. Pl.:

 = 3+6*6        39          = (3+6)*6       108

Egyes elemeket, listákat a listaszeparátorral kell elkülöníteni. Azt a szeparátorjelet kell használnia mely a Control Panel, International dialógusablakában a List Separator keretben van beállítva. Ezt természetesen felülírhatja, de csak ebben az ablakban. Amennyiben hibás szeparátort használ, a program a Képlethiba üzenetet jeleníti meg.

Egy képletben a képlet elemein végrehajtandó műveletek operátorokkal adhatók meg.

Matematikai operátorok:

* +     összeadás

* -     kivonás, vagy előjel (ha számlálandó előtt használja)

* /     osztás

* *     szorzás

* %     az érték után kell írni pl. 5 %

* ^     hatványozás

Összehasonlító operátorok

* =     egyenlő

* >     nagyobb mint

* <     kisebb mint

* >=        nagyobb vagy egyenlő

* <=        kisebb vagy egyenlő

* <>        nem egyenlő

Számítsuk ki a táblázatunkban a „Megtakarítás” értékeit. Álljon az Anyára vonatkozó Megtakarítás cellára pl. D4. Írja be a képletet (vigyázzon, az Ön táblázatán máshol lehetnek a cellák): Bevétel – Kiadás azaz =B4-C4. A cellában a kiszámított érték látható. Azonban ha megnézi a beviteli sort, vagy azt Alt + billentyűparancsot használja, akkor látható, hogy a cella tartalma maga a képlet. Éppen ezért, ha felülírja a képletben szereplő cellák értékeit, akkor az eredmény is automatikusan ennek megfelelően fog változni.

A hiányzó cellák értékeit kiszámolhatjuk hasonló módon, azonban ez egyrészt hosszadalmas, másrészt hibalehetőségre ad alkalmat.

A gyorsabb megoldás is kétféle lehet:

 1.Álljon a D4 (vagy Önnél az ennek megfelelő) cellára. Válassza a Szerkesztés menü Másolás - Ctrl - C parancsát. (A cella körül futó szaggatott vonal jelzi a másolandó érvényességet.) Lépjen egy cellával lejjebb. Adjon Enter-t, vagy a Szerkesztés menü Beillesztés parancsát, vagy a Ctrl - V billentyűkombinációt

 2.Álljon a másolandó cellára. Vigye az egérkurzort a cella jobb alsó sarkára. Ekkor az egérkurzor egy vékony keresztté alakul. Tartsa lenyomva az egérgombot és húzza lefelé a kívánt részig. Engedje el az egérgombot.

Mindkét megoldás eredményeként a képletek átmásolódnak a többi cellába, és a benne szereplő cellahivatkozások automatikusan megváltoznak egy-egy sorral lefelé.

 Bővítse táblázatát a következő ábrának megfelelően. Természetesen az ön táblázatában a Megtakarítás értékei már ki vannak számítva!?

A következő műveleteket szeretnék elvégezni. Összesítse a bevételt, a kiadást, a megtakarítás pedig a Bank számlán jelenjen meg. Számoljuk ki először a bevételek és a kiadások összegét! Álljon a B8 - vagy annak megfelelő cellára -

Az első lehetőség: =B4+B5+B6+B7

Ennél gyorsabban is lehet:

=Szum(egérrel kijelölni a B4:B7 részt)

Még gyorsabban:

Kattintson a szerszámosládaikonjára. A program felajánl egy tartományt (futó szaggatott vonal jelzi), ha megfelel adjon Entert-t, ha nem, jelölje ki egérrel a területet és ezután Enter.

A Szum összegző függvény mely menüből is elérhető a későbbiek során ismertetett módon.

Másolja át valamilyen módon a képletet a C8 és a D8 cellába !

Következik a bankszámlán található összeg módosítása. A család a megtakarítását mind átutaljaa bankba. Abban az esetben, ha hiányuk keletkezik, akkor a hiányzó összegnek mindig a másfélszeresét veszik ki a számláról. Jelen pillanatban 80000 Ft van a számlájukon.

Mielőtt a programmal elvégeztetné a számításokat mindig gondolja át alaposan - akár papírra is -, hogy miként nézne ki helyesen a megoldandó művelet. Jelen esetben egy feltétel alapján kell az értéket kiszámolni:

- ha D8 értéke kisebb mint 0, akkor a B10 ennek másfélszeresével csökken,

- ha D8 értéke nagyobb mint 0, akkor B10 ennek összegével emelkedik.

A számításhoz tehát egy logikai függvényt is használni kell, mely eldönti a feltételek igaz, vagy hamis voltát és ennek megfelelően végzi el a műveletet. A függvény neve: HA.

Válassza a Beszúrás menü Függvény parancsát. A megjelenő dialógusablak bal oldalán fel vannak sorolva a függvénykategóriák, a jobb oldalán pedig a függvénynevek. Válassza a Ha függvényt. Mint az ablak címsorában olvashatja, most a függvény varázslóval dolgozik. Ez azt jelenti, hogy a program lépésről, lépésre végigvezet a megoldásig. Adja ki a Tovább parancsot. Ezután jelentkezik a következő fokozat.

A „Logikai vizsgálat” keretbe írja be D8<0 vagy kattintson egérrel a D8 (megfelelő) cellára és utána írja be: 0

A cellahivatkozásokat sem kell tehát beírni, egérrel is kijelölhető.

Az „érték ha igaz” keretbe írja be:

80000+(D8*1.5)

Az „érték ha hamis” keretbe:

80000+D8

Mivel csak két feltételt szabunk, ezért elég egyet megadni (D8>0), mert ha ez nem igaz, akkor automatikusan a második műveletet hajtja végre.

Ha több feltételt akar megadni, akkor az „érték ha hamis” keretnél válassza az újabb függvény beszúrásához a függvény mező gombot, majd a megjelenő listából a Ha függvényt. A beágyazott függvény paramétereit hasonlóan adjuk meg, mint az előző lépésben.

Ha teljesen elkészült akkor a Kész gombot nyomja le. A függvény beillesztése (régebbi nevén függvény varázsló) nagymértékben megkönnyíti a függvények beírását, lecsökkenti a hibalehetőségeket, átláthatóbbá teszi egy függvénybe újabb függvények illesztését. A kész művelet teljes leírása szintén a beviteli sorban lesz látható.

Egy újabb példa segítségével gyakoroljuk a függvények használatát, a beágyazott függvényekkel. Mivel családi költségvetésre még szükségünk lesz, ezért mentse a változásokat. Lépjen át egy másik munkalapra, vagy kezdjen új fájlt.

Készítse el a következő kis táblázatot. A könnyebb értelmezhetőség érdekében használja ugyanezeket a cellákat.

A feladat a következő. Számítsuk ki az Adót a Nettót valamint a TB járulékot.

Az Adó kiszámításáhoza következőket vegyük figyelembe. Ha Bruttó nem éri el a fél millió forintot akkor az adó mértéke 20 %, ha 1,2 millió alatt van akkor 30 %, felette 40 %. (A feladatok gazdaságtani helyességét ne vegyük figyelembe. Az adókulcsok változási ütemét tekintve nincs is különösebb értelme.)

Három feltételünk van. Ebből kettőt kell megadni a programnak, mert értelemszerűen ha egyik sem igaz akkor marad a harmadik. Ha tehát a bruttó kevesebb mint 500 000, akkor a bruttónak számítsa ki a 20%-t, ha több mint 1 200 000 akkor a 40%-t, ha egyik sem igaz akkor a bruttó 30%-a az adó összege. Nézzük ezt most először képletben leírva, majd a megoldás menetét a függvényvarázsló segítségével.

A képlet:

=HA(b2?500000; b2*0,2;HA(b2?1200000;b2*0,4;b2*0,3))

Vigyázzon!

Az ön gépén a listaszeparátor nem biztos, hogy a pontosvessző! A függvényneveket nem kell nagybetűvel írni, mi csak a hangsúly kedvéért írjuk azzal.

Lépésről lépésre:

* 1. Adja ki a Beszúrás menü Függvény parancsát.

* 2. Keresse ki a Ha függvényt. (Vagy a Mind kategóriából vagy a Logikai-ból.) Nyomja le a Tovább gombot.

* 3. A logikai-vizsgálat mezőbe írja be: b2?500000, vagy kattintson az egérrel a b2 cellára és utána írja be az operandust.

* 4. Tab-bal lépjen át az érték ha igaz mezőbe és írja be: b2*0,2.

* 5. Tab-bal az érték ha hamis (vagyis ha a megadott feltétel nem igaz) mezőbe. Nyomja le a mező előtt lévő függvény beillesztése gombot.

* 6. A függvénylistából ismét keresse ki a Ha-t. Most már a Legutóbb használt kategóriában is benne lesz. Nyomja le a Tovább gombot.

* 7. Nézze meg a szerkesztőlécet. Láthatja, hogy a fent leírt képlet szerint haladunk.

* 8. A logikai-vizsgálat mezőbe írja be: b2?500000, vagy kattintson az egérrel a b2 cellára és utána írja be az operandust.

* 9. Tab-bal lépjen át az érték ha igaz mezőbe és írja be: b2*0,4.

* 10. Tab-bal az érték ha hamis (vagyis ha a megadott feltétel nem igaz) mezőbe. Írja be: b2*0,3.

* 11. Mivel a képletünk elkészült kattintson a kész gombra.

Természetesen a Függvény varázslót nem kötelező használni. A képlet beírható teljesen „mezei” módon billentyűzetről is, ilyenkor azonban ügyelni kell a zárójelekre, listaszeparátorokra stb. A varázsló ablakából ki lehet lépni kijelölés céljából, a mezőben azonnal megjelenik a kijelölt cella vagy tartományhivatkozás. Ha a varázslót használja, akkor is tekintsen időnként a beviteli sorra, hogy könnyebben tájékozódjon a képlet állapotáról.

Nézzük tovább a feladatot. A nettó kiszámítása ezek után már rutinfeladat, hiszen csak a bruttóból kell kivonni az adót és máris megvan az eredmény. Álljon a d2 cellára és írja be a képletet. (Puska: =b2-c2).

Ennél bonyolultabb a TB járulék. Ugyanis ha a főkönyvi kód 521-gyel kezdődik, akkor a TB járulék összege nulla, ha nem akkor a bruttó 44%-a. Ebben az esetben maga a feltétel az ami egy függvény beillesztését teszi szükségessé. E függvénynek meg kell néznie egy cella tartalmának karaktereit, mégpedig balról indulva. A függvény neve BAL.

A logikai vizsgálat a következőképpen fog kinézni tehát:

BAL(e2;3)="521" - vagyis: az e2 cella első három karaktere egyenlő-e 521-gyel.

A képlet teljes egészében:

=HA(BAL(e2;3)=”521”;0;b2*0,44)

Lépésről lépésre:

* 1. Adja ki a Beszúrás menü Függvény parancsát.

* 2. Válassza a HA függvényt. Majd Tovább.

* 3. A logikai vizsgálat előtti fx gombra kattintson.

* 4. A függvénylistából válassza a BAL-t. (Mind vagy a Szöveg kategóriából.)

* 5. A szöveg mezőbe írja be: e2 - vagy ugye kattinthat a cellára is.

* 6. A hány karakter mezőbe írjon 3-t. Mert az 521 három karakterből áll. (De ezt nem is mondtuk!)

* 7. Kattintson az OK-ra. Visszatér a HA ablakába.

* 8. A BAL függvény után még be kell írni az operandust is: =”521”. Vigyázzon! Először a kijelöltséget szűntesse meg! (Nyomja le a jobbra kurzort) Az idézőjelet ne felejtse el, hiszen a cella tartalmát nem mint számot kell vizsgálni hanem mint szöveget. 512-gyel kezdődik az 521134 szám is, de számtanilag ez ugye nem egyenlő 521-gyel.

* 9. Tab-bal tovább. Érték ha igaz: 0.

* 10. Tab-bal tovább. Érték ha hamis: b2*0,44.

* 11. A Kész gombbal fejezzük be a műveletet.

Ellenőrzésképpen változtassa meg a főkönyvi kódot olyan adattal, mely nem 521-gyel kezdődik.

Így utólag ugye milyen egyszerű? Természetesen mielőtt nekiesne a képlet beírásának, először mindig legyen tisztában azzal, hogy miként kell felépíteni a konkrét feladatban.

Az Excel függvények listáját a Függelékben találja meg. Egyes függvényekről, azok használatáról részletesebb információt a Súgó menü segítségével szerezhet.

Térjünk most vissza előző feladatunkhoz a „Családi költségvetéshez”.

A következőkben számítsuk ki, már csak a családi béke fenntartása végett is, hogy az egyes családtagok hány %-kal részesülnek a bevételből, illetve a kiadásból. Illesszünk be a Kiadás és a Megtakarítás oszlopok között egy Hozott nevűt és egy Elvitt nevűt. Cellák, sorok és oszlopok beszúrására a következő módon van lehetőség:

Álljon arra az oszlopra, ahová újat szeretne beszúrni. (Jelen esetben a D oszlop). Válassza a Beszúrás menüt, ebben pedig a kívánt parancsot. (Példánkban oszlopot).

Ha egyszerre több oszlopot, sort, cellát szeretne beszúrni, akkor jelöljön ki előtte annyit, amennyi a beszúrandó. Sort és oszlopot legegyszerűbbena sor- és oszlopmutatóra történő kattintással tud kijelölni. Törölni sort, oszlopot és cellát hasonló módon lehet, ehhez a Szerkesztés menü Törlés... parancsát kell választania. A megjelenő dialógusablakban meghatározható a törlendő elem. Ha sikeresen dolgozott akkor a 12 . ábrához hasonló táblázatot kapott!

Számolja ki minden egyes családtagra, hogy az általa hozott bevétel, illetve elköltött kiadás hány %-a az összes bevételnek, illetve kiadásnak.

Puska:

Anya esetében:  =(B4/B8)*100    Hozott

            =(G4/C8)*100    Elvitt

Ha mindenkinél egyenként beírta a képletet, akkor bizonyára semmi meglepőt nem tapasztalt. (Hacsak azt nem, hogy a hölgyek milyen visszafogottan költekeztek!) Amennyiben a gyors és ésszerű másolást, vagy az egér segítségével történő kitöltést alkalmazta, akkor valószínű, hogy nem lesz elégedett az eredménnyel.

Mi is történt?

Másoláskor illetve kitöltéskor a cellahivatkozások automatikusan megváltoznak. Márpedig az osztónak mindig azonosnak kellene maradnia, vagyis az összesen sor értékeinek.

Szaknyelven a relatív cellahivatkozásból pl. B8 abszolút cellahivatkozást kell készíteni. Az abszolút hivatkozás jele a $. A B8 cella abszolút hivatkozása tehát $B$8. A képlet pedig így módosul: =(B4/$B$8)*100. Így már másolható mert a nevezőben mindig a B8 cella fog szerepelni. Természetesen abszolúttá nyilváníthatunk csak sort, vagy csak oszlopot is, pl. $B8, ezt hívjuk vegyes cellahivatkozásnak.

Az abszolút cellahivatkozás megadásának mechanizmusa kétféle lehet. Az egyik, hogy mielőtt az oszlop- illetve a sorazonosítót megadja egy $ jelet ír be (alt 36). A másik gyorsabb és egyszerűbb. Írja be a cellahivatkozást, vagy ha javít, akkor a kurzor a hivatkozás valamely tagjánál villogjon, majd nyomja le az F4 billentyűt. Ha többször lenyomja, akkor a program automatikusan váltogatni fogja a különböző hivatkozástípusokat.

Fejezze be a számításokat. Az eredményét ellenőrizheti az ábra alapján.

A számítások elvégzése után formázzuk a táblázatot.

Ellenőrző kérdések

1. Hogyan módosítaná egérrel az oszlopszélességet?

2. Hogyan adná meg pontosan a sor magasságát?

3. Milyen jellel kezdődik a cellába írt képlet?

4. Soroljon fel legalább 5 matematikai operátort, írja a megnevezés mellé az Excelben használatos jelét is!

5. Sorolja fel az összehasonlító operátorokat, írja a megnevezés mellé az Excelben használatos jelét is!

6. Írjon két különböző megoldást egy cellatartomány összegzésére!

7. Írjon példát a HA függvény használatára!

8. Ismertesse az abszolút cellahivatkozás lényegét!

9. Ismertesse az relatív cellahivatkozás lényegét!

4

SZERKESZTÉS, FORMÁZÁS

A fejezet célja, hogy megismerkedjünk a táblázatot áttekinthetőbbé és egyértelműbbé tevő esztétikus formázási lehetőségekkel, valamint néhány, a munkavégzés idejét csökkentő megoldással

Egy táblázat létrehozásakor a tartalmi vonatkozáson kívül több szempontot is figyelembe kell venni. Ezek:

* formai követelmények

* átláthatóság, áttekinthetőség

* kezelhetőség

* automatikus művelet megoldás

* nyomtatás.

Az Excel számtalan lehetősége közül a legfontosabbakat vizsgáljuk meg példák megoldásával.

Nyissa meg az következő ábra alapján elkészített táblázatát

4.1

Formai beállítások:

A formai beállítási lehetőségek egy része a következő ábra segítségével értelmezhető.

A formázás előfeltétele a kijelölés. Ha nincs kijelölt rész, akkor az aktuális cellára lesznek érvényesek a beállítások.

Formai beállításokat kérhetünk a programtól, illetve egyénileg is elkészíthetjük. Ez utóbbi a szerencsésebb, mert így teljesen a felhasználó dönti el, hogy miként fog kinézni a táblázata. Ha mégis a programra bízná, akkor - kijelölés után - válassza a Formátum menü AutoFormázás parancsát. A megjelenő ablakban választhat a Táblázattípusok között, mely a Minta keretben jeleníti meg főbb jellemzőit. Az Egyebek gomb segítségével kibővül az ablak. A Formázás keretben lévő kapcsolókkal módosíthat a stíluson.

Nézzük az egyéni formázás menetét.

4.1.1 SZÁMFORMÁZÁS

Mint az előző ábrán látható, az értékek forintban illetve %-ban vannak megjelenítve. Ez természetesen nem beírással történt!

Először ki kell jelölni a formázandó cellákat. Ezután válassza a Formátum menü Cellák... parancsát. A megjelenő dialógusablakban többféle formai jegy beállítására nyílik lehetőség.

Válasszuk most a számformázást. A Kategória keretben a számformátum típusát, a Formátumok keretben a konkrét formáját adhatjuk meg. Egyénileg is előállíthatók formák a Kód mező kitöltésével.

Tekintse meg az alábbi két cellát és állapítsa meg mi a különbség a kettő között. Igazítva még nem voltak.

Az első cellában nem szám, hanem szöveg van, mert a program a cella bal oldalához igazította. A másodikban szám található. Az első esetben a mértékegységet is begépeltük, a másodikban viszont számformátummal jelenítettük meg. A Kód mezőbe a következőt gépeltük: # ###“ rekesz“. A kettős keresztek a számokat jelölik. Az első utáni szóköz biztosítja az ezredes csoportosítást. Ezután idézőjelbe kell tenni a mértékegység nevét, ami bármi lehet. Az idézőjel utáni szóköz szerepe, hogy a szám és a mértékegység ne íródjon egybe.

A dátum formátumon is lehet egyéni beállítást kérni. A Windows nyelvétől függően az év rövidítése é vagy y (year), a hónapé h vagy m, a napé n vagy d.

Példák a beállításokra (a dátumegységek közötti írásjelek megjelennek a konkrét adatformátumban is):

éé. hh. dd. - 98. 11. 22.

éééé. hhhh d. - 1998. május 5.

éééé. hhhh dd. dddd - 1998. június 01. hétfő

Mivel a program csak a pénznemet és a százalékot ajánlja fel minden egyebet a felhasználónak kell kódolni. Sőt a pénznem esetében is csak a Control Panel (Vezérlőpult) International (Területi beállítások) ablakban meghatározottat tudjuk kiválasztani. Az elkészített egyéni számformátumokat a program tárolja, így a későbbiekben is alkalmazhatók. A kód segítségével kell tehát a számhoz mértékegységet rendelni, legyen az pud, rőf, négyzetmérföld, verszta vagy akár mongol tugrik

Természetesen ügyelni kell a megfelelő szintaktikára. Példánkban a pénznem és a százalék kategória formái közül kell választani.

Ez a két formátum a szerszámosládaésgombjával is meghatározható. Ha olyan formátumot választunk, melyben a tizedeshelyek nincsenek feltüntetve, akkor kerekített értéket kapunk a kerekítés szabályainak megfelelően.

Táblázatunkban a karakterek is különbözőek ezért a betűket is formázni kell.

4.1.2 BETŰK - FONTOK - FORMÁZÁSA

A Formátum menü Cellák... dialógusablakában válassza a Font állapotot. Ekkor nyílik lehetőség a betűkre vonatkozó paraméterek meghatározására. Mielőtt megtenné, ügyelnie kell természetesen ara, hogy a megfelelő cellák legyenek kijelölve. A műveletek egy része az eszközsorból is végrehajtható.

Egy táblán belül ne használjunk sokféle betűtípust, inkább a betűk stílusával és méretével tegyük tagoltabbá.

Az Excel-ben a cellán belül különböző betűtípusok használatára is lehetőség nyílik. Ez úgy érhető el, hogy az adatbevitel lezárása előtt, vagy módosításkor (pl. F2) a szövegszerkesztőnél tanultakkal megegyező módon kell kijelölni a módosítandó karaktereket. Ezt a szerkesztőlécben teheti meg a legbiztosabban. Ezután a Formátum menü cellák parancs hatására a megjelenő dialógusablak nem is kínál fel mást a fontok formázásán kívül. Erre láthat egy példát az alábbi képen.

Áttekinthetőbbé tehető a táblázat szegélyek és színek megadásával.

4.1.3 SZEGÉLY ÉS MINTÁZAT

A szegély vagy keret jobban elkülöníti egymástól a táblázat elemeit. Ennek beállítása is a Cellák formázása dialógusablakban történik. Ebben a Szegély fülre kattintson először. Beállítható a szegély helyzete a vonal vastagsága, stílusa és a színe is. Külön-külön beállítható, hogy a különböző helyzetű vonalak (fent, lent stb.), milyen stílusúak legyenek

A Mintázat ablakállapotban meghatározható a cella színe, valamint kérhetünk rá mintázatot is, melynek színe ugyancsak változtatható. A mintázat hangsúlyozottá teszi a cella tartalmát.

Javaslat

Nem színes nyomtatók esetén használjunk világosabb színeket, mert nem biztos, hogy örvendetes látvány mikor a mintázattól nem látszik a tartalom.

4.1.4

IGAZÍTÁS

Az Igazítás ablak segítségével meghatározhatjuk a cella tartalmának cellán belüli elhelyezkedését.

Az igazítás már ismerős a szövegszerkesztés óta. A táblázatban minden cella egy-egy bekezdés, tehát az igazítandó cellákat ki kell jelölni. A cellákon belül azonban nem csak vízszintesen, hanem függőlegesen is lehet igazítani, illetve az írás iránya is meghatározható. A formázással sokféle trükkös űrlapforma készíthető el. Sokan esnek abba a csapdába, hogy egy lépésben szeretnék a megfelelő formai tulajdonságokat elérni. Ön e helyett inkább az azonos tulajdonságú részek több részletben történő kijelölésével és módosításával dolgozzon, akkor biztos, hogy menni fog. Az alábbi kép egy táblázat „nyers” illetve formázott állapotát mutatja.

Próbálja meg ön is elkészíteni ugyanezekkel a jellemzőkkel.

A Kitöltve utasítás hatására a cella tartalma annyiszor ismétlődik, hogy kitöltse a cellát. A kijelölés közepére utasítással készült a fenti ábrán látható táblázat címsora is.

Menete a következő:

* jelölje ki azt a részt (vízszintesen) melynek közepére szeretné helyezni a cella tartalmát,

* a kijelölést az adatot tartalmazó cellával kezdje,

* válassza a Formátum menü Cellák... parancsát,

* az Igazítás ablakban A kijelölés közepére parancsot.

A Sortörés opcióval egy cellán belül több sorban helyezkedhet el a szöveg, ha a cella szélessége miatt egy sorban nem fér el.

Választhat a különböző írásirányok között is.

Figyelem

Ha függőleges írásirányt választ, akkor az adat méretétől függően megváltozik a sormagasság is!

Formázza meg a táblázatát „Családi költségvetés” úgy, hogy azonos legyen a 14. ábrán láthatóval! Mentse el!

4.2

További szerkesztő műveletek

4.2.1 MÁSOLÁS, KIVÁGÁS, MOZGATÁS

Mint a Windows-os programoknál megszokhatta, másolni, kivágni gyorsan és egyszerűen tudunk. Bár már volt róla szó, tekintsük át még egyszer ezeket a lehetőségeket.

Először is ki kell jelölni a kívánt részt. Ezután a Szerkesztés menü Másolás - CTRL-C -, vagy Kivágás - CTRL-X - parancsát válasszuk. Majd a kívánt helyre kell vinni a cellamutatót és a Beillesztés - CTRL-V -, vagy az Irányított beillesztés parancsot kell kiadni. Ez utóbbi lehetőséget ad arra, hogy meghatározzuk a beillesztés módját.

Példa:

Van egy értékünk ami B3-F25 cellák tartalma alapján keletkezett. Ha ezt máshová illesztjük be a CTRL-V paranccsal, akkor egyben a műveleteket is beillesztjük. Ez viszont azt jelenti, hogy az automatikus cellahivatkozás változása miatt már nem biztos, hogy ugyanazt az értéket látjuk, (kivéve, ha abszolútak a hivatkozások). Ha csak az értékre van szükség, akkor az Irányított beillesztés ablakban az értéket kapcsolót válassza. Ha például két azonos formájú táblázatot szeretne készíteni, akkor elég az elsőt megcsinálni. A kijelölés és CTRL-C után, - ugyancsak az Irányított beillesztés ablakban -, a Formátumot kell megadni.

Másolni úgy is lehet, hogy a másolandó rész sarkában található kis nyelet – következő ábra –, tetszés szerinti irányba vonszolja az egérgomb lenyomva tartása közben. Akkor áll pontosan a kis nyélre, ha az egérkurzor vékony sötét keresztté alakul.

Mozgatni is egyszerűen lehet egérrel. Álljon a mozgatandó rész peremére - az egérkurzor nyíllá alakul -, majd az egérgombot lenyomva tartva, vontassa a kívánt helyre.

Az Excel 2000 mint már említettük alapértelmezésben 3 munkalapot – mind egy-egy táblázat – kínál fel. Ezeket a lapokat is másolhatjuk vagy áthelyezhetjük a Szerkesztés menü Lap áthelyezése vagy másolása... paranccsal.

4.2.2 KITÖLTÉS

Bizonyos fokig egyezik amásolással. Ugyanis az egérrel történő másolás (nyél segítségével) nem más mint a többi cella kitöltése. Van azonban olyan szolgáltatása is melyjel sok gépelést tudunk kiváltani. Ezt is egy példán keresztül fogjuk bemutatni

A példa:

Álljon az A1 cellára! Írja be a mai dátumot! Ügyeljen a helyes dátumformátumra!! Az A1 cellával indítva jelöljön ki lefelé legalább tíz cellát! Válassza a Szerkesztés menü Kitöltés pontjának Sorozattal... parancsát. A megjelenő dialógusablakban - következő. ábra - válassza a dátum típust és a hétköznap dátumegységet. A lépésköz maradjon egy. Adjon OK-t!

Mint látja a kijelölt cellákba kerültek a megfelelő dátumnapok, kivéve a szombat és vasárnapokat.

A dialógusablakból az is kiderül, hogy nem csak dátum, hanem mértani és matematikai sorozatok létrehozására is alkalmas. Nagyon egyszerű például sorszámokkal ellátni egy táblázatot ezzel a módszerrel. A lépésköz beállításával pedig akár hármasával is ugorhat.

4.2.3 TÖRLÉS

Törölni is sokféleképpen tudunk. A cella tartalmát teljes egészében kitörli a DEL billentyű. A Szerkesztés menü Tartalom törlése parancsa négy lehetőséget kínál fel: a Mindent, a Formátumot, a Képletet és a Jegyzetet.

A Törlés... hatására megjelenő ablakban cellák, sorok és oszlopok törlésére nyílik lehetőség. A Lap törlése parancs a teljes munkalapot törli méghozzá visszavonhatatlanul.

4.2.4 VISSZAVONÁS, ISMÉTLÉS, KERESÉS, CSERE

A program lehetőséget ad arra, hogy az utolsó kiadott parancsot érvénytelenítsük a Szerkesztés menü Visszavonás... parancsával - CTRL-Z -. Éppen ezért, ha valamit elvétett, akkor ne kezdjen bizonytalan kimenetelű események indulatos elindításába, hanem azonnal a CTRL-Z billentyűkombinációval reagáljon tettére.

Ennek ellentéte az Ismét parancs F4, mely megismétli az utoljára végrehajtott műveletet.

Tekintélyes méretű táblázatban jól használható a Szerkesztés menü Keresés... valamint Csere... parancsa. Ennek segítségével tudunk bizonyos adatokat megkeresni, illetve rosszul bevitt, hibás vagy elavult adatokat gyorsan lecserélni. Az ablakok használata oly egyértelmű, hogy figyelmes áttanulmányozása után boldogulnia kell velük, annál is inkább, mert megegyezik a Word for Windows programban tanultakkal.

A következő ábrán az eszközsor azon gombjait látja, melyek az előbb tárgyalt bizonyos parancsok megfelelői.

Ellenőrző kérdések

1. Mit „csinál” az AutoFormázás parancs

2. Soroljon fel néhány számformátumot!

3. Hogyan állítaná be a cellára a rőf (mint mértékegység) kijelzését?

4. Sorolja fel a betűformázási lehetőségeket az Excelben (legalább ötöt)!

5. Hogyan végzi el a cellák keretezését?

6. Lehet-e a cellában függőleges szöveget beírni? Indokolja a választ!

7. Mire használjuk az „oszlopok közt középen” funkciót?

8. Mi a „nyél”, hol található, mire használjuk?

9. Hogyan töltene fel egy nagy méretű cellatartományt sorozattal?

10. Hogyan tudna megkeresni a táblázatban egy szöveget?

5

NYOMTATÁS

A fejezetben áttekintjük a nyomtatás előkészítését a nyomtató- és az oldalbeállításon keresztül, valamint a nyomtatás lehetőségeit.

A kész, formailag és tartalmilag megfelelő táblázatott nyomtassuk ki. A nyomtatásnak azonban több előfeltétele van. Az egyik a nyomtató beállítása, a másik az oldalbeállítás.

5.1 Nyomtató beállítása

Ezt meg lehet tenni a Windows-ban is. Ha csak egy nyomtatóval dolgozunk, akkor elég ezt egyszer beállítani (például az installáláskor), ha többet, akkor viszont ajánlatos minden nyomtatás előtt ellenőrizni, hogy megfelelőek-e a beállítások. Ehhez válassza a Fájl menü Nyomtatás... parancsát, az ablakban pedig a gördítse le Név listát. Ekkor megjelenik a nyomtatók listája, melyből kiválaszthatja a kívántat, a Tulajdonságok gomb lenyomásával pedig a nyomtatóra vonatkozó beállításokat teheti meg.

5.2

Oldal beállítása

Az oldalra (lapra) jellemző beállítások megtehetők a Fájl menü Nyomtatás ablakából, vagy a Fájl menü Oldalbeállítás... parancs segítségével. A megjelenő beállító ablak négy kartonból áll: Oldal, Margók, Fejléc és Lábléc, Lap.

Az Oldal keretben beállítható a lap helyzete: álló, fekvő. A Méretezés segítségével meghatározható, hogy az eredeti méret hány %-a legyen a nyomtatott. Ez a 10% és a 400% szélsőértékek között mozoghat. Ha munkánk például több mint egy oldalnyi, mi azonban szeretnénk egy oldalra kinyomtatni, akkor vagy %-ban kicsinyíthető le, vagy az alatta lévő lehetőséget választva kérhető, hogy egy oldal széles és egy oldal magas legyen.

A Papírméret meghatározásánál ügyeljünk arra, hogy a beállított méret egyezzen a nyomtatóban található papíréval.

A következő kartonon a margókat tudja beállítani, valamint kérhető a táblázat középre helyezése vízszintesen, függőlegesen, vagy együtt a kettő.

A Fejléc és Lábléc ablakállapotban egyrészt választhat a program által felkínáltakból, másrészt készíthető egyéni fej- és lábléc. ez utóbbiak hatására jelenik meg a következő ábrán látható dialógusablak.

A Lap ablakban adja meg, hogy a lapnak mely területe legyen kinyomtatva, valamint meghatározza a nyomtatási címeket, az oldalrendet és a nyomtatási minőséget. Beállíthatjuk a rácsvonalak, a cellajegyzetek, valamint a sor- és oszlopfeliratok nyomtatását is. A Lap panellap akkor jelenik meg, ha az aktív lap munka- vagy makrólap.

Nyomt. terület

A kinyomtatandó munkalap tartományát. Ezt a beállítást használjuk, ha egy munkalapnak mindig meghatározott tartományát szeretnénk kinyomtatni. Ne ezt alkalmazza akkor, ha minden egyes alkalommal más tartományt kívánunk nyomtatni. Ebben az esetben jelöljük ki azt a tartományt, amelyet nyomtatni szeretnénk, válasszuk ki a Fájl menü Nyomtatás parancsát, majd jelöljük be A kijelölt terület választókapcsolót.

Ha nyomtatási területet szeretnénk kijelölni, akkor kattintsunk a Nyomt. terület mezőre, majd az egér húzásával adjuk meg a nyomtatni kívánt területeket. A Nyomt. terület mezőben bevihetjük a munkalap területeinek megfelelő cellahivatkozásokat vagy neveket is. Ha például az A1:B5 és a D1:E5 tartományt szeretnénk megadni, akkor írjuk be: a1:b5,d1:e5. Ezek a nem szomszédos területek külön oldalon kerülnek nyomtatásra.

Nyomtatandó cím

Adjuk meg a kijelölt munkalapok nyomtatási címeit. A címek csak azután kerülnek címkét nyomtatásra, miután az őket tartalmazó sorok vagy oszlopok nyomtatása megtörtént. Ha például a második oldalon nyomtatási címként jelölünk ki egy sort vagy oszlopot, akkor a címek csak a harmadik és az azt követő oldalakon kerülnek nyomtatásra.

Fent ismétlődő sorok

Jelöljük ki a mezőt, majd a munkalapon azt a sort, amelyet címekként szeretnénk használni, vagy pedig vigyünk be a cellahivatkozást. Több szomszédos sort is kijelölhetünk.

Balra ismétlődő oszlopok

Jelöljük ki a mezőt, majd a munkalapon azt az oszlopot, amelyet címekként szeretnénk használni, vagy pedig vigyünk be a cellahivatkozást. Több szomszédos oszlopot is kijelölhetünk.

Nyomtatás

Cellarácsokkal. A munkalapok vízszintes és függőleges cellarácsait is kinyomtatja. Ez az alapértelmezés szerinti beállítás. A képernyőn a rácsvonalakat az Egyebek párbeszédpanel Látvány panellapján jeleníthetjük meg vagy rejthetjük el.

Fekete-fehérben. A cellákat és a rajzobjektumokat fekete-fehérben nyomtatja ki. Bármi, ami az előtérben nem teljesen fehér, az fekete színben kerül nyomtatásra. Bármi, ami a háttérben nem teljesen fekete, az fehér színben lesz kinyomtatva. Ha az adatokat színek alkalmazásával formáztuk, de azokat fekete-fehér nyomtatón nyomtatjuk ki, akkor jelöljük ki ezt a beállítást. Ha színes nyomtatót használunk, de gyorsabb nyomtatást szeretnénk, akkor ennek a beállításnak a kijelölése lecsökkenti a nyomtatási időt.

Jegyzetekkel. A lapon lévő cellajegyzeteket külön oldalakon kinyomtatja. Ha a jegyzeteket a cellahivatkozásukkal együtt szeretnénk kinyomtatni, akkor jelöljük be mind a Jegyzetekkel, mind a Sor- és oszlopazonosítókkal jelölő négyzetet.

Sor- és oszlopazonosítókkal. Az A1 hivatkozási stílusban a sorazonosító számokat és az oszlopazonosító betűket, illetve az S1O1 stílusban a sor- és oszlopazonosító számokat nyomtatja ki. Ezt a jelölő négyzet kell kiválasztani akkor is, ha a cellajegyzeteket a cellahivatkozásokkal együtt szeretnénk nyomtatni, illetve az Infó ablakban megjeleníteni.

Próbanyomatként. A grafikát és a cellarácsokat nem nyomtatja. Ez a beállítás lerövidíti a nyomtatási időt.

Sorrend

Az adatok nyomtatási sorrendjét határozza meg, ha azok nem férnek el egy oldalra.

Le, majd jobbra folytatva. Az oldalak számozása és nyomtatása az első oldaltól az alul lévők felé halad, majd áttér jobbra és a lapon lefelé folytatódik.

Jobbra, majd lefelé folytatva. Az oldalak számozása és nyomtatása az első oldaltól a jobbra lévő oldalak felé halad, majd ez alatt folytatódik azonos módon.

Az Oldalbeállítás ablak jobb oldalán a következő nyomógombok találhatók:

Nyomtatás

Megjeleníti a Nyomtatás párbeszédpanelt.

Megtekintés

Megjeleníti a nyomtatási kép ablakot.

Egyebek

Megjeleníti a nyomtató beállítására szolgáló párbeszédpanelt, amelyen a kijelölt nyomtatóra érvényes beállításokat adhatunk meg. Lásd: Nyomtató beállítása.

5.3 Nyomtatási előkép

Ha megtörténtek a nyomtatást megelőző beállítások, akkor érdemes először megnézni a nyomtatási előképet. Ez a Fájl menü Nyomtatási kép parancsával, vagy az eszközsorgombjával érhető el.

Ennek hatására megtekinthető a táblázat úgy, ahogy nyomtatásban fog kinézni. Ha további változtatásokat szeretne, akkor agomb segítségével az Oldalbeállítás dialógusablakba tér át. Agomb lenyomása láthatóvá teszi a margókat. A margókon úgy is tud módosítani, hogy az egérkurzorral rááll, majd a kívánt irányba vontatja.

Agomb lenyomására valós méretben látja a lapot, ha ismét rákattint akkor ismét teljes lapot lát. Nem is szükséges egyébként a gombra kattintani, elég a lapon arra a helyre, amit szeretne nagyobbnak látni.

A Következő és Előző gombok segítségével lapozhat. Alul a státuszsor tájékoztat arról, hogy hányadik oldalát látja az anyagnak.

Agomb a Nyomtatás dialógusablakába vezet. Agombbal (Esc billentyű) léphet ki az előképből. A nyomtatási előkép használatával elkerülheti a nem kívánt meglepetéseket, valamint papírral is takarékoskodhat.

5.4 Nyomtatás

Az előkészületek után megtörténhet a nyomtatás. Válassza a Fájl menü Nyomtatás... parancsát, vagy agombot. Az Ablak felépítését a következő ábra mutatja be.

Javaslat:

Sikertelen nyomtatás esetén nyissa meg a START menü Beállítások – Nyomtatókmenüpontjából az aktív nyomtatót, ahol törölni tudja a nyomtatást!

Nyomtassa ki az elmentett anyagait!

Ellenőrző kérdések

1. Honnan indíthatjuk a nyomtatást (írjon legalább két lehetőséget)?

2. Hogyan nyomtatna ki egy A/4 méretű lapra egy olyan táblázatot, amely alaphelyzetben nem férne el ekkora területen?

3. Milyen tájolásai lehetnek a nyomtatandó táblázatnak?

4. Milyen információkat helyezhet el a fej- és láblécben?

5. Egy nagy táblázatnak csak egy részét szeretné kinyomtatni, hogyan oldja meg a problémát?

6. Hogy állítja be a nyomtatandó oldalakon ismétlődő címsort?

7. Hol tudja nyomtatás előtt megtekinteni a táblázat majdani külalakját?

8. Több oldalas a táblázata, de csak a 2. és 4. oldalra van szüksége, hogy végzi ez esetben a nyomtatást?

6

DIAGRAMOK

A fejezetben áttekintjük a diagramok- grafikonok – készítését, sokrétű formázhatóságát, valamint szót ejtünk a rajzeszközökről is.

6.1 Diagramok készítése

A táblázat adatait gyakran kell grafikonon ábrázolni. Egy jól elkészített grafikon áttekinthető és szemléletes. A grafikon segítségével könnyen átláthatók bizonyos folyamatok, tendenciák. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a grafikon készítésekor figyelembe vegyük az ábrázolás célját, az adatok jellegét. Az Excel tizenöt grafikontípusának százkettő megjelenési módja szolgálja az Ön igényeit. A grafikonba ezen felül különböző trendvonalak, vagy akár szabadkézzel berajzolt görbék is elhelyezhetők. A grafikon készíthető külön lapra, de beilleszthető a táblázat mellé is.

Készítse el a következő táblázatot!

Termelési részesedés

Hónap

1. osztály

2. osztály

3. osztály

I.

45%

23%

22%

II.

40%

35%

25%

III.

30%

40%

30%

Erről a táblázatról készítünk most diagramot!

Válassza a Beszúrás menü Diagram pontját! Két különböző lehetőség közül válszathat: Erre a lapra, vagy Új lapként. Ha erre a lapra kérjük, akkor az egérkurzor vékony szálkeresztté alakul és ki kell jelölni azt a területet (elhelyezkedés, méret) ahová a grafikon kerül. Az ezután következő lépések megegyeznek a második lehetőséggel, mikor is a diagram egy új lapon helyezkedik el, teljes egészében betöltve azt.

Válassza az Új lapként parancsot!

A program elindítja a diagram varázslót mely 5 lépésen keresztül segít a grafikon elkészítésében. A dialógusablakok jegyzeteit olvassa végig figyelmesen!

1. lépés

A Tartomány keretbe a diagramon szereplő adatok hivatkozásai kerülnek. Egérrel jelölje ki a megfelelő részt. Ha a kijelölést még a diagram beszúrása parancs előtt tesszük meg, akkor természetesen az ennek megfelelő hivatkozások láthatók a Tartomány keretben.

Javaslat:

Mint általában mindig, kerüljük el a céltalan egérkattintásokat. Kijelölni akkor kell, ha a Tartomány keret sötét hátterű. Ha netán mégis belekattint a háttér fehér lesz. Amennyiben ezek után jön rá arra, hogy nem megfelelő a kijelölés, akkor egérrel álljon a tartományhivatkozás elejére, jelölje ki az egészet és ezek után jelölje ki a táblázatban az ábrázolandó tartományt!

A párbeszédablak alsó részén a következő gombok láthatók:

* Súgó - behívja az aktuális segítséget!

* Mégsem - kilépés a varázslóból (ESC billentyűvel is).

* Vissza - vissza az előző lépésre.

* Tovább - következő lépés.

* Kész - a varázsló lépései bármikor kihagyhatók, ennek a gombnak a lenyomásával elkészül a diagram mely természetesen bármikor tetszés szerint módosítható.

Végezze el a kijelölést és válassza a Tovább gombot!

2. lépés

Diagramtípus válsztása. bármely típusra kattinthat. A kiválasztottságot természetesen a sötét háttér mutatja.

Válassza az Önnek megfelelőt és nyomja le a Tovább gombot!

Ne

használjon Kör illetve Torta diagramot, ha egyszerre több sorozatot szeretne ábrázolni, ezekkel ugyanis csak egyet lehet valósághűen. Például ha csak az 1. részleg adatait akarjuk megjeleníteni.

3. lépés

A megjelölt diagramtípuson belüli változat kiválasztása.

Tovább!

4. lépés

A Példadiagram keretben már látható a készülő grafikon. Az Adatsorok meghatározásával választhat, hogy soronként, vagy oszloponként következzenek-e az egységek. Beállítható a kategóriatengely felirata, valamint a jelmagyarázat szövege.

Próbálja ki a lehetőségeket és figyelje a példagrafikon változásait! Ha elégedett az eredménnyel ismét használja a Tovább gombot!

5. lépés

Az utolsó lépésben dönthet a jelmagyarázatról, beírhatja a grafikon címét valamint a tengelycímeket. Lásd következő ábra.

Ha végzett válassza a Kész gombot!

Megjelenik a grafikon, alul a lapfülek között pedig a Diagram1 nevű. Ezzel elkészült a munka alapvető része. A további formázás előtt tanulmányozza át a grafikon alkotóelemeit a következő ábra segítségével.

6.2

Grafikonok formázása

A grafikonokat tovább bővíthetjük és formázhatjuk. A bővítéshez a beszúrás menü parancsait használhatjuk, formázáshoz a Formátum menüt.

Tekintsük át a Beszúrás menü parancsait!

* Címek... - diagram és tengelycímek beillesztése.

* Feliratok... - a sorozatok értékeinek vagy feliratainak megjelenítése (33. ábra érték felirat).

* Jelmagyarázat - ha előzőleg nem kért jelmagyarázatot akkor ezzel a paranccsal beillesztheti.

* Segédvonalak... - (lásd előző ábra) a segédvonalak illetve azok jellegének meghatározása.

* Kép... - kép, ábra beillesztése.

* Trendvonal... - a diagram adatsoraihoz (előzőleg kijelölt) trendvonalat kérhetünk. A megjelenő ablakban többféle trend közül választhatunk, pl. lineáris, logaritmikus, mozgóátlag stb. Trendvonal nem használhatóa három dimenziós (3D), a sugár-, a kör- és a perecdiagramoknál.

* Hibasávok... - Egyes bonyolultabb számítások esetében kérhető, mely az értékhez viszonyított várható hibát fejez ki grafikus formában. A kívánt sorozatot szintén előbb ki kell jelölni. Hibasávok nem használhatók a három dimenziós (3d), a sugár-, a perec- és a kördiagramoknál.

* Új adatsor... - a táblázatból új tartomány vehető fel. A dialógusablak megjelenése után kattintson a kívánt fülre, majd jelölje ki a területet.

* Munkalap - új munkalap (alapértelmezésben a 4.) beszúrása.

* Diagram - Új diagram készítése.

* Makró - makró beszúrása.

A parancsok ismertetésénél említettük a grafikon elemeinek kijelölését. Ezt nagyon egyszerűen teheti meg úgy, hogy rákattint a kívánt grafikon elemre. A kijelölt részen egy vagy több ponton megjelenő sötét négyszögek mutatják a kijelöltséget. Ha adatsorra kattint, akkor a teljes sorozat (egyforma színűek) kijelölt. Ha még egyet rákattint (nem duplán) akkor csupán az az egy érték (adatpont). Ez utóbbi esetben nyolc kijelölő négyszög veszi körül.

Maga a diagram (rajzterület) a címek és a jelmagyarázat tetszés szerint mozgatható, a kijelölő négyszögek segítségével méretük módosítható.

A diagram egyes elemeire kattintva a Formátum menü első parancsával tudunk formai jellemzőket beállítani. Ennél gyorsabb lehetőség az, ha duplán kattint bármely elemre. Ebben az esetben egyből a kiválasztott részre lehetséges formázási lehetőségeket felkínáló dialógusablak jelenik meg.

A címek és a jelmagyarázatok esetében a következőket állíthatja be:

* Mintázat: szegély és háttár beállítása.

* Font: betűformázás.

* Igazítás: szövegelrendezés.

* A tengelyek formázása két lehetőséggel bővül:

* Skála: a beosztásra vonatkozó beállítások.

* Szám: a számformátum meghatározása.

A falak és a rajzterület esetében csak a mintázat határozható meg, míg a diagramterületen a betűjellemzők is.

Az adatsoroknál a mintázaton kívül meghatározható:

* értékek: a táblázat mely tartománya,

* nevek: a sorozat neve mely a jelmagyarázatban jelenik meg,

* feliratok: a sorozatokhoz rendelt feliratok pl. érték felirat.

A Formátum menüben találhatók még a következő parancsok:

* Lap: átnevezhető (lapfül), elrejthető illetve a rejtett lap felfedhető.

* Diagramtípus: a garfikon típusa bármikor tetszés szerint megváltoztatható.

* Autoformázás: a diagramtípus kiválasztása után a program elkészít egy formázott grfikont.

* Térhatás: Ennek segítségével a háromdimenziós grafikonok a tér minden irányába elforgathatók – következő ábra.

* Elhelyezés: a beillesztett grafikus elemek egymáshoz viszonyított helyzete határozható meg (lásd rajzolás a programban).

A Formátum menü utolsó parancsa az éppen aktuális grafikontípusra vonatkozó beállításokat teszi lehetővé. Ebben az ablakban meghatározható:

* a grafikon altípusa

* a sorozatok sorrendje

* a közök, térközök, a 3D grafikonok mélysége (Beállítások fül)

* a sorozatok és a tengelyek viszonya abban az estben, ha két Y tengellyel dolgozunk.

Miután alaposan áttanulmányozta a lehetőségeket, készítse el a következő ábrán látható grafikon formát!

6.3

Rajzolás a programban

Annak ellenére, hogy a grafikonok témakörben tárgyaljuk a rajzolást, nem csak a grafikonba, hanem a táblázatba is rajzolhatunk. Ne tessék valami bonyolult festményszerű ábrára gondolni, hanem egészen egyszerű rajzokra. A rajzoláshoz először aikongombra kell kattintani. Ekkor megjelenik egy eszközsor (a programablak alsó részén), melyben a rajzeszközök vannak.

A buborékmenü segítségével nézze végig a rajzoló elemeket!

Nézzük a rajzolás menetét.

* 1. Kattintson a vonal ikonra. Az egérkurzor vékony szálkeresztté alakul.

* 2. Álljon a munkafelületre, a kívánt kezdőponthoz.

* 3. Nyomja le és tartsa lenyomva az egérgombot. Húzza a kívánt végponthoz.

* 4. Engedje fel az egérgombot.

Tegye ugyanezt meg a téglalap, ellipszis, ív, nyíl, szabadkézi eszközökkel is. A tele-téglalap, tele-ellipszis és a tele-ív is ugyanígy működik, csupán a keletkezett objektumnak mindjárt színkitöltést is ad. (Nem átlátszó.)

A szabadkézi sokszög másképpen működik.

* 1. Kattintson a szabadkézi sokszög ikonra. Az egérkurzor vékony szálkeresztté alakul.

* 2. Álljon a munkafelületre, a kívánt kezdőponthoz.

* 3. Kattintson egyet az egérgombbal.

* 4. Vigye a kurzort egy másik pontba, majd kattintson.

* 5. Új pontba, kattintás.

* 6. Most ne kattintson, hanem rajzoljon úgy egy szakaszt, hogy az egérgombot lenyomva tartja.

* 7. Egészen addig rajzolhat, míg a kurzort a kezdő rajzpontra viszi és azon kattint egyet, vagy amíg egy egyéb helyen duplán nem kattint.

A szövegdoboz használatának első lépéseként meg kell rajzolni magát a dobozt, melyet ugyanúgy kell kivitelezni mint egy téglalap megrajzolását. Ezután a dobozban megjelenik a villogó kurzor, és tetszés szerint írhatunk be szöveget. A beírt szöveg kijelölhető és hasonlóan formázható mintha cella, vagy bekezdés lenne. A doboz pedig a többi objektummal megegyező módon formázható, lásd alább.

A megrajzolt elemek, törölhetők, áthelyezhetők, méreteik módosíthatók. Ezek előfeltétele a kijelöltség. A kijelöltséget az elem körül megjelenő 8 darab fekete kis kijelölő négyszög jelzi. Kijelölni az egérrel történő kattintással kell akkor amikor az egérkurzor a rajz fölött nyíl formájúvá válik. Több rajzelemet egyszerre is ki tudunk jelölni, ha kijelölés közben lenyomva tartjuk a Shift gombot.

A Del billentyű lenyomása törli a kijelölt objektumokat. A kijelölt részek az egérgomb lenyomva tartása közben mozgathatók a munkafelületen. A gomb lenyomása előtt itt is ügyeljünk arra, hogy a kurzor nyíl alakú legyen. Ha egy kijelölt részt jelző valamely fekete négyszögre állunk, akkor az egérkurzor vékony szálkeresztté alakul. Ekkor az egérgombot lenyomva és nyomva tartva módosíthatjuk a méretét. A sarkoknál lévő négyszögek segítségével egyszerre két irányba (széltében és hosszában), a középsőkkel egyszerre csak egyfelé.

A rajzelemek a rajzolás sorrendjében tulajdonképpen egymás fölé helyeződnek, ez persze csak akkor válik igazán láthatóvá, ha fedik is egymást. Az Előrehozás - Hátraküldés gombokkal a kijelölt objektum sorrendbelisége megváltoztatható. Ha egyszerre több objektumot kijelölünk, akkor az Objektumok csoportosítása gombbal együttesen tudjuk ezeket kezelni. A szétbontás gombbal a csoport megszűntethető.

Az objektumok vonalainak, kitöltésüknek jellemzői könnyen módosíthatók. Egyszerűen kattintson duplán (nyíl formájú egérkurzor) a kívánt objektumra. Ekkor egy olyan dialógusablak jelenik meg melynek segítségével az objektum minden jellemzője meghatározható. Szegéllyel a vonal, kitöltéssel pedig a színes vagy mintázatos kitöltése.

Ha egy elemnek nincs szegélye, akkor nem látható a vonala. Ha nincs kitöltése akkor átlátszó. Ha egyike sincs a kettő közül, akkor nem látható, de ott van és bármikor módosítható. Ha megtalálja.

A következő ábra néhány rajzelemmel készült objektumot mutat be.

Gyakorlásképpen készítse el a következő ábrán látható feladatot!

Ellenőrző kérdések

1. Egy kész táblázatból hogyan készít leggyorsabban diagramot ?

2. Táblázat nélkül hogyan készít diagramot ?

3. Soroljon fel legalább öt diagramtípust!

4. Milyen formai beállításokat tud alkalmazni a diagramok esetében ?

5. Hogyan jelenítené meg egy oszlopdiagram oszlopai felett az oda tartozó értékeket ?

6. Hogyan helyez el rajzot a diagramban ?

7

ADATBÁZISKEZELÉS AZ EXCELBEN

Kisebb adatbázisok kezelését nagyszerűen meg lehet oldani az Excel segítségével. Ebben a fejezetben ehhez nyújtunk alapvető információkat.

7.1 Adatbázis létrehozása

Az Excelben az adatbáziskezelő programokhoz hasonlóan is rögzíthetünk adatot. Az ilyen adatbázisokat listának is nevezzük. A lista hasonló adatokat tartalmazó sorok címkézett sorozata. Lista lehet például ügyfelek és telefonszámok felsorolása, számlákból készült adatbázis, készletnyilvántartás és még sorolhatnánk. Adatbázis létrehozásakor bizonyos szempontokat figyelembe kell venni. Az adatbázis mezőkből és rekordokból épül fel, melyet a következő ábra mutat be.

Ha megfelelően hozza létre a listát, akkor a program automatikusan adatbázisként érzékeli. Az adatbázis tervezésénél vegye figyelembe az alábbi szempontokat:

* Egy munkalap ne tartalmazzon egynél több adatbázist.

* Az adatbázis és a táblázat egyéb adatai, részei között hagyjon legalább egy üres sort vagy oszlopot.

* A listától balra vagy jobbra ne helyezzen el fontos adatokat, mert a program bizonyos műveleteknél elrejtheti.

* A mezőneveket az adatbázis első sorába írja.

* Ha lehet ne használjon üres sort a listában, mert a program azt is rekordként kezeli.

Javaslat

Mielőtt a géppel dolgozni kezdene, tervezze meg gondosan a papíron az adatbázis szerkezetét, rögzítse azt is, hogy mely mezők azok, amelyek számított értéket tartalmaznak, illetve a számítás módját. Ha megszívleli tanácsunkat sok felesleges munkától és bosszúságtól szabadulhat meg. Ezt tapasztalatból mondjuk. Ha nem Önnek kell megtervezni az adatbázist, akkor is ez alapján kérje a munka kiosztását. (Hacsak nem egy diktátor a főnöke!)

Ha olyan adatokkal dolgozik, melyekből gyakran kell lekérdezni, kimutatást, összegző jelentést készíteni, akkor feltétlen érdemes adatbázist használni, mert ezeket a műveleteket így teheti meg a legkönnyebben.

Készítse el a következő. ábrán látható terv alapján az adatbázist! Töltsön fel egy rekordot!

Adatbázist kétféleképpen tölthet fel. Egyrészt úgy mint bármely más részt a táblázatban, másrészt használhatunk adatűrlapot, mely mindig egy teljes rekordot jelenít meg.

Tipp

Adatűrlap használata előtt készítse el a mezőket és legalább egy rekordot a számolásokkal együtt.

Álljon a cellamutatóval az adatbázisra, majd válassza az Adatok menü Rekordonként... parancsát. Ekkor jelenik meg a következő ábrán látható dialógusablak.

A beviteli keretbe adatbeírás után a TAB billentyűvel tud a következőre lépni, a SHIFT_TAB kombinációval pedig egyet visszalépni. Látható, hogy a számított mezők tartalma nem írható felül az űrlapon. Ha a táblázatban tölti fel a listát akkor természetesen ilyen korlát nincs. (Olykor ez sajnálatos!) Ugyanakkor ha táblázat formában dolgozik, akkor a számított mezők tartalmát minden rekordnál be kell vinni (másolással vagy lefelé kitöltéssel).

Az utolsó beviteli mezőre érve az Enter-rel is továbbléphetÚjat/Következő gombbal), a SHIFT-Enterrel pedig visszaléphet egy rekordot.

A Szűrő gomb lenyomásával lehetőség nyílik arra, hogy adatokat keressünk meg a megadott kritériumok szerint. Bármely beviteli keretbe megadhatjuk a feltételt, egyszerre akár többet is.

Összehasonlító jeleket alkalmazhatunk, ezek a következők:

* = - egyenlő

* > - nagyobb mint

* < - kisebb mint

* >= - nagyobb vagy egyenlő

* <= - kisebb vagy egyenlő

* <> - nem egyenlő

A keresendő adat lehet szám és szöveg is. Használhatja a * és ? helyettesítő karaktereket is.

Értelmezze az alábbi feltételeket!

=*la

>=1200

<>Fehér

Az adatbevitel és egyszerű szűrések megoldhatók az adatűrlappal, bonyolultabb adatbáziskezeléshez a táblázatos formát kell választani.

7.2 Adatok rendezése

Az adatforrás adatait többféleképpen rendezhetjük. Először is meghatározhatjuk, hogy mely mező szerint szeretnénk, ezután pedig azt, hogy emelkedő vagy csökkenő sorrendben, legyen az akár szám, akár szöveg, akár dátum. Az Excel egyszerre háromféle kulcs alapján tud rendezni.

Válassza az Adatok menü Sorba rendezés... parancsát. (Előtte természetesen győződjön meg arról, hogy az egérmutató az adatbázisban található-e!)

A megjelenő dialógusablakban látható a Rendezze, a Majd és az Azután keret, vagyis a három kulcs. A kereten belül kiválasztható a mezőnév - a rolómenüvel - illetve választhat az emelkedő és a csökkenő sorrend között

Megjegyzés:

Rendezni természetesen nem csak listákat lehet, hanem más táblázatot is, ebben az esetben azonban ki kell jelölni a rendezendő részt, mert a program nem ismeri úgy automatikusan fel mint az adatbázist. Ugyanígy kell eljárni akkor is, ha a listának csak egy részét szeretné rendezni. A kijelöléskor nagyon vigyázzon arra, hogy az összefüggő adatok kijelöltek legyenek, mert ellenkező esetben a program összekeveri őket. (Ez nem programhiba!)

Egyszerre tehát csak három oszlop szerint lehet rendezni. Ha négy vagy több oszlop szerint van rá szükség akkor a rendezést többször meg kell ismételni, először a legkevésbé fontos kulcs szerint. Értelemszerűen az utolsó rendezés tartalmazza a fő rendező elveket.

Rendezni az oszlopokat is lehet. a Rendezés ablakban nyomja le az Egyebek gombot majd a Balról jobbra kiválasztó körre kell kattintani. A Súgó segítségével nézze át ennek az ablaknak az egyéb lehetőségeit is.

Figyelem:

Ha oszlopokat rendez, akkor a műveletekben lévő cellahivatkozások nem a megfelelő helyre vonatkozhatnak, ezeket ki kell javítani!

Töltse fel adatokkal a 41. ábra alapján elkészített adatbázisát (legalább 10 rekorddal), és rendezze Név és Dátum szerint emelkedő sorrendben!

7.3 Adatok szűrése

Az adatbázisba ömlesztett adatokról gyorsan kérhetünk egy listát a megadott szempontok alapján. Szűréskor a program nem rendezi az adatokat, hanem csak azokat a halmazokat jeleníti meg, amelyek eleget tesznek a szűrési feltételeknek.

Szűréshez válassza az Adatok menü Szűrés pontját. A megjelenő almenü a következő parancsokat tartalmazza:

* AutoSzűrő: rendkívül egyszerűvé teszi a szűrést.

* Minden látszik: ha szűrés után ismét minden adatot látni szeretnénk, akkor kell kérni

* Irányított szűrés: bonyolultabb szűrőfeltételek esetén ezt a parancsot kell választani

Tekintsük át először a nagyon könnyen használható AutoSzűrő működését. Az adatbázisban állva (cellamutató benne legyen) adja ki ezt a parancsot. Ennek eredményeként a mezőneveket tartalmazó cellák jobb alsó sarkában egy lehulló menüt megnyitó nyíl jelenik meg. Ebben a következők szerepelnek:

* mind: tulajdonképpen nem adunk meg feltételt, azaz minden adatot figyelembe vesz,

* Üres: az üres mezőbejegyzéseket keresi,

* Nem Üres: gondolom nem kell ecsetelni a jelentését,

* a „mező adatai” - bármelyiket választva azok a rekordok lesznek láthatók melyekben ez az adat szerepel,

* egyéni: lehetőség nyílik egyedi beállításra mégpedig két feltétel engedélyezésével.

Szűrni több mezőben megadott feltételek alapján is lehet. A lenyíló menüben rá kell kattintani a kért feltételre, adatra.

Végezzen el egy szűrést!

Mint tapasztalhatta a szűrés eredményeképpen csak azok a rekordok látszanak, melyek megfelelnek a szűrési feltételeknek. Ezt a listát ki lehet nyomtatni, más lapra másolni stb. Ha ismét szeretne minden rekordot látni, akkor a Szűrő menüpont Minden látszik parancsát kell kiadni.

7.3.1 LISTA SZŰRÉSE ÖSSZETETT KRITÉRIUMOK ALAPJÁN

Mint említettük az összetett szűréshez az Adatok menü Szűrő almenüjének Irányított szűrő parancsát kell választani. Ez a parancs a listát helyben is tudja szűrni, azaz ugyanúgy jeleníti meg illetve rejti el az adatokat mint az AutoSzűrő, viszont a mezőnév cella jobb sarkában sohasem jeleníti meg a lenyíló listát. Arra is módunk van, hogy ne helyben szűrjük az adatokat, hanem a szűrt listát a táblázat más részére vagy egy másik munkalapra helyezze a program. Mielőtt azonban kiadnánk a parancsot, nekünk kell megadni egy kritérium - feltétel - tartományt.

A kritériumtartományt az adatbázison kívül (célszerűen felette vagy alatta) kell elhelyezni. Ebben kell megadni a szűrési feltételeket. A következőkben létrehozásának legegyszerűbb és legbiztosabb módját ismertetjük. Tételezzük fel, hogy a lista alá hozzuk létre a tartományt.

* Jelölje ki a mezőneveket tartalmazó cellákat! Adja ki a másolás parancsot!

* Álljon a lista alá a cellamutatóval! (Legalább egy üres sor legyen köztük!)

* Illessze be (CTRL-V vagy Enter) a mezőneveket.

Ez a megoldás azért a legbiztosabb mert a kritériumtartományban a mezőneveknek meg kell egyezniük a listában szereplőékkel. Természetesen elégséges lenne csak azokat a mezőneveket megadni, amelyekre a feltételek vonatkozni fognak.

Ezek után megadhatjuk a kritériumokat. Bármely mezőbe írhatunk feltételt, egyszerre akár többet is. Ha egy mezőbe több feltételt adunk meg, akkor azokat egymás alatt lévő cellákba írjuk.

Megjegyzés

Ha csak egy vagy két kritériumot adunk meg, akkor lényegesen gyorsabb az AutoSzűrő használata.

A kritériumok lehetnek összehasonlító, valamint kiszámított feltételek. Összehasonlító kritériumok azt teszik lehetővé, hogy olyan sorokat jelenítsünk meg, amelyek vagy egy meghatározott értéket, vagy pedig adott határok közé eső értéket tartalmaznak. Az összehasonlító operátorokról korábban szó volt.

A kiszámított feltétel a lista egy kijelölt oszlopának értékeit hasonlítja össze egy, a listában nem szereplő értékkel. Például szeretnénk azokat a neveket lekérdezni, akiknek a kifizetett nettó nagyobb volt mint az átlag nettó. Kritérium megadására függvényeket is használhatunk. A képletnek a logikai Igaz vagy Hamis értéket kell eredményül adnia. A lista szűrése után csak azok a sorok jelennek meg, amelyekben a képlet igaz eredményt ad.

Ha megadtuk a feltételeket, akkor adjuk ki az Irányított szűrő... parancsot. A Listatartomány részbe meg kell adni az adatbázist (ha nem felel meg a program által felajánlott rész). Legegyszerűbb, ha egérrel kijelöljük. A Szűrőtartomány keretbe a kritériumtartományt jelöljük ki a benne szereplő feltételekkel együtt. Ha az AutoSzűrőhözhasonlóan a listában óhajtjuk szűrni, akkor a Művelet keretben a Helyben szűrje kapcsolót kell érvényesíteni. Ha a Más helyre kapcsolót választja, akkor a Hová másolja keretben meg kell adni a szűrt lista első cellájának helyét! Ez utóbbi esetben egy különálló helyen (akár külön lapon) lesz látható a szűrt lista.

Ha módosítani szeretnénk a szűrésen, akkor a kritériumtartományban kell először megadni a változásokat, majd ismét végigvinni az előző műveletet.

Figyelem:

Nem lehet ezen a módon több egymásra épülő szűrést végrehajtani. ha megváltoztatjuk a kritériumtartomány adatait és ismét szűrünk akkor a program ismét a teljes adatbázist vizsgálja át!

Ha csak a szűrt lista látható (vagyis nem adtuk ki a Szűrő almenüpont Minden látszik parancsát), akkor a kiadott további műveletek és a nyomtatás is a szűrt listára fog vonatkozni. A nem látszó adatokra nem terjed ki az utasítások érvényessége.

Egyéb

A program nem nyomtatja ki az automatikus szűréskor látható lenyíló menüket jelző nyilakat.

Egy Irányított szűrővel létrehozott lista minden további gond nélkül tovább szűrhető az AutoSzűrővel, és ebben az esetben csak a látható adatok szűrése történik meg.

Szűrt listáról ugyanúgy készíthető grafikon mint bármely más táblázatról.

7.4

Kimutatás készítése

A kimutatás olyan interaktív táblázat, amellyel gyorsan összesíthetünk nagy mennyiségű adatot. A sorok és oszlopok elforgatásával többféleképpen összesíthetjük a forrásadatokat, különböző oldalak megjelenítésével szűrhetjük az adatokat, vagy megtekinthetjük a számunkra érdekes területek részleteit.

Mikor célszerű kimutatást készíteni? A kimutatás akkor hasznos, amikor egymáshoz kapcsolódó összegeket szeretnénk összehasonlítani, különösen ha hosszú adatlistát összesítünk és az egyes adatokat többféle szempontból kell összehasonlítanunk. A kimutatások segítségével a Microsoft Excel végzi el helyettünk a rendezést, részösszegzést és összegzést. A fenti példában egyszerűen megtekinthetjük, hogy az F5 cellában jelzett harmadik negyedévi golfcikkeladások hogy viszonyulnak más sportokhoz vagy negyedévekhez, de kiszámíthatjuk az eladások végösszegét is. Mivel a kimutatás interaktív, a nézet megváltoztatásával több részletet tehetünk láthatóvá, illetve különböző összegzéseket végezhetünk.

Kimutatás készítése A kimutatás készítésekor a Kimutatás Varázsló segítségével kikereshetjük és meghatározhatjuk az elemezni kívánt forrásadatokat, majd elkészíthetjük a kimutatás vázát. Ezután a Kimutatás eszköztár gombjaival rendezhetjük el az adatokat a vázlatban.

A kimutatás típusai Az alapértelmezés szerinti kimutatás az előző példában bemutatotthoz hasonló. A kimutatás lehet tagolt formátumú – ez az azonos típusú összegzett adatokat egy-egy oszlopban mutatja. Készíthetünk kimutatásdiagramot is, mellyel az adatokat grafikus formában jeleníthetjük meg. Weblapon elhelyezett kimutatástáblázattal a kimutatást elérhetővé tehetjük a Weben. Amikor a kimutatást kimutatástáblázatban tesszük közzé, a többi felhasználó a saját böngészőprogramjának segítségével megtekintheti és használhatja az adatokat.

Kimutatás készítése

Ha egy kimutatást külső, nem OLAP forrásadatok alapján szeretnénk elkészíteni, akkor lehetséges, hogy a külső adatokat a kimutatás elkészítése előtt be szeretnénk olvasni. Ismerkedjünk meg a kimutatás külső adatainak visszakeresési módjaival.

1. Nyissuk meg azt a munkafüzetet, amelyben a kimutatást el szeretnénk készíteni.

Ha a kimutatást Microsoft Excel listából vagy adatbázisból készítjük, kattintsunk egy cellára a listában vagy adatbázisban.

2. Válasszuk az Adatok menü Kimutatás vagy kimutatásdiagram parancsát.

3. Kövessük a Kimutatás Varázsló 1. lépésének utasításait, és a Mi legyen a kimutatás típusa? csoportban jelöljük be a Kimutatás választókapcsolót.

4. Kövessük a varázsló 2. lépésének utasításait.

5. A varázsló 3. lépésében döntsük el, hogy rákattintunk-e az Elrendezés gombra.

6. A következőket tehetjük:

Ha a 3. lépésben rákattintottunk az Elrendezés gombra, rendezzük el a kimutatást a varázslóban, kattintsunk a Kimutatás Varázsló – Elrendezés párbeszédpanelen az OK gombra, végül a kimutatás elkészítéséhez a Kész gombra.

Ha a 3. lépésben nem kattintottunk az Elrendezés gombra, kattintsunk a Kész gombra, és rendezzük el a kimutatást a munkalapon.

Megjegyzés Kimutatásdiagram készítésekor az Excel automatikusan létrehoz egy ahhoz kapcsolódó kimutatást is. További ismeretek: Kimutatásdiagram készítése

Az adatbázisból gyorsan készíthetők jelentések, kimutatások. A kimutatás olyan interaktív munkalap-tábla, amely nagyos sok adatot képes a megadott formátumban és számítási módszer szerint gyorsan összegezni. A kimutatás különlegessége, hogy a sor és oszlopfeliratok egérrel elhúzhatók az adatok táblája körül, és így a forrásadatok több különböző elrendezésben szemlélhetők meg és vizsgálhatók. Ha a forrásadatok módosulnak a kimutatás is frissíthető. Ezen a folyamaton a Kimutatás Varázsló viszi végig a felhasználót!

Nyisson meg egy adatbázist tartalmazó file-t, és ügyeljen arra, hogy a cellamutató a listában maradjon!

Válassza az Adatok menü Kimutatás... parancsát. Bejelentkezik a Kimutatás Varázsló első lépése. Használatának mechanizmusa megegyezik a Diagram Varázslónál tárgyaltakkal.

Első lépésben a kimutatás forrása határozható meg, mely lehet Excel, de lehet más programmal elkészített adatbázis is. Ez utóbbi esetben a Microsoft Query programja segítségével tudjuk az adatokat behívni. Maradjunk tehát az első lehetőségnél. és nyomjuk le a Tovább gombot.

A második lépésben ki kell - lehet - jelölni az adatbázist. A program automatikusan felismeri ugyan, azonban ha másként szeretnénk a kijelöltséget - melyet körbefutó szaggatott vonal jelez -, akkor nekünk kell megtenni, Kijelölés közben az ablak a képernyőn marad, a program azonban érzékeli a műveletet még az „ablak alatt” is. A kijelölés vagy annak elfogadása után lépjünk Tovább.

A harmadik lépésben a kívánt mezők elhelyezésével meghatározhatjuk a kimutatás elrendezését – következő ábra –. Két mezőtípus különböztethető meg:

* Az egyik a kimutatás Sor, Oszlop és Oldal mezői.

* A másik az Adat mező melyben az összegezni kívánt adatok lesznek.

Az Oldal mező a kimutatást különálló oldalakra osztja szét úgy, hogy az adatokból egyszerre mindig csak egy-egy Oldal mező tételhez tartozók láthatók.

A kimutatásban természetesen nem kell minden mezőt szerepeltetni. Ha duplán kattint a mezőnév gombjára, akkor további módosítási lehetőségek adódnak. Kiválasztható, hogy a mező adatait milyen statisztikai formában kérjük, beállítható számformátum (Számformátum gomb), valamint kérhető az is (Egyebek gomb), hogy az adatok más mezők adataihoz viszonyítva jelenjenek meg.

A negyedik lépésben meghatározható, hogy hová kerüljön a kimutatás, illetve az első cella helye. Ehhez csupán az egérrel kell a kívánt helyre kattintani. Ha új, külön lapra szeretné készíteni, akkor először egy másik lapfülre kattintson aztán a kezdő cella helyére.

Megadható még a kimutatás neve, valamint egyéb beállítások (Oszlopok végösszege stb.) is. Kezdetben próbálja úgy, hogy nem változtat ezeken!

Készítse el a 42. ábra alapján feltöltött adatbázisából a következő kimutatást!

Szerepeljenek rajta a nevek, a nettó összegek valamint a TB összege, a számok formátuma forintban legyen megadva.

Javaslat:

Kezdetben próbáljon ki többféle kimutatást, többféle elrendezést, hogy fogalma legyen arról milyen elvek alapján készíti el a program.

Az elkészült kimutatást többféleképpen módosíthatjuk. A mezőnevek vontatásával, húzásával változtatható az elrendezés, nevezetesen, hogy az egyes mezők sorba, oszlopba, oldalra, vagy adatba kerüljenek. Ha duplán kattint egy mezőnévre, akkor egy dialógusablak jelenik nyílik meg - 48. ábra -, melyben ugyancsak beállítható az elrendezés a Irány keretben. Ezenkívül módosíthatók a mezőre vonatkozó részösszegek. Az Elrejtés keretben ha rákattint valamely adatra, akkor az nem fog szerepelni a kimutatásban. Ha a Törlés gombot választja, akkor a telje mezőt töröljük a kimutatásból.

Számformátumot, vagy új mezőnevet kérni akkor tud, ha - cellamutató a kimutatásba van - az Adatok menüből ismét a Kimutatás parancsot választja. Ekkor a Kimutatás Varázsló 3. lépésébe tér vissza, és módosíthatja a munkáját.

Nincs univerzális recept arra vonatkozóan, hogy hogyan építsen fel egy kimutatást. Ezt a mindenkori feladat dönti el. Mielőtt nekikezdene, nem árt ha tisztázza azt, hogy mit és hogyan szeretne megjeleníteni a kimutatásban.

Ha nagyméretű az adatbázis, akkor a kimutatás készítése és módosítása hosszabb ideig igénybe veheti a gép memóriáját, ilyenkor várjon türelemmel.

Ha az adatbázisban változás történt akkor a következő módon járjon el.

- Álljon a cellamutatóval a kimutatásba.

- Adja ki az Adatok menü Adatfrissítés parancsát.

Ennek hatására a program újraszámolja a kimutatást a megváltozott adatbázis alapján.

Az elkészült kimutatás celláinak formázását tetszés szerint tudja beállítani, illetve magát a kimutatást kinyomtatni.

Megjegyzés:

Az Excel programmal inkább a kisebb, számításigényesebb adatbázisokat érdemes kezelni. Nagyon nagy tömegű adatbázisok kezelésére érdemesebb egy adatbáziskezelőt használni

Ellenőrző kérdések

1. Hány adatbázist célszerű egy munkalapra elhelyezni ?

2. Párosítsa az összetartozó fogalmakat

a. Oszlop

b. Mező

c. Rekord

d. Sor

3. Hogyan töltene fel egy üres adatbázist rekordokkal ?

4. Hogyan keresné meg az adatbázisban az azonos egységárú termékeket ?

5. Egy terméklista adatbázist hogyan rendezne abc szerinti sorrendbe (terméknév szerint)?

6. Összetett kritériumok alapján hogyan végezne szűrészt az adatbázisban?

7. Hogyan adna meg logikai VAGY kapcsolatban lévő kritériumokat összetett szűrés esetén?

8. Mire használjuk a kimutatásokat és hogy készíthetők?

8

A MAKRÓK

A fejezetben csak az egyszerű makró készítésének lépéseit tekintjük át. Ehhez ugyanis nem szükségesek programozói ismeretek.

A makró tulajdonképpen egy olyan kis program, amely bizonyos billentyűműveleteket, egérműveleteket megjegyez és később le tudja játszani. Makrók készítésével felvehetünk olyan műveleteket, melyeket gyakran használunk, és szükség esetén lefuttatjuk. Például, ha sok ugyanolyan táblázatot kell készíteni, akkor azokat a műveleteket, melyek mindig azonosak, érdemes makróval megoldani. Az Excel tárolja a makrókat és bármikor behívhatók.

8.1 Makró létrehozása

Legkönnyebb úgy létrehozni a makrót, hogy végigcsináljuk egyszer a műveletsort, miközben a program ezt rögzíti.

Készítsük el egy olyan feltételezett táblázat fejlécét, melyet szinte minden nap létre kell hozni. A fejléc tartalma a következő ábrán látható.

Napi jelentés

1993.06.22

Tételek

Bevétel

Kiadás

Össz. bev.

Össz. kiad.

Jó lenne, ha az első makró készítésekor pontosan követnék a példát. Felvételkor ugyanis a program a hibás utasítást is megjegyzi. Éppen ezért a makrót inkább lassabban de pontosan készítse.

Új táblázaton kezdje a felvételt.

- Álljon az A1 cellára.

- Válassza a Eszközök menü Makrórögzítés pontjának Új makró rögzítése... parancsát.

- A megjelenő dialógusablakba –következő ábra – írja be a makró nevét - legyen ez most: „fejléc"-.

* Billentyűparancsként írja be az f betűt.

* Adjon Enter-t.

* Az A1 cellába írja be "Napi jelentés".

* Jelölje ki az A1-H1 területet

* Nyomja le a toolbargombját.

* Lépjen az I1 cellára.

* Írja be a dátumot.

* Adja ki a Formátum menü Oszlop parancsát.

* Válassza az Legszélesebb kijelölt utasítást.

* Lépjen az A3 cellára, írja be: "Tételek".

* C3 cella: "Bevétel".

* D3 cella: "Kiadás".

* F3 cella: "Össz. bev.".

* G3 cella: "Össz. kiad.".

* Állítsa be a megfelelő oszlopszélességeket.

* Nyomja le agombot.

* Lépjen át új munkalapra.

* Adja ki a - Ctrl f - billentyűkombinációt.

Ha pontosan követte a feladat menetét, akkor sikerrel lefutott a makró.

Válassza az Modul1 munkalapot. A képernyőn láthatóvá válik a makrólap, benne a kiadott utasításokkal. Erre a makrólapra is lehet dolgozni, ehhez előbb viszont el kell sajátítani az Excel makrónyelvét is.

Természetesen nem csak ilyen egyszerű makrók készíthetők, hanem sokkal bonyolultabbak is. Használhatók a függvények, a képletek, a grafikonkészítés stb. Ahhoz, hogy bonyolultabbat készítsen javasoljuk, hogy előtte mélyebb gyakorlatot szerezzen az Excel használatából, illetve sajátítsa el a Visual Basic programnyelvet!

Ellenőrző kérdések

1. Mi a makró ?

2. Milyen típusú feladatok oldhatók meg makróval ?

3. Hogyan történi a makró rögzítése ?

4. Hogyan indítana el egy makrót ?

9 OBJEKTUMOK BEILLESZTÉSE

A Windows rendszer egyik legkedvezőbb tulajdonsága az, hogy az alatta futó programok között bizonyos átjárhatóság van. Ebből kifolyólag az egyik programmal elkészített munka megjeleníthető egy másikban. Erre az Excelben is többféle lehetőség nyílik.

Az első egy kevésbé közvetlen adatátvitel. Egy file megnyitásakor megadható, hogy milyen formátumú file-t szeretnénk megnyitni. Ezzel lehetőség nyílik arra, hogy olyan anyagokkal dolgozzunk, melyek más programban (pl. Lotus, Quattro, dBase) készültek. Természetesen előbb meg kell győződni arról, hogy az Excel ismeri-e a kért file formátumokat. Ma már elmondható, hogy a legelterjedtebb - hasonló funkciót ellátó - programok „ismerik” egymást, azaz mind mentéskor, mind megnyitáskor képesek egymás formátumait kezelni.

A másik egy közvetlenebb és szélesebb lehetőségeket nyújtó módszer arra, hogy objektumokat illesszünk a táblázatba. Míg az előző módon elsősorban táblázatkezelő és adatbázis file-ok megnyitása volt lehetséges, addig ezzel a módszerrel rajzot, képet, ábrát stb. is beilleszthetünk a munkánkba.

Tételezzük fel, hogy mind a Paintbrush rajzprogram, mind az Excel nyitva van. Mint azt tudja a futó programok között legegyszerűbben az Alt-TAB billentyűkombinációval tudunk váltani. Átlépve a rajzprogramba ki kell jelölni az átültetendő részt. Ezután a másolás (Copy) vagy kivágás (Cut) parancsot kell kiadni. Ennek hatására a kijelölt rész a Clipboardba (Vágólapra) kerül - tulajdonképpen a memóriába -. Visszaváltva az Excelbe a Szerkesztés menü Irányított beillesztés... parancsát célszerű válaztani. Ezzel ugyanis lehetőség van meghatározni a beillesztendő anyag formátumát.

Ha ebben a dialógusablakban a Csatolva beillesztés lehetőséget választjuk, akkor egy szerves beillesztés történik, ami azt jelenti, hogy ha az eredeti keletkezési helyén megváltozik az objketum, akkor megváltozik a táblázatunkban is, ha a Szerkesztés menü Csatolások parancs ablakában egy Aktualizálást kérünk.

A harmadik lehetőség egy még dinamikusabb kapcsolat. Válassza a Beszúrás menü Objektum parancsát. A megjelenő dialógusablakban - 51. ábra - fellelhetők azon programok nevei, melyek telepítve vannak a Windows rendszerbe. Ez természetesen gépenként különböző. Bármelyiket választja elindul a program és elkészítheti vele a kívánt anyagot. Ezután a File menü Update vagy Aktualizál parancsával az anyag bekerül a táblázatba, majd kiléphet a programból. Ha netán elfelejti kiadni az Update utasítást, akkor kilépéskor a program rákérdez. Kilépés után az Excel jelentkezik vissza és a táblázatunkban már látható a beillesztett objektum. Ha duplán rákattint akkor ismét visszatér a forrásprogramba és tovább szerkesztheti az anyagot. Ezen a módszeren belül is vannak speciális esetek. Ha ugyanis a Microsoft Office2000 valamely tagját indítja el – ezek. Word2000, Access2000, Power Point2000 természetesen az Excel2000 –, akkor tulajdonképpen át sem lépünk az Excelből, hanem lecserélődik a menüsor egy része, az eszközsor, a munkafelületenpedig megjelenikegy olyan rész, mely az elindított programé. Ha ezen a részen kívül kattintunk egyet, akkor térünk vissza - munka végeztével - a táblázatkezelőnkbe. Ha a beillesztett objektumra duplán kattintunk, akkor ismét a forrásprogramra váltunk. Az egérgomb lenyomva tartásával az objektum tetszés szerinti helyre húzható, a körülötte megjelenő kijelölő négyszögek segítségével méretük tetszés szerint módosítható.

Kész kép file-ok közvetlenül a Beszúrás menü Kép... parancs segítségével helyezhetők el a munkalapokon.

Elmondható tehát, hogy az Excelben komplex feladatok is megoldhatók. Az objektumok beillesztésével pedig rendkívül igényes szakmai anyagok, tájékoztatók, bemutató programok, vagy akár csak a főnököt elkábítandó individuális műalkotások is könnyen elkészíthetők.

Ellenőrző kérdések

1. Mi a clipboard, mire használjuk ?

2. Hogyan szúrna be egyenletet az Excel táblázatba ?

3. Kész képfájlt mi módon szúrna be az Excel táblába ?

10

A MUNKAKÖRNYEZET BEÁLLÍTÁSA

A fejezetben megtanuljuk saját igényeinkhez, ízlésünkhöz és nem utolsó sorban szükségleteinkhez igazítani a program felépítését, megjelenését.

A programokat készítő cégek egyik fő célja, hogy termékeik minél „felhasználóbarátabbak” legyenek. Ez jelenti egyrészről a könnyebb használhatóságot, másrészt pont ennek érdekében azt, hogy rengeteg dolgot lehet beállítani rajtuk a felhasználó igénye szerint. Ez azonban olykor oda vezet (ahogy erre már a legújabb Murphy törvények is felhívják a figyelmet), hogy a felhasználó sokszor nem beállít, hanem elállít. Ugye érti mire gondolunk. A baj az, hogy miután a felhasználó tetanuszos görcsökben rángó keze látványnak sem utolsó „egérkattintgatós” show-műsort produkál, dámai gesztusokkal és hanglejtésekkel adja ország - világ tudtára azt az objektív megállapítást, hogy a program minden bizonnyal a bolondját járatja vele, és merő rosszindulatból fittyet hány a tudomány valamennyi elvárható józan törvényének. Ezután a felhasználó feláll, kövér öntudattal a gépre pillant és megállapítja, hogy a sarlatánok ezúttal sem vonták be az Univerzum „fejlesztésének” folyamatába. Ezeknek a konfliktushelyzeteknek elkerülése érdekében fontos lenne ismerni azokat a lehetőségeket, hogy miként tudjuk Beállítani illetve megváltoztatni, ha kell visszaállítani a munkakörnyezetet. Ehhez előbb tisztázni kell, hogy mit szeretnénk megváltoztatni, és ennek a változtatásnak mi lenne a célja, mit várnánk el tőle.

10.1 Több file egyidejű használata

Ha több fájlt nyitunk meg, hogyan lehet ezek között váltani esetleg egyszerre megjeleníteni a monitoron? Ezt az Ablak menü segítségével tehetjük meg. A menü legalsó egységében sorszámmal ellátva fel vannak sorolva a nyitott fájlok. Bármelyiket választjuk elég rákattintani, vagy leütni a sorszámát.

Az Elrendezés parancs segítségével megjeleníthető a monitoron az összes nyitott file. Amelyik ablakára kattint az válik aktívvá.

Az Elrejtés paranccsal az ablakot ismét elrejthetjük, a Felfedés utasítással pedig láthatóvá tehetjük.

Az Új ablak parancs segítségével egy ablakból készíthetünk kettőt. Az ablakok tartalma azonos marad, csak látványként jelent kettőt.

A Felosztás parancs hatására a táblázatot felosztó vastagabb szegélyek jelennek meg a munkafelületen. Ezek az egérrel mozgathatók. (Egérrel rááll míg kétosztatú nyíllá nem válik, majd az egérgomb lenyomva tartása közben módosíthatjuk a helyzetét!) Ugyanezt a vízszintes és függőleges gördítősávok mellett található fekete nyél segítségével is megtehetjük - következő ábra.

Ezek a szegélyek felosztják a táblázatot, ennek következtében a tábla két különböző helyén lévő részt tudunk megtekinteni.

Egy példával illusztrálva

Tegyük fel, hogy egy hosszú listát írunk, aminek első sora tartalmazza a kategória neveket. A folyamatos adatbevitel közben a táblázat tovább gördül és nem látjuk az első sort, tehát meg kell(ene) jegyezni, hogy melyik oszlopba milyen adat kerül. Ezt elkerülendő felosztjuk a képernyőt úgy, hogy az első sor alatt legyen egy szegélyvonal. Ezután az alatta levő részre kattintunk és elkezdjük az adatbevitelt. Az alsórész folyamatosan gördülhet, a felső rész azonban továbbra is látható marad, tehát látjuk a kategória neveket.

Felosztásnál csupán arra kell ügyelnünk, hogy a cellamutató abban a részben álljon, ami gördíthető. Ha meg akarjuk szüntetni ezeket a szegélyeket, akkor válasszuk az Ablak menü Felosztás megszüntetése parancsát. Amennyiben ezeket a vonalakat véletlen elmozdítás ellen védeni szeretnénk, vagy gondot okozhat a cellamutató helyzetének meghatározása, akkor az Ablaktábla rögzítése utasítást válasszuk. Ekkor a szegélyvonal vékonyabb és sötétebb színű lesz, de tovább már nem mozdítható. Természetesen ez a parancs is feloldható.

10.2

Nézz és láss

Az , hogy a programot illetve egyes részeit látjuk-e, hogyan látjuk, a Nézet menü segítségével tudjuk befolyásolni - következő ábra -.

A parancsok melletti kipipáltság a parancs bekapcsoltságát mutatja. Ha szeretné ki- vagy bekapcsolni, kattintson rá!

A Teljes képernyő parancs hatására csak a menüsor és a munkafelület látható. Ha nem nyerte el tetszésünket kapcsoljuk ki.

A Nagyítás menüparancs hatására megjelenő dialógusablakban beállítható - akár 1% -ként -, hogy mekkora nagyításban szeretné látni a táblázatot. Természetesen ettől még fizikálisan (nyomtatásba) a tábla mérete változatlan marad.

Az Eszköztárak... parancs segítségével az eszközsor összetétele, jellege a sorok szám módosítható. A megjelenő dialógusablakban - 54. ábra - hozzátehet, vagy kivehet eszközsorokat. A legalsó sorban három jellemző közül választhat. Ha az ikonneveket nem kéri, akkor nem jelenik meg a buborékmenü ha rajta tartja az egérkurzort. Az eszközsor sorai egyébként tetszés szerinti helyre húzhatók, ha olyan részen tartja lenyomva az egeret és húzza, ahol nincsen gomb, illetve ha ablakos formában van akkor a címsor vontatásával.

Ennél gyakrabban használt lehetőség az, amikor gombokkal bővítjük illetve a nem használt gomboktól mentesítjük a toolbar-t.

Ehhez az Eszköztárak dialógusablakban az Egyéni... gombra kell kattintani. Bejelentkezik a következő ábrán látható párbeszédkeret.

Ebben fel vannak sorolva a kategóriák. Bármelyikre rákattint egyet, az Ikonok keretben láthatóak lesznek a hozzá tartozó gombok. Ha egy gombra kattint, akkor az ablak alján a Leírás részben elolvashatja a gomb funkcióját. A gombra állva, az egeret lenyomva tartva az ikon felhúzható az eszközsorba tetszőleges helyre. ha az eszközsorból akar gombot kivenni, akkor húzza le az ablakba. Mihelyst végzett a változtatásokkal, a zárás gombbal fejezheti be a műveletet.

Általános és sokrétű beállítási lehetőségeket biztosít az Eszközök menü Beállítások dialógusablaka. Mondhatni a bőség zavarával, no meg a sok ablakállapotot lehetővé tévő karton zavarával küzdhetünk meg. Azért győzni fogunk. a következő ábrán látható a bejelentkező ablak, benne 10 kartonfül.

A beállítások során ügyeljünk arra, hogy lehetőleg csak olyan változtatásokat eszközöljünk amiről tudjuk is, hogy mit tesz. Persze nem árt egy kis tapasztalat sem arról, hogy mi mit vált ki. Ilyenkor ne tegyen sok változtatást, jegyezze meg mit állított át, hogy vissza is tudja vonni. No nem Ctrl + Z-vel, hanem az ablakban.

A Látvány kartonon a program megjelenési formáját tudja változtatni. Például kiiktathatja a szerkesztőlécet vagy a sor és oszlopazonosítókat. Hát értelme nem sok van, hogy egy kicsit a nyelvtannal is foglalkozzunk.

Ha pl. a Képleteket bekapcsolja, akkor a cellákban a képletek és nem az eredmények lesznek láthatók. (A főnöke biztosan örülni fog neki, tartalmassá teszi a napját a kiszámolás.) Ha netán arra vetemedik, hogy valakinek oktatja a programot vagy egy művelet megoldását, akkor viszont jól jöhet, ha időlegesen bekapcsolja.

Két kartonra viszont felhívnánk a figyelmet. Az egyik az Általános nevű. Ezt mutatja a következő ábra is.

A beállítások az alapértelmezéseket felülírják. Az ábrán látható változtatások következménye például, hogy nem 16, hanem csak három munkalapot ad új fájl készítésekor a program. A betűtípus default-ban a Times New Roman, nyomtatásban ugyanis sokkal jobb mint a San Serif talpatlan betűi.

A Munkakönyvtár meghatározása azzal a kellemes következménnyel jár, hogy a program a mentést is és a megnyitást is abból a könyvtárból indítja. Ha tehát az esetek zömében egy bizonyos könyvtárban dolgozik, akkor érdemes beállítani, ugyanis megspóroljuk vele a könyvtárváltásokat.

A hivatkozási stílus a klasszikus oszlop-betű sor-szám változatról átváltható a Sor-szám Oszlop-szám - S1O1 - verzióra. Ekkor az oszlopok is számokkal lesznek azonosítva. Hát ha önnek ez egyszerűbb...!

Az adatlapra rákérdez kapcsolóval az első mentéskor egy adatlap tölthető ki, melyben néhány információt lehet a fájlhoz csatolni, mely egy későbbi visszakeresésben (Fájl menü Fájlkeresés) bővíti a keresési szempontokat.

A másik karton amit a figyelmükbe ajánlunk az Egyéni listák. Hát ezt kipróbáljuk. Készítsen egy listát a következő elemekkel és sorrendben: reggel, délelőtt, dél, délután, este. A listaelemek mezőbe gépelje be, az egyes elemek után Entert adjon, ha végzett kattintson a Felvesz majd az OK gombra. Írja be egy cellába a reggel szót. Ezután a kitöltő nyél segítségével töltsön ki valamely irányba néhány cellát. Mint láthatja az alább készített listaelemekkel tölti fel a program. Amennyiben sokszor kell ugyanazt a listát használnia, akkor sok gépeléstől szabadulhat meg.

Ellenőrző kérdések

1. Lehet-e több .xls fájl egy időben megnyitva ?

2. Mire való az ablak felosztása művelet ?

3. Mikor alkalmazzuk az ablaktábla rögzítése műveletet ? Írjon példát !

4. Soroljon fel legalább öt Excelben használatos eszköztárat !

5. Hol állíthatja be az Excel alapértelmezett tulajdonságait ?

11

DOLGOZZUNK EGYÜTT TÖBB MUNKALAPPAL

A fejezet célja, hogy egy feladat közös megoldásával egyrészt átismételjünk néhány alapvetően fontos ismeretet, másrészt megvizsgáljuk annak lehetőségeit, miként tudunk több munkalappal vagy fájllal kapcsolatot teremteni adatfelhasználás céljából.

Mint már említettük az Excel2000 alapértelmezésben 3 munkalapot ad egy fájlhoz. A Beszúrás menü Munkalap parancsával ezen felül újakat is beilleszthetünk, a Szerkesztés menü Lap törlése segítségével pedig törölhetünk. Természetesen az alapértelmezést meg is tudjuk változtatni (lásd A munkakörnyezet beállítása fejezetben).

Arról is tanultunk, hogy a lapfülre történő duplakattintással átnevezhető a lap. Ez azért jó, mert így utalhatunk a tartalmára és nem a Munka1, ~2 stb. közül kell kisilabizálni, hogy mely lapra szeretnénk váltani. A lapok sorrendje is meghatározható a következő egyszerű módon. Álljon az egérmutatóval a lapfülre, az egérgomb lenyomva tartása közben húzza jobbra vagy balra a kívánt sorrendű helyre.

Oldalbeállításkor ha több lapnak ugyanazok a paraméterei, akkor nem kell egyesével ezt érvényesíteni, hanem az Oldalbeállítás parancs kiadása előtt ki kell jelölni azokat a lapokat a Shift vagy a Ctrl segítségével, melyekre ugyanazok a beállítások alkalmazandók. Ugyanígy ki lehet jelölni nyomtatáshoz is több munkalapot, majd a Nyomtatás dialógusablakban. A kijelölt munkafüzetlapok opciót kell választani, bár általában ez az alapértelmezett.

A munkalapokon tetszés szerint hivatkozhatunk egymásra. Ilyenkor nem kell mást tennünk, mint a képletbe megadni a munkalap nevét. Ha a munkalap másik fájlban van akkor annak a fájlnak a nevét is. A név után felkiáltójelet kell tenni és természetesen nem használhatunk szóközöket.

Nézzünk egy példát.

* 1. A Munka1 lap a1 cellájába írjon be egy tetszés szerinti számot.

* 2. Váltson át a Munka2 lapra.

* 3. Álljon az a1 cellába.

* 4. Írja be a következő képletet: =Munka1!a1, majd Entert adjon.

Mint láthatja megjelenik ugyanez a szám mint a Munka1-ben. Ha azon megváltoztatja az értéket, automatikusan a hivatkozási helyen is megváltozik.

Bonyolítsuk most úgy a feladatot, hogy az a1:b5 tartományba beírt számok összegét szeretnénk használni a másik munkalapon.

Ennek előfeltételeként töltsük fel tetszés szerinti értékekkel ezt a 10 cellát.

Egyszerűbbé tehetjük a kijelölés, vagy a cellahivatkozás beírásának procedúráját azzal, hogy nevet adunk ennek a tartománynak. Ezután már bármikor ha erre a részre akarunk hivatkozni, egyszerűen a név beírásával vagy kiválaszztásával megtehető.

* 1. Jelölje ki az a1-b5 területet.

* 2. Válassza a Beszúrás menü Név parancsából a Név megadása alpontot.

* 3. A megjelenő ablakban alul a Hivatkozás mezőben látható a kijelölt rész azonosítása. Az ablak felső részén lévő mezőbe (a kurzor is ott villog) írja be a számok szót, majd kattintson a Felvesz, utána az OK gombra.

* 4. A hivatkozásiterület mutatójában - ezentúl HTM - (1. ábra) a beviteli sor előtt látszik is a név.

* 5. Lépjen át másik munkalapra.

* 6. az a1 cellába írja be: =szum(

* 7. Ezután a HTM melleti gördülő nyílra kattintva válassza ki a számok nevet.

* 8. Zárja be a zárójelet, majd adjon Entert.

* 9. Álljon vissza az a1 cellára és nézze meg a beírt képletet. Ezt kell látnia: =szum(számok)

Mint tapasztalhatta, ezzel a módszerrel gyorsan lehet hivatkozásokat megadni, ráadásul a hibalehetőség (rosszul sikerült kijelölés stb.) is lényegesen kisebb. Neveket tetszés szerint adhat meg tartományoknak, melyek akár átfedésben is lehetnek. Ráadásul bárhol is tartózkodik a fájlban, ha a HTM-ben egy névre kattint akkor a program erre a tartományra vált, ugrik.

Jöjjön most egy összetetteb feladat. Készítse el az alábbi táblázatot. Az adatok tartományának adja a facsavarok nevet, majd mentse el csavar néven a fájlt és zárja be.

Készítse el a következő táblát. Mentse el eladva néven. Ezt most ne zárja be.

A feladat az, hogy a cikkszámok és az eladott mennyiség alapján a program számolja ki, hogy mennyi tételenként az összár.

Hogyan lehetne ezt megoldani? Van egy táblánk - csavar.xls fájl - amelyben a cikkszámhoz meg van adva a csavar típusa, mérete és egységára. Ebből a fájlból át kell hozni az egységárat és fel kell szorozni az eladott mennyiséggel. Honnan tudja a program, hogy melyik egységárat kell áthozni? Onnan, hogy keresési feltételként a cikkszámot adjuk meg, pontosabban azt a cellát, amelybe a cikkszám van írva. Ennek következtében az Excel megnézi, hogy az eladva.xls fájlban a megjelölt cellában mely cikkszám szerepel. Ezt megkeresi a másik fájlban - csavar.xls - és a hozzá tartozó egységárat áthozza. Ehhez természetesen egy függvény is kell, mégpedig az Fkeres nevű.

Most már egyszerű a megoldás.

* 1. Álljon az első kiszámítandó Összár cellára (pl. c2).

* 2. Kezdjük el a képletet a szorzással: =b2*.

* 3. Ezután a szerkesztőléc elején kattintsunk az fx - függvény beszúrása - gombra.

* 4. A függvényvarázslóban keressük meg (jelöljük ki) az Fkeres függvényt (Mind vagy a Matrix kategóriában) és a Tovább gombra kattintsunk.

* 5. Olvassa el a függvény ismertetését, ha nem elég érthető az F1 gomb behozza a súgót és nézze át abban is. (Ha használta a súgót, akkor a végén az ablakát zárja be.)

* 6. A keresési érték mezőbe adjuk meg a cikkszámot tartalmazó cellát (pl. a2), mert ez alapján történik a keresés.

* 7. A tábla mezőbe - ugye az a tábla kell melyből az adatot keressük - írjuk be:

csavar.xls!facsavarok

* 8. Az oszlop szám a tábla azon oszlopának száma, amely a szükséges értéket tartalmazza. Mivel nem azonosítót, hanem számot kell megadni, meg kell számolni, hogy hányadik oszlopban vannak az egységárak. Ha formailag is pontosan dolgozott akkor ez a szám a 4 - négy -. Írja be a számot.

* 9. Kattintson a Kész gombra.

* 10. A szerkesztőlécben még módosítsa úgy a függvényt, hogy a négyes után egy szeparátorjelet beilleszt. Ezt utólag kell mindig megtenni az Fkeres-nél, a függvényvarázslóban nem lehet kivitelezni.

* 11. Adjon egy Entert.

* 12. Töltse ki lefelé a többi kiszámolandó cellára is a megoldást.

* 13. Összegezze az összárakat. Ha ugyanazokat a számokat használta mint a megadottak, akkor végeredményül 31580-t kapott.

* 14. Mentse el és zárja be a fájlt.

* 15. Nyissa meg újra az eledva.xls-t.

* 16. A megnyitáskor a következő kérdéssel találkozunk: A dokumentum csatolásokat tartalmaz. Frissíthető? Ha igennel válaszol, akkor a program megkeresi a csavar.xls fájlt és újraszámolja az értékeket. Ha időközben megváltoztak a benne lévő számok akkor természetesen változik az eredményünk. Ha nemmel válaszol, akkor az előző mentéskor kiszámolt értékeket kapjuk vissza.

Ez a kérdés csak akkor jelenik meg, ha több fájl között van ilyesfajta kapcsolat. Ha fájlon belül munkalapok között történt kapcsolódás akkor persze nem, hiszen ez esetben mindig az aktuális értékekkel számol a program. Az, hogy frissíteni kell-e a csatolásokat, azt a munka jellege fogja meghatározni. Ha nagyméretű táblák között vannak csatolások, esetleg nem csupán két hanem több tábla között, akkor a csatolások frissítése akár perceket is igénybe vehet. Az Excel sem veti meg a „jó vasat”, azaz a sok memóriát, gyors processzort stb.

Egészítse ki a táblázatát az alább látható módon és oldja meg a számítást is. Önállóan.

Ellenőrző kérdések

1. Üres munkalappal akarja kiegészíteni az Excel munkafüzetet, milyen módon csinálja ?

2. Hogyan törölne teljes munkalapot az Excelben ?

3. Egy cellaterületre névvel szeretne hivatkozni, mit csinál ennek érdekében ?

4. Ismertesse az FKERES függvény használatának eseteit !

12SZÁZ SZÓNAK IS...

Ha mindaz amiről eddig szó volt, készség szinten az Ön birtokában van, akkor nagyon magabiztosan tudja az Excel-t használni és kellő alapja van ahhoz, hogy egyénileg vagy kézikönyvek segítségével tovább tudjon lépni olyan ismeretek felé amelyek Önt professzionális felhasználóvá teszik. Ehhez kívánunk sok sikert!

13

ELLENŐRZÉS

Oldja meg az alábbi kérdéssort. Ha „élesben” menne, 80 % lenne az elfogadható!

1. Mely feladatok elvégzésére használható az Excel, hányas verzióját használta?

2. Válaszoljon a kérdésekre!

Hogyan tudja a tábla összes celláját kijelölni?

Hogyan nevez át egy munkalapot?

Írja le a képletet: szorozza meg a d4 cellát abszolút f5-tel.

Hogyan nyitja meg a gyorsmenüt?

Mi a módja több, egymától távol eső cella kijelölésének?

Hány sor és hány oszlop alkot egy táblát?

Mi a teendő, ha a munkáját egy oldalra szeretné kinyomtatni?

Hány feltétel alapján tud egyszerre rendezni?

Tud e „szabadkézzel” a grafikonba rajzolni.

Hogyan készít a táblába hullámvonal formájú címet.

3. Egymás alá le kell írnia egy hónap összes munkanapjának dátumait! Hogyan teszi?

4. Javítsa és-vagy egészítse ki.

1. =ha(fkeres(a1;főlap!$b$3:$f$4;5;)>10;)f8*d8;0)

2. =darabteli(a2<d42;”szabad”

3. =a1+d1+c1+

1.

2.

3.

5. Írja le a következő feladat megoldását (listaszeparátor a ; legyen)

Amennyiben az a1 cella értéke nagyobb 1600-nál, akkor a b1 – d1 blokk átlagát szorozza meg e1 f9 tatomány szórásával, ha kisebb mint 800 akkor nulla az érték, egyéb esetekben a vvf.xls file munka9 tábláján a következőt adatot szorozza meg

1,5-del: keresési érték h1, tábla vvf.xls munka9 a1 d4567 tartomány (mindig ez!!), oszlop szám 4.

6. Hogyan tudja háromnál több szempont alapján rendezni egy táblázat adatait!

7. Honnan ismeri fel alapértelmezésben, hogy a bevitt adatot számként vagy szövegként értelmezi-e a gép?

8. Hogyan tudja az Excelben megírt anyagát pl. Quattro Pro-ban tovább szerkeszteni?

9. Mi a hatásuk a következő parancsoknak?

CTRL + lefelé kurzor

CTRL + kattintás az a4 és a g93 cellákra

F2 billentyű leütése

CTRL + C, majd egy lefelé kurzor, aztán ENTER

CTRL + S kombináció

10. Mi alapján tud dátumot, időt helyesen bevinni a táblázatba?

11. Nevezze meg a számmal jelölt részeket

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

12. Társítsa egymáshoz a parancsok neveit a lehetőségekkel, valamint, hogy mely menüben találhatók!

A parancs száma és neve

Mely menüben találhatő

Lehetőség

A vonatkozó parancs száma

1. Mentés másként

file

Kombinált

7

2. Nyomtatás

file

Első sor rögzül

8

3. Beillesztés

szerkesztés

Megváltoztatja az eredményt

11

4. Oldalbeállítás

file

Tartományt azonosíthat

12

5. Csere

szerkesztés

CTRL+P

2

6. Auto Szűrő

adat

Mezőnévnél választómenü

6

7. Diagram

beszúrás

Teljes táblát másol

20

8. Felosztás

ablak

Megjegyzés cellához

14

9. Objektum

beszúrás

Régi file megmarad

1

10. Kivágás

szerkesztés

A/4 vagy más

4

11. Adatfrissítés

adat

Piktogram

19

12. Név

beszúrás

Szélessége változtatható

16

13. Kimutatás

adat

Behívás a Clipboardból

3

14. Jegyzet

beszúrás

Gyors helyettesítés

5

15. Szerkesztőléc

nézet

Pl. az egyenlet

9

16. Oszlop

formátum

A cella tartalmát mutatja

15

17. Függvény

beszúrás

Az 5-s verzióban 16 db

18

18. Munkalap

beszúrás

Eltűnik de nem törlés

10

19. Eszköztárak

nézet

Negbinom.eloszl

17

20. Lap másolása

szerkesztés

Adatbázis elemzés

13

13. Milyen megkötésekkel használhatók az alábbi diagramtípusok?

Kör

Torta

Perec

Sáv

Kombinált

14. Írja a nyilak mellé a grafikon megjelölt részeit!

14

ÖNÁLLÓ FELADATMEGOLDÁSOK

Oldja meg a következő feladatokat!

15

MEGOLDÁSOK

. Mely feladatok elvégzésére használható az Excel, hányas verzióját használta?

Az 5-verziót (ön lehet, hogy eltérőt) használtuk. Táblázat létrehozására, számításigényes feladatokra, diagram készítésére, adatbáziskezelésre.

2. Válaszoljon a kérdésekre!

Hogyan tudja a tábla összes celláját kijelölni?

Egérrel az oszlop- és sorazonosítók találkozási pontjában lévő gombbal.

Hogyan nevez át egy munkalapot?

A lapfülre történő duplakattintással.

Írja le a képletet: szorozza meg a d4 cellát abszolút f5-tel.

=d4*$f$5

Hogyan nyitja meg a gyorsmenüt?

A jobb oldali egérgombbal történő kattintással.

Mi a módja több, egymástól távol eső cella kijelölésének?

Kijelölés közben a Ctrl gombot lenyomva kell tartani.

Hány sor és hány oszlop alkot egy táblát?

255*16384

Mi a teendő, ha a munkáját egy oldalra szeretné kinyomtatni?

Fájl menü Oldalbeállítás, Oldal kartonján a méretezés részben az 1 oldal magas 1 oldal széles opcióval.

Hány feltétel alapján tud egyszerre rendezni?

három

Tud e „szabadkézzel” a grafikonba rajzolni.

Igen a rajzeszközökkel.

Hogyan készít a táblába hullámvonal formájú címet.

Beszúrás menü, Objektum parancs, Wordart program.

3. Egymás alá le kell írnia egy hónap összes munkanapjának dátumait! Hogyan teszi?

leírjuk az első dátumot,

kijelöljük lefelé a cellákat,

Szerkesztés menü, Kitöltés – Sorozattal dailógusablakban a Dátumegységnek hétköznapot választunk.

4. Javítsa és-vagy egészítse ki.

1. =ha(fkeres(a1;főlap!$b$3:$f$4;5;)>10;)f8*d8;0)

2. =darabteli(a2<d42;”szabad”

3. =a1+d1+c1+

1. =ha(fkeres(a1;főlap!$b$3:$f$4;5;)>10;f8*d8;0)

2. rossz használat

3. =a1+d1+c1

5. Írja le a következő feladat megoldását (listaszeparátor a ; legyen)

Amennyiben az a1 cella értéke nagyobb 1600-nál, akkor a b1 – d1 blokk átlagát szorozza meg e1 f9 tartomány szórásával, ha kisebb mint 800 akkor nulla az érték, egyéb esetekben a vvf.xls file munka9 tábláján a következőt adatot szorozza meg

1,5-del: keresési érték h1, tábla vvf.xls munka9 a1 d4567 tartomány (mindig ez!!), oszlop szám 4.

=ha(a1>1600;átlag(b1:d1)*szórás(e1:f9);ha(a1<800;0;

        fkeres(h1;vvf.xls!munka9!$a$1:$d$4567;4;)*1,5))

6. Hogyan tudja háromnál több szempont alapján rendezni egy táblázat adatait!

Először az utolsó három szempont, majd az első három alapján, két lépésben történik a randezés

7. Honnan ismeri fel alapértelmezésben, hogy a bevitt adatot számként vagy szövegként értelmezi-e a gép?

Alapértelmezésben a szöveget balra, a számot a cella jobb oldalához igazítja a progarm.

8. Hogyan tudja az Excelben megírt anyagát pl. Quattro Pro-ban tovább szerkeszteni?

A Mentés másként dialógusablakában a Fájl típus mezőben lehet kiválasztani például a Quattro Pro típust.

9. Mi a hatásuk a következő parancsoknak?

CTRL + lefelé kurzor    - a tábla utolsó rorára viszi a kurzort

CTRL + kattintás az a4 és a g93 cellákra    - egymástól különálló kijelölt részek

F2 billentyű leütése    - a cella tartalmának módosítása

CTRL + C, majd egy lefelé kurzor, aztán ENTER   - másolás, beillesztés

CTRL + S kombináció - mentés

10. Mi alapján tud dátumot, időt helyesen bevinni a táblázatba?

A Control Panel (Vezérlőpult) International (Nemzetközi, vagy Területi beállítások) ablakban megadott sorrend és szeparátorhasználat alapján.

11. Nevezze meg a számmal jelölt részeket

1.  - mégsem v. ESC megfelelője egérrel

2.  - Enter megfelelője egérrel

3.  - képlet v. függvény beszúrása

4.  - a teljes táblázatot kijelölő gomb

5.  - oszlopazonosító

6.  - cellamutató

7.  - kitöltéshez használatos nyél

12. Társítsa egymáshoz a parancsok neveit a lehetőségekkel, valamint, hogy mely menüben találhatók!

A parancs száma és neve

Mely menüben található

Lehetőség

A vonatkozó parancs száma

1. Mentés másként

file

Kombinált

7

2. Nyomtatás

file

Első sor rögzül

8

3. Beillesztés

szerkesztés

Megváltoztatja az eredményt

11

4. Oldalbeállítás

file

Tartományt azonosíthat

12

5. Csere

szerkesztés

CTRL+P

2

6. Auto Szűrő

adat

Mezőnévnél választómenü

6

7. Diagram

beszúrás

Teljes táblát másol

20

8. Felosztás

ablak

Megjegyzés cellához

14

9. Objektum

beszúrás

Régi file megmarad

1

10. Kivágás

szerkesztés

A/4 vagy más

4

11. Adatfrissítés

adat

Piktogram

19

12. Név

beszúrás

Szélessége változtatható

16

13. Kimutatás

adat

Behívás a Clipboardból

3

14. Jegyzet

beszúrás

Gyors helyettesítés

5

15. Szerkesztőléc

nézet

Pl. az egyenlet

9

16. Oszlop

formátum

A cella tartalmát mutatja

15

17. Függvény

beszúrás

Az 5-s verzióban 16 db

18

18. Munkalap

beszúrás

Eltűnik de nem törlés

10

19. Eszköztárak

nézet

Negbinom.eloszl

17

20. Lap másolása

szerkesztés

Adatbázis elemzés

13

13. Milyen megkötésekkel használhatók az alábbi diagramtípusok?

Kör

Torta

Perec

Sáv

Kombinált

14. Írja a nyilak mellé a grafikon megjelölt részeit!

diagramcím

jelmagyarázat

adatsor

tengelycím

diagramterület

16 FÜGGELÉK

16.1 Az Excel függvényei

NR

FÜGGVÉNYNÉV

LEÍRÁS

1.

AB.ÁTLAG

A kijelölt adatbáziselemek átlagát számítja ki

2.

AB.DARAB2

Az adatbázis adott feltételeknek eleget tevő rekordjaiban megszámolja, hány darab nem üres cella van egy adott oszlopban

3.

AB.DARAB

Az adatbázis adott feltételeknek eleget tevő rekordjaiban megszámolja, hány darab szám van egy adott oszlopban

4.

AB.MAX

A kiválasztott adatbáziselemek közül a legnagyobb értéket adja eredményül

5.

AB.MEZŐ

Egy adatbázisból egyetlen olyan mezőt vesz ki, amely megfelel a megadott kritériumoknak

6.

AB.MIN

A kiválasztott adatbáziselemek közül a legkisebb értéket adja eredményül

7.

AB.SZÓRÁS2

Az adatbázis szűrt rekordjainak megadott mezőjében található értékek (nem mint minta, hanem a teljes sokaság) alapján kiszámítja a szórást

8.

AB.SZÓRÁS

Az adatbázis szűrt rekordjainak megadott mezőjében található értékek mint minta alapján becslést ad a szórásra; eredményül e becsült értéket adja

9.

AB.SZORZAT

Az adatbázis megadott feltételeknek eleget tevő rekordjaira összeszorozza a megadott mezőben található számértékeket; eredményül ezt a szorzatot adja

10.

AB.SZUM

Összeadja a kritériumnak megfelelő adatbázisrekordok mezőoszlopában a számokat

11.

AB.VAR2

Az adatbázis szűrt rekordjainak megadott mezőjében található értékek (nem mint minta, hanem a teljes sokaság) alapján kiszámítja a varianciát

12.

AB.VAR

Az adatbázis szűrt rekordjainak megadott mezőjében található értékek mint minta alapján becslést ad a varianciára; eredményül e becsült értéket adja

13.

ABS

Egy szám abszolút értékét adja eredményül

14.

ACCRINTM

Lejáratkor kamatozó értékpapír felszaporodott kamatát adja eredményül

15.

ACCRINT

Periodikusan kamatozó értékpapír felszaporodott kamatát adja eredményül

16.

ACOSH

Egy szám area koszinusz hiperbolikusát számítja ki

17.

AMORDEGRC

Egy állóeszköz lineáris értékcsökkenését adja meg az egyes könyvelési időszakokra vonatkozóan

18.

AMORLINC

Egy állóeszköz időarányos lineáris értékcsökkenését adja meg az egyes könyvelési időszakokra vonatkozóan

19.

ARCCOS

Egy szám arkusz koszinuszát számítja ki

20.

ARCSIN

Egy szám arkusz szinuszát számítja ki

21.

ARCTAN2

X és y koordináták alapján számítja ki az arkusz tangens értéket

22.

ARCTAN

Egy szám arkusz tangensét számítja ki

23.

ASINH

Egy szám area szinusz hiperbolikusát számítja ki

24.

ATANH

A szám tangens hiperbolikusát számítja ki

25.

ÁTL.ELTÉRÉS

Az adatpontoknak átlaguktól való átlagos abszolút eltérését számítja ki

26.

ÁTLAG

Argumentumainak átlagát számítja ki

27.

AZONOS

Megvizsgálja, azonos-e a két érték

28.

BAL

Egy szöveg bal szélső karaktereit adja eredményül

29.

BESSELI

Az (Inx) módosított Bessel-függvény értékét adja eredményül

30.

BESSELJ

A (Jnx) Bessel-függvény értékét adja eredményül

31.

BESSELK

A (Knx) módosított Bessel-függvény értékét adja eredményül

32.

BESSELY

Az (Ynx) módosított Bessel-függvény értékét adja eredményül

33.

BÉTA.ELOSZLÁS

A béta-eloszlás sűrűségfüggvényének értékét számítja ki

34.

BIN2DEC

Bináris számot decimálissá alakít át

35.

BIN2HEX

Bináris számot hexadecimálissá alakít át

36.

BIN2OCT

Bináris számot oktálissá alakít át

37.

BINOM.ELOSZLÁS

A diszkrét binomiális eloszlás valószínűségértékét számítja ki

38.

BMR

A megadott pénzáramlás-számsor (cash flow) belső megtérülési rátáját számítja ki.

39.

CELLA

Egy cella formátumára, elhelyezkedésére vagy tartalmára vonatkozó információkat ad eredményül

40.

CÍM

A munkalap egy cellájára való hivatkozást adja szövegként eredményül

41.

COMPLEX

Valós és képzetes részekből komplex számot képez

42.

CONVERT

Mértékegységeket vált át

43.

COSH

Egy szám koszinusz hiperbolikusát számítja ki

44.

COS

Egy szám koszinuszát számítja ki

45.

COUPDAYBS

Egy kamat- vagy osztalékszelvény-periódus kezdetétől a kifizetés időpontjáig összeszámolja a napokat

46.

COUPDAYSNC

A kifizetés időpontjától kezdve összeszámolja a napokat a legközelebbi szelvénydátumig

47.

COUPDAYS

Annak a szelvényperiódusnak a hosszát adja meg napokban, amely tartalmazza a kifizetés időpontját

48.

COUPNCD

A kifizetést követő legelső szelvénydátumot adja eredményül

49.

COUPNUM

A kifizetés és a lejárat időpontja között kifizetendő szelvények számát adja eredményül

50.

COUPPCD

A kifizetés előtti utolsó szelvénydátumot adja eredményül

51.

CSERE

Szövegen belül kicseréli a karaktereket

52.

CSONK

Egy számot egésszé csonkít

53.

CSÚCSOSSÁG

Egy adathalmaz csúcsosságát számítja ki

54.

CUMIPMT

Két fizetési időszak között kifizetett kamat halmozott értékét adja eredményül

55.

CUMPRINC

Két fizetési időszak között kifizetett részletek halmozott (kamatot nem tartalmazó) értékét adja eredményül

56.

DARAB2

Megszámolja, hogy argumentumlistájában hány érték található

57.

DARABTELI

Egy tartományban összeszámolja azokat a nem üres cellákat, amelyek eleget tesznek a megadott feltételeknek

58.

DARABÜRES

Egy tartományban összeszámolja az üres cellákat

59.

DARAB

Megszámolja, hogy argumentumlistájában hány szám található

60.

DÁTUMÉRTÉK

Szövegként megadott dátumot dátumértékké alakít át

61.

DÁTUM

Egy adott dátum dátumértékét adja eredményül

62.

DEC2BIN

Decimális számot binárissá alakít át

63.

DEC2HEX

Decimális számot hexadecimálissá alakít át

64.

DEC2OCT

Decimális számot oktálissá alakít át

65.

DELTA

Azt vizsgálja, hogy két érték egyenlő-e

66.

DISC

Egy értékpapír leszámítolási rátáját adja eredményül

67.

DOLLARDE

Közönséges törtként megadott számot tizedes törtté alakít át

68.

DOLLARFR

Tizedes törtként megadott számot közönséges törtté alakít át

69.

DURATION

Periodikus kamatfizetésű értékpapír éves árfolyam-kamatláb-érzékenységét adja eredményül

70.

ÉCSRI

Egy tárgyi eszköz amortizációját számítja ki egy megadott vagy részidőszakra a csökkenő egyenleg módszerének alkalmazásával

71.

EDATE

A kezdő_dátum-nál hónapok hónappal korábbi vagy későbbi dátum dátumértékét adja eredményűl

72.

EFFECT

Az éves tényleges kamatláb értékét adja eredményül

73.

ELŐJEL

Egy szám előjelét határozza meg

74.

ELŐREJELZÉS

Az ismert értékek alapján lineáris regresszióval becsült értéket ad eredményül

75.

EOMONTH

A kezdő_dátum-nál hónapok hónappal korábbi vagy későbbi hónap utolsó napjának dátumértékét adja eredményül

76.

ERFC

A hibaintegrál komplemensének értékét adja eredményül

77.

ERF

A hibaintegrál vagy hibafüggvény értékét adja eredményül

78.

ÉRTÉK

Szöveget számmá alakít át

79.

ÉS

Eredménye IGAZ, ha minden argumentuma IGAZ

80.

ÉV

Dátumértéket évvé alakít át

81.

EXP.ELOSZLÁS

Az exponenciális eloszlás értékét számítja ki

82.

F.ELOSZLÁS

Az F-eloszlás értékét számítja ki

83.

F.PRÓBA

Az F-próba értékét adja eredményül

84.

FACTDOUBLE

Egy szám dupla faktoriálisát adja eredményül

85.

FAKT

Egy szám faktoriálisát számítja ki

86.

FERDESÉG

Egy eloszlás ferdeségét határozza meg

87.

FISHER

Fisher-transzformációt hajt végre

88.

FIX

Egy számot szöveges formára alakít adott számú tizedesjegyre kerekítve

89.

FKERES

Egy tömb bal szélső oszlopában megkeres egy értéket, majd annak sora és a megadott oszlop metszéspontjában levő értéked adja eredményül

90.

FOK

Radiánt fokká alakít át

91.

FORINT

Egy számot valuta formátumú szöveggé alakít át

92.

FVSCHEDULE

A kezdőtőke adott kamatlábak szerint megnövelt jövőbeli értékét adja eredményül

93.

GAMMA.ELOSZLÁS

A gamma-eloszlás értékét számítja ki

94.

GAMMALN

A G(x) gamma-függvény természetes logaritmusát számítja ki

95.

GCD

A legnagyobb közös osztót adja eredményül

96.

GESTEP

Azt vizsgálja, hogy egy szám nagyobb-e egy adott küszöbértéknél

97.

GYAKORISÁG

A gyakorisági vagy empirikus eloszlás értékét függőleges tömbként adja eredményül

98.

GYÖK

Egy szám pozitív négyzetgyökét számítja ki

99.

Hamis

A HAMIS logikai értéket adja eredményül

100.

HARM.KÖZÉP

Argumentumainak harmonikus átlagát számítja ki

101.

HATVÁNY

Egy szám adott kitevőjű hatványát számítja ki

102.

HA

Egy végrehajtandó logikai vizsgálatot határoz meg

103.

HELYETTE

Egy szövegben a régi_szöveg előfordulásait az új_szövegre cseréli ki

104.

HÉT.NAPJA

Egy dátumértéket a hét egy napjává alakít át

105.

HEX2BIN

Hexadecimális számot binárissá alakít át

106.

HEX2DEC

Hexadecimális számot decimálissá alakít át

107.

HEX2OCT

Hexadecimális számot oktálissá alakít át

108.

HIÁNYZIK

Eredménye a #HIÁNYZIK hibaérték

109.

HIBA.TÍPUS

Egy hibatípushoz tartozó számot ad eredményül

110.

HIBÁS

Eredménye IGAZ, ha az érték valamely hibaértékre vonatkozik

111.

HIBA

Eredménye IGAZ, ha az érték valamely hibaértékre vonatkozik a #HIÁNYZIK kivételével